Einrichtung und Verwaltung von Smartsheet Jira Connector

Smartsheet Jira Connector synchronisiert Informationen zwischen Smartsheet und mindestens einer Jira-Instanz durch die Erstellung von Workflows.

Der Smartsheet Jira Connector ist ein Premium-Angebot. Für Informationen zu Preisen kontaktieren Sie unser Vertriebsteam.

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Terminologie und Berechtigungstypen

• Verbindung ist die Verknüpfung zwischen Smartsheet und einer bestimmten Jira-Instanz.
• Workflow ist die Verknüpfung in Jira Connector, die Jira-Elemente mit einem Sheet in Smartsheet verbindet.

Benutzer*innen können drei unterschiedliche Berechtigungsstufen haben, um mit Smartsheet Jira Connector zu interagieren:

• Smartsheet-Systemadmins: Verwalten Jira Connector-Verwalter*innen und Jira Connector-Benutzer*innen in der Smartsheet-Anwendung. Systemadmins können zudem über eine Einstellung den Zugriff auf den Connector einschränken.
• Jira Connector-Verwalter: Stellt die Verbindung zwischen einer Jira-Instanz und Smartsheet Jira Connector her.
• Jira Connector-Benutzer: Kann Workflows erstellen, die Informationen zwischen Smartsheet und Jira synchronisieren.

Funktionen nach Berechtigungstyp

Die folgende Tabelle zeigt, mit welchen Berechtigungen bestimmte Aufgaben mithilfe des Jira Connector erledigt werden können.

 *Smartsheet-Systemadmins und Connector-Verwalter können ihre Workflows erstellen und bearbeiten, wenn die Funktion für die Zugriffsbeschränkungsliste aktiviert ist. Wenn Ihr Systemadmin die Einstellung Restrict Users (Benutzer einschränken) in Jira Connector aktiviert, müssen Sie in Smartsheet auch die Rolle „Jira-Benutzer“ innehaben. Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkung

Einrichtung der Verbindung

Sie müssen zuerst die Verbindung zwischen Smartsheet und Ihrer Jira-Instanz einrichten, damit Benutzer*innen Workflows erstellen können, um Elemente in Smartsheet und Jira zu verbinden. Smartsheet Jira Connector ist mit Jira Cloud und Jira Server v6.x bis v10.x sowie Jira Data Center kompatibel.

Verwenden Sie für die Herstellung der Verbindung sowohl für Smartsheet als auch für Jira ein generisches lizenziertes E-Mail-Konto (smartsheet-jira@ihredomäne.com). Dadurch müssen Verbindungen oder Workflows nicht erneut eingerichtet werden, wenn die Person, die den Jira-Link verwaltet, Ihre Organisation verlässt, da die Inhaberschaft der Verbindung nicht geändert werden kann.

Voraussetzungen

Um die Verbindung zwischen Smartsheet und Jira einzurichten, benötigen Sie folgende Berechtigungen:

In Jira:

• Jira-Systemadmin (Produktadmin oder Organisationsadmin)

In Smartsheet:

• Lizenzierte*r Smartsheet-Benutzer*in (altes Mitarbeitermodell) oder Mitglied (Benutzermodell)
• Rolle „Smartsheet-Systemadmin“ oder Rolle „Smartsheet Jira Connector-Verwalter“

Sie müssen nur die Rolle als Smartsheet-Systemadmin ODER Smartsheet Jira Connector-Verwalter innehaben. Smartsheet empfiehlt für die Einrichtung von Smartsheet Jira Connector, beide Rollen innezuhaben.

Da Smartsheet Jira Connector die Implementierung automatischer Workflows ermöglicht, muss die Anwendung über Jira-Systemadmin-Anmeldedaten verfügen, um einen Webhook mit der Jira-REST-API zu erstellen oder zu konfigurieren. Die Anmeldedaten des Jira-Systemadmins werden nur zur Erstellung und Konfiguration von Webhooks verwendet.

Das für die Einrichtung verwendete Konto muss sowohl in Jira als auch in Smartsheet mit Adminrechten aktiv bleiben. Wird der Adminstatus dieses Kontos entfernt, wird eine Fehlermeldung ausgelöst: Missing user credentials for this endpoint (Fehlende Benutzerdaten für diesen Endpunkt). Durch die Wiederherstellung von Adminberechtigungen wird die Verbindung wiederhergestellt und die normale Workflow-Synchronisierung wird wieder aufgenommen. Wenn die Zugangsdaten des Jira-Admins bzw. der Jira-Admin gelöscht werden, müssen Sie den Anwendungslink aufgrund von Token-Änderungen neu erstellen.

Schritt 1: Neuen Jira-Server in Smartsheet Jira Connector registrieren

Sie müssen Ihre Firewall-Einstellungen anpassen und konfigurieren, bevor Sie diese Verbindung einrichten.

1. Melden Sie sich bei Smartsheet Jira Connector an. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf Ihr Smartsheet-Konto zu erlauben, klicken Sie auf Allow (Zulassen).
2. Wählen Sie das Menü oben links auf der Seite und dann Account Admin (Kontoverwaltung) aus.
3. Wählen Sie Register New Jira Server (Neuen Jira-Server registrieren) aus.
4. Gehen Sie auf der Seite Einstellungen wie folgt vor:
   1. Geben Sie die URL des JIRA-Hosts der Jira-Umgebung ein, die Sie mit Smartsheet verbinden möchten (https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   2. Die JIRA-API-URL ist wahrscheinlich identisch mit der Ihres JIRA-Hosts. 
   3. Beim Namen können Sie entweder den Standardnamen auswählen oder eine einschlägige Benennung eingeben. 
   4. Wählen Sie Ihre JIRA-Version aus.
5. Wenn Sie diese Einstellungen konfiguriert haben, wählen Sie Continue (Weiter) aus.
6. Auf der Seite Configuration (Konfiguration) finden Sie den Consumer Key (Verbraucherschlüssel), den Consumer Name (Verbrauchernamen) und den Public Key (öffentlichen Schlüssel). Kopieren Sie diese Werte. Sie werden sie später brauchen.

Schritt 2: Anwendungslink (AppLink) zu Smartsheet in Jira erstellen

1. Melden Sie sich bei Jira an (Sie benötigen Jira-Adminberechtigungen).

2. Wählen Sie in Jira Settings (Einstellungen) > Products (Produkte) aus.
    

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3. Wählen Sie in der Seitenleiste Products (Produkte) unter Integrations (Integrationen) die Option Application links (Anwendungslinks) aus.

   Wählen Sie in früheren selbst gehosteten Jira-Versionen Settings (Einstellungen) > Applications (Anwendungen) und anschließend Application links (Anwendungslinks) aus.

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4. Wählen Sie Create link (Link erstellen) aus; ein Fenster zur Linkerstellung (Create Link) wird angezeigt. Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

   • Wählen Sie für Jira Cloud die Option Direct application link (Direkter Anwendungslink) aus und geben Sie für die Anwendungs-URL https://app.smartsheet.com ein. Wählen Sie dann Continue (Weiter) aus.

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   • Wählen Sie für selbst gehostete Jira-Server ab Version 9 die Option Atlassian product (Atlassian-Produkt) aus und gehen Sie zu https://app.smartsheet.com für die Anwendungs-URL. Wählen Sie dann Continue (Weiter) aus.

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5. Wenn Sie mit einer der folgenden Meldungen dazu aufgefordert werden, wählen Sie Continue (Weiter) aus und lassen Sie die neue URL unverändert.
   • Wenn Sie keine Antwort von der eingegebenen URL erhalten haben, ist sie möglicherweise ungültig. Falls erforderlich, korrigieren Sie die URL unten, und wählen Sie Continue (Weiter) aus.
   • Die eingegebene Anwendungs-URL wurde einmal umgeleitet. Prüfen Sie das Feld mit der umgeleiteten URL, um sicherzustellen, dass es sich um eine vertrauenswürdige URL handelt.
6. Nun wird das Fenster Review link (Link prüfen) oder Link applications (Anwendungen verknüpfen) angezeigt. Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
   • Geben Sie Smartsheet im Feld Application Name (Anwendungsname) ein.
   • Akzeptieren Sie für Application Type (Anwendungstyp) den Standardwert Generic Application (Generische Anwendung).
   • Aktivieren Sie für selbst gehostete Jira-Server ab Version 9 das Kontrollkästchen Create incoming link (Eingehende Verknüpfung erstellen).

   • Wählen Sie Continue (Weiter) aus.

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Schritt 3: Anwendungslink bearbeiten

1. Wählen Sie für den Anwendungslink, den Sie in Schritt 2 erstellt haben, das Dreipunkt-Menü aus, das angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Anwendungslink fahren, oder wählen Sie das Symbol für Bearbeiten aus (versionsabhängig). 

2. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt. Wählen Sie Incoming Authentication (Eingehende Authentifizierung) aus.
    

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3. Füllen Sie die Felder wie folgt aus: 
   • Service Provider Name (Name des Serviceanbieters) (falls erforderlich): Smartsheet
   • Consumer Name (Verbrauchername): Fügen Sie den Consumer Name ein, den Sie in Schritt 1 aus dem Jira Connector kopiert haben.
   • Consumer Key (Verbraucherschlüssel): Fügen Sie den Consumer Key ein, den Sie in Schritt 1 aus dem Jira Connector kopiert haben.
   • Public Key/Shared Secret (Öffentlicher Schlüssel/Gemeinsames Geheimnis): Fügen Sie den Public Key ein, den Sie in Schritt 1 aus dem Jira Connector kopiert haben.
   • Description (Beschreibung): Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
   • Wenn die Request Token URL (URL für Anforderungstoken), Access Token URL (URL für Zugriffstoken) oder die Authorize URL (URL zur Autorisierung) in Ihrer Jira-Umgebung erforderlich ist, verwenden Sie diese URL, um die Felder auszufüllen: https://api.smartsheet.com/2.0/token
4. Wählen Sie unten bei „Incoming Authentication“ (Eingehende Authentifizierung) die Option Save (Speichern) und dann rechts unten „Close“ (Schließen) aus.

Schritt 4: Verbindung zwischen Smartsheet und Jira fertigstellen

1. Kehren Sie zur Konfiguration von Smartsheet Jira Connector zurück (diese sollte sich immer noch auf der Konfigurationsseite befinden, auf der Sie die Schlüssel kopiert haben) und wählen Sie Continue (Weiter) aus.
2. Wählen Sie auf dem Bildschirm Connect (Verbinden) die Option Connect (Verbinden) aus, um die Verbindung von Smartsheet aus fertigzustellen.
3. In einem Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie Smartsheet den Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Jira-Umgebung erlauben möchten. Wählen Sie Allow (Erlauben) aus. 

Die Verbindung zwischen Smartsheet und Jira ist jetzt eingerichtet. Lizenzierte Benutzer*innen oder Mitglieder in Ihrem Konto können nun Workflows zwischen Elementen in Jira und Sheets in Smartsheet erstellen. 

Mit Smartsheet Jira Connector können Sie mehrere Jira-Umgebungen mit Ihrem Smartsheet-Konto verbinden. Wiederholen Sie für jede weitere zu registrierende Jira-Instanz die oben aufgeführten Schritte. 

Zugriff auf Smartsheet Jira Connector beschränken

Wenn Sie weiter einschränken möchten, wer in Smartsheet Jira Connector Workflows erstellen kann, können Sie den Zugriff auf bestimmte lizenzierte Benutzer*innen oder Mitglieder in Ihrem Konto einschränken. Welche Möglichkeiten Ihnen in Jira Connector zur Verfügung stehen, hängt stets von den Berechtigungen ab, die Sie für Elemente sowohl in Smartsheet (Sheetfreigabeberechtigungen) als auch in Jira (Lese-/Schreibberechtigungen für Problemfelder) haben.

Der Connector berücksichtigt die Berechtigungen, die Sie sowohl in Jira als auch in Smartsheet erhalten haben. Angenommen, die Person, die im Connector einen Workflow erstellt hat, ist nicht berechtigt, bestimmte Projektdaten in Jira zu bearbeiten. In diesem Fall kann der Workflow die Daten dieses Projekts nicht über den Connector bearbeiten.

So schränken Sie den Zugriff ein

Der*Die Smartsheet-Systemadmin/Jira-Admin kann die Einstellung Restrict Access (Zugriff einschränken) aktivieren, um einzuschränken, wer Workflows mit dem Jira Connector erstellen kann.

1. Melden Sie sich beim Smartsheet Jira Connector mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten an.
2. Wählen Sie links oben auf der Seite das Menüsymbol und dann User Management (Benutzerverwaltung) aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Restrict which users can access the Smartsheet JIRA Integration (Einschränken, welche Benutzer auf die Smartsheet-Integration für JIRA zugreifen können). 

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4. Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Personen hinzu, die Zugriff auf den Connector haben sollen.

So entfernen Sie den Zugriff

Sämtliche Benutzer*innen, die aus der Liste entfernt werden, können keine eigenen Workflows erstellen oder diese bearbeiten.

1. Melden Sie sich beim Smartsheet Jira Connector mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten an.
2. Rufen Sie User Management (Benutzerverwaltung) auf.
3. Wählen Sie das Symbol Delete (Löschen) rechts neben den Kontoinformationen dieser Person aus.