In Slack Aktionen zu Alarmen und Anforderungen durchführen

Halten Sie mit einer automatischen Kanalbenachrichtigung Ihr Team bezüglich neuer Entwicklungen zu in Smartsheet protokollierten Projekten auf dem neuesten Stand, wenn sie in Slack chatten. Sie können Benutzer von Smartsheet in Slack automatisch benachrichtigen lassen, wenn z. B. eine für das Team relevante Aufgabe blockiert wird.

Sie können auch Benachrichtigungen, Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen als Direktnachrichten empfangen. Genehmigen Sie Budget-Ausgaben zu einem Projekt, ohne Slack zu verlassen.

In diesem Artikel:


Bevor Sie beginnen

Einen automatisierten Workflow erstellen

Um Alarme und Anforderungen in Slack erhalten zu können, müssen Sie ein Empfänger eines automatisierten Workflows für ein Blatt in Smartsheet sein. Weitere Informationen zum Erstellen automatisierter Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.

Die Integration aus dem Slack-App-Verzeichnis installieren

Ihr Slack-Administrator muss die Smartsheet-Integration für Slack installieren, damit Sie Benachrichtigungen in einem Slack-Kanal erhalten können. Weitere Informationen zur Installation von Apps für Slack finden Sie im Slack-Hilfeartikel.

Die Installation erfordert die Slack-Desktop-Anwendung (nicht die Slack-Browser-App).

 


Alarme und Anforderungen als Direktnachrichten empfangen

Verbinden Sie die beiden Anwendungen, um Smartsheet-Alarme (Benachrichtigungen, Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen) als Slack-Direktnachrichten zu erhalten.

Bei geöffneter Slack-Anwendung:

  1. Wählen Sie im linken Bereich Apps (Anwendungen).
  2. Geben Sie in die Suchleiste oben „Smartsheet“ ein und wählen Sie den Smartsheet-Bot aus.

    HINWEIS: Um die Slack-Integration für Smartsheet nutzen zu können, müssen Sie vielleicht eine Anforderung an Ihren Slack-Administrator schicken, damit dieser den Bot mit den Schritten in diesem Slack-Hilfeartikel aktiviert.
     
  3. Geben Sie etwas in den Bot ein, um eine Konversation mit ihm zu starten. Der Bot begrüßt Sie und bittet um Ihre Autorisierung. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie Zugriff zulassen.

    Die Smartsheet-Anmelde- und -Autorisierungsseiten werden angezeigt.
     
  4. Melden Sie sich an Ihrem Smartsheet-Konto an und wählen Sie Zulassen.

Wenn die Erfolgsseite angezeigt wird und der Bot Ihnen die Nachricht sendet, dass die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie Aktionen für Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen von Smartsheet durchführen.

Bestehende Alarme und Aktionen werden nun zusätzlich zum Benachrichtigungs-Center und dem E-Mail-Posteingang auch an Slack gesendet. Weitere Informationen zu den Einstellungen für den Empfang von Alarmen und Aktionen von Smartsheet finden Sie unter Empfang von Benachrichtigungen in Smartsheet konfigurieren.

Geben Sie in eine Direktnachricht an den Bot „Hilfe“ ein, um zu erfahren, wie das funktioniert.

Sich von Smartsheet-Benachrichtigungen abmelden

Sie haben zwei Möglichkeiten, um sich vom zukünftigen Erhalt von Nachrichten zu Alarmen und Aktionen in Slack abzumelden:

In Slack (Desktop oder mobil):

  • Geben Sie in einer Direktnachricht an den Smartsheet-Bot „Abmelden“ ein.
  • Der Bot bestätigt, dass Sie sich erfolgreich abgemeldet haben, und schickt Ihnen keine Direktnachrichten mehr.

In Smartsheet:

  1. Wählen Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster Ihr Profilbild aus.
  2. Wählen Sie Apps & Integrations.
  3. Es wird ein Fenster mit einer Liste aller Integrationen angezeigt, die mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpft sind.
  4. Suchen Sie den Eintrag für die Slack-Integration in der Liste und wählen Sie Widerrufen.

Nach dem Widerruf des Zugriffs erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr in Slack.


Wie Alarme und Anforderungen in Slack angezeigt werden

Alarme bieten unterschiedliche Informationen, je nachdem, ob eine oder mehrere Zeilen hinzugefügt oder aktualisiert wurden. 

Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen werden nur als Direktnachrichten gesendet.

Einzelne Zeile

einzelne-Benachrichtigung

Folgendes sehen Sie in einem Alarm oder einer Anforderung für nur eine Zeile:

  • Ggf. die Art der Änderung (neue Zeile, aktualisierte Zeile) in Fettschrift
  • Die primäre Spalte 
  • Es können bis zu vier hinzugefügte oder geänderte Zellen angezeigt werden, beginnend mit der Zelle am weitesten links in der Zeile
  • Symbole und Bilder im Tabellenblatt werden als Textwerte angezeigt (ein Bild-Dateiname wird statt des Bildes angezeigt)

Sie können auswählen, dass der Blattname in die jeweilige Zeile in Smartsheet übernommen wird.

Mehrere Zeilen

multi-Benachrichtigung

Für Alarme und Anforderungen, die auf mehreren Zeilen basieren, sehen Sie eine Zusammenfassungsbenachrichtigung:

  • Nur Benachrichtigungen: die Art der Änderung (neue Zeilen, aktualisierte Zeilen)
  • Die Anzahl der Zeilen, die in dem Alarm oder die Anforderung einbezogen sind

Sie können auswählen, dass der Blattname in das jeweilige Blatt in Smartsheet übernommen wird.


Fehlerbehebung, wenn keine Alarme oder Anforderungen in Slack eingehen

Im Anschluss finden Sie einige Dinge, die Sie überprüfen können, wenn Sie oder andere keine Alarme oder Anforderungen als Direktnachrichten oder in Kanälen in Slack empfangen.

Sicherstellen, dass Slack-Benachrichtigungen aktiviert sind

Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass Slack-Benachrichtigungen deaktiviert sind oder wenn Sie im Fenster „Neue Regel“ nicht die Möglichkeit haben, eine Slack-Benachrichtigung festzulegen, müssen Sie lediglich Ihre Zustellungseinstellungen für Benachrichtigungen in Smartsheet ändern. Vielleicht müssen Sie Ihre Zustellungseinstellungen auf Konto- und Blattebene ändern.

Sobald Sie die Berechtigungen auf Kontoebene ändern, erben alle Blätter im Konto diese Berechtigung.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Benachrichtigungseinstellungen sowohl auf Konto- als auch auf Blattebene allen Personen mit gültiger E-Mail-Adresse und Drittanbieterintegrationen den Empfang von Benachrichtigungen erlauben.

Aktivierung auf Kontoebene:

Wenn Slack-Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktiviert sind, werden Sie Folgendes bemerken:

  • Sie haben gar nicht die Option, Slack-Benachrichtigungen zu erhalten.
    -ODER- 
  • Es wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Ihr Systemadministrator hat Slack Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktiviert.

Sie müssen ein Systemadministrator für Ihren Plan sein, um diese Berechtigungseinstellung zu ändern. Weitere Informationen dazu, wie Systemadministratoren die kontoweiten Berechtigungen eines Benutzers ändern können, finden Sie unter Benutzer verwalten.

So ändern Sie, wer Benachrichtigungen vom Konto erhalten kann:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten als Systemadministrator bei Smartsheet an.
  2. Wählen Sie Ihr Symbol Kontoprofil (rechts oben im Smartsheet-Fenster) aus und wählen Sie Kontoverwaltung aus.
  3. Wählen Sie Kontoeinstellungen und anschließend Bearbeiten neben den Automatisierungsberechtigungen aus.
  4. Wählen Sie Sämtliche E-Mail-Adressen und Drittanbieterintegrationen und anschließend OK aus.

Wenn Sie ein Enterprise-Konto nutzen, müssen Sie möglicherweise auch das Kästchen neben Slack aktivieren, um Slack-Benachrichtigungen zu erhalten.

Aktivierung auf Blattebene:

Wenn Slack-Benachrichtigungen für Ihr Blatt deaktiviert sind, sehen Sie diese Fehlermeldung beim Erstellen oder Bearbeiten einer Benachrichtigung, die Slack involviert.

slack-deaktiviert

Sie müssen der Inhaber sein oder über Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt verfügen, um diese Berechtigungseinstellung zu ändern. Weitere Informationen zum Ändern der Freigabeberechtigungen eines Benutzers finden Sie unter Blätter, Berichte und Dashboards freigeben.

So ändern Sie, wer Benachrichtigungen vom Blatt erhalten kann:

  1. Wählen Sie Automatisierung (links oben im Smartsheet-Fenster) > Workflows verwalten.
  2. Wählen Sie im angezeigten Automatisierungsmanager Einstellungen Gantt-Einstellungen(Zahnradsymbol) rechts oben aus.
  3. Wählen Sie Sämtliche E-Mail-Adressen und Drittanbieterintegrationen und anschließend OK aus.