Smartsheet Control Center: Configurar una hoja de ingreso

Con una hoja de ingreso, puede recopilar datos de perfil de ingreso y administrar la creación de proyectos. Esto es solo una parte de su Plan de acción, junto con la carpeta de origen Plan de acción, la hoja de resumen y otros documentos relacionados. Guárdelo en su carpeta de administración para poder regular quién tiene acceso a él.

La función de la hoja de ingreso en un Plan de acción

En la hoja de ingreso, se utilizan los datos recopilados para completar la sección Resumen (o datos de perfil) de sus hojas del proyecto de manera automática.

La hoja de ingreso estandariza y limita el acceso a los datos de perfil para cada proyecto. El hecho de bloquear Presupuesto o Fecha de finalización del proyecto evita que los miembros del equipo cambien puntos de datos importantes.

NOTA: No es necesario bloquear todos los campos. También puede permitir el ingreso manual de datos cuando se crea un proyecto.

Nuevo proyecto que extrae datos de perfil de una hoja de ingreso
A new project pulling profile data from an Intake Sheet

 

Una hoja de ingreso también contribuye a administrar la demanda. A continuación se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo habitual:

  • Su equipo presenta propuestas o solicitudes de nuevos proyectos por medio de un formulario (consulte: Recopilar información con un formulario).
  • Luego, los administradores revisan y aprueban o rechazan cada uno de los proyectos. Todo esto se lleva a cabo desde una sola hoja.
  • Luego, pueden crearse los proyectos aprobados en Control Center

Crear y configurar la hoja de ingreso

Para comenzar, abra Smartsheet:

  1. Haga clic en la ficha Inicio.
  2. Busque el espacio de trabajo de administración en el panel de la izquierda.
  3. Haga clic con el botón secundario en el espacio de trabajo de administración y, luego, en Crear nuevo > Cuadrícula.
  4. En la ventana Asignar nombre a la hoja, escriba el nombre para la hoja de ingreso y haga clic en Aceptar.

A continuación, deberá configurar la hoja de ingreso con columnas específicas. Cree las columnas que se mencionan abajo para su hoja de ingreso.

NOTA: La mayoría de las columnas que se mencionan a continuación son recomendadas, aunque opcionales. La única columna obligatoria es Nombre del proyecto. (Para obtener más información sobre cómo crear columnas en hojas y trabajar con distintos tipos de columnas, consulte Usar el mejor tipo de columna para sus datos).

Nombre de proyecto (obligatorio)

Introduzca el nombre de cada proyecto en esta columna.

Por ejemplo, si abre una tienda, el nombre podría ser la ubicación de dicha tienda. Al crear un proyecto, esta información que utilizará como nombre del proyecto en su totalidad. Debería colocarse en la columna primaria de su resumen.

Aprobación (opcional)

La columna Aprobación limita qué proyectos pueden crearse en Control Center. Cuando se utiliza la función Requerir un estado de aprobación, solo pueden crearse los proyectos aprobados. Sin una columna de aprobación, puede aprovisionarse cualquier proyecto en la hoja de ingreso.

Utilice la opción de casilla de verificación o menú desplegable para el tipo de columna, y actualice la columna cada vez que se aprueba un proyecto. De esta manera, solo los proyectos aprobados pueden crearse en Control Center.

Proyecto creado (opcional)

La columna Proyecto creado limita el proyecto a una instancia única. Los proyectos marcados como creados no se mostrarán como opción al crear un nuevo proyecto.

Utilice la opción de casilla de verificación o menú desplegable para el tipo de columna, y actualice la columna cada vez que se aprueba un proyecto. De esta manera, se evita la duplicación de proyectos.

Enlace de proyecto (opcional)

Si ha elegido Mostrar opciones de ingreso adicionales en la pantalla Ajustes del ingreso del Generador de planes de acción, verá la opción para agregar un enlace de proyecto. Se trata de un acceso rápido al proyecto en sí, que se encuentra en la hoja de ingreso.

Datos de perfil de ingreso (opcional)

Las columnas adicionales pueden completar de manera automática los datos de perfil de ingreso cuando se crea un proyecto. Asígneles a estas columnas el mismo nombre exacto que les asignó en sus datos de perfil.

CONSEJO: Configúrela como una columna Lista de contactos en caso de que se utilicen datos de perfil para definir los permisos.

Ejemplo de una hoja de ingreso
Example of Intake Sheet

Mejores prácticas para optimizar su proceso de ingreso

  • Para los grupos interesados responsables de aprobar proyectos: limitar el uso compartido a permisos de nivel de editor.
  • Para que a todos les resulte más sencillo realizar solicitudes de proyecto sin tener que ingresar a la hoja de ingreso, cree un formulario de Smartsheet. (Para obtener información detallada sobre cómo crear formularios, consulte Recopilar información con un formulario).
  • Cree una alerta para que se les envíe una notificación a los responsables de aprobación de proyectos toda vez que se presente una nueva solicitud de proyecto. (Consulte Cómo automatizar su trabajo con alertas y acciones).
  • Agregue más columnas para llevar un registro de los procesos de aprobación compuestos por múltiples etapas. Solo precisa de la aprobación final para crear el proyecto.
  • Crear filtros de hojas (consulte: Crear un filtro para mostrar u ocultar datos) e informes (consulte: Confeccionar informes con datos de múltiples hojas) para ubicar rápidamente los proyectos e iniciar acciones respecto de ellos con rapidez.