Dokumentation zum Smartsheet-Benutzer-Abonnement-Modell

Smartsheet gewährt das Recht auf Zugriff und Nutzung seiner Onlineservices auf individueller Ebene. Jede Person, die berechtigt oder eingeladen ist, auf die Onlineservices von Smartsheet zuzugreifen und diese zu nutzen, wird als Benutzer*in bezeichnet. Smartsheet unterstützt verschiedene Benutzertypen mit unterschiedlichen Zugriffsstufen, um den unterschiedlichen Geschäftsbedürfnissen gerecht zu werden:

• Mitglieder sind interne oder externe Benutzer*innen mit vollem Zugriff auf die Features und Funktionen, die in ihrem Plan verfügbar sind, und können diese uneingeschränkt nutzen.

• Betrachter*innen sind interne oder externe Benutzer*innen, die Inhalte nur anzeigen können.

• Gäste sind externe Benutzer*innen mit Berechtigung zum Bearbeiten oder Kommentieren. Sie können auch eine Berechtigung zum Anzeigen haben.

Informationen zu Smartsheet-Plänen finden Sie auf unserer Preisseite.

Zu Beginn eines Zeitraums des autorisierten Zugriffs und der Nutzung eines Services (Abonnementlaufzeit) können Ihre Systemadmins die im Rahmen einer Bestellung oder eines anderen Transaktionsdokuments (jeweils eine Bestellung) bezahlten Mitglieder bereitstellen. Weitere Mitglieder können jederzeit erworben werden, indem Sie eine neue Bestellung abschließen.

Sie können auch die vorläufige Nutzung und das Ausgleichsverfahren von Smartsheet verwenden. Damit können Sie neuen Benutzer*innen für einen bestimmten Zeitraum kostenlos Mitgliederrechte gewähren, bevor Sie entscheiden, ob Sie zu kostenpflichtigen Mitgliedern werden sollen (Details siehe unten). 

Vor dem Hintergrund der oben aufgeführten Informationen finden Sie hier wichtige Punkte zu Benutzertypen und Bereitstellung:

Systemadmin

Für alle Pläne muss mindestens ein Mitglied zur bzw. zum Systemadmin ernannt werden. Systemadmins haben die administrative Aufsicht und Kontrolle über Ihre Onlineservices und Benutzer*innen, einschließlich der Verwaltung Ihres Smartsheet-Plans, der Abrechnung und der servicespezifischen Sicherheitssteuerung. Die Systemadmins sind Ihre Ansprechpartner*innen für die gesamte Smartsheet-Kommunikation und alle Mitteilungen und Sie sind dafür verantwortlich, die Kontaktinformationen innerhalb des Services auf dem neuesten Stand zu halten. Systemadmins sind dafür verantwortlich, die Zuweisung von Benutzertypen über Admin Center innerhalb von Smartsheet zu überprüfen und im Blick zu behalten. 

Intern und extern

Smartsheet verwendet E-Mail-Adressen, um Benutzer*innen innerhalb der Onlineservices eindeutig zu identifizieren. Die E-Mail-Domäne von Benutzer*innen bestimmt, ob es sich um interne oder externe Benutzer*innen handelt. Interne Benutzer*innen nutzen für den Zugriff auf Ihren Smartsheet-Plan eine E-Mail-Adresse, die mit einer Domäne verknüpft ist, die Ihnen gehört, die Sie kontrollieren oder mit der Sie verbunden sind. Alle Benutzer*innen, die nicht intern sind, gelten als extern.

Berechtigungen

Sheets, Dashboards, Berichte, Arbeitsbereiche und Anwendungen (einschließlich Premium-Apps), die innerhalb des Onlineservices erstellt oder verwendet werden, werden als „Assets“ bezeichnet. Der Benutzertyp wird durch die Berechtigung der Person für den Zugriff auf Assets bestimmt. Berechtigungen für Assets werden wie folgt erteilt:

1. Admin (Verwalten, Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Hinzufügen von Anlagen, Freigeben und Löschen von Assets),
2. Bearbeiter*in (Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen von Anlagen, Freigeben und Löschen von Assets),
3. Kommentierer*in (Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Kommentaren sowie Hinzufügen von Anlagen) und
4. Betrachter*in (Anzeigen von Assets).

Im Rahmen Ihres Plans können Sie bestimmte Features und Funktionen für Ihre Assets nutzen. Der Benutzertyp bestimmt, in welchem Umfang eine Person berechtigt ist, diese Features und Funktionen zu nutzen.

Vorläufige Mitglieder

Das Nutzungsmodell von Smartsheet bietet neuen Benutzer*innen vorübergehend kostenlosen Zugriff auf Mitgliederfunktionen. 

Diese vorläufigen Mitglieder dürfen mit den folgenden Berechtigungen auf die Onlineservices zugreifen und diese nutzen:

• Für Pro-Pläne: Berechtigungen zum Kommentieren oder Bearbeiten. 
• Für Business- oder Enterprise-Pläne: Als interne*r Benutzer*in benötigen Sie Berechtigungen zum Kommentieren oder Bearbeiten oder Adminberechtigungen; als externe*r Benutzer*in benötigen Sie Adminberechtigungen.

Der vorläufige Status eines Mitglieds gilt bis zum nächsten Ausgleichsdatum (siehe Details unten), dann wird das Mitglied zu einem kostenpflichtigen Mitglied. Vor dem Ausgleichsdatum hat Ihr*e Systemadmin die Möglichkeit, den Benutzertyp einer Person auf „Betrachter*in“ oder „Gast“ herabzustufen (nur für externe Benutzer*innen) oder den*die Benutzer*in ganz aus Ihrem Konto zu entfernen.

Wenn Sie neuen Benutzer*innen über Premium-Apps Zugriff auf den Smartsheet-Service gewähren, werden sie als vorläufige Mitglieder eingestuft, die dem Nutzungs- und Abstimmungsprozess unterliegen und für die alle genehmigten Einschränkungen bewertet und in Rechnung gestellt werden. 

Benutzer*innen dürfen während einer Abonnementlaufzeit und einer verlängerten Abonnementlaufzeit nur einmal den vorläufigen Status haben. Bei einer zweiten Bereitstellung muss die Person als kostenpflichtiges Mitglied hinzugefügt werden. Eine Person darf keine anderen Anmeldeinformationen verwenden, um mit dem vorläufigen Status wieder auf Ihren Service zuzugreifen und ihn zu nutzen.

Nutzung und Abstimmung

Jährliche Abonnementlaufzeit

Eine jährliche Abonnementlaufzeit und alle anschließenden Verlängerungen werden in vier „Nutzungszeiträume“ unterteilt, die jeweils mit einem „Abstimmungszeitraum“ enden. Bei mehrjährigen Abonnementlaufzeiten wird jeder Jahreszeitraum, beginnend mit dem Startdatum der Laufzeit, in vier „Nutzungszeiträume“ unterteilt. 

Beispiel für eine jährliche Abonnementlaufzeit:

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Beginn der Abonnementlaufzeit: 1. Januar 2025
Enddatum der Abonnementlaufzeit: 31. Dezember 2025

Mitglieder mit vorläufigem Status können die Onlineservices während des Nutzungszeitraums, in dem sie hinzugefügt wurden, bis zum Ende des folgenden Abstimmungszeitraums nutzen. Ein*e Systemadmin kann ein vorläufiges Mitglied vor Ablauf des folgenden Abstimmungszeitraums in den Benutzertyp Betrachter*in/Gast (kostenfrei) ändern oder das Mitglied ganz entfernen, andernfalls wird es zu einem kostenpflichtigen Mitglied.

Für Mitglieder, die während eines Abstimmungszeitraums mit dem vorläufigen Status hinzugefügt wurden, muss die Abstimmung bis zum Ende des nächsten Abstimmungszeitraums erfolgen. 

Monatliche Abonnementlaufzeit

Eine monatliche Abonnementlaufzeit und alle Verlängerungen danach werden in einen „Nutzungszeitraum“ und einen „Abstimmungszeitraum“ unterteilt. Der Abstimmungszeitraum entspricht den letzten sieben Tagen jeder monatlichen Abonnementlaufzeit. Hier ist ein Beispiel für eine monatliche Abonnementlaufzeit:

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*bei Verlängerung

Wenn vor Ablauf des Abstimmungszeitraums keine Maßnahmen ergriffen werden, werden alle Mitglieder zu kostenpflichtigen Mitgliedern.

Ausgleich und Verlängerung

Alle vorläufigen Mitglieder, die im Rahmen der Abstimmung zu Mitgliedern wurden, sowie etwaige Mitglieder, die im Rahmen einer zusätzlichen Bestellung erworben wurden, werden als hinzugefügte Mitglieder betrachtet. Am Ende eines Abstimmungszeitraums stellt Smartsheet die Rechnung über eine Ausgleichszahlung aus, die alle hinzugefügten Mitglieder abdeckt, die über die bereits erworbene Mitgliederzahl hinausgehen. Alle hinzugefügten Mitglieder werden anteilig für die verbleibende Laufzeit des aktuellen Abonnements in Rechnung gestellt. Bei der Verlängerung Ihres Abonnements werden alle Mitglieder berücksichtigt, die sich während der vorherigen Abonnementlaufzeit als kostenpflichtige Mitglieder qualifizierten.