С помощью политики сохранения данных вы сможете контролировать, какие данные хранит ваша организация в целях соблюдения нормативных требований и как удаляются ненужные данные.
USM Content
Для включения средств управления требуется Smartsheet Advance Platinum с подпиской или Расширенным управленьем работой, а также пакет Safeguard.
Обзор
Используйте средство работы с политикой управления данными, чтобы задать политику сохранения данных, определяющую, какие данные следует хранить, а какие — удалять.
Вы можете создать только одну политику, но назначить ей любое количество групп. В настоящий момент условия политики распространяются только на таблицы и вложения. Политика может применяться к таблицам, созданным или изменённым раньше указанной даты.
После настройки и активации политики сохранения данных она станет работать в фоновом режиме и проверять, соответствуют ли хранимые данные заданным требованиям.
При обнаружении таблиц или вложений, нарушающих политику, их владельцам отправляется уведомление о том, что данные не отвечают установленным критериям и будут удалены, если не принять меры.
Когда удаление будет завершено, пользователь получит дополнительное уведомление.
Уведомления
Уведомление о потенциальных удалениях будет отправлено пользователям с разрешениями на доступ к элементу с помощью Администратор и Владельца, если они входят в группу включения в политику сохранения данных. Пользователи с разрешениями на доступ к Администратор, не включённые в группу, не получат никаких уведомлений.
Как настроить политику сохранения данных
- Войти в Центр администрирования .
- Перейдите к значку меню в левом верхнем углу и выберите пункт Средства управления выбрать.
Выберите Средства управления > Политика сохранения данных > Настроить.
Brandfolder Image
- Следуйте инструкциям на экране, чтобы задать условия политики.
- Установите значения Создано и Дата последнего изменения.
- Укажите, с какой периодичностью необходимо запускать политику, за какой срок до удаления элементов будут высылаться уведомления и какие группы будут затронуты политикой.
Выберите Сохранить и включить, чтобы активировать политику.
Brandfolder Image
Включить или отключить политику можно в любое время, используя средства управления.
Как изменить политику сохранения данных
- Перейдите в раздел Средства управления > Политика хранения данных.
- Представление выбрать > Изменить Политик .
При обновлении политики сканирование будет выполняться в соответствии с обновлённым расписанием. Любое изменение политики перезапускает отсчёт временного интервала и добавляет (или удаляет) все включённые группы.
Вы можете изменить или отключить политику сохранения данных, но удалить её нельзя.
Восстановление удалённых элементов
Владелец может восстановить таблицу до того, как политика окончательно её удалит.
Есть два способа восстановить элемент, удалённый в соответствии с политикой сохранения данных:
- Откройте соответствующую таблицу.
- Измените его.
- Сохраните таблицу с изменениями.
Это гарантирует, что элемент будет исключён из списка тестирований для окончательного удаления.