Obtener perspectivas valiosas con la integración de Smartsheet para Tableau

Con Smartsheet para Tableau, puede hacer lo siguiente:

• Extraer datos de varias hojas o informes de Smartsheet y combinarlos en un único informe de Tableau como un extracto
• Crear uniones complejas entre varias hojas y otras soluciones en un panel de Tableau
• Publicar informes de Tableau que contengan datos de Smartsheet en Tableau Server o en Tableau Online

Introducción: Proteger los requisitos de la integración

Cualquier usuario de Smartsheet con permisos de propietario, administrador o editor en un plan de Negocios o Empresarial puede usar la integración. Asegúrese de cumplir con estos requisitos: 

• Asegúrese de tener una licencia de Tableau válida.
• Instale Tableau Desktop (versión 10.4 o superior). Sus datos pueden alojarse en Tableau Online o en Tableau Server.

• Use la integración con cualquier sistema operativo Mac o Windows compatible.

  ¿No sabe si cuenta con las especificaciones correctas? Asegúrese de cumplir los requisitos técnicos. Consulte los requisitos de dispositivos de Tableau.  

• Conecte Smartsheet con Tableau.

Conectar Smartsheet y Tableau

1. Inicie sesión con sus credenciales de Smartsheet.
2. Cuando aparezca el mensaje Permitir acceso, seleccione Permitir para que la integración pueda acceder a sus elementos de Smartsheet. 
3. Seleccione una hoja o un informe existente de su cuenta de Smartsheet.
4. Para controlar cómo se muestran las columnas de texto/número de Smartsheet en Tableau, seleccione su modo de recuperación de datos:
   • Siempre arrojar texto: Todas las columnas se importarán como texto. Todas las celdas en blanco pertenecientes a una columna se considerarán como texto y harán que dicha columna se importe como texto. Considere marcar la opción Usar regla de mayoría en este caso.
   • Usar regla de mayoría: Esto arroja resultados numéricos solo si más de la mitad de las entradas de la columna son números, descartando todas las entradas no numéricas.
   • Usar regla de totalidad: Esto arroja resultados numéricos solo si la totalidad de las entradas de la columna son números. De lo contrario, el sistema muestra todos los resultados como texto.

5. (Opcional) Importe metadatos de su hoja o informe. Al importar metadatos, se incluye la siguiente información:

   Conteo de adjuntos	ID de fila
   ID de elementos secundarios	Número de fila
   Conteo de conversaciones*	ID primaria
   Texto de la conversación*	ID de la hoja
   Duración en segundos	Nombre de la hoja
   Nivel de esquema	ID del espacio de trabajo
   ID de predecesora	Nombre del espacio de trabajo
   Etiquetas de predecesoras

   
   * Estos metadatos hacen referencia a comentarios de la hoja y de las filas.

6. Haga clic en Aceptar para completar la configuración e importar sus datos a Tableau como un extracto.
7. Para cargar los datos que importó y ver los resultados, seleccione Actualizar ahora.

Una vez que los datos de Smartsheet se sincronicen con Tableau, verá la pantalla de Fuentes de datos en Tableau. Puede agregar más fuentes de datos en esta área o comenzar a crear su hoja de trabajo en Tableau.

Publicar datos en Tableau Server o en Tableau Online

Una vez que haya diseñado su panel o libro de trabajo en Tableau, podrá publicar su fuente de datos para que la vean otros usuarios de Tableau.

Agregar el WDC a la lista segura

Esta información corresponde a Tableau Server únicamente.

Para poder publicar datos de Smartsheet en Tableau Server, un administrador de Tableau Server deberá agregar el Conector de datos web a la lista segura:

• De esta forma, se habilitarán las conexiones desde https://tableau.smartsheet.com/tableau con Tableau Server.
• Cuando agregue el WDC a la lista segura de Tableau Server, incluya el número de puerto 443 en la porción URL del comando para agregar tsm data-access web-data-connectors.

Insertar sus credenciales en el libro de trabajo publicado

1. En Tableau Desktop, abra el libro de trabajo que quiera publicar.
2. Seleccione Servidor > Publicar libro de trabajo.
3. Efectúe todos los cambios que sean necesarios en la configuración de publicación y seleccione Editar en el panel Fuentes de datos.

4. En la lista Autenticación, seleccione Insertadas.
    

   Esto permite actualizar mediante las credenciales insertadas de esta conexión.

5. Seleccione Publicar.

Actualizar los datos de Smartsheet en Tableau

Después de conectar Smartsheet como fuente de datos, para recopilar los cambios nuevos de su hoja o informe, puede hacer lo siguiente:

• Actualizar datos manualmente

  O 

• Definir un cronograma de actualización 

   

Actualización manual en Tableau Desktop

Para actualizar todos los datos e incorporar cualquier cambio nuevo desde Smartsheet, seleccione el ícono Ejecutar actualización en la barra de herramientas superior.

Si el ícono Ejecutar actualización no está disponible (aparece atenuado en gris), seleccione Datos > Actualizar todos los extractos, para actualizar todas las fuentes de datos a la vez.

Definir un cronograma de actualización 

Esta información corresponde a Tableau Server únicamente.

También puede definir un cronograma de actualización personalizado a la hora de publicar libros de trabajo conectados con sus extractos de Smartsheet para Tableau.

Si su libro de trabajo publicado no se actualiza en un plazo de 14 días, tendrá que volver a publicarlo.

Recursos de Tableau

Aquí ofrecemos algunos recursos externos sobre cómo usar Tableau:

• Empezar a usar Tableau Desktop: Un tutorial de capacitación de ocho pasos que lo ayudará a comprender las características y funciones básicas de Tableau Desktop.
• Videos de capacitación de Tableau: Videos de capacitación gratuitos que ofrece Tableau para ayudarlo a crear libros de trabajo y compartir su trabajo con otras personas.

Si tiene alguna pregunta relacionada con el uso de Tableau, comuníquese con el Soporte de Tableau.