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Per maggior informazioni sui tipi di piano e le funzionalità che includono, visita la pagina Piani di Smartsheet.

Report sull’accesso ai fogli e sugli elementi pubblicati

I report di accesso ai fogli sono utili quando è necessario eseguire controlli di routine su chi può accedere agli asset e a quale livello. I report forniscono data e ora per l‘ultima volta che ogni utente ha effettuato l’accesso a un asset. I report sugli elementi pubblicati ti aiutano a vedere quali asset sono stati pubblicati e da chi.

PLANS

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For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Per supportare le distribuzioni su larga scala di questi report, Smartsheet prevede di introdurre link alle API di risorse e oggetti piuttosto che collegarsi all’asset o espandere tutti i dettagli dell’utente/gruppo. Link diretti e dettagli estesi possono creare problemi di prestazioni; l’utilizzo dei link API consente di creare e utilizzare in modo efficiente il report. Quando queste modifiche diventeranno disponibili a tutti, potresti notare che alcuni campi all’interno dei tuoi report verranno aggiornati. Vedi le domande frequenti di seguito per i dettagli sui campi specifici che verranno modificati.

 

Una volta generati i report, è possibile utilizzare script Ruby personalizzati per convertire i report in un asset leggibile.

 

Generare un report di accesso al foglio

  1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
  2. Seleziona l’icona del Menu per espandere la barra laterale di sinistra, quindi seleziona Gestione utenti. 
  3. Seleziona Altre azioni > Scarica report di accesso al foglio.
  4. Controlla la tua e-mail. Il report viene inviato all’e-mail associata all’accesso al Centro dell’Amministratore. 

Scarica un report di accesso al foglio esemplificativo

Cosa c’è nel report? 

Il report di accesso al foglio contiene le seguenti colonne: 

  • URL API risorsa (URL API a asset)
  • URL API oggetto (URL API a utente/gruppo)
  • Tipo (Tipo di asset, ad esempio Foglio)
  • ID risorsa (ID asset)
  • Tipo di oggetto (utente/gruppo)
  • ID oggetto (ID utente o gruppo)
  • Condiviso con indirizzo e-mail (per il tipo di oggetto: utente)
  • Nome del set di autorizzazioni (ad esempio read_only)
  • Data/ora ultima modifica (UTC)
Sheet access report elements

 

L’indirizzo e-mail Condiviso con sarà ancora disponibile nel formato originale espanso.

 

Generare un report degli elementi pubblicati

  1. Accedi al Centro dell’Amministratore.
  2. Seleziona l’icona del Menu per espandere la barra laterale di sinistra, quindi seleziona Gestione utenti. 
  3. Seleziona Altre azioni > Download Published Item Report (Scarica report degli elementi pubblicati).
  4. Controlla la tua e-mail. Il report viene inviato all’e-mail associata all’accesso al Centro dell’Amministratore.

Scarica un report degli elementi pubblicati esemplificativo

Cosa c’è nel report?

Il report degli elementi pubblicati contiene le seguenti colonne:

  1. ID asset
  2. URL API per l’elemento [for Asset Name]
  3. URL API per l’utente che pubblica
  4. Formato pubblicato
  5. Tipo di elemento pubblicato
  6. ID e-mail dell’utente che pubblica
  7. Controllo degli accessi
  8. Indicatore di data/ora modificato
Published items report elements

 

L’indirizzo e-mail dell’utente che pubblica sarà ancora disponibile nel formato originale espanso.

 

Creare uno script per convertire i riferimenti API

Dopo aver creato i report di accesso al foglio o degli elementi pubblicati, puoi creare uno script Ruby per inserire i nomi utente e le risorse. Lo script richiede due input: 

  • Percorso al report di accesso al foglio scaricato  
  • Percorso del nuovo report (`ruby sar.rb ~/Downloads/asset_report.csv new_report.csv`)  

Devi aver installato Ruby per eseguire questo script (https://www.ruby-lang.org/en/)

Domande frequenti

Cosa è cambiato tra la versione precedente e quella corrente del report di accesso al foglio?

  • La differenza principale è l’introduzione di un accesso basato su API, che fornisce dati non elaborati e non espansi e l’uso di URL di risorse per il recupero di informazioni dettagliate.
  • Abbiamo rimosso i campi Nome asset, Nome workspace e Nome proprietario dal report di accesso al foglio per migliorare la velocità e le prestazioni della generazione dei report 
  • Abbiamo consentito agli amministratori di accedere a queste informazioni tramite URL API e abbiamo aggiunto i seguenti campi:
    1. URL diretto all’asset condiviso (URL API risorse)
    2. URL diretto che indirizza all’utente o al gruppo con cui è condiviso l’asset (URL API oggetto)
    3. Tipo di oggetto (utente/gruppo)
    4. ID oggetto (ID utente o gruppo)

Cosa è cambiato nel report degli elementi pubblicati?

Le colonne Nome asset e Nome proprietario sono state rimosse. Vengono aggiunte nuove colonne che forniscono l’URL dell’API per i dettagli dell’elemento e l’ID e-mail del proprietario.

I nuovi formati di report sono applicabili alla generazione di report specifici a livello di utente e di organizzazione?

Sì, gli aggiornamenti si applicano a entrambi i tipi di generazione di report.

Come posso utilizzare i dati in questi nuovi report ora che saranno sotto forma di URL API?

Abbiamo fornito uno script Ruby di esempio come riferimento per creare script personalizzati per utilizzare a livello di codice i dati desiderati da questi report. Tuttavia, se non hai le competenze tecniche e l’accesso agli strumenti necessari per creare gli script personalizzati, iscrivi le risorse appropriate nella tua azienda (come l’IT) per farlo per te.

Ci sarà un’opzione per esportare il report in formato JSON?

No.

Qual è la sintassi per l’URL dell’API delle risorse e l’URL dell’API dell‘oggetto?

La sintassi per gli URL dell’API delle risorse è la seguente:

  • Per un foglio: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Per un report: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Per una dashboard: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

La sintassi per gli URL dell’API dell’oggetto è la seguente: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} o https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} in base a se il tipo di oggetto è utente o gruppo.

Come posso individuare gli ID risorsa e gli ID oggetto?

Per trovare il {{Resource ID}} per fogli, report o dashboard prima che il report di accesso al foglio venga aggiornato, puoi navigare all’interno di Smartsheet fino all’asset specifico, selezionare File > Proprietà e individuare l’ID dell‘asset qui elencato. Il nuovo report di accesso al foglio contiene anche una colonna ID risorsa.

Per quanto riguarda gli ID utente, non vengono visualizzati facilmente nell’interfaccia utente di Smartsheet poiché gli indirizzi e-mail fungono da identificatore principale. Per ottenere gli ID utente, è necessario utilizzare l’API Get User. Ecco una breve guida su come recuperare gli ID utente:

  1. Effettua una chiamata API all’endpoint Utenti: https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Analizza la risposta per estrarre gli ID utente associati all’indirizzo e-mail dell’utente corrente.

Per ulteriori informazioni, consulta il Portale Smartsheet Developers.

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