Datenresidenz

Mit Smartsheet-Regionen haben Sie die Kontrolle darüber, wo bestimmte Inhalte mit Smartsheet gehostet werden. Sie bieten Optionen für die Datenresidenz, um die Einhaltung von Datenschutz- und Governance-Anforderungen zu ermöglichen. Solche Anforderungen gelten besonders häufig für Kunden, die in regulierten Branchen wie im Finanzsektor, Behörden oder im Gesundheitswesen tätig sind. Smartsheet-Regionen geben Ihnen die Möglichkeit, diese Verpflichtungen zu erfüllen.

Eine Datenregion ist der geografische Standort, an dem der Dienst betrieben wird und an dem Kundeninhalte physisch gehostet werden und abgelegt sind. Sie können als Datenresidenz entweder die Datenregion Vereinigte Staaten oder Europäische Union auswählen, wobei die alternativen Regionen folgende sind:

Die Datenregion Vereinigte Staaten ist der Standardspeicherort für alle Kunden der kommerziellen und der Gov-Plattform von Smartsheet. Die Datenregion Europäische Union ist der Standardspeicherort für alle Kunden der EU-Plattform von Smartsheet. Unabhängig davon, welche Datenregion Sie auswählen, verarbeitet Smartsheet Ihre Inhalte gemäß den branchenführenden Sicherheitsmaßnahmen, die im Smartsheet Trust Center detailliert beschrieben sind.

Weitere Informationen zu den Smartsheet-Regionen.

In der Datenregion gehostete Daten

Daten, Bilder, Dateien oder andere Inhalte, die von Ihnen (über Ihre Benutzer) in den Smartsheet-Dienst hochgeladen oder daran übermittelt werden, werden in Ihrem Namen von Smartsheet verarbeitet. Diese Inhalte werden in den Nutzungsbedingungen von Smartsheet als „Kundeninhalte“ bezeichnet und sind die Inhalte, die physisch in der von Ihnen ausgewählten Datenregion gehostet werden. Die Datenresidenz von Kundeninhalten ist daher die von Ihnen ausgewählte Datenregion.

Zugriff auf Kundeninhalte von außerhalb einer Datenregion

Smartsheet beschäftigt Mitarbeiter und Systeme auf der ganzen Welt, jedoch hauptsächlich in den Vereinigten Staaten, um Ihre Smartsheet-Dienste bereitzustellen. Infolgedessen muss Smartsheet unter Umständen von einem Standort außerhalb der von Ihnen ausgewählten Datenregion aus auf Ihre Kundeninhalte zugreifen, um Ihre Dienste bereitzustellen, zu sichern, zu unterstützen oder zu optimieren. Smartsheet führt diese Aktivitäten nur in dem Umfang durch, in dem dies Ihrer Vereinbarung mit Smartsheet bezüglich Ihrer Dienste entsprechend zulässig ist.

Beispielsweise kann Smartsheet als Reaktion auf eine Supportanfrage oder zur Verhinderung oder Behebung technischer Probleme mit Ihrem Dienst von den Vereinigten Staaten aus zusätzliche und begrenzte Verarbeitungsaktivitäten an Kundeninhalten durchführen, die in der Europäischen Union gehostet werden.

Smartsheet verwendet gültige Datenübertragungsmechanismen, um sämtliche personenbezogenen Daten zu schützen, auf die aus einer anderen Datenregion als der Hostregion zugegriffen wird oder die in eine andere Datenregion als die Hostregion übertragen werden. Weitere Informationen finden Sie im Datenblatt zu Internationalen Datenübertragungen von Smartsheet.

Um Sie bei Ihren Datenschutz- und Governance-Verpflichtungen zusätzlich zu unterstützen, bietet Smartsheet Kunden, die bestimmte Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Kundeninhalten benötigen, auch ein Addendum zur Datenverarbeitung an. 

Nutzungsdaten und Kontoinformationen

Smartsheet erfasst technische, statistische, erlernte oder andere Nutzungsdaten, die den tatsächlichen Inhalt von Kundeninhalten (als „Nutzungsdaten“ bezeichnet) sowie Zahlungs-, Abrechnungs-, Profil- oder anderen Kontoinformationen (als „Kontoinformationen“ bezeichnet) in Bezug auf Ihren Kauf und Ihre Nutzung der Dienste nicht offenlegen. Smartsheet fungiert als Datenverarbeiter von Kundeninhalten in Ihrem Namen und gleichzeitig als Datenverantwortlicher für Nutzungsdaten und Kontoinformationen, um seine eigenen Geschäftszwecke zu erfüllen. 

In der Rolle als Datenverantwortlicher überträgt Smartsheet Nutzungsdaten und Kontoinformationen aus anderen Datenregionen an seine primären Geschäftsfunktionen in den USA. Diese Funktionen umfassen den Großteil unserer Finanzen, unseres Marketings, Vertriebs und Supports, die alle auf Nutzungsdaten und Kontoinformationen angewiesen sind, um den Smartsheet-Service für unsere Kunden bereitzustellen, zu sichern, zu unterstützen und zu optimieren. Durch die Konsolidierung solcher Daten und Informationen schafft Smartsheet effiziente und leistungsstarke Funktionen und begrenzt den Daten-Fußabdruck und Bedrohungsvektoren. Dementsprechend bietet Smartsheet für Nutzungsdaten und Kontoinformationen keine Optionen zur Datenresidenz an.

Weitere Informationen zu den Datenerfassungspraktiken von Smartsheet in Bezug auf personenbezogene Daten, die in Nutzungsdaten und Kontoinformationen enthalten sind, und zu den Zwecken, für die diese Daten verwendet werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Smartsheet.