Dynamic View: crea e gestisci le visualizzazioni dei tuoi dati

Dynamic View ti consente di far emergere dati specifici in modo che altri possano visualizzarli e modificarli.  

Prima di creare visualizzazioni in Dynamic View

1. Controlla che tutti i componenti essenziali di Dynamic View siano presenti.
2. Crea i fogli e i report di origine che conterranno il processo e imposta le autorizzazioni per gli utenti che possono creare la visualizzazione.

Crea una nuova visualizzazione

Esistono due modi diversi per creare visualizzazioni Dynamic View.

Dal Menu di avvio

1. Seleziona Dynamic View

Brandfolder Image

2. Seleziona Crea visualizzazione nell’area in alto a destra della schermata.

Se selezioni un elemento di origine errato, devi creare un’altra nuova visualizzazione. Non puoi tornare indietro e selezionare un elemento di origine diverso.

Dall’elemento di origine

1. Seleziona Dynamic View nel menu in alto nel foglio o nel report.
2. Seleziona Crea una visualizzazione Dynamic View. 

Brandfolder Image

Configurare la visualizzazione

Inserisci un nome per la visualizzazione, definisci gli utenti che possono visualizzarla e se possono aggiungere nuovi elementi al foglio di origine.

Ecco alcune cose da sapere sulle impostazioni in questa fase:

• Review view by current user (Rivedi visualizzazione per utente corrente): filtra una visualizzazione utente sull’attività assegnata alla persona dalla colonna Elenco dei contatti. 
• Limita visualizzazione tramite filtro foglio: i filtri del foglio ti aiutano a ridefinire i dati che verranno visualizzati nella visualizzazione. Seleziona un filtro del foglio condiviso per restringere la visualizzazione a quel filtro specifico. 
• Nuovo elemento inserito: puoi autorizzare gli utenti a creare nuove voci. Se l’origine è un report, specifica il foglio sottostante, non solo il report. 

Se raccogli informazioni da molti utenti, potrebbe essere utile invece creare un modulo. Un modulo assicura la coerenza dei dati ed è un altro modo per garantire che tutti utilizzino la visualizzazione correttamente.

Seleziona i campi da visualizzare

1. Nella sezione Available fields (Campi disponibili), seleziona i campi che devono comparire nella visualizzazione.
2. Per filtrare i dati di campi specifici, aggiungi dei campi a discesa o di simboli dai tuoi dati di origine. 
3. Opzionale: aggiungi allegati o commenti con le seguenti impostazioni:  
   • Allegati
     • Visualizza allegati
     • Gli utenti possono aggiungere allegati
   • Commenti
     • Visualizza commenti
     • Gli utenti possono aggiungere commenti

I campi che selezioni in questa fase verranno visualizzati sotto forma di colonne e righe in Dynamic View. Se desideri che i campi vengano visualizzati solo in determinate condizioni, non aggiungerli alla sezione Campi visibili. Imposta invece le condizioni o la logica nella scheda Pannello dettagli.

Configura il pannello dettagli 

Il pannello dei dettagli consente di personalizzare gli elementi visualizzati per gli utenti dopo aver selezionato una riga nella Dynamic View. È possibile utilizzare il pannello dei dettagli per raccogliere informazioni e fornire dettagli. 

1. Da Available fields (Campi disponibili), trascina i campi nella sezione Layout del pannello dettagli.
2. (Facoltativo) Attiva / disattiva la descrizione del pannello Dettagli e inserisci le istruzioni per i tuoi utenti. Vedranno il tuo messaggio quando apriranno la visualizzazione dettagli da una Dynamic View. 
3. Seleziona la scheda che vuoi far apparire quando gli utenti aprono la Dynamic View: dati, allegati o commenti. 
4. Seleziona il campo che desideri configurare. 
5. Modifica le proprietà o la logica del campo. Le proprietà di un campo definiscono un campo mentre la logica del campo consente di applicare una logica condizionale al campo. 
   • Sulla barra a destra seleziona l’icona Proprietà campo.
     Quando selezioni un campo nella sezione Layout del pannello dettagli si apre il riquadro Proprietà campo.
   • Per modificare la logica di un campo, nella barra a destra, seleziona l’icona Logica del campo.

Proprietà campo

Campo di sola lettura

Alcuni campi potrebbero non essere modificabili a seconda del tipo di dati o delle informazioni nella cella. Le seguenti condizioni trasformano un campo in sola lettura in Dynamic View:

• Il campo appartiene a una colonna di sistema
• Il campo appartiene a una colonna Data di fine di Gantt
• Il campo appartiene a una colonna Data di fine nella visualizzazione dell’intervallo di date nelle impostazioni del progetto
• Il campo appartiene a una colonna Predecessore di Gantt
• La cella nel foglio di origine contiene una formula
• La cella nel foglio di origine contiene un link cella in ingresso
• La cella nel foglio di origine contiene un collegamento ipertestuale

Logica di campo

Quando aggiungi la logica di campo, la visualizzazione mostra o nasconde i campi. Questa logica si basa sulle condizioni verificatesi o sulle modifiche sull’elemento Smartsheet o in Dynamic View.

La logica di campo si basa su elenchi a discesa e colonne di simboli. Hai bisogno di un elenco a discesa o di una colonna di simboli nel foglio di origine per assegnare un nome e salvare le tue regole per la logica di campo.

Se l’origine è un report con fogli multipli, i valori dell’elenco a discesa in una determinata colonna devono essere coerenti in tutti i fogli. Se un foglio non contiene un valore nelle proprietà colonna, non potrai utilizzare quel valore nella tua logica di campo.

1. Nel pannello Logica di campo, seleziona + Logica. 
2. Assegna un nome alla logica del tuo campo. 
3. Nella sezione When (Quando), definisci la colonna e i valori per l’attivazione della logica. 
4. Nella sezione Azione, seleziona cosa deve avvenire quando la visualizzazione rileva un trigger. Potrai: 
   • Nascondere i campi selezionati.
   • Mostrare i campi selezionati come Sola lettura.
   • Mostrare i campi selezionati come Modificabili.
   • Mostrare i campi selezionati come Obbligatori.
5. Scegli i campi che verranno visualizzati o nascosti dalla visualizzazione, quindi seleziona Salva.

Le autorizzazioni di visibilità qui definite vengono visualizzate nel pannello Dettagli. Per accedere al pannello Dettagli seleziona una riga nella Visualizzazione.

È possibile creare regole con azioni in conflitto. Dynamic View favorisce la regola con il livello di autorizzazione più basso

Condividere la tua Dynamic View

Usa la scheda di condivisione per impostare chi può vedere e modificare la visualizzazione. Per i dettagli, consulta l’articolo Condividere la tua Dynamic View.