С помощью политики сохранения данных вы сможете контролировать, какие данные хранит ваша организация в целях соблюдения нормативных требований и как удаляются ненужные данные.
USM Content
Для включения средств управления требуется подписка Smartsheet Advance Platinum или расширенное управление работами плюс Safeguard.
Обзор
Посетите страницу Governance Controls в Admin Center, чтобы настроить политику хранения данных, определяющую, какие данные следует хранить и удалять.
Вы можете создать только одну политику, но назначить ей любое количество групп. В настоящий момент условия политики распространяются только на таблицы и вложения. Политика может применяться к таблицам, созданным или изменённым раньше указанной даты.
После настройки и активации политики сохранения данных она станет работать в фоновом режиме и проверять, соответствуют ли хранимые данные заданным требованиям.
При обнаружении таблиц или вложений, нарушающих политику, их владельцам отправляется уведомление о том, что данные не отвечают установленным критериям и будут удалены, если не принять меры.
Когда удаление будет завершено, пользователь получит дополнительное уведомление.
Уведомления
Уведомления о возможном удалении будут отправляться пользователям с разрешениями администратора и владельца на объект, если они входят в группу включения, предусмотренную политикой хранения данных. Те, у кого есть права администратора на товар и которые не включены в группу, не получат никаких уведомлений.
Как настроить политику сохранения данных
- Войдите в Центр администрирования.
- Перейдите к значку меню в левом верхнем углу и выберите Governance Controls.
Выберите «Политика хранения данных» > «Настроить».
Brandfolder Image
- Следуйте инструкциям на экране, чтобы задать условия политики.
- Задайте даты создания и последнего изменения.
- Укажите, с какой периодичностью необходимо запускать политику, за какой срок до удаления элементов будут высылаться уведомления и какие группы будут затронуты политикой.
Выберите «Сохранить и включить», чтобы активировать политику.
Brandfolder Image
Политику можно включить или отключить в любое время в разделе Governance Controls.
Измените политику хранения данных:
- Перейдите в раздел Управление > Политика хранения данных.
- Выберите «Просмотр» > «Изменить политику».
При обновлении политики сканирование будет выполняться в соответствии с обновлённым расписанием. Любое изменение политики перезапускает отсчёт временного интервала и добавляет (или удаляет) все включённые группы.
Вы можете изменить или отключить политику сохранения данных, но удалить её нельзя.
Восстановление удалённых элементов
Владелец может восстановить таблицу до того, как политика окончательно её удалит.
Есть два способа восстановить элемент, удалённый в соответствии с политикой сохранения данных:
- Откройте соответствующий лист.
- Измените его.
- Сохраните лист с внесенными изменениями.
Это гарантирует, что объект будет исключен из оценочного списка для безвозвратного удаления.