Глобальные обновления в Control Center: поиск и замена

Как выполнить поиск и замену данных в портфеле Control Center

1. Перейдите в раздел Control Center > Manage Program (Управление программой) > Global Updates (Глобальные обновления) и выберите Find/Replace (Поиск/замена).
2. Присвойте имя обновлению.
3. Выберите макет и шаблон, которые следует использовать.
4. Enter your Find and Replace with values.
5. Use the In these columns dropdown to select the columns to update.

Select Advanced Options to add additional conditions to your update, or select Add Find/Replace to run more than one Find/Replace operation in a single Global Update.

6. Select Create & Run to test your changes. 

Brandfolder Image

7. Выполните глобальное обновление, чтобы протестировать и применить изменения. 

Как выполнять поиск и замену в данных профиля

To run a Find/Replace update for profile data fields:

1. Select Advanced Options > Add Condition > Select test dropdown > [Row]
2. In the Select condition dropdown > is Profile Data

Use Find/Replace in the Summary section of your sheet

По умолчанию функция поиска и замены не вносит изменения в строки раздела "Сводка" в таблице (где хранятся все данные профиля).

Если нужно изменить формулы или значения данных профиля в разделе "Сводка" (например, изменить формулу для данных профиля "Общее состояние проекта"), откройте расширенные параметры и добавьте условие [Row] is Metadata.

 Таким образом поиск и замена будут выполнены только в разделе сводки, а остальная часть таблицы будет пропущена.

Обратите внимание: если изменить имя элемента данных профиля, это не приведёт к автоматическому изменению конфигурации. Для редактирования имён данных профиля используйте построитель SCC. 

Ограничения при поиске и замене

Некоторые типы столбцов недоступны для поиска и замены в SCC или доступны с ограничениями. The following table provides further guidance.

Ограничения для данных в столбце со списком контактов

В поле Find (Найти) можно задать только имя и фамилию человека, указанные в таблице, или адрес электронной почты этого контакта. That means you can use Joe Smith or joe.smith@mbfcorp.com.

Значения в столбцах со списком контактов должны точно совпадать с поисковым запросом. For the Find value, go to Advanced Options > Restrict to box and use one of the following:

• равно
• не равно
• пусто
• не пусто

Для значения Replace with (Заменить на) необходимо задать критерий replace entire cell (заменить всю ячейку) в поле Restrict to (Ограничить) раздела Advanced Options (Расширенные параметры). Если выбрать любое другое значение в поле Restrict to (Ограничить), столбцы со списком контактов будут пропущены (но будут обработаны столбцы других типов).

Ограничения для данных в столбце с датами

Ячейки в столбцах дат будут найдены по запросу в поле Find (Найти), только если задан один из следующих ограничительных критериев:

• равно
• не равно
• пусто
• не пусто

If you specify any other restriction, the update skips the Date columns. Аналогично для значения в поле Replace (Заменить) необходимо указать ограничительный критерий replace entire cell (заменить всю ячейку), иначе столбцы дат будут пропущены.

Например, если в поле Find (Найти) указано значение "30.01", в поле Replace with (Заменить на) — "01.02", а в поле Restrict to (Ограничить) задан критерий contains (содержит), то ячейка со значением "30.01.2017" в столбце дат НЕ будет найдена. Если эти значения включены в обновление, операция будет выполнена для текстовых и числовых столбцов.

Если ввести дату в поле Find (Найти) или Replace (Заменить на) а затем выбрать столбец даты (или даты/времени), появится предупреждение о том, как программа интерпретирует эту дату (например, 15 февраля 2018 г.). У вас будет возможность преобразовать дату в универсальный формат (ГГГГ-ММ-ДД).

Рекомендуется выполнять такое преобразование для удобства поиска в столбцах дат, т. к. это поможет избежать путаницы с разными форматами отображения даты (например, мм/дд/гг или дд/мм/гг).

Даты в Smartsheet отображаются в соответствии с личными параметрами каждого пользователя.

Дополнительные способы поиска и замены

Частичный поиск и замена в Control Center

Нажмите Advanced Options (Расширенные параметры). Под полями Find (Найти) и Replace (Заменить) появится параметр Restrict to (Ограничить).

Вы можете уточнить, как значения в найденных ячейках должны соотноситься с запросом в поле поиска:

• полное совпадение: is equal to (равно) (по умолчанию), is not equal to (не равно)
• частичное совпадение: contains (содержит), does not contain (не содержит), begins with (начинается с), ends with (заканчивается на)
• сравнение всей ячейки: is greater than (больше чем), is less than (меньше чем)
• другие аспекты ячейки: is blank (пусто), is not blank (не пусто), is a number (числовое значение)

Brandfolder Image

Также можно указать параметры замены значения ячейки:

• замена всей ячейки (по умолчанию)
• замена только совпадающего текста

Как настроить учёт регистра букв при поиске

By default, the Find value ignores the case. При необходимости в поле Restrict to (Ограничить) можно выбрать параметр match case (учитывать регистр).

Как обновить формулы с помощью поиска и замены

Если поисковый запрос начинается со знака равенства (=), будет найдена формула в ячейке, а не отображаемый результат. Аналогичным образом, если значение в поле замены начинается со знака равенства (=), всё содержимое ячейки будет заменено на эту формулу. Поиск и замена работают только для целых формул, а не отдельных элементов.

Значение можно заменить на формулу, а формулу — на значение или отредактированную формулу.

Ограничения на использование формул

Вы получите сообщение об ошибке при попытке поместить формулу в столбцы любого из следующих типов:

• Список контактов
• Any column designated as Duration, % Complete, or Start Date in Project Settings

В столбцы следующих типов можно поместить формулу, однако результат может быть непредсказуемым:

• Флажок/Флаг/Звезда — результатом формулы должно быть значение true/false (истина/ложь);
• Столбцы дат — результатом формулы должна быть дата.

Расширенные условия поиска и замены

В дополнение к поисковому запросу можно задать условия для других столбцов в строке, которые должны быть выполнены, прежде чем произойдёт замена.

Например, необходимо изменить длительность определённой задачи ("Выявить основные риски") с 4 дней до 6 дней, не затрагивая другие задачи с такой же длительностью. 

Используйте следующие параметры:

Найти: значение = "4д", заменить: значение = "6д", расширенное условие: имя задачи равно "Выявить основные риски".

Можно задать несколько расширенных условий для столбцов и при этом можно указать, должны ли выполняться все условия или любое из них.

Поиск и замена поддерживаются в столбцах с множественным выбором, например, в столбцах с контактами или раскрывающимися списками.

Использование условия [Row] (Строка)

Условие [Row] позволяет указать свойства строки, которые не являются значениями. Одновременно можно указать только одно условие [Row].

В таблице ниже перечислены рекомендуемые варианты использования [Row].