Automatisiertes Provisioning

Sobald Sie Control Center konfiguriert haben, können Sie robuste, organisierte Projekte starten. Beim Erstellen eines neuen Projekts in der Control Center-Anwendung werden automatisch alle erforderlichen Smartsheet-Elemente erstellt.

Neues Projekt erstellen

Wenn Sie den Projekt-Generator verwenden, können Sie auswählen, welche Elemente in Ihrem Projekt enthalten sein sollen und welche Inhalte standardmäßig in Ihren Sheets, Berichten und Dashboards enthalten sein sollen. Sie können auch auf alle von Ihnen erstellten Elemente zugreifen.

Verwenden Sie die Schaltflächen Weiter oder Zurück unten rechts, um im Projekt-Generator zu navigieren.

Manuelle Bereitstellung

So erstellen Sie ein neues Projekt:

1. Melden Sie sich bei Control Center an oder verwenden Sie den Launcher, um darauf zuzugreifen.

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2. Öffnen Sie das Menü in der oberen linken Ecke und wählen Sie das Programm aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
3. Wählen Sie + Projekt erstellen aus, um den Projekt-Generator zu öffnen.
4. Wählen Sie den gewünschten Blueprint aus.

Der Blueprint bestimmt, welche Vorlagen Sie in das Projekt aufnehmen. 

5. Bestätigen Sie Ihre Vorlagen. Einige Elemente können optional sein. Sie können sie in Ihr Projekt ein- oder ausschließen.
6. Wählen Sie das zu erstellende Projekt aus der Dropdown-Liste Projektname oben im Bildschirm Profildaten aus.
7. Legen Sie Freigabeberechtigungen (Admins, Bearbeiter*in, Betrachter*in) für das Projekt fest. Im Abschnitt Vorlagenfreigabe können Sie einzelne Elemente für Benutzer*innen oder Gruppen freigeben und deren Zugriffsebene für jedes Element festlegen. Wählen Sie + Zeile hinzufügen, um weiteren Benutzer*innen Zugriff zu gewähren.

Primäre Leads müssen Inhaber*innen aller Gruppen sein, für die sie etwas freigeben möchten.

8. Wählen Sie Erstellen aus, um das Projekt zu erstellen. Wenn das Projekt fertig ist, wählen Sie In Browser öffnen aus, um auf den Projektarbeitsbereich zuzugreifen.

Während der Bereitstellung wird im Projektordner möglicherweise Folgendes angezeigt: Creating project [Name einfügen] (Projekt [Name einfügen] wird erstellt) und die Vorlagenelemente für die zu verknüpfenden Profildaten werden angezeigt. Sobald die Bereitstellung abgeschlossen ist, haben alle Elemente im Projektordner und im Ordner selbst den entsprechenden Namen.

Automatisierung des automatisierten Provisioning

So aktivieren Sie das automatisierte Provisioning für einen Blueprint:

1. Melden Sie sich bei Control Center oder verwenden Sie den Launcher, um darauf zuzugreifen.
2. Öffnen Sie das Menü in der oberen linken Ecke und wählen Sie das Programm aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
3. Wählen Sie Programm verwalten aus.

4. Wählen Sie den Tab Automatisierungen und dann oben rechts Neue Automatisierung aus.

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5. Wählen Sie den Blueprint aus, für den Sie das automatisierte Provisioning aktivieren möchten, und wählen Sie unten rechts + Erstellen aus.
6. Der Blueprint ist jetzt für das automatisierte Provisioning eingerichtet. Die Automatisierung ist standardmäßig aktiviert. Verwenden Sie den Schalter links neben Ersteller , um ihn zu deaktivieren.

Automatisches Provisioning für Ihre Projekte

• Öffnen Sie in Smartsheet das Eingangssheet mit den Projekten, für die Sie das automatische Provisioning aktivieren möchten, und markieren Sie diese als Genehmigt.

Tipps und Tricks

• Sie können das automatisierte Benutzer-Provisioning nur für Blueprints mit Eingangssheets verwenden .
• Sie können einen Blueprint nicht bearbeiten, wenn Sie die Automatisierung aktiviert haben. Um ihn zu bearbeiten, schalten Sie die Automatisierung aus, bearbeiten Sie den Blueprint und aktivieren Sie ihn wieder, wenn Sie fertig sind.
• Sie können das Fenster Wird erstellt schließen, wenn Sie während der Bereitstellung Ihrer Projekte weiterarbeiten möchten.
• Um den Status Ihrer Projekte anzuzeigen, halten Sie den Mauszeiger über eines davon, wählen Sie das Drei-Punkte-Symbol Mehr auf der rechten Seite aus und wählen Sie dann Protokolle anzeigen … aus.
• Projekte mit fehlgeschlagenem Provisioning werden unter dem Filter Erstellung fehlgeschlagen angezeigt und können von Projektleiter*innen und den jeweiligen Ersteller*innen aufgerufen werden.
• Sie sollten das Provisioning erneut durchführen (Option Bearbeiten > Provision) oder fehlgeschlagene Projekte löschen.

Wichtige Informationen

Profildaten

Profildatenfelder zeigen relevante Informationen über das Projekt an.

• Wählen Sie das Projekt aus, das Sie erstellen möchten.
• Wählen Sie einen bestimmten Arbeitsbereich für das Projekt aus.
• Geben Sie spezifische Profildaten ein .

Freigabe

• Wenn Ihr Team bereits Zugriff auf den Arbeitsbereich hat, müssen Sie das Projekt nicht erneut freigeben.
• Projekte sind standardmäßig für primäre Leads und Projektersteller*innen freigegeben.
• Es erscheinen möglicherweise zusätzliche Benutzer*innen und Gruppen, wenn sie im Blueprint festgelegt sind.
• Primäre Leads sollten Inhaber aller Gruppen sein, für die sie Freigabeberechtigungen erteilen möchten.

• Sie können den Zugriff auf bestimmte Vorlagen einschränken. Sie möchten beispielsweise, dass nur der*die Finanzplaner*in Ihres Teams Zugriff auf eine Budgetvorlage hat.

• Um eine Vorlage für bestimmte Teammitglieder freizugeben, füllen Sie die Benutzer*innen, Gruppen und Berechtigungen aus und beginnen Sie anschließend mit der Eingabe des Vorlagennamens. Das Feld wird automatisch mit dem optionalen Vorlagennamen ausgefüllt.

Um Benutzer zu den Gruppen hinzuzufügen, sollten Sie zuvor ein Element in Smartsheet für sie freigegeben haben. Control Center fügt diese Benutzer*innen nicht automatisch hinzu und sendet auch keine Freigabenachrichten für Benutzer*innen.

Neue Sheetvorlagen hinzufügen

Wenn Sie dem Projekt nach der Erstellung optionale Sheetvorlagen hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Projekt.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) aus, die rechts neben dem Projekt angezeigt wird.

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3. Wählen Sie Neue Vorlagen hinzufügen.
4. Wählen Sie die neuen Vorlagen aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Um eine neue Berichts- oder Dashboard-Vorlage zu bestehenden Projekten hinzuzufügen, verwenden Sie globale Updates:

• Globale Updates für Berichte
• Globale Updates für Dashboards

Wenn Sie Ihrem Portfolio neue Vorlagen hinzufügen, fügen Sie sie als Optional > Ausgewählt hinzu und fügen Sie sie dann manuell zu jedem vorhandenen bereitgestellten Projekt hinzu. Legen Sie dann fest, dass die neuen Vorlagen für alle neuen Projekte erforderlich sind. Wenn Sie neue Projekte bereitstellen müssen, bevor Sie die Vorlagen zu allen bestehenden Projekten hinzufügen, müssen Sie diese neue Vorlage während der Bereitstellung manuell auswählen.

Berichte aktualisieren und Projektinformationen bearbeiten

• Um die neuesten Informationen zu Ihrem Projekt anzuzeigen, wählen Sie das Projekt und dann die Schaltfläche Berichte aktualisieren am unteren Ende des Bildschirms aus.
• Wenn die Zellenlinks nicht wie erwartet funktionieren, wählen Sie Projektinformationen bearbeiten aus, um Zellenlinks neu zu erstellen, ohne Projektdaten zu entfernen oder zu ändern.