Obtener datos concretos valiosos con la integración de Smartsheet para Tableau

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Importe datos de Smartsheet a Tableau y combine datos de otros sistemas fundamentales para los negocios a fin de ayudar a todo su equipo a obtener valiosos conocimientos analíticos. La integración se genera en la tecnología del Conector de datos web (Web Data Connector, WDC) de Tableau, que no requiere que su equipo de TI instale ni mantenga ningún software adicional.

Smartsheet para Tableau está disponible para clientes con un plan Business o Enterprise. Consulte la página de Precios de Smartsheet para obtener más información.

Con Smartsheet para Tableau, su equipo podrá hacer lo siguiente:

  • Extraer datos de varias planillas o de varios reportes de Smartsheet y combinarlos en un único informe de Tableau como un Extracto.
  • Crear uniones complejas entre varias planillas y otras soluciones en un Panel de control de Tableau.
  • Publicar informes de Tableau que contengan datos de Smartsheet en Tableau Server o en Tableau Online.

Para obtener más información sobre cómo funcionan los extractos en Tableau, lea este artículo de la Ayuda de Tableau.

NOTA: Los informes de resumen de la hoja no son compatibles por el momento con WDC y ODBC.

Antes de comenzar: Requisitos

Cualquier usuario de Smartsheet que tenga un plan Business o Enterprise puede usar la integración. También es necesario que:

  • Tenga una licencia de Tableau válida.
  • Instale Tableau Desktop (Versión 10.4 o superior), y sus datos se pueden alojar en Tableau Online o en Tableau Server.
  • Usar la integración con cualquier sistema operativo Mac o Windows (puede encontrar los Requisitos en las especificaciones técnicas de Tableau.)

Conectar Smartsheet y Tableau

  1. Abra Tableau Desktop.
  2. En el panel Conectar de la izquierda, seleccione Conector de datos web.

    NOTA: Si no ve el Conector de datos web en la lista, desplácese hasta la sección A un servidor y haga clic en Más; luego, seleccione Conector de datos web.
    Botón más para Conectar a un servidor
  3. Escriba https://tableau.smartsheet.com/tableau como el URL de su Conector de datos web y haga clic en Intro.
  4. Introduzca sus credenciales de Smartsheet para iniciar sesión.
  5. Cuando vea el mensaje de Permitir acceso, haga clic en Permitir para que la integración Smartsheet para Tableau pueda acceder a los elementos de su cuenta de Smartsheet.
  6. Seleccione una planilla o un informe ya existente de su cuenta de Smartsheet.

    Selector de elementos de Smartsheet
     
  7. Seleccione su Configuración para importar datos para controlar cómo aparecerán las columnas de texto/números de Smartsheet en Tableau.
    • Como números: si todos los valores de las columnas son número (si todos los valores son números, se importarán como números. El texto se importará como 0.)
    • Como números: si la mayoría de los valores de las columnas son número (si al menos la mitad de los valores de las columnas son números, se importarán como números. De lo contrario, se importarán como texto.)
    • Como texto: todas las columnas se importarán como texto.

      NOTA: Todas las celdas en blanco pertenecientes a una columna se considerarán como texto y harán que dicha columna se importe como texto. Considere la posibilidad de usar la opción correspondiente a "si la mayoría de los valores de las columnas son números" en este caso.
       
  8. Decida si quiere importar metadatos desde su planilla o informe. Cuando se los selecciona, los metadatos incluyen lo siguiente:
     
    Conteo de adjuntos Identificador de la fila
    Identificadores de los elementos secundarios Número de fila
    Conteo de debates* Identificador del elemento principal
    Texto del debate* Identificador de la planilla
    Duración en segundos Nombre de la planilla
    Nivel de contorno Identificador del espacio de trabajo
    Identificador del predecesor Nombre del espacio de trabajo
    Etiquetas del predecesor  

    *Estos metadatos hacen referencia a comentarios a nivel de planillas y de filas.
     
  9. Haga clic en Aceptar para completar la configuración e importar sus datos a Tableau como un Extracto.

Una vez que sus datos de Smartsheet se hayan sincronizado a Tableau verá la pantalla de Fuentes de datos en Tableau. Aquí puede agregar más fuentes de datos o comenzar a armar su planilla de trabajo en Tableau.

Haga clic en Actualizar ahora para cargar los datos y ver sus resultados.

datos actualizados

Publicar datos en Tableau Server o en Tableau Online

Una vez que haya diseñado su panel de control o cuadernillo en Tableau, podrá publicar su fuente de datos para que la vean otros usuarios de Tableau.

(Solo Tableau Server) Agregar el Conector de datos web a la Lista segura

Para poder publicar datos de Smartsheet en Tableau Server, un Administrador de Tableau Server tiene que agregar el Conector de datos web a la lista segura:

  • Hacer eso permitirá conexiones de https://tableau.smartsheet.com/tableau al Tableau Server de su equipo.
  • Cuando esté agregando el WDC a la lista segura de Tableau Server, incluya el número de puerto 443 en la porción --url del comando para agregar tsm data-access web-data-connectors.

Para saber cómo se agregan un Conector de datos web y un número de puerto a una lista segura de Tableau Server, lea este artículo de la Ayuda de Tableau.

Incrustar sus credenciales en su cuadernillo publicado

  1. En Tableau Desktop, abra el cuadernillo que quiera publicar.
  2. Seleccione Servidor y luego haga clic en Publicar cuadernillo.
  3. Efectúe todos los cambios que sean necesarios en su configuración de publicación y, en el panel de Fuentes de datos, haga clic en Editar.
  4. En el menú desplegable de Autenticación, seleccione Incrustada.

    NOTA: Esto permite actualizar, utilizando las credenciales incrustadas de esta conexión.
     
  5. Haga clic en Publicar.

    cuadernillo de publicación de tableau

Actualizar los datos de Smartsheet en Tableau

Después de haber conectado Smartsheet como fuente de datos, podrá actualizar datos manualmente, o con una programación para recoger cualquier cambio nuevo de su planilla o informe.

Actualización manual en Tableau Desktop

En la barra de herramientas superior, haga clic en el ícono Ejecutar actualización para actualizar todos los datos e incorporar cualquier cambio nuevo desde Smartsheet.

NOTA: Si el ícono Ejecutar actualización no está disponible (aparece atenuado en gris como se ve en la imagen de abajo), seleccione Datos > Actualizar todos los extractos, para actualizar todas las fuentes de datos a la vez.

actualizar tableau atenuado en gris

(Solo para Tableau Server) Definir un cronograma de actualización

Cuando publica cuadernillos que están conectados a sus extractos de Smartsheet para Tableau, también puede crear un programa de actualización personalizado. Obtenga más información sobre cómo crear una programación en este artículo de la Ayuda de Tableau.

NOTA: Si su Cuadernillo publicado no se actualiza en un plazo de 14 días, tendrá que volver a publicarlo.

Recursos en Tableau

Aquí ofrecemos algunos recursos externos sobre cómo usar Tableau:

  • Comenzar a usar Tableau Desktop: un instructivo de capacitación en 8 pasos que le ayudará a comprender las características y funciones básicas de Tableau Desktop.
  • Videos de entrenamiento sobre Tableau: videos de capacitación gratuitos que ofrece Tableau para ayudarle a comenzar a crear Cuadernillos y a compartir su trabajo con otros más rápidamente.

    NOTA: Si tiene alguna pregunta relacionada con el uso de Tableau, no dude en ponerse en contacto con el Soporte de Tableau.