Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten

Gruppenadmins können Kontaktgruppen erstellen und verwalten. Systemadministratoren können bestehende Gruppen bearbeiten und verwalten, aber können sie nicht erstellen, es sei denn, sie haben auch die Rolle des Gruppenadmins.

Ein Gruppenadmin kann beispielsweise eine bestimmte Gruppe für alle Mitarbeiter im Marketingteam erstellen. Sobald die Gruppe erstellt wurde, können alle Benutzer*innen im Plan Informationen für diese Gruppe freigeben und an sie senden.

Gruppe erstellen

1. Wählen Sie in Admin Center oben links das Symbol für das Menü aus.
2. Gehen Sie zu Benutzer und Gruppen > Gruppenverwaltung.
3. Wählen Sie oben rechts Gruppe erstellen aus. 

4. Geben Sie die Gruppendetails im rechten Bereich „Gruppe erstellen“ ein.

   Um Gruppenmitglieder in großen Mengen hinzuzufügen, kopieren Sie bis zu 1.000 E-Mail-Adressen aus einer Excel- oder CSV-Datei und fügen Sie sie in das Feld Mitglieder hinzufügen ein.

5. Wählen Sie Erstellen aus.

Die Gruppe erscheint in Ihrer Kontaktliste, und Sie werden automatisch Mitglied. Weitere Informationen zur Arbeit mit Smartsheet-Kontakten.

Wer kann Gruppen verwalten?

• Jede*r Systemadministrator*in oder der*die Inhaber*in einer Gruppe kann Änderungen an einer bestehenden Gruppe vornehmen.
• Gruppenadmins können Benutzer*innen nur zu Gruppen hinzufügen oder aus diesen entfernen, wenn sie deren Inhaber*in sind.
• Sie müssen der*die Inhaber*in der Gruppe oder ein*e Systemadministrator*in sein, um Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen.
• Sie müssen ein*e Systemadmin oder der bzw. die Inhaber*in der Gruppe sein, um die Gruppeninhaberschaft zu übertragen.

Systemadmins mit Enterprise-Plänen können die sichere Freigabe einrichten, um die Gruppenmitgliedschaft auf Personen im Plan Ihrer Organisation zu beschränken.

Bestehende Gruppe bearbeiten

Wählen Sie die Gruppenzeile oder  rechts neben der Zeile aus, um Änderungen an einer Gruppe vorzunehmen. In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen über die einzelnen verfügbaren Optionen. 

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Gruppenmitglieder entfernen

1. Wählen Sie auf der Seite Gruppenverwaltung rechts neben der Gruppe aus, die Sie verwalten möchten.
2. Wählen Sie Gruppe anzeigen … aus.

3. Suchen und aktivieren Sie das Kästchen neben dem*der Benutzer*in, den*der Sie aus der Gruppe entfernen möchten.

   Anstatt das Kontrollkästchen zu aktivieren, können Sie den Benutzer direkt entfernen, indem Sie auswählen.

4. Wählen Sie oben links Aus Gruppe entfernen aus.

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Entfernen Sie einen Benutzer aus allen Plangruppen

Verwenden Sie diese Option, um einen Benutzer aus jeder Gruppe in Ihrem Plan in einem einzigen Schritt zu entfernen, ohne ihn vollständig aus dem Plan zu entfernen. Gruppen außerhalb Ihres Plans sind nicht betroffen.

1. Melden Sie sich bei Admin Center an.

2. Wählen Sie das Menüsymbol aus, um den linken Bereich zu öffnen, und navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Lizenztypen und Ausgleich.

   Die Seite Platztypen und Ausgleich wird angezeigt.

3. Wählen Sie in der Zeile des Benutzers ⋮ aus, um das Aktionsmenü zu öffnen.
4. Wählen Sie Aus Gruppen entfernen aus.

Wenn der Benutzer kein Mitglied einer Plangruppe ist, wird eine Informationsmeldung angezeigt, in der bestätigt wird, dass es keine Gruppen gibt, aus denen er entfernt werden kann.

Generieren Sie einen Sheetzugriffsbericht für Gruppen

Der Sheetzugriffsbericht für Gruppen ist eine CSV-Datei, die alle Sheets auflistet, die für eine Gruppe in Ihrem Plan freigegeben wurden, sowie Freigabedetails für jedes Element. Systemadmins können sie verwenden, um den Gruppenzugriff im gesamten Konto zu prüfen.

Sie müssen ein Systemadministrator sein, um den Bericht zu generieren.

1. Wählen Sie das Kebab   Menüsymbol rechts neben der Gruppenzeile
2. Wählen Sie Sheetzugriffsbericht für Gruppe generieren aus.

Smartsheet sendet den Bericht per E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse. Je nach Größe der Datei kann die Zustellung einige Minuten dauern.

Der Sheetzugriffsbericht für Gruppen ist in zwei Versionen verfügbar: Standard und Alternate. Die Version Ihres Plans wird automatisch von der Plangröße bestimmt.

Standardversion 

Die Standardversion des Sheetzugriffsberichts für Gruppen enthält die folgenden Daten:

• Key (Schlüssel): Der eindeutige Schlüssel für jedes Sheet im Smartsheet-Konto Ihres Teams. Dieser Schlüssel ist für Benutzer*innen nicht einsehbar. Der Schlüssel kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Sheets mit dem gleichen Namen haben.
• Name: Sheetnamen, die in Ihrer Smartsheet-Sitzung angezeigt werden.
• Name des Arbeitsbereichs: Namen des Arbeitsbereichs in Ihrer Smartsheet-Sitzung.
• Typ: Gibt an, ob es sich bei dem Element um ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard handelt.
• Freigegeben für: Alle E-Mail-Adressen der Personen, für die Sheets freigegeben wurden, unabhängig davon, ob es sich um zahlungspflichtige, nicht zahlungspflichtige oder externe Mitarbeitende handelt. 
• Freigabeberechtigung: Zeigt die Berechtigungen der Personen an, für die ein Sheet freigegeben wurde: Inhaber, Admin, Bearbeiter (kann freigeben), Bearbeiter (kann nicht freigeben), Betrachter, Kommentierer.
• Datum/Uhrzeit der letzten Asset-Änderung (UTC): Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Sheets.
• Item ID (Element-ID): Eindeutige Identifikationsnummer für das freigegebene Element.
• Workspace ID (Arbeitsbereichs-ID): Die eindeutige ID des Arbeitsbereichs, der das Element enthält.

Alternative Version

Die alternative Version des Sheetzugriffsberichts für Gruppen enthält die folgenden Spalten: