Smartsheet Salesforce コネクタを使用したワークフローの作成

Smartsheet Salesforce コネクタは、プレミアム サービスとして提供されています。プランと価格の詳細は、当社のセールス チームにお問い合わせください。

ご利用のプランで Smartsheet Salesforce コネクタを購入している場合は、ログインして Smartsheet と Salesforce 間のワークフローの作成を開始します。 

Smartsheet Salesforce コネクタにログインする

はじめに

Smartsheet のシートと Salesforce コネクタの間で最初のワークフローを作成する前に、両方のアプリケーションで接続を確立する必要があります。アカウント管理者が初期接続セットアップを実施したことを確認します。

前提条件

Smartsheet Salesforce コネクタを使用してワークフローを作成するには、次の権限レベルが必要です。

• Smartsheet のライセンス ユーザー。
• Salesforce アカウント。次を行う権限で Salesforce アプリケーションにサインインできる必要があります。
  • セットアップと構成の閲覧
  • API の有効化。詳細については、貴社の Salesforce 管理者にお問い合わせください。
• システム管理者が Salesforce コネクタの設定で [Restrict Users (ユーザーを制限)] をアクティブにした場合、Smartsheet Salesforce コネクタ ユーザーの役割も保持する必要があります。この役割は、Smartsheet 管理センターまたは Salesforce コネクタ インターフェイスで割り当てることができます。

ワークフローの作成

権限と Salesforce 環境への初期接続が確立されると、ユーザーはワークフローを作成して、Salesforce と Smartsheet の間で情報を同期できます。

Smartsheet Salesforce コネクタを使用すると、情報を一方向に (Salesforce から Smartsheet に、または Smartsheet から Salesforce に) または双方向にプッシュして、両方のアプリケーションで課題を即座に更新することができます。

Salesforce のレコードを使用して、既存のシートと同期したり、新しいシートを作成して Smartsheet プロジェクトを起動したりできます。 

ターゲット シートでは編集者以上の権限のみが必要とされますが、ワークフロー構築プロセス中にシートに新しい列を追加する場合があるため、少なくとも管理者レベルの権限を持つことをお勧めします。

 ステップ 1: ワークフロー ウィザードを立ち上げる

1. Smartsheet Salesforce コネクタにログインします。
2. [Add Workflow (ワークフローの追加)] を選択し、ワークフロー ウィザードを起動します。

ステップ 2: 設定を行う    

1. ワークフローの方向性を選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。これにより、ワークフローが手動か自動かが決まります。

Smartsheet と Salesforce コネクタの間でフィールドを自動的に双方向にしたり同期するには、Smartsheet と Salesforce の両方で、[Keep issues automatically updated (課題を自動的に更新する)] を選択します。この設定を使用すると、特定のフィールドを双方向に同期するか、一方向に同期するかを後で決定できます。

Smartsheet では、Salesforce コネクタを使用して、自動番号割り当て列、システム列、数式を含む列を自動的にマッピングすることはできません。これらの列の値を Salesforce に同期させる場合は、一方向接続を設定して手動で同期を開始してください。

2. Salesforce データを同期するシートを選択するか、[Create a new sheet… (新しいシートを作成)] を選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。
    

   シート 1 枚に対して作成できるコネクタ ワークフローは 1 つだけです。

3. シートに同期する Salesforce オブジェクトを選択します。ワークフローを一度保存すると、以降変更できなくなります。 

4. [Continue (続行)] を選択します。

   Brandfolder Image

   

ステップ 3: フィールドをマッピングする

Smartsheet は Salesforce のフィールドを列にマッピングします。選択できる Salesforce フィールドは、Salesforce オブジェクトでワークフロー用に選択したフィールドによって異なります。フィールド マッピングを設定する際に、データ フローの方向を決定できます。

このページのマッピングを完了し、必要に応じて Salesforce フィールドと Smartsheet 列を削除または追加し、[Continue (続行)] を選択します。

考慮すべき事項

• Salesforce フィールドをマッピングするときは、常に Smartsheet 列を指定してください。Smartsheet 列を空白のままにすることはできません。
• Salesforce アカウントの権限によっては、特定の Salesforce フィールドしか表示されないことがあります。
• 「Record ID (レコード ID)」と「Error (エラー)」列はどちらもフィールド マッピングに自動的に追加され、Salesforce から Smartsheet にのみ同期可能です。必ずこれらを含めるようにしてください。既存のシートを使用している場合、新しい「Record ID (レコード ID)」と「Error (エラー)」列が Smartsheet に挿入されます。ただし、これらを既存の列にマッピングすることもできます。
• 「Record ID (レコード ID)」が Salesforce の課題の主要な識別子であることを常に念頭に置いてください。親行と階層が正しく作成されるように、「Record ID (レコード ID)」をシートのプライマリ列に合わせて調整する必要があります。Smartsheet でこれらの列のいずれかを削除すると、ワークフローは中断され、次回のデータ同期中にエラーが発生します。
• マッピング中に Smartsheet で [New column (新しい列)] を選択すると、列タイプがリンク先のフィールドの影響を受けることに注意してください。たとえば、Salesforce の日付は Smartsheet の日付列に合わせられ、列タイプは括弧で表示されます。

ステップ 4: 任意のフィルター

フィルターの作成は任意ですが、Smartsheet と Salesforce の間で同期されるデータを管理する便利な方法です。データをフィルタリングしない場合は、[Continue (続行)] を選択して、[Salesforce Filters (Salesforce フィルター)] 、[Sheet Filters (シート フィルター)] ページと進み、ステップ 5 にスキップします。 

フィルターは、Salesforce フィルターまたはシートフィルターのいずれかを使用して定義できます。使用するフィルターのタイプを検討する際は、次のような場合を考えてみましょう。まずは、Salesforce から Smartsheet に特定の情報のみを取り込む必要がある場合です。たとえば、特定の顧客に関連するすべてのレコードを常に表示する場合は、Salesforce フィルターを使用するのが適切であるといえます。次に、Smartsheet の特定の行のみを Salesforce と同期させたい場合です。たとえば、特定の列でチェックボックスがオンになっている行のみを作成する場合は、シート フィルターを使用する十分な理由と言えます。 

Salesforce フィルター

[Add filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングするフィールドやフィルター条件で Salesforce のフィルターを定義します。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。 

シート フィルター

[Add Filter (フィルターを追加)] を選択して、フィルタリングする Smartsheet 列、フィルター条件でシート フィルターを定義します。追加されたすべてのフィルターは AND の関係になります。

フィルター条件は、シートにある列に応じて選択できます。リストされていないオプションをフィルタリングする場合は、まずシートに新しい列を追加します。

ステップ 5 (オプション): 行グループを定義する

オプションのステップとして、Salesforce フィールド (例: ステージ) やシートのプライマリ列の値によって、Salesforce レコードの行グループを定義することもできます。行グループを追加するには、[Add group (グループを追加)] を選択してグループ化する Salesforce フィールドを選択するか、[Add Custom Group (カスタム グループの追加)] でグループ化するプライマリ列の値を入力します。

シートのプライマリ列でカスタムの行グループを定義する場合は、プライマリ列の既存の値を使用するか、新しい値を作成して新しい親行グループを作成することができます。 

カスタムの行グループが既存の階層内に配置されていない場合、新しい親行がシートの下部に表示されます。

備考

• [Record ID (レコード ID)] フィールドをシートのプライマリ列以外の列にマッピングしている場合、[Row grouping (行のグループ化)] を使用して Smartsheet から Salesforce に新しいレコードを生成することはできません。ただし、Salesforce で新しいレコードを開始して Smartsheet に同期することは可能です。
• Salesforce でグループ化の値が入力されていない場合、その課題は [Field '[Group]' not set ([ グループ] フィールド未設定)] という名前の階層に表示されます。

ステップ 6: ワークフローを保存する

[Save (保存)] ページの [Update Summary (更新の概要)] フィールドには、Salesforce と Smartsheet で更新されるフィールドの数が表示されます。[Update Summary (更新の概要)] に表示される数が想定以上に多い場合や少ない場合は、ウィザードを戻り、必要に応じてフィルターの数を調整します。

1. [Update Summary (更新の概要)] に表示された数に問題がなければ、[Workflow Name (ワークフロー名)] でワークフローにラベルを付けます。これで、後にこのワークフローを Salesforce コネクタ ダッシュボードですばやく見つけられるようになります。
2. Smartsheet の新しい行を Salesforce のアイテムに変換するには、[Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Smartsheet で作成された新しい行を Salesforce に同期する)] の隣のボックスにチェックを入れます。
3. すべての調整が終わったら、最後に [Save Workflow (ワークフローを保存)] を選択します。

ワークフローを保存すると、[Settings (設定)] ページの値 (ワークフローの方向、同期されているシート、このワークフローに含まれる Salesforce オブジェクトなど) は変更できなくなります。

ワークフローの保存後は、ダッシュボードに移動し、ワークフローが自動的に実行され、ワークフロー構成の設定に基づいてレコードが更新されます。双方向同期は、無効化または削除しない限り、自動的に実行が継続されます。一方向同期の設定を更新するには、手動でワークフローを実行する必要があります。

ワークフローの編集

作成したワークフローはいつでも編集できます。Smartsheet Salesforce 管理者は、組織のワークフローを無効化または削除することはできますが、編集はできません。

ワークフローを編集するには、ワークフロー名の左にある歯車アイコンを選択し、以下のいずれかを選択します。 

• [Edit Workflow (ワークフローの編集)]: ワークフロー ウィザードに戻って、ワークフローを変更します (ワークフローの方向、同期されたシート、含まれている Salesforce オブジェクトは変更できません)。
• [Rename Workflow (ワークフローの名前変更)]: ワークフローの名前を変更します。
• [Disable/Enable Workflow (ワークフローの無効化/有効化)]: ワークフローの自動実行を停止または開始します。
• [Delete Workflow (ワークフローの削除)]: ワークフローを完全に削除します (削除したワークフローは元に戻せません)。

コネクタによってフィルターから除外 — 非同期

ワークフローのフィルター条件または Salesforce にレコードが存在しなくなったことで、シートの行が Salesforce と同期されなくなったとします。この場合、行はシートの [Filtered out by Connector—not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションへ自動的に移動します。

行が同期されなくなっても、その行に重要な列データ、添付ファイル/リンク、コメントが含まれている場合があります。このため、Smartsheet によってシートから行が削除されることはありません。代わりに、この [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションを作成して、コネクタによってフィルターから除外された情報を保持します。 

[Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 機能をオフにすることはできません。この機能は、ワークフローのエラーやその他の変更によるデータ損失を防ぐためものであるためです。[Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] 行にリストされているアイテムが確実に不要である場合は、シートから行を削除できます。削除した行は、コネクタ ワークフローで設定されたフィルター条件を満たすまで、シートに戻されません。

行が [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] に移動された後にフィルター条件に再び一致するようになると、自動的に再度同期が開始され、シートの [Filtered out by connector — not synced (コネクタによってフィルターから除外 — 非同期)] セクションから正しいシート セクション (行グループに基づいてなど) に移動されます。