Documentazione sul Modello di abbonamento utente Smartsheet

In generale, Smartsheet concede il diritto di accedere e utilizzare il proprio servizio online a livello individuale. Un Utente è un individuo autorizzato o invitato ad accedere e utilizzare i servizi online Smartsheet. Smartsheet supporta diversi tipi di Utente con diversi livelli di accesso per soddisfare le varie esigenze aziendali:

• Un Membro è un Utente interno o esterno con autorizzazioni di accesso e uso completi delle caratteristiche e delle funzionalità disponibili per il proprio piano.

• Un Visualizzatore è un Utente interno o esterno con autorizzazione di sola visualizzazione.

• Un Ospite è un Utente esterno con autorizzazioni di Editor o Commentatore, che può anche avere autorizzazioni di Visualizzatore.

Le informazioni sui piani Smartsheet sono disponibili nella pagina Prezzi.

All’inizio del tuo periodo di accesso e utilizzo autorizzato di un servizio (il Periodo di abbonamento), il tuo Amministratore di sistema può eseguire il provisioning per il numero di Membri acquistato ai sensi di un ordine o di un altro documento transazionale (indicati con Ordine). Ulteriori Membri possono essere acquistati in qualsiasi momento stipulando un nuovo Ordine.

Puoi utilizzare anche il processo di uso provvisorio e true-up di Smartsheet, che consente di concedere gratuitamente i diritti di Membro ai nuovi Utenti per un periodo provvisorio prima di decidere se farli diventare Membri a pagamento (vedi i dettagli di seguito). 

Sulla base di quanto sopra, ecco alcuni punti chiave relativi ai tipi di Utente e al provisioning:

Amministratore di sistema

Tutti i piani richiedono che almeno un Membro sia designato come Amministratore di sistema. Gli Amministratori di sistema hanno la supervisione amministrativa e il controllo dei tuoi servizi online e Utenti, inclusa la gestione del tuo piano Smartsheet, la fatturazione e i controlli di sicurezza in servizio. Gli Amministratori di sistema sono il tuo punto di contatto designato per tutte le comunicazioni Smartsheet e tu sei responsabile di mantenere aggiornate le informazioni di contatto all’interno del servizio. Gli Amministratori di sistema sono responsabili della revisione e del monitoraggio dell’allocazione del tipo di Utente in tempo reale tramite il Centro dell’Amministratore di Smartsheet. 

Interno o esterno

Smartsheet utilizza gli indirizzi e-mail per identificare in modo univoco gli Utenti all’interno dei servizi online. Il dominio di posta elettronica di un Utente determina se l’Utente è interno o esterno. Un Utente è interno se accede al tuo piano Smartsheet con un indirizzo e-mail associato a un dominio di tua proprietà, controllato da te o a cui sei affiliato. Qualsiasi Utente che non si qualifichi come Utente interno sarà considerato esterno.

Autorizzazioni e diritti

I fogli, le dashboard, i report, i workspace e le applicazioni (incluse le app Premium) creati o utilizzati all’interno del servizio online sono detti “asset”. Il tipo di Utente è determinato dalle autorizzazioni di cui dispone relativamente agli asset. Le autorizzazioni per gli asset vengono concesse come segue: 

1. Amministratore (amministrazione, visualizzazione, creazione, modifica, aggiunta di allegati, condivisione ed eliminazione degli asset),
2. Editor (visualizzazione, modifica, aggiunta di allegati, condivisione ed eliminazione degli asset), 
3. Commentatore (visualizzazione, creazione e modifica di commenti, aggiunta di allegati) e 
4. Visualizzatore (visualizzazione degli asset).

Nell’ambito del tuo piano, determinate caratteristiche e funzioni sono rese disponibili per l’uso con i tuoi asset. Il tipo di Utente determinerà fino a che punto questi è autorizzato a utilizzare tali caratteristiche e funzioni.

Membri provvisori

Il Modello Utente di Smartsheet fornisce, gratuitamente, la funzionalità Membro ai nuovi Utenti per un periodo provvisorio. 

Questi membri provvisori possono accedere e utilizzare i servizi online con le seguenti autorizzazioni:

• Per i piani Pro: autorizzazioni Commentatore o Editor, e 
• Per i piani Business o Aziendale: se sei un utente interno, devi disporre delle autorizzazioni di Editor, Commentatore o Amministratore oppure delle autorizzazioni di Amministratore se sei un utente esterno.

Lo status provvisorio di un Membro dura fino alla successiva data di true-up (vedi i dettagli di seguito), a quel punto il Membro diventerà un Membro a pagamento. Prima della data di true-up, l’Amministratore di sistema avrà la possibilità di riconciliare il tipo di Utente rendendolo Visualizzatore o Ospite (solo per utenti esterni) o di rimuovere completamente l’Utente dal tuo account.

Se concedi l’accesso al servizio Smartsheet a un nuovo Utente tramite app Premium, tale Utente si qualificherà come Membro con stato provvisorio, soggetto al processo di utilizzo e riconciliazione, e sarà valutato e fatturato rispetto a qualsiasi limite autorizzato. 

Un singolo Utente può essere un Membro provvisorio solo una volta durante un Periodo di abbonamento e qualsiasi Periodo di abbonamento di rinnovo successivo. Se viene eseguito il provisioning una seconda volta, la persona in questione deve essere aggiunta come Membro a pagamento. Una persona non può utilizzare credenziali diverse per accedere e utilizzare nuovamente il servizio con stato provvisorio.

Utilizzo e riconciliazione

Periodo di abbonamento annuale

Un Periodo di abbonamento annuale e qualsiasi rinnovo successivo saranno suddivisi in quattro “periodi di utilizzo”, ciascuno dei quali termina con un “periodo di riconciliazione”. Per i Periodi di abbonamento pluriennali, ogni periodo annuale, a partire dalla data di inizio del periodo, sarà diviso in quattro “periodi di utilizzo”. 

Ecco un esempio di timeline per un Periodo di abbonamento annuale:

Brandfolder Image

Inizio del Periodo di abbonamento: 1° gennaio 2025
Data di fine del Periodo di abbonamento: 31 dicembre 2025

I Membri possono utilizzare i servizi online con stato provvisorio durante il periodo di utilizzo in cui sono stati aggiunti fino alla fine del periodo di riconciliazione a seguire. Un Amministratore di sistema può cambiare un Membro provvisorio in Visualizzatore/Ospite (non a pagamento) o rimuovere del tutto il Membro prima della fine del successivo periodo di riconciliazione, altrimenti diventerà un Membro a pagamento.

I Membri aggiunti durante un periodo di riconciliazione con stato provvisorio devono essere riconciliati entro la fine del successivo periodo di riconciliazione. 

Periodo di abbonamento mensile

Un Periodo di abbonamento mensile e qualsiasi rinnovo successivo consisterà in un solo “periodo di utilizzo” e un solo “periodo di riconciliazione”. Il periodo di riconciliazione corrisponderà agli ultimi sette giorni di ciascun Periodo di abbonamento mensile. Ecco un esempio di timeline per un Periodo di abbonamento mensile:

Brandfolder Image

*in caso di rinnovo

Se non viene intrapresa alcuna azione prima della fine del periodo di riconciliazione, tutti i Membri diventeranno Membri a pagamento.

True-up e rinnovi

Tutti i Membri provvisori che diventano Membri a pagamento tramite il processo di riconciliazione, nonché tutti i Membri aggiunti ai sensi di un Ordine aggiuntivo, sono considerati Membri aggiunti. ​​Al termine di un periodo di riconciliazione, Smartsheet emetterà una fattura di true-up a copertura di tutti i Membri aggiunti in eccesso rispetto al numero di Membri già acquistati. Tutti i Membri aggiunti saranno fatturati proporzionalmente per il resto del periodo di abbonamento in corso. I tuoi servizi saranno rinnovati al numero totale di Membri qualificati come Membri a pagamento durante il precedente Periodo di abbonamento.