Come rispondere agli avvisi e alle richieste in Google Chat

Ad esempio, puoi dare seguito a una richiesta di approvazione di Smartsheet mentre parli con un collega in Google Chat della richiesta, tutto senza dover uscire dall'applicazione.

Questa integrazione è progettata solo per la prossima versione dell'applicazione Google Chat, a cui puoi accedere qui: https://chat.google.com/ (o tramite le applicazioni desktop e mobili di Google Chat)

Prerequisiti

Creare un flusso di lavoro automatizzato

Prima di ricevere avvisi e richieste in Google Chat, devi essere un destinatario su un flusso di lavoro automatizzato su un foglio in Smartsheet. 

Quando si creano flussi di lavoro automatizzati non c'è un'opzione specifica da selezionare su Google Chat. Per ricevere la notifica automatica, si deve invece selezionare l'indirizzo e-mail o la colonna di contatto. Se il destinatario ha abilitato il bot Google Chat e ha impostato le sue Preferenze di Notifica nelle sue Impostazioni Personali per consentire l'invio di notifiche alle App di Messaggistica, allora la notifica sarà inviata a Google Chat.

Attivare i bot

Se non vedete lo Smartsheet bot durante la ricerca in Google Chat, il vostro amministratore potrebbe aver disabilitato i bot per il vostro dominio. Per utilizzare l'integrazione Google Chat con il bot Smartsheet, chiedi all'amministratore Google della tua organizzazione di abilitare il bot con i passaggi di questo articolo dell'Assistenza Google.

Configurare Google Chat per ricevere avvisi e richieste

Inizia a ricevere avvisi su Smartsheet tramite Google Chat connettendo le due app:

1. Nella barra di ricerca Trova persone, stanze, bot su Google Chat, digita Smartsheet e seleziona il bot corrispondente. Il bot avvia automaticamente una conversazione con te. 
2. Nella finestra di chat, seleziona Autorizza accesso. 
3. Quando richiesto, accedi al tuo account Smartsheet e seleziona Consenti.

Quando compare la pagina che indica la riuscita dell'operazione e il bot ti invia il messaggio “You're all set up!” (Sei pronto!), potrai dare seguito a richieste di aggiornamento, richieste di approvazione, notifiche e promemoria da Smartsheet.

Annullare la registrazione dalle notifiche Smartsheet

Hai a disposizione due metodi per non ricevere più in futuro messaggi di avvisi e azioni in Google Chat:

In Smartsheet

1. Seleziona la tua immagine di profilo che si trova in alto a destra nella finestra di Smartsheet.
2. Seleziona App e integrazioni.
3. Localizza l'elenco di integrazioni Google Chat nella lista delle app e seleziona Revoca.

In Google Chat (versione desktop)

1. Passa il cursore sul bot Smartsheet nel pannello a sinistra.
2. Seleziona Altro > Rimuovi.

In Google Chat (app per dispositivi mobili)

1. Individua e tocca il bot Smartsheet dalla schermata chat.
2. Tocca il nome del bot Smartsheet (angolo in alto a sinistra dello schermo).
3. Tocca Remove (Rimuovi).

Dopo aver revocato l'accesso, non riceverai più notifiche in Google Chat.

Modi per utilizzare Smartsheet in Google Chat

Massimizzare la combinazione di lavoro in Smartsheet e la comunicazione in Google Chat.

• Richieste di aggiornamento e approvazione: puoi approvare le richieste di bilancio o compilare e inviare richieste di aggiornamento direttamente dalla finestra di chat Smartsheet in Google Chat. Seleziona Apri modulo di approvazione o Apri modulo di aggiornamento per approvare o rifiutare una richiesta di approvazione o completare una richiesta di aggiornamento direttamente da Google Chat.
• Imposta un promemoria per agire in seguito: puoi far sì che l'integrazione ti invii un altro promemoria in modo da poterlo rivedere in un secondo momento. Seleziona Remind me Later (Ricordamelo più tardi) e quindi seleziona un tempo desiderato.
• Disattiva le notifiche push sui dispositivi mobili: se utilizzi attivamente le app Google Chat e Smartsheet per dispositivi mobili, riceverai le stesse notifiche da ogni applicazione. Puoi disattivare le notifiche push Smartsheet per ricevere solo una notifica tramite Google Chat.