Administrar los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet

Una de las maneras de administrar contactos es con la lista Mis contactos de Smartsheet. Aquí puede almacenar las direcciones de correo electrónico de los compañeros de trabajo con los que colaborará en Smartsheet.

Para ver los contactos en la lista Mis contactos de Smartsheet, abra la barra de navegación izquierda y seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet...

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¿Quiénes pueden ver sus contactos de Smartsheet?

La lista Mis contactos de Smartsheet es privada, solo usted puede verla. Sin embargo, si asigna una tarea o comparte una hoja con uno de sus contactos, la dirección de correo electrónico de ese contacto será visible para otras personas que tengan acceso a la hoja.

Asígnele formato a su archivo .csv

Si quiere importar contactos desde Outlook, Hotmail o AOL, exporte los contactos en un archivo .csv. Luego, agregue las siguientes columnas al archivo .csv: Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico.

La ortografía debe ser exacta. Si no lo es, la lista no se importará correctamente.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo aplicar un formato a su archivo .csv:

Nombre	Apellido	Dirección de correo electrónico
Sally	Smart	sally.smart@smartsheet.com
Ian	Intelligent	ian.intelligent@smartsheet.com
Dave	Diligent	dave.diligent@smartsheet.com

 Puede importar una cantidad ilimitada de contactos; sin embargo, solo puede importar 1000 contactos a la vez.

Agregar contactos a Mis contactos de Smartsheet

Importación masiva de contactos

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet. 
2. Seleccione Importar contactos. 
3. Seleccione una de estas opciones y siga los pasos:

• .csv (Outlook, Yahoo, etc.)
  1. Seleccione el archivo .csv y haga clic en Continuar. 
  2. Elija los contactos que desea importar a Smartsheet y seleccione Importar. 
• vcf (archivo vCard)
  • Seleccione el archivo vCard, después Continuar y, luego, Importar.

Asegúrese de que su archivo CSV no tenga celdas en blanco para evitar problemas al importar contactos de forma masiva.

Agregar contactos individualmente

1. Seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet > Agregar en la barra de navegación izquierda.
2. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico de un contacto.
3. Seleccione Aceptar.

Agregar contactos individuales al compartir un elemento de Smartsheet

Cuando comparte elementos en Smartsheet escribiendo una dirección de correo electrónico, esta se agrega automáticamente a la lista Mis contactos de Smartsheet.

Puede asociar un nombre con la dirección de dos maneras distintas: 

1. Edite el contacto a través del formulario Mis contactos de Smartsheet
2. Si está en el formulario Uso compartido de hojas o Uso compartido de informes, agregue un contacto a la lista a través del formulario Seleccionar contactos:
   1. En el campo Invitar colaboradores, seleccione el ícono Seleccionar contactos. 
   2. En el formulario Seleccionar contactos, seleccione Agregar nuevo.
   3. Ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto y, luego, seleccione Aceptar.

Editar o eliminar contactos

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet...
2. En el formulario Mis contactos de Smartsheet, haga clic con el botón derecho del mouse en el contacto que desea editar o eliminar. 
3. Elija una de estas opciones: 

• Editar contacto: Ingrese un nombre asociado con la dirección de correo electrónico
• Eliminar contacto: Elimine un contacto de su lista de contactos
  • Al eliminar o editar un contacto en su lista de contactos, no se elimina ni se actualiza su dirección de correo electrónico en las hojas compartidas. Consulte el artículo Buscar y reemplazar valores en una hoja para reasignar tareas.

No puede editar la dirección de correo electrónico de un contacto, solo el nombre. Para modificar una dirección de correo electrónico, cree un nuevo contacto para un usuario. 

Exportar contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Cuenta > Mis contactos de Smartsheet...
2. Seleccione Exportar contactos > .csv.

Los contactos de la lista Mis contactos de Smartsheet aparecerán como archivo .csv exportado en la ubicación en la que se almacenan las descargas en su computadora.

Consejos y prácticas recomendadas para utilizar los contactos

• Puede administrar qué contactos aparecen cuando escribe en una celda.

• Para usar los contactos de toda la lista de contactos de Smartsheet, escriba el nombre del contacto en una celda en la Lista de contactos columna. Una vez que comience a escribir, los resultados aparecen en la lista de contactos. 
   

  No hay forma de utilizar las entradas de la lista de contactos de otras hojas.

• Los administradores de grupo de los planes de Negocios y Empresarial pueden organizar los contactos en grupos. Esto facilita el intercambio y el envío de información a varias personas.
• Los nombres que seleccione para los contactos aparecerán cuando les asigne tareas en las Lista de contactos columnas. No obstante, en otras áreas, como la lista de Uso compartido, el nombre que se muestra se extrae de la cuenta de Smartsheet del usuario.