Administrar usuarios de Smartsheet a través de Entra ID

Descripción general

Todos los nuevos usuarios aprovisionados a través de Entra ID tienen permisos de observador con la capacidad de realizar una acción calificada y convertirse en miembros provisionales en el momento de la creación. La única excepción a esta regla es la función de administrador del sistema, que puede aprovisionar como no miembro (observador). Además, solo puede actualizar o degradar a los usuarios existentes a través de la página Tipos de puestos y corrección en el Centro de administración.

Los miembros provisionales tienen el mismo acceso a las funciones que los miembros regulares, pero solo por un tiempo limitado. Obtenga más información sobre los miembros provisionales.

Requisitos previos

Los administradores del sistema y un administrador de TI pueden configurar Active Directory con Smartsheet. Siempre que también sean administradores de Entra ID, los administradores del sistema pueden administrar usuarios (aprovisionar, cancelar el aprovisionamiento, cambiar la información del perfil de usuario y las funciones) a través de Active Directory.

1. Póngase en contacto con el representante de cuentas de Smartsheet o el Soporte de Smartsheet para habilitar esta capacidad en el plan de su organización.
2. Realice la capacitación en línea de Integración de Entra ID y Smartsheet.

Conectar Entra ID con Smartsheet

Utilice esta URL de SCIM para configurar la integración de Entra ID: https://scim.smartsheet.com/v2/
Las cuentas de la UE deben usar esta URL: https://scim.smartsheet.eu/v2/

1. Inicie sesión en Smartsheet con credenciales de administrador del sistema.
2. En Smartsheet, genere un token de API en Cuenta > Aplicaciones e integraciones > Acceso a la API > Generar nuevo token de acceso. El token generado se ejecuta con sus credenciales, es decir, una contraseña para su cuenta. Trátelo como tal.
3. En Entra ID, trabaje con su administrador de TI para habilitar el mosaico de la galería de Smartsheet con el ID de aplicación 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurar y cancelar el aprovisionamiento de usuarios para Smartsheet

Consulte los siguientes recursos para aprender a configurar el servicio de aprovisionamiento de Entra ID. Esta configuración le permite crear, actualizar y desactivar usuarios y grupos en Smartsheet según sus asignaciones dentro del directorio:

• Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Entra ID
• Información sobre el servicio Entra ID, sus funciones y consultas comunes

Los usuarios dados de baja se desactivan. Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesión en Smartsheet y ya no tienen la designación de Miembro, de modo que dicha designación está disponible para que usted la reasigne.

Si desea eliminar la cuenta de Smartsheet de esos usuarios, haga lo siguiente:

1. Desactive la integración de Entra ID con Smartsheet.
2. Elimine manualmente al usuario en el Centro de administración.

Acerca de los grupos existentes en Entra ID o Smartsheet

El servicio de aprovisionamiento de Entra ID solo actualiza los usuarios que usted asigna a la aplicación de Smartsheet. Para asignar usuarios, inclúyalos en grupos de Entra ID asignados a funciones específicas.

• Si no agrega usuarios a ningún grupo de funciones de Smartsheet en Entra ID, no se actualizarán ni se verán afectados en la aplicación de Smartsheet.
• Si asigna usuarios a un grupo de funciones de Smartsheet en Entra ID, pero como resultado se aprovisionan en Smartsheet y, luego, se eliminan de ese grupo, se desactivan durante el siguiente ciclo de aprovisionamiento.
• Si un usuario de Smartsheet tiene una cuenta en Entra ID, pero no está asignado a ningún grupo de Entra ID con funciones de Smartsheet, Entra ID ignora al usuario durante el aprovisionamiento.

Informe de lista de usuarios

Para descargar la lista de usuarios actuales, realice lo siguiente:

1. En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
2. Vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
3. Seleccione Más acciones > Lista de usuarios. Consulte el artículo Centro de administración: Acceder a controles de usuario adicionales para obtener más información. Utilice esta lista para asignar a los usuarios las funciones correctas en Entra ID. Esto garantiza que todos los usuarios se aprovisionen en su cuenta cuando inicien sesión en Smartsheet por primera vez.

En este informe, encontrará los siguientes campos:

• Nombre
• Correo electrónico
• Estado
• División
• Departamento
• Centro de costo

Los datos de División, Departamento y Centro de costo se completan desde el servicio de Active Directory. Si existen datos para estos campos, se muestran en el informe Lista de usuarios. Si no existen datos del servicio de directorio, los campos aparecen en blanco en el informe Lista de usuarios.

Los datos del informe se sincronizarán de manera automática con el servicio de directorio, aunque es este servicio el que determina la frecuencia de actualización exacta.

Tenga esto en cuenta

Luego de la configuración, tenga cuidado a la hora de hacer grandes cambios, como modificaciones masivas manuales o programadas. Los scripts preparados incorrectamente pueden causar la cancelación involuntaria del aprovisionamiento cuando se utilizan con la integración de Entra ID. Si tiene preguntas o necesita más ayuda para hacer cambios importantes, contacte a Soporte.