In Google Chat auf Alarme und Anforderungen reagieren

So können Sie beispielsweise eine Smartsheet-Genehmigungsanforderung bearbeiten, während Sie mit Kolleg*innen in Google Chat über die Anforderung chatten – ohne die Anwendung zu verlassen.

Diese Integration ist nur für die nächste Version der Google Chat-Anwendung vorgesehen, auf die Sie hier zugreifen können: https://chat.google.com/ (oder über die Google Chat-Desktop- und Mobilanwendungen).

Voraussetzungen

Automatisierten Workflow erstellen

Um Alarme und Anforderungen in Google Chat zu erhalten, müssen Sie ein*e Empfänger*in eines automatisierten Workflows für ein Sheet in Smartsheet sein. 

Wenn Sie einen automatisierten Workflow erstellen, gibt es keine spezifische Option zur Auswahl von Google Chat aus dem Aktionsblock. Wählen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse oder die Kontaktspalte aus, um die automatisierte Benachrichtigung zu erhalten. Wenn der*die Empfänger*in den Google Chat-Bot aktiviert und seine bzw. ihre Benachrichtigungseinstellungen in den persönlichen Einstellungen so angepasst hat, dass Benachrichtigungen an Messaging-Apps gesendet werden können, wird die Benachrichtigung an Google Chat gesendet.

Bots aktivieren

Wenn Sie den Smartsheet-Bot innerhalb von Google Chat bei der Suche nicht sehen, hat Ihr*e Administrator*in möglicherweise Bots für Ihre Domain deaktiviert. Damit Sie die Google Chat-Integration mit Smartsheet-Bot verwenden können, muss der*die Google-Administrator*in Ihrer Organisation sie mit den Schritten in diesem Google-Supportartikel aktivieren.

Google Chat für den Empfang von Alarmen und Anforderungen konfigurieren

Beginnen Sie damit, Smartsheet-Alarme in Google Chat zu empfangen, indem Sie die beiden Apps verbinden:

1. Geben Sie in der Suchleiste Find people, rooms, bots (Personen, Räume, Bots finden) für Google Chat „Smartsheet“ ein und wählen Sie den Smartsheet-Bot aus. Der Bot beginnt automatisch eine Konversation mit Ihnen. 
2. Wählen Sie im Chatfenster die Option Allow Access (Zugriff zulassen) aus. 
3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich bei Ihrem Smartsheet-Konto an und wählen Sie Zulassen aus.

Sobald die Erfolgsseite angezeigt wird und der Bot Ihnen die Nachricht sendet, dass die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen von Smartsheet bearbeiten.

Von Smartsheet-Benachrichtigungen abmelden

Sie haben zwei Möglichkeiten, um sich vom zukünftigen Erhalt von Nachrichten zu Alarmen und Aktionen in Google Chat abzumelden:

In Smartsheet

1. Wählen Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster Ihr Profilbild aus.
2. Wählen Sie Apps & Integrationen aus.
3. Suchen Sie den Eintrag für die Google Chat-Integration in der App-Liste und wählen Sie Aufheben aus.

In Google Chat (Desktop-Version)

1. Suchen Sie und halten Sie den Mauszeiger über den Smartsheet-Bot im linken Bereich.
2. Wählen Sie More > Remove (Mehr > Entfernen) aus.

In Google Chat (Mobil-App)

1. Suchen und tippen Sie im Chat-Bildschirm auf den Smartsheet-Bot.
2. Tippen Sie auf den Namen des Smartsheet-Bots (oben links auf dem Bildschirm).
3. Tippen Sie auf Remove (Entfernen).

Nachdem der Zugriff widerrufen wurde, erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr in Google Chat.

Möglichkeiten zur Verwendung von Smartsheet in Google Chat

Maximieren Sie die Kombination von Arbeit in Smartsheet und Kommunikation in Google Chat.

• Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen: Genehmigen Sie Budgetanforderungen oder füllen Sie Aktualisierungsanforderung aus und übermitteln Sie sie direkt aus dem Smartsheet-Chatfenster in Google Chat. Wählen Sie Genehmigungsformular öffnen oder Aktualisierungsformular öffnen aus, um eine Genehmigungsanforderung zu genehmigen oder abzulehnen oder eine Aktualisierungsanforderung direkt in Google Chat abzuschließen.
• Eine Erinnerung für eine spätere Aktion festlegen: Sie können einstellen, dass die Integration Ihnen eine weitere Erinnerung sendet, damit Sie die Überprüfung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen können. Wählen Sie Später erinnern und dann die gewünschte Zeit aus.
• Mobile Push-Benachrichtigungen deaktivieren: Wenn Sie die Mobil-Apps von Google Chat und Smartsheet aktiv nutzen, erhalten Sie von beiden Anwendungen die gleichen Benachrichtigungen. Sie können Push-Benachrichtigungen in Smartsheet deaktivieren, um nur eine Benachrichtigung über Google Chat zu erhalten.