Compartir un espacio de trabajo

Cuando comparte un espacio de trabajo con un usuario,  este puede acceder a todos los elementos de ese espacio de trabajo.

Si sus necesidades de uso compartido cambian, puede quitar personas del espacio de trabajo o modificar sus niveles de permiso de uso compartido.

Las personas con las que comparte un espacio de trabajo no pueden acceder a ninguno de sus elementos de Smartsheet fuera del espacio de trabajo, a menos que usted los comparta explícitamente. Para compartir elementos del espacio de trabajo de forma individual, consulte Descripción general: Compartir hojas e informes para obtener más información.

Aspectos básicos del uso compartido del espacio de trabajo 

Para abrir un espacio de trabajo

1. Seleccione Inicio > Todos los espacios de trabajo...
2. Seleccione el nombre del espacio de trabajo que desea compartir. 

Para revisar quién ya tiene acceso a su espacio de trabajo:

• Seleccione Compartir > Espacio de trabajo y revise la lista Personas con acceso. 

Para revisar quién ya tiene acceso a un elemento:

• Seleccione Compartir > Hoja y revise la lista Personas con acceso. 

Compartir un espacio de trabajo

1. En la esquina superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir > Espacio de trabajo.

Brandfolder Image

2. En el campo Invitar a personas y grupos, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos con los que compartirá el espacio de trabajo.
3. Seleccione un nivel de permiso para cada colaborador. 
4. Opcional: Seleccione Personalizar mensaje para personalizar el mensaje para sus colaboradores.
5. Seleccione Compartir.

Las personas y los grupos que invitó se comparten en el espacio de trabajo y reciben la notificación.

Si tiene muchos destinatarios de correo electrónico, un cuadro de diálogo confirma la invitación. Si aún desea enviar la notificación, seleccione Notificar de todos modos. Puede eliminar personas de la lista de correo seleccionando Atrás y desmarcando la casilla de verificación Notificar a las personas.

Los Propietarios o Administradores pueden compartir, dejar de compartir y modificar los permisos de uso compartido de cualquier colaborador. 

Compartir un elemento en un espacio de trabajo

1. En el espacio de trabajo, abra el elemento que desea compartir.
2. En la esquina superior derecha del elemento, seleccione Compartir.
3. En el campo Invitar a personas y grupos, escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios o grupos con los que compartirá el espacio de trabajo.
4. Seleccione un nivel de permiso para cada colaborador. 
5. Opcional: Seleccione Personalizar mensaje para personalizar el mensaje para sus colaboradores.
6. Seleccione Compartir. También puede compartir el espacio de trabajo seleccionando Compartir con espacio de trabajo.

Mire el ícono junto al nivel de permiso del colaborador para diferenciar si tiene acceso solo al elemento o al espacio de trabajo. 

• Cuando tenga acceso al espacio de trabajo, verá este ícono  Brandfolder Image .
• Cuando solo tiene acceso al elemento, verá este ícono  Brandfolder Image para hojas, este ícono  Brandfolder Image  para informes, y este ícono  Brandfolder Image para paneles. 

Dejar de compartir o cambiar los niveles de permisos a nivel del espacio de trabajo

1. En el área superior derecha del espacio de trabajo, seleccione Compartir > Espacio de trabajo. 
2. Coloque el cursor sobre el colaborador que quiera quitar o cambiar.
3. Puede eliminar a un colaborador haciendo clic en la X junto a su nivel de permiso o cambiar su nivel de permiso seleccionando un permiso diferente en el menú desplegable.

Si deja de compartir con un colaborador cuando ve una hoja en el espacio de trabajo, el colaborador recibirá un mensaje de error la próxima vez que guarde o actualice.

Permisos de uso compartido de un espacio de trabajo

El nivel de permiso que otorga a un usuario (o grupo) determina su acceso a un espacio de trabajo y a sus elementos, según el nivel de permiso que le otorgue. 

Como práctica recomendada, debe compartir un espacio de trabajo con los permisos de nivel más bajo (Observador, Autor del comentario).

Si cambia el permiso de un Administrador del espacio de trabajo a Editor u Observador, se convierte en el nuevo propietario de los elementos de Smartsheet que posee en ese espacio de trabajo.

En esta tabla, se muestra cómo podría verse afectado el acceso de un usuario a un espacio de trabajo o a un elemento dentro de este.
 

No puede otorgar a otro colaborador un nivel de acceso superior al suyo. Por ejemplo, no puede ascender a otro Editor a Administrador si usted es un Editor.

Consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido para conocer los niveles de permiso y cómo afectan los elementos de Smartsheet.

Puede hacer que el uso compartido del espacio de trabajo sea más fácil de gestionar con los Grupos de contactos de Smartsheet. Tenga en cuenta que, si comparte un espacio de trabajo con un grupo de contactos de Smartsheet, todos los miembros del grupo heredan el nivel de permiso seleccionado.