Aplica a

Smartsheet
  • Enterprise

Para obtener más información sobre los tipos de planes y las capacidades incluidas, consulte la página de planes de Smartsheet https://es.smartsheet.com/pricing.

Configure los roles de Smartsheet para los grupos de Okta

PLANS

  • Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Antes de poder completar la configuración del aprovisionamiento en Okta, debe agregar los roles y las asignaciones. 

Si aún no configuró Smartsheet para la integración con Okta, hágalo antes de configurar los roles. Aprenda a hacerlo aquí. 

Smartsheet brinda soporte a los usuarios sin licencia para que pueda aprovisionar los usuarios de Smartsheet incluso sin roles (se incluyen más detalles a continuación).  

Los usuarios nuevos sin licencia aprovisionados mediante Okta no aparecerán en el Centro de administradores de Smartsheet hasta que inicien sesión por primera vez o se agreguen a un grupo de Smartsheet.

Roles de Smartsheet

Valores de asignación

Nombres de variable (preferido)

Usuario con licencia de Smartsheet

LICENSED_USER

smartsheetLicensedUser

Administrador de grupo de Smarsheet

GROUP_ADMIN

smartsheetGroupAdmin

Visor de recursos de Smartsheet

RESOURCE_VIEWER

smartsheetResourceViewer

Administrador del sistema de Smartsheet

SYSTEM_ADMIN

smartsheetSystemAdmin

Use los grupos de Okta para asignar roles de Smartsheet a los usuarios.  Puede crear grupos de Okta totalmente nuevos que se asignan a cada rol de Smartsheet o puede usar los grupos de Okta existentes y asignar los roles en función de los miembros existentes del grupo de Okta.

Asignar usuarios a grupos de Okta

Configure un grupo de Okta para cada rol de Smartsheet y asigne usuarios a estos grupos basados en roles.

  1. Vaya a la pestaña Grupos del directorio de Okta.
  2. Cree un grupo para cada rol. Actualice la página si los grupos de Okta no aparecen. 

Actualizar las asignaciones de roles de Smartsheet en Okta

Actualice las asignaciones de los miembros del grupo de Okta para los roles de Smartsheet.

  1. Diríjase a Editor del perfil y seleccione el Perfil de usuario de Smartsheet creado para esta integración.  Es probable que el perfil de usuario de Smartsheet tenga un nombre que contiene la etiqueta de aplicación que definió al agregar la integración de Smartsheet.  Se autocompletarán cuatro atributos de los roles de Smartsheet:
    • Usuario con licencia de Smartsheet
    • Administrador de grupo de Smarsheet
    • Visor de recursos de SmartsheetAdministrador del sistema de Smartsheet
  2. En la parte superior del panel de Atributos, seleccione Asignaciones y, luego, el Usuario de Okta para las asignaciones de Smartsheet.
  3. Para cada asignación de rol de Smartsheet, agregue una expresión, como se indica abajo. Compruebe que la ortografía y las mayúsculas y minúsculas sean correctas.
  • isMemberOfGroupName('Smartsheet US Licensed User')
  • isMemberOfGroupName('Smartsheet US Resource Viewer') ? 'RESOURCE_VIEWER' : ''
  • isMemberOfGroupName('Smartsheet US Group Admin') ? 'GROUP_ADMIN' : ''
  • isMemberOfGroupName('Smartsheet US System Admin') ? 'SYSTEM_ADMIN' : ''

Cómo entender la expresión:

  • isMemberOfGroupName('Smartsheet US Licensed User')
    • Esta parte de la expresión controla si el usuario es miembro de un grupo que tiene el nombre ”Smartsheet US Licensed User”.  Esto arrojará un valor de verdadero o falso para la parte siguiente de la expresión.
  • ? 'LICENSED_USER' : ''
    • Si la parte anterior es verdadera (el usuario sí es miembro del grupo “Smartsheet US Licensed User”), se otorgará al usuario el rol “LICENSED_USER”.
    • Si la parte anterior es falta (el usuario NO es miembro del grupo “Smartsheet US Licensed User”), NO se le otorgará al usuario el rol “LICENSED_USER” (por eso las comillas vacías).
  1. En la parte inferior de la pantalla, seleccione Vista previa para comparar las asignaciones con los usuarios existentes.

    Por ejemplo, John Doe es miembro solo de los grupos de Okta Smartsheet US Licensed User y Smartsheet US Resource Viewer . La vista previa muestra que John Doe solo se aprovisionará para los roles Usuario con licencia y Visor de recursos.
  2. Si todo parece estar bien, seleccione Salir de la vista previa y, luego, Guardar asignaciones.
  3. Regrese a los grupos de Okta que creó para los roles de Smartsheet y asigne los usuarios a los grupos que necesitan esos roles.
  4. Aprovisione la aplicación de Smartsheet US a todo el conjunto de usuarios que necesita acceso a Smartsheet, independientemente de los roles. Determine si quiere usar un grupo existente o crear uno nuevo.

    Digamos que quiere permitir el acceso a Smartsheet a un grupo existente: Administradores de TI. Seleccione el grupo, seleccione la pestaña Aplicaciones, Asignar aplicación y asigne la aplicación Smartsheet a ese grupo.

    Si hay usuarios en ese grupo que no forman parte de ninguno de los grupos de roles de Smartsheet, podrán acceder a Smartsheet como Usuarios sin licencia.
  5. Deje todos los campos de Smartsheet en blanco, guarde los cambios y, luego, regrese a la pestaña Grupos.
  6. Si ya tiene todos los usuarios en el grupo Administradores de TI asignados a los roles correctos de Smartsheet en Okta, los usuarios podrán acceder a Smartsheet con los roles de Smartsheet correspondientes.  Puede ver los registros de Okta en el sector izquierdo. Seleccione Informes > Registro del sistema para ver si hubo algún problema con el aprovisionamiento a Smartsheet.

Además de los roles predeterminados, la integración con Okta admite más Conectores premium de Smartsheet. Obtenga más información sobre cómo configurar roles para conectores adicionales aquí. 

¿El artículo resultó útil?
SiNo