Administrar usuarios de Smartsheet a través de Azure Active Directory

En este artículo, se analiza información relevante para el Modelo de colaborador heredado y para el Modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad su tipo de modelo, aprenda a determinar el modelo de su plan.

Información general

• En los planes del Modelo de colaborador heredado, Smartsheet le permite aprovisionar usuarios como sin licencia sin asignarles roles específicos. Los usuarios nuevos sin licencia aprovisionados mediante Azure AD no aparecen en el Centro de administración de Smartsheet hasta que inician sesión por primera vez o se agregan a un grupo de Smartsheet.
• En los planes del Modelo de suscripción de usuarios, todos los nuevos usuarios aprovisionados a través de Azure AD se designan como miembros provisionales en el momento de su creación. La única excepción a esta regla es el rol de administrador del sistema, que se puede aprovisionar como no miembro (observador). Además, la actualización o el cambio a una versión inferior de los usuarios existentes solo se admite a través de la página Administrar la corrección del Centro de administración.

Los miembros provisionales tienen el mismo acceso a las funciones que los miembros regulares, pero solo por un tiempo limitado. Obtenga más información sobre el proceso de corrección y las capacidades de los miembros provisionales.

Requisitos previos

Los administradores del sistema y un administrador de TI pueden configurar Active Directory con Smartsheet. Siempre y cuando también sean administradores de Azure AD, los administradores del sistema pueden administrar usuarios (aprovisionar, cancelar el aprovisionamiento y cambiar la información de perfil y las funciones de los usuarios) a través de Active Directory.

1. Póngase en contacto con el representante de cuentas de Smartsheet o Soporte de Smartsheet para habilitar esta capacidad en el plan de su organización.
2. Realice la capacitación en línea sobre la integración de Smartsheet y Azure Active Directory.

Conectar Azure AD con Smartsheet

– Utilice esta URL de SCIM para configurar la integración de Azure Active Directory: https://scim.smartsheet.com/v2/
– Las cuentas de la UE deben utilizar esta URL: https://scim.smartsheet.eu/v2/

1. Inicie sesión en Smartsheet con credenciales de administrador del sistema.
2. En Smartsheet, genere un token de API en Cuenta > Aplicaciones e integraciones > Acceso a la API > Generar nuevo token de acceso. El token generado se ejecuta con sus credenciales: es una contraseña para su cuenta. Trátela como tal.
3. En Azure AD, trabaje con el administrador de TI para habilitar el mosaico de la galería de Smartsheet con la Id. de aplicación 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurar el aprovisionamiento y cancelar el aprovisionamiento de usuarios para Smartsheet

Consulte los siguientes recursos para obtener información sobre cómo configurar el servicio de aprovisionamiento de Azure Active Directory. Esta configuración le permite crear, actualizar y desactivar usuarios y grupos en Smartsheet según sus asignaciones dentro de su directorio:

• Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Azure AD
• Información sobre el servicio de Azure AD, sus funciones y consultas comunes

Se desactivarán los usuarios desaprovisionados. Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesión en Smartsheet y ya no tiene asignada una licencia (Modelo de colaborador heredado) o una designación de miembro, por lo que estas quedan disponibles para reasignarse.

Si desea eliminar su cuenta de Smartsheet, realice lo siguiente:

1. Desactive la integración de Azure AD con Smartsheet.

2. Elimine manualmente al usuario en el Centro de administración.

    

Acerca de los grupos existentes en Azure AD o Smartsheet

El servicio de aprovisionamiento de Azure AD solo actualiza a los usuarios que están “asignados” a la aplicación de Smartsheet. Los usuarios se asignan al incluirlos en grupos de Azure AD asignados a roles específicos.

• Si los usuarios no se agregan a ningún grupo de rol de Smartsheet en Azure AD, no se actualizarán ni se verán afectados en la aplicación de Smartsheet.
• Si los usuarios se asignan a un grupo de rol de Smartsheet en Azure AD, se aprovisionan en Smartsheet como resultado y, luego, se eliminan de ese grupo, se desactivarán durante el próximo ciclo de aprovisionamiento.
• Si un usuario de Smartsheet tiene una cuenta en Azure AD, pero no está incluido en ningún grupo de Azure AD asignado a roles de Smartsheet, Azure AD básicamente ignorará al usuario durante el aprovisionamiento.

Informe de lista de usuarios

Para descargar la lista de usuarios actuales, realice lo siguiente:

1. En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
2.  Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
3. Seleccione Más acciones > Lista de usuarios. Consulte el artículo Centro de administración: Agregar, editar o desactivar usuarios para obtener más información. Utilice esta lista para asignarles a los usuarios las funciones correspondientes en Azure AD. De esta manera, se garantiza que todos los usuarios obtengan acceso a su cuenta cuando inicien sesión en Smartsheet la primera vez.

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En este informe, encontrará los siguientes campos:

• Nombre
• Correo electrónico
• Estado
• División
• Departamento
• Centro de costo

Los datos de División, Departamento y Centro de costo se completan desde el servicio de Active Directory. Si existen datos para estos campos, se muestran en el informe Lista de usuarios. Si no existen datos del servicio de directorio, los campos aparecen en blanco en el informe Lista de usuarios.

Los datos del informe se sincronizarán de manera automática con el servicio de directorio, aunque es este servicio el que determina la frecuencia de actualización exacta.

Tenga esto en cuenta

Luego de la configuración, tenga cuidado a la hora de hacer grandes cambios, como modificaciones masivas manuales o programadas. Los scripts preparados de manera inadecuada pueden causar la cancelación accidental del aprovisionamiento cuando se utilizan junto con la integración de Azure Directory. Si tiene preguntas o necesita más ayuda para hacer cambios importantes, contacte a Soporte.