Auf Alarme und Anforderungen von Slack reagieren

Halten Sie Ihr Team beim Chatten in Slack mithilfe automatischer Kanalbenachrichtigungen über neue Entwicklungen bei Projekten, die in Smartsheet verfolgt werden, auf dem neuesten Stand. Sie können einstellen, dass Smartsheet automatisch Benachrichtigungen in Slack sendet, wenn beispielsweise eine Aufgabe, die sich auf das Team bezieht, gesperrt wird.

Sie können Benachrichtigungen, Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen sowie auch Direktnachrichten empfangen. Genehmigen Sie Budgetausgaben für ein Projekt, ohne Slack verlassen zu müssen.

In diesem Artikel:


Bevor Sie beginnen

Einen automatisierten Workflow erstellen

Bevor Sie Alarme und Anforderungen in Slack empfangen können, müssen Sie ein Empfänger eines automatisierten Workflows für ein Blatt in Smartsheet sein. Weitere Informationen dazu, wie Sie automatisierte Workflows erstellen, finden Sie unter Zeit sparen und schneller arbeiten mit automatisierten Workflows.

Die Integration aus dem Slack App Directory installieren

Ihr Slack-Administrator muss die Smartsheet-Integration mit Slack installieren, damit Sie Benachrichtigungen in einem Slack-Kanal empfangen können. Weitere Informationen zur Installation von Apps für Slack finden Sie im Slack-Hilfeartikel.

Die Installation erfordert die Slack-Desktop-App (nicht die Slack-Browser-App).

     


    Alarme und Anforderungen als Direktnachrichten erhalten

    Sie können Smartsheet-Alarme (Benachrichtigungen, Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen) als Slack-Direktnachrichten empfangen, indem Sie die beiden Apps verbinden.

    Wenn die Slack-App geöffnet ist:

    1. Klicken Sie im linken Bereich auf Apps.
    2. Geben Sie in die Suchleiste oben "Smartsheet" ein und wählen Sie den Smartsheet-Bot aus.

      HINWEIS: Um die Slack-Integration mit Smartsheet verwenden zu können, müssen Sie möglicherweise den Slack-Administrator Ihrer Organisation bitten, den Bot anhand der Schritte im Slack-Hilfeartikel zu aktivieren.
       
    3. Geben Sie eine beliebige Zeichenfolge in den Bot ein, um eine Unterhaltung mit ihm zu starten. Der Bot begrüßt Sie und bittet um Autorisierung. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie Zugriff erlauben aus.

      Die Smartsheet-Anmelde- und Autorisierungsseiten werden angezeigt.
       
    4. Melden Sie sich bei Ihrem Smartsheet-Konto an und klicken Sie auf Zulassen.

    Wenn die Erfolgsseite angezeigt wird und der Bot die Nachricht sendet, dass die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie auf Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen von Smartsheet reagieren.  

    Geben Sie "Hilfe" in eine Direktnachricht an den Bot ein, um zu erfahren, wie er funktioniert.

    Von Smartsheet-Benachrichtigungen abmelden

    Es gibt zwei Methoden, um zukünftig keine Alarm- und Aktionsnachrichten mehr in Slack zu empfangen:

    In Slack (Desktop oder mobil):

    • Geben Sie "Abmelden" in eine Direktnachricht an den Smartsheet-Bot ein.
    • Der Bot bestätigt, dass Sie sich erfolgreich abgemeldet haben, und sendet Ihnen keine Direktnachrichten mehr.

    In Smartsheet:

    1. Klicken Sie im Smartsheet-Fenster oben rechts auf Ihr Profilbild.
    2. Wählen Sie Apps & Integrationen.
    3. Es wird ein Fenster mit einer Liste aller Integrationen angezeigt, die mit Ihrem Smartsheet-Konto verbunden sind.
    4. Suchen Sie den Eintrag für die Slack-Integration in der App-Liste und klicken Sie auf Aufheben.

    Nachdem Sie den Zugriff beendet haben, erhalten Sie keine Benachrichtigungen mehr in Slack.


    Anzeige von Alarmen und Anforderungen in Slack

    In Alarmen sind unterschiedliche Informationen enthalten, je nachdem, ob eine oder mehrere Zeile(n) hinzugefügt oder aktualisiert wurde(n). 

    Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen werden nur als Direktnachrichten versendet.

    Einzelne Zeile

    single-notification

    So sieht ein Alarm oder eine Anforderung basierend auf einer einzelnen Zeile aus:

    • Ggf. Art der Änderung (neue Zeile, aktualisierte Zeile) in rotem Codeblock-Text
    • Die primäre Spalte 
    • Bis zu vier Zellen können angezeigt werden, von der linken Zelle in der Zeile ausgehend.
    • Symbole und Bilder in der Tabelle werden als Textwerte angezeigt (Dateiname des Bilds statt des Bilds).

    Sie können auf den Namen des Blatts klicken, um die entsprechende Zeile in Smartsheet zu öffnen.

    Mehrere Zeilen

    multi-notification

    Bei Alarmen oder Anforderungen basierend auf mehreren Zeilen wird eine Zusammenfassungsbenachrichtigung angezeigt:

    • Nur Benachrichtigungen: Art der Änderung (neue Zeilen, aktualisierte Zeilen)
    • Anzahl der in den Alarm oder die Anforderung einbezogenen Zeilen

    Sie können auf den Namen des Blatts klicken, um das Blatt in Smartsheet zu öffnen.


    Fehlerbehebung bei Nicht-Empfang von Alarmen oder Anforderungen in Slack

    Im Anschluss finden Sie einige Punkte, die Sie prüfen können, wenn Sie oder andere keine Alarme oder Anforderungen als Direktnachrichten oder in Kanälen in Slack erhalten.

    Sicherstellen, dass Slack-Benachrichtigungen aktiviert sind

    Wenn Sie die Nachricht erhalten, dass Slack-Benachrichtigungen deaktiviert sind, oder im Fenster "Neue Regel" die Option zum Einstellen einer Slack-Benachrichtigung nicht verfügbar ist, müssen Sie Ihre Zustellungseinstellungen für Benachrichtigungen in Smartsheet ändern. Unter Umständen müssen Sie Ihre Zustellungseinstellungen auf Konto- und Blattebene ändern.

    Bei Änderung der Berechtigungen auf Kontoebene wird diese Berechtigung auf alle Blätter im Konto übertragen.

    Stellen Sie sicher, dass alle Personen mit einer gültigen E-Mail-Adresse und Drittanbieterintegration anhand Ihrer Benachrichtigungseinstellungen sowohl auf Konto- als auch auf Blattebene Benachrichtigungen empfangen können.

    Aktivierung auf Kontoebene:

    Sind Slack-Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktiviert, tritt eine der folgenden Konsequenzen auf:

    • Ihnen steht die Option zum Einstellen von Slack-Benachrichtigungen nicht zur Verfügung.
      ODER 
    • Sie sehen folgende Fehlermeldung: Ihr Systemadministrator hat Slack-Benachrichtigungen für Ihre Organisation deaktiviert.

    Sie müssen Systemadministrator für Ihren Plan sein, um diese Berechtigungseinstellung zu ändern. Unter Benutzer verwalten finden Sie weitere Informationen dazu, wie Systemadministratoren kontoweite Berechtigungen für andere ändern können.

    So ändern Sie, wer Benachrichtigungen vom Konto erhalten kann:

    1. Melden Sie sich mit Ihren Systemadministrator-Anmeldedaten bei Smartsheet an.
    2. Klicken Sie auf das Symbol für Ihr Kontoprofil (rechts oben im Smartsheet-Fenster) und wählen Sie Kontoadministrator aus.
    3. Wählen Sie Kontoeinstellungen aus und klicken Sie neben "Automatisierungsberechtigungen" auf Bearbeiten.
    4. Wählen Sie Jede E-Mail-Adresse und Drittanbieterintegration aus und klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie über ein Enterprise-Konto verfügen, müssen Sie möglicherweise auch das Kästchen neben Slack aktivieren, um Slack-Benachrichtigungen freizuschalten.

    Aktivieren auf Blattebene:

    Sind Slack-Benachrichtigungen für Ihr Blatt deaktiviert, wird Ihnen beim Erstellen oder Bearbeiten einer Benachrichtigung, die Slack einschließt, diese Fehlermeldung angezeigt.

    slack-disabled

    Sie müssen der Inhaber sein oder über Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt verfügen, um diese Benachrichtigungseinstellung zu ändern. Unter Blätter, Berichte und Dashboards freigeben finden Sie weitere Informationen zum Ändern von Freigabeberechtigungen für andere.

    So ändern Sie, wer Benachrichtigungen vom Blatt erhalten kann:

    1. Wählen Sie Automatisierung (links oben im Smartsheet-Fenster) > Workflows verwalten.
    2. Klicken Sie oben rechts im Fenster Automatisierungsmanager auf Einstellungengantt-settings (Zahnradsymbol).
    3. Wählen Sie Jede E-Mail-Adresse und Drittanbieterintegration aus und klicken Sie auf OK.
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