Einrichtung und Verwaltung von Smartsheet Jira Connector

Smartsheet Jira Connector ist als Premium-Angebot erhältlich. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

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Terminologie und Berechtigungstypen

Bevor Sie beginnen, hier ein paar hilfreiche Begriffe: 

• Verbindung: Die Verknüpfung zwischen Smartsheet und einer bestimmten Jira-Instanz.
• Workflow: Die Verknüpfung in Jira Connector, die Jira-Elemente mit einem Smartsheet-Sheet verbindet. 

Es gibt drei Arten von Benutzern, die mit Smartsheet Jira Connector interagieren können:

• Smartsheet-Systemadministratoren: Verwalten Jira Connector-Verwalter und Jira Connector-Benutzer in der Smartsheet-Anwendung. Systemadministratoren können zudem über eine Einstellung den Zugriff auf den Connector einschränken.
• Jira Connector-Verwalter: Stellt die Verbindung zwischen einer Jira-Instanz und Smartsheet Jira Connector her.
• Jira Connector-Benutzer: Kann Workflows erstellen, die Informationen zwischen Smartsheet und Jira synchronisieren.

Funktionen nach Berechtigungstyp

Diese Tabelle zeigt, welche Benutzer bestimmte Aufgaben mithilfe des Jira Connector erledigen können.

 *Smartsheet-Systemadministratoren und Connector-Verwalter können Ihre Workflows erstellen und bearbeiten, wenn die Funktion für die Zugriffsbeschränkungsliste aktiviert ist. Wenn Ihr Systemadministrator die Einstellung Restrict Users (Benutzer einschränken) in Jira Connector aktiviert, müssen Sie in Smartsheet auch die Rolle „Jira-Benutzer“ innehaben. Weitere Informationen zur Zugriffsbeschränkung

Einrichtung der Verbindung

Um Smartsheet Jira Connector zu verwenden, müssen Sie zunächst die Verbindung zwischen Smartsheet und Ihrer Jira-Instanz einrichten, damit Benutzer Workflows erstellen können, um bestimmte Elemente in Smartsheet und Jira zu verbinden.

Für die Herstellung der Verbindung empfiehlt Smartsheet, sowohl für Smartsheet als auch für Jira ein generisches lizenziertes E-Mail-Konto (z. B. smartsheet-jira@ihredomäne.com) zu verwenden. Dadurch müssen Verbindungen oder Workflows nicht wiederholt werden, wenn die Person, die den Jira-Link verwaltet, Ihre Organisation verlässt, da die Inhaberschaft der Verbindung nicht geändert werden kann.

Voraussetzungen

Um die Verbindung zwischen Smartsheet und Jira einzurichten, benötigen Sie folgende Berechtigungen:

In Jira:

• Rolle „Jira-Systemadministrator“

In Smartsheet:

• Smartsheet-Lizenz
• Rolle „Smartsheet-Systemadministrator“ oder Rolle „Smartsheet Jira Connector-Verwalter“

Sie müssen zwar nur die Rolle als Smartsheet-Systemadministrator ODER Smartsheet Jira Connector-Verwalter innehaben, aber Smartsheet empfiehlt für die Einrichtung von Smartsheet Jira Connector, beide Rollen innezuhaben.

Da Smartsheet Jira Connector die Implementierung automatischer Workflows ermöglicht, muss die Anwendung über die Anmeldedaten des Jira-Systemadministrators verfügen, um einen Webhook mit der Jira-REST-API zu erstellen oder zu konfigurieren. Die Anmeldedaten des Jira-Systemadministrators werden nur zur Erstellung und Konfiguration von Webhooks verwendet.

Das für die Einrichtung verwendete Konto muss sowohl in Jira als auch in Smartsheet mit Administratorrechten aktiv bleiben. Wird der Administratorstatus dieses Benutzers entfernt, wird eine Fehlermeldung ausgelöst: Fehlende Benutzerdaten für diesen Endpunkt. Durch die Wiederherstellung von Administratorberechtigungen wird die Verbindung wiederhergestellt und die normale Workflow-Synchronisierung wird wieder aufgenommen. Wenn die Zugangsdaten des Jira-Administrators gelöscht werden, müssen Sie den Anwendungslink aufgrund von Token-Änderungen neu erstellen.

Schritt 1: Registrieren eines neuen Jira-Servers in Smartsheet Jira Connector

Möglicherweise müssen Sie Ihre Firewall-Einstellungen anpassen und konfigurieren, bevor Sie diese Verbindung einrichten.

1. Melden Sie sich bei Smartsheet Jira Connector an. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf Ihr Smartsheet-Konto zu erlauben, klicken Sie auf Zulassen.
2. Wählen Sie das Menü oben links auf der Seite und dann Kontoverwaltung aus.
3. Wählen Sie Neuen Jira-Server registrieren aus.
4. Gehen Sie auf der Seite Einstellungen wie folgt vor:
   • Geben Sie die URL des JIRA-Hosts der Jira-Umgebung ein, die Sie mit Smartsheet verbinden möchten (z. B. https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   • Die JIRA-API-URL ist wahrscheinlich identisch mit der Ihres JIRA-Hosts. 
   • Beim Namen können Sie entweder den Standardnamen auswählen oder eine einschlägige Benennung eingeben. 
   • Wählen Sie Ihre JIRA-Version aus.
5. Wenn Sie diese Einstellungen konfiguriert haben, wählen Sie Continue (Weiter) aus.
6. Auf der Konfigurationsseite finden Sie den Verbraucherschlüssel , den Verbrauchernamen und den öffentlichen Schlüssel. Kopieren Sie diese Werte. Sie werden sie später brauchen.

Schritt 2: Anwendungslink (AppLink) zu Smartsheet in Jira erstellen

1. Melden Sie sich bei Jira an (Sie benötigen Jira-Administratorberechtigungen).

2. Navigieren Sie zu den Jira-Einstellungen (das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke) und wählen Sie Products (Produkte) aus.
    

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3. Wählen Sie auf der Produktseite unter Integrations (Integrationen) die Option Application links (Anwendungslinks) aus.

   Wählen Sie in früheren selbst gehosteten Jira-Versionen Settings (Einstellungen) > Applications (Anwendungen) und anschließend Application links (Anwendungslinks) aus.

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4. Wählen Sie Create Link (Link erstellen) aus. Das Fenster zur Linkerstellung wird angezeigt. Füllen Sie die Felder wie folgt aus:

   • Wählen Sie für Jira Cloud die Option Direct Application link (Direkter Anwendungslink) aus, geben Sie für die Anwendungs-URL https://app.smartsheet.com ein. Wählen Sie dann Continue (Weiter) oder Create new link (Neuen Link erstellen) aus.

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   • Wählen Sie für selbst gehostete Jira-Server ab Version 9 die Option Atlassian product (Atlassian-Produkt) aus und geben Sie für die Anwendungs-URL https://app.smartsheet.com ein. Wählen Sie dann Continue (Weiter) oder Create new link (Neuen Link erstellen) aus.

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5. Wenn Sie mit einer der folgenden Meldungen dazu aufgefordert werden, wählen Sie Continue (Weiter) aus und lassen Sie die neue URL unverändert.
   • Es ist keine Antwort von der eingegebenen URL eingegangen – vielleicht ist sie ungültig. Korrigieren Sie, falls erforderlich, die unten stehende URL und wählen Sie Continue (Weiter) aus.
   • Die eingegebene Anwendungs-URL wurde einmal umgeleitet. Prüfen Sie das Feld mit der umgeleiteten URL, um die Vertrauenswürdigkeit dieser URL zu gewährleisten.
6. Nun wird das Fenster Review link (Link prüfen) oder Link applications (Anwendungen verknüpfen) angezeigt. Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
   • Geben Sie im Feld Application Name (Anwendungsname) Smartsheet ein.
   • Akzeptieren Sie für Application Type (Anwendungstyp) den Standardwert Generic Application (Generische Anwendung).
   • Aktivieren Sie für selbst gehostete Jira-Server ab Version 9 das Kontrollkästchen Create incoming link (Eingehende Verknüpfung erstellen).

   • Wählen Sie Continue (Weiter) aus.

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Schritt 3: Anwendungslink bearbeiten

1. Wählen Sie für den Anwendungslink, den Sie gerade in Schritt 2 erstellt haben, das Drei-Punkte-Menü aus, das angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Anwendungslink fahren, oder klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten  (versionsabhängig). 

2. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt. Wählen Sie Incoming Authentication (Eingehende Authentifizierung) aus.
    

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3. Füllen Sie die Felder wie folgt aus: 
   • Service Provider Name (Name des Serviceanbieters) (falls erforderlich): Smartsheet
   • Consumer Name (Verbrauchername): Fügen Sie den Verbrauchernamen ein, den Sie in Schritt 1 aus Jira Connector kopiert haben.
   • Consumer Key (Verbraucherschlüssel): Fügen Sie den Verbraucherschlüssel ein, den Sie in Schritt 1 aus Jira Connector kopiert haben.
   • Public Key/Shared Secret (Öffentlicher Schlüssel/Gemeinsames Geheimnis): Fügen Sie den öffentlichen Schlüssel ein, den Sie in Schritt 1 aus Jira Connector kopiert haben.
   • Description (Beschreibung): Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
   • Wenn Token-URL anfordern, Auf Token-URL zugreifen oder URL autorisieren in Ihrer Jira-Umgebung erforderlich sind, fügen Sie diese URL in die Felder ein: https://api.smartsheet.com/2.0/token

4. Wählen Sie unten bei „Incoming Authentication“ (Eingehende Authentifizierung) die Option Save (Speichern) und dann rechts unten „Close“ (Schließen) aus.

    

Schritt 4: Verbindung zwischen Smartsheet und Jira fertigstellen

1. Kehren Sie zur Konfiguration von Smartsheet Jira Connector zurück (diese sollte sich immer noch auf der Konfigurationsseite befinden, auf der Sie die Schlüssel kopiert haben) und wählen Sie Continue (Weiter) aus.
2. Wählen Sie auf dem Bildschirm Connect (Verbinden) die Option Connect (Verbinden) aus, um die Verbindung von Smartsheet aus fertigzustellen.

3. In einem Dialogfenster werden Sie gefragt, ob Sie Smartsheet den Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Jira-Umgebung erlauben möchten. Wählen Sie Allow (Erlauben) aus. 

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Die Verbindung zwischen Smartsheet und Jira ist jetzt eingerichtet. Lizenzierte Benutzer in Ihrem Konto können nun Workflows zwischen Elementen in Jira und Sheets in Smartsheet erstellen. 

Mit Smartsheet Jira Connector können Sie mehrere Jira-Umgebungen mit Ihrem Smartsheet-Konto verbinden. Wiederholen Sie für jede weitere zu registrierende Jira-Instanz die oben aufgeführten Schritte. 

Zugriff auf Smartsheet Jira Connector beschränken

Wenn Sie weiter einschränken möchten, wer in Smartsheet Jira Connector Workflows erstellen kann, können Sie den Zugriff auf bestimmte lizenzierte Benutzer in Ihrem Konto einschränken. Welche Möglichkeiten Ihnen in Jira Connector zur Verfügung stehen, hängt stets von den Berechtigungen ab, die Sie für Elemente sowohl in Smartsheet (Sheetfreigabeberechtigungen) als auch in Jira (Lese-/Schreibberechtigungen für Problemfelder) haben.

Der Connector berücksichtigt die Berechtigungen, die Sie sowohl in Jira als auch in Smartsheet erhalten haben. Angenommen, die Person, die im Connector einen Workflow erstellt hat, hat keine Berechtigung, bestimmte Projektdaten in Jira zu bearbeiten. In diesem Fall kann der Workflow die Daten dieses Projekts nicht über den Connector bearbeiten.

So schränken Sie den Zugriff ein

Um einzuschränken, wer Workflows mit Jira Connector erstellen kann, kann der Smartsheet-Systemadministrator/Jira-Verwalter die Einstellung Restrict Access (Zugriffsbeschränkung) aktivieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten beim Smartsheet Jira Connector an.
2. Wählen Sie links oben auf der Seite das Menüsymbol und dann User Management (Benutzerverwaltung) aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Restrict which users can access the Smartsheet JIRA Integration (Einschränken, welche Benutzer auf die Smartsheet JIRA-Integration zugreifen können). 

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4. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer hinzu, die Zugriff auf den Connector haben sollen.

So entfernen Sie den Zugriff

Sämtliche Benutzer, die aus der Liste entfernt werden, können keine eigenen Workflows erstellen oder diese bearbeiten.

1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten beim Smartsheet Jira Connector an.
2. Rufen Sie User Management (Benutzerverwaltung) auf.
3. Wählen Sie das Symbol Delete (Löschen) rechts neben den Kontoinformationen dieser Person aus.