Mit der Smartsheet-Integration für Tableau wertvolle Einblicke gewinnen

Mit Smartsheet für Tableau haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Daten aus mehreren Sheets oder Berichten in Smartsheet als Auszug in einen einzigen Tableau-Bericht ziehen
• Komplexe Verbindungen über mehrere Sheets und andere Lösungen in einem Tableau-Dashboard erstellen
• Tableau-Berichte mit Smartsheet-Daten in Tableau Server oder Tableau Online veröffentlichen

Erste Schritte: Integrationsanforderungen sichern

Jede*r Inhaber*in, Admin, Bearbeiter*in oder Smartsheet-Benutzer*in in einem Business- oder Enterprise-Plan kann die Integration nutzen. Diese Anforderungen müssen erfüllt sein:

• Stellen Sie sicher, dass Sie über eine gültige Tableau-Lizenz verfügen.
• Installieren Sie Tableau Desktop (Version 10.4 oder höher). Ihre Daten können in Tableau Online oder Tableau Server gehostet sein.

• Verwenden Sie die Integration mit einem beliebigen unterstützten Mac- oder Windows-Betriebssystem.

  Sie sind sich nicht sicher, ob Sie die richtigen Spezifikationen haben? Vergewissern Sie sich, ob Sie die technischen Anforderungen erfüllen. Geräteanforderungen von Tableau  

• Verbinden Sie Smartsheet mit Tableau.

Smartsheet und Tableau verbinden

1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten an.
2. Wenn Sie mit einer Meldung aufgefordert werden, den Zugriff zuzulassen, wählen Sie Zulassen aus, um der Integration Zugriff auf Ihre Smartsheet-Elemente zu gewähren. 
3. Wählen Sie ein Sheet oder einen Bericht aus Ihrem Smartsheet-Konto aus.
4. Um festzulegen, wie Ihre Text-/Zahlenspalten in Smartsheet in Tableau dargestellt werden, wählen Sie einen Datenabrufmodus aus:
   • Always return text (Immer Text zurückgeben): Alle Spalten werden als Text importiert. Alle leeren Zellen innerhalb einer Spalte gelten als Text und bewirken, dass eine Spalte als Text importiert wird. In diesem Fall könnte es sinnvoll sein, die Option Mehrheitsregel verwenden auszuwählen.
   • Use majority rule (Mehrheitsregel verwenden): In diesem Modus werden nur dann numerische Ergebnisse zurückgegeben, wenn mehr als die Hälfte der Spalteneingaben numerisch sind. Alle nicht numerischen Eingaben werden verworfen.
   • Use entirety rule (Gesamtheitsregel verwenden): In diesem Modus werden nur dann numerische Ergebnisse zurückgegeben, wenn 100 % der Spalteneingaben numerisch sind. Anderenfalls gibt das System alle Ergebnisse als Text zurück.

5. (Optional) Importieren Sie Metadaten aus Ihrem Sheet oder Bericht. Der Import von Metadaten umfasst Folgendes:

   Anzahl der Anlagen	Zeilen-ID
   IDs der untergeordneten Elemente	Zeilennummer
   Anzahl der Diskussionen*	ID des übergeordneten Elements
   Diskussiontext*	Sheet-ID
   Dauer in Sekunden	Sheetname
   Gliederungsebene	Arbeitsbereich-ID
   Vorgänger-ID	Name des Arbeitsbereichs
   Kennzeichen der Vorgänger

   
   * Diese Metadaten beziehen sich auf Kommentare auf Sheet- und Zeilenebene.

6. Klicken Sie auf OK, um die Konfiguration abzuschließen und Ihre Daten als Auszug in Tableau zu importieren.
7. Wählen Sie Update Now (Jetzt aktualisieren) aus, um die importierten Daten zu laden und die Ergebnisse anzuzeigen.

Sobald Ihre Smartsheet-Daten mit Tableau synchronisiert wurden, sehen Sie den Bildschirm „Data Sources“ (Datenquellen) in Tableau. Hier können Sie weitere Datenquellen hinzufügen oder Ihr Arbeitsblatt in Tableau erstellen.

Daten in Tableau Server oder Tableau Online veröffentlichen

Nachdem Sie Ihr Dashboard oder Ihre Arbeitsmappe in Tableau erstellt haben, können Sie Ihre Datenquelle für andere Tableau-Benutzer*innen veröffentlichen.

WDC zur Liste der sicheren Systeme hinzufügen

Dies gilt nur für Tableau Server.

Bevor Sie Smartsheet-Daten in Tableau Server veröffentlichen können, muss ein*e Tableau Server-Admin den Web Data Connector zur Liste der sicheren Systeme hinzufügen:

• Das ermöglicht Verbindungen von https://tableau.smartsheet.com/tableau zu Tableau Server.
• Wenn Sie den WDC zur Liste der sicheren Systeme von Tableau Server hinzufügen, geben Sie die Portnummer 443 in der URL ein – das ist der URL-Teil des Befehls tsm data-access web-data-connectors add.

Anmeldedaten in einer veröffentlichten Arbeitsmappe einbetten

1. Öffnen Sie in Tableau Desktop die Arbeitsmappe, die Sie veröffentlichen möchten.
2. Wählen Sie Server > Publish Workbook (Server > Arbeitsmappe veröffentlichen) aus.
3. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen an den Veröffentlichungseinstellungen vor und wählen Sie im Bereich Data Sources (Datenquellen) die Option Edit (Bearbeiten) aus.

4. Wählen Sie in der Liste Authentication (Authentifizierung) die Option Embedded (Eingebettet) aus.
    

   Dies ermöglicht eine Aktualisierung mit den eingebetteten Anmeldedaten für diese Verbindung.

5. Wählen Sie Publish (Veröffentlichen) aus.

Smartsheet-Daten in Tableau aktualisieren

Nachdem Sie Smartsheet als Datenquelle verbunden haben, haben Sie folgende Möglichkeiten, um alle neuen Änderungen aus Ihrem Sheet oder Bericht zu übernehmen:

• Daten manuell aktualisieren

  ODER 

• Aktualisierungszeitplan festlegen 

   

Manuelle Aktualisierung in Tableau Desktop

Wählen Sie in der oberen Symbolleiste das Symbol Run Update (Aktualisierung ausführen) aus, um alle Daten zu aktualisieren und alle neuen Änderungen aus Smartsheet zu übernehmen.

Wenn das Symbol Run Update (Aktualisierung ausführen) nicht verfügbar ist (ausgegraut), wählen Sie Data > Refresh All Extracts (Daten > Alle Auszüge aktualisieren) aus, um stattdessen alle Datenquellen auf einmal zu aktualisieren.

Aktualisierungszeitplan festlegen

Dies gilt nur für Tableau Server.

Sie können auch einen benutzerdefinierten Aktualisierungszeitplan erstellen, wenn Sie Arbeitsmappen veröffentlichen, die mit Ihren Smartsheet für Tableau-Auszügen verknüpft sind.

Wenn Ihre veröffentlichte Arbeitsmappe nicht innerhalb von 14 Tagen aktualisiert wird, müssen Sie sie erneut veröffentlichen.

Ressourcen in Tableau

In den folgenden externen Ressourcen erfahren Sie, wie Sie Tableau nutzen:

• Erste Schritte in Tableau Desktop: Tutorial mit 8 Schritten, das Ihnen hilft, sich mit den grundlegenden Eigenschaften und Funktionen von Tableau Desktop vertraut zu machen.
• Tableau-Schulungsvideos: Kostenlose Schulungsvideos von Tableau, in denen Sie lernen, Arbeitsmappen zu erstellen und Ihre Arbeit für andere Benutzer*innen freizugeben.

Wenden Sie sich bei Fragen zur Nutzung von Tableau an den Tableau-Support.