Documentación del modelo de suscripción de usuarios de Smartsheet

Smartsheet otorga el derecho de acceder y utilizar su servicio en línea a nivel individual. Se conoce como Usuario a toda persona con permiso o invitación para acceder al servicio en línea de Smartsheet y utilizarlo. Smartsheet admite varios tipos de usuario con diferentes niveles de acceso para satisfacer las distintas necesidades de la empresa:

• Miembro es un usuario interno o externo que tiene acceso completo a las funciones y funcionalidades disponibles del plan y que puede utilizarlas.

• Observador es un usuario interno o externo con permiso de observador únicamente.

• Invitado es un usuario externo con permisos de editor o autor del comentario. También puede tener permisos de observador.

Obtenga información sobre los planes de Smartsheet en nuestra página de precios.

Al inicio de su período de acceso y uso autorizados de un servicio (Período de suscripción), los administradores del sistema pueden aprovisionar miembros adquiridos de acuerdo con un pedido u otro documento transaccional (Pedido). Se pueden adquirir miembros adicionales en cualquier momento mediante un nuevo pedido.

Además, puede utilizar el proceso de uso provisional y corrección de Smartsheet, que le permite otorgar derechos de miembro a nuevos usuarios durante un período provisional sin costo antes de decidir si se convertirán en miembros pagos (ver detalles a continuación). 

Con base en lo mencionado anteriormente, estos son puntos clave sobre el aprovisionamiento y los tipos de usuario:

Administrador del sistema

Como requisito de todos los planes, al menos un miembro debe designarse como Administrador del sistema. Los administradores del sistema tienen supervisión y control administrativos sobre sus servicios en línea y usuarios, incluida la administración de su plan de Smartsheet, la facturación y los controles de seguridad en el servicio. Los administradores del sistema son el punto de contacto designado para todas las comunicaciones y los avisos de Smartsheet, y usted tiene la responsabilidad de mantener actualizada la información de contacto dentro del servicio. Los administradores del sistema son responsables de revisar la asignación de los tipos de usuario y de hacer un seguimiento de esta a través del Centro de administración de Smartsheet. 

Internos vs. externos

Smartsheet utiliza direcciones de correo electrónico para identificar de manera única a los usuarios dentro de los servicios en línea. El dominio de correo electrónico de un usuario determina si este es interno o externo. Un usuario es interno si accede al plan de Smartsheet con un correo electrónico asociado con un dominio del que usted es propietario, controla o al que está asociado. Toda persona que no califique como usuario interno se considerará usuario externo.

Permisos y derechos

Las hojas, los paneles, los informes, los espacios de trabajo y las aplicaciones (incluidas las aplicaciones premium) que se crean o se utilizan en el servicio en línea se denominan “recursos”. El tipo de usuario se determina en función de los permisos que tiene respecto de los recursos. Los permisos para acceder a los recursos se otorgan de la siguiente manera: 

1. Administrador (administrar, ver, crear, editar, agregar archivos adjuntos, compartir y eliminar recursos);
2. Editor (ver, editar, agregar archivos adjuntos, compartir y eliminar recursos); 
3. Autor del comentario (ver, crear y editar comentarios, y agregar archivos adjuntos); y 
4. Observador (ver recursos).

Según el plan, determinadas funciones y capacidades están disponibles para usar con los recursos. El tipo de usuario determinará en qué medida tiene derecho a usar esas funciones y capacidades.

Miembros provisionales

De acuerdo con el modelo de usuarios de Smartsheet, se proporciona funcionalidad de miembro a los usuarios nuevos sin costo durante un período provisional. 

Estos miembros provisionales pueden acceder a los servicios en línea y utilizarlos con los siguientes permisos:

• Para planes Pro: Permisos de autor del comentario o editor y 
• Para planes de Negocios o Empresarial: Si es un usuario interno, debe tener permisos de editor, autor del comentario o administrador, o permisos de administrador si es un usuario externo.

El estado provisional de un miembro dura hasta la próxima fecha de corrección (ver detalles a continuación). En este momento, pasará a ser un miembro pago. Antes de la fecha de corrección, el administrador del sistema podrá ajustar el tipo de usuario a observador o invitado (solo para usuarios externos), o eliminarlo por completo de su cuenta.

Si otorga acceso al servicio de Smartsheet a un usuario nuevo a través de las aplicaciones premium, este calificará automáticamente como miembro provisional, sujeto al proceso de uso y conciliación, y se evaluará y facturará según los límites autorizados. 

Un usuario individual solo puede tener estado provisional una vez a lo largo de un período de suscripción y cualquier período de suscripción de renovación posterior. Si se aprovisiona por segunda vez, la persona debe agregarse como miembro pago. Una persona no puede utilizar diferentes credenciales para acceder al servicio y utilizarlo con estado provisional nuevamente.

Uso y conciliación

Período de suscripción anual

Un período de suscripción anual y las renovaciones posteriores se dividirán en cuatro “períodos de uso”, y cada uno de ellos finalizará con un “período de conciliación”. Para los períodos de suscripción de varios años, cada período anual, a partir de la fecha de inicio de este, se divide en cuatro “períodos de uso”. 

A continuación, le mostramos un ejemplo de una línea de tiempo del período de suscripción anual:

Brandfolder Image

Inicio del período de suscripción: 1 de enero de 2025
Fecha de finalización del período de suscripción: 31 de diciembre de 2025

Los miembros pueden usar los servicios en línea con estado provisional durante el período de uso en el que se agregaron hasta el final del siguiente período de conciliación. Un administrador del sistema puede cambiar el estado provisional de un miembro y otorgarle permisos de observador o invitado (no pago), o eliminarlo por completo antes del final del siguiente período de conciliación. De lo contrario, pasará a ser un miembro pago.

Se debe ajustar el estado provisional de los miembros agregados durante un período de conciliación antes de que finalice el próximo período de conciliación. 

Período de suscripción mensual

Un período de suscripción mensual y las renovaciones posteriores se dividirán en un “período de uso” y un “período de conciliación”. El período de conciliación será los últimos siete días de cada período de suscripción mensual. A continuación, le mostramos un ejemplo de una línea de tiempo del período de suscripción mensual:

Brandfolder Image

* si se renueva

Si no se adopta ninguna medida antes del final del período de conciliación, todos los miembros pasarán a ser miembros pagos.

Corrección y renovaciones

Todos los miembros provisionales que se conviertan en miembros pagos mediante el proceso de conciliación, además de los miembros agregados en virtud de un pedido adicional, se consideran Miembros agregados. ​​Al final de un período de conciliación, Smartsheet emitirá una factura corregida que cubrirá a todos los miembros agregados que excedan la cantidad de miembros adquiridos anteriormente. Todos los miembros agregados se facturarán de forma proporcional por el resto del período de suscripción vigente en ese momento. Sus servicios se renovarán por la cantidad total de miembros que califiquen como miembros pagos durante el período de suscripción anterior.