Créer des flux de travail avec le connecteur Salesforce de Smartsheet

Le connecteur Salesforce de Smartsheet est disponible en tant qu’offre Premium. Pour obtenir des informations sur les tarifs, contactez notre équipe commerciale.

Si votre forfait inclut le connecteur Salesforce de Smartsheet, connectez-vous pour créer des flux de travail entre Smartsheet et Salesforce. 

Se connecter au connecteur Salesforce de Smartsheet

Premiers pas

Avant de créer votre premier flux de travail entre une feuille dans Smartsheet et Salesforce, vous devez connecter les deux applications entre elles. Vérifiez qu’un administrateur de votre compte a effectué la configuration initiale de la connexion.

Prérequis

Pour créer des flux de travail via le connecteur Salesforce de Smartsheet, vous devez disposer des niveaux d’autorisation suivants : 

• Vous devez être un utilisateur de Smartsheet sous licence.
• Vous devez disposer d’un compte Salesforce et être en mesure de vous connecter à l’application Salesforce avec les autorisations suivantes :
  • Afficher l’installation et la configuration ;
  • API activée. Contactez l’administrateur Salesforce de votre organisation pour plus de détails.
• Si votre administrateur système active le paramètre Restrict Users (Restreindre les utilisateurs) dans le connecteur Salesforce, vous devez également disposer du rôle d’utilisateur du connecteur Salesforce de Smartsheet. Ce rôle est attribué dans le centre d’administration de Smartsheet ou dans l’interface du connecteur Salesforce.

Créer un flux de travail

Une fois les autorisations attribuées et la connexion initiale à votre environnement Salesforce établie, les utilisateurs peuvent créer des flux de travail pour synchroniser les informations entre Salesforce et Smartsheet.

Avec le connecteur Salesforce de Smartsheet, vous pouvez communiquer l’information dans une seule direction (de Salesforce vers Smartsheet ou de Smartsheet vers Salesforce) ou de manière bidirectionnelle, en actualisant instantanément les problèmes dans les deux applications.

Vous pouvez procéder à la synchronisation d’une feuille existante, ou créer une nouvelle feuille pour lancer un projet Smartsheet dédié aux données Salesforce. 

Bien qu’une autorisation d’éditeur ou supérieure suffise pour la feuille cible, il est recommandé de disposer au moins d’un niveau Administrateur, car vous devrez peut-être ajouter de nouvelles colonnes sur la feuille pendant le processus de création du flux de travail.

 Étape 1 : Lancer l’assistant de flux de travail

1. Connectez-vous au connecteur Salesforce de Smartsheet.
2. Sélectionnez Add Workflow (Ajouter un flux de travail) pour lancer l’assistant de flux de travail.

Étape 2 : Configurez les paramètres      

1. Choisissez la direction souhaitée pour le flux de travail : vous ne pourrez plus la modifier une fois le flux de travail enregistré. Ce paramètre détermine si le flux de travail est manuel ou automatique.

Pour rendre un champ bidirectionnel ou automatiser la synchronisation entre Smartsheet et Salesforce, sélectionnez Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Actualiser les problèmes automatiquement dans Smartsheet et Salesforce). Avec ce paramètre, vous pouvez décider par la suite de rendre un champ spécifique bidirectionnel ou d’effectuer simplement une synchronisation unidirectionnelle.

Dans Smartsheet, le connecteur Salesforce ne vous permet pas de mettre automatiquement en correspondance des colonnes à numérotation automatique, des colonnes système ou des colonnes contenant des formules. Si vous souhaitez synchroniser les valeurs de ces colonnes dans Salesforce, configurez une connexion unidirectionnelle et lancez manuellement la synchronisation.

2. Sélectionnez la feuille vers laquelle vous souhaitez synchroniser les données Salesforce ou Create a new sheet… (Créer une nouvelle feuille…). Vous ne pourrez plus modifier ce paramètre une fois le flux de travail enregistré.
    

   Vous ne pouvez créer qu’un seul flux de travail de connecteur par feuille.

3. Sélectionnez le ou les projets Salesforce que vous souhaitez synchroniser avec la feuille. Vous ne pourrez plus modifier ce paramètre une fois le flux de travail enregistré. 

4. Sélectionnez Continue (Continuer).

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Étape 3 : Mettez les champs en correspondance

Smartsheet met les champs de Salesforce en correspondance avec les colonnes. Les champs de Salesforce sélectionnables dépendent des champs que vous avez choisis pour le flux de travail dans l’objet Salesforce. Lorsque vous configurez la mise en correspondance des champs, vous pouvez décider de la façon dont les données doivent circuler.

Effectuez les mises en correspondance sur cette page, supprimez ou ajoutez des champs Salesforce et des colonnes Smartsheet selon vos besoins, puis sélectionnez Continue (Continuer) lorsque vous avez terminé.

Éléments à prendre en compte

• Spécifiez toujours une colonne Smartsheet lors de la mise en correspondance des champs Salesforce. Vous ne pouvez pas laisser la colonne Smartsheet vide.
• Les autorisations de votre compte Salesforce déterminent quels champs Salesforce spécifiques vous pouvez voir.
• Assurez-vous d’inclure les colonnes Record ID (ID d’enregistrement) et Error (Erreur), car elles sont automatiquement ajoutées à votre mise en correspondance des champs et ne peuvent circuler que de Salesforce vers Smartsheet. Smartsheet insère de nouvelles colonnes d’ID d’enregistrement et d’erreur si vous utilisez une feuille existante. Toutefois, vous avez la possibilité de les mettre en correspondance avec des colonnes préexistantes.
• Gardez en tête que l’ID d’enregistrement est l’identifiant clé des problèmes dans Salesforce. Vous devez l’associer à la colonne principale de la feuille pour garantir la création correcte des lignes parent et de la hiérarchie. Si vous supprimez l’une de ces colonnes dans Smartsheet, le flux de travail sera interrompu, ce qui entraînera une erreur lors de la prochaine synchronisation des données.
• Si vous choisissez de créer une nouvelle colonne dans Smartsheet lors de la mise en correspondance, n’oubliez pas que le champ que vous associez influencera le type de la colonne. Par exemple, une date dans Salesforce correspondra à une colonne Date dans Smartsheet. Le type de colonne sera affiché entre parenthèses.

Étape 4 : Définissez des filtres (facultatif)

Créer des filtres est facultatif mais utile pour contrôler les données synchronisées entre Smartsheet et Salesforce. Si vous ne souhaitez pas filtrer vos données, sélectionnez Continue (Continuer) sur les pages des filtres Salesforce et des filtres de feuille, puis passez à l’étape 5. 

Vous pouvez définir soit des filtres Salesforce, soit des filtres de feuille. Au moment de choisir le type de filtre à utiliser, demandez-vous si vous voulez uniquement transmettre certaines informations de Salesforce à Smartsheet (par exemple, en affichant toujours les problèmes avec tous les enregistrements associés à un client particulier, ce qui vous donnerait une bonne raison d’utiliser les filtres Salesforce) ou si vous souhaitez uniquement synchroniser certaines lignes de Smartsheet avec Salesforce (par exemple, uniquement les lignes dont la case d’une colonne spécifique est cochée, ce qui vous donnerait une bonne raison d’utiliser les filtres de feuille). 

Filtres Salesforce

Vous pouvez définir des filtres Salesforce en sélectionnant Add filter (Ajouter un filtre), le champ concerné et vos critères de filtre. Tous les filtres ajoutés auront une relation AND. 

Filtres de feuille

Définissez des filtres de feuille en sélectionnant Add filter (Ajouter un filtre), les colonnes Smartsheet concernées et les critères de filtre. Tous les filtres ajoutés auront une relation AND.

Les critères de filtre sélectionnables dépendent des colonnes présentes dans votre feuille. Si vous souhaitez filtrer des options qui ne sont pas répertoriées, ajoutez d’abord la nouvelle colonne à la feuille.

Étape 5 (facultative) : Définissez des groupes de lignes

Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des regroupements de lignes pour vos enregistrements Salesforce. Ces regroupements peuvent être définis selon les champs Salesforce (par exemple, Étape) ou les valeurs de la colonne principale de votre feuille. Pour regrouper des lignes, sélectionnez Add group (Ajouter un groupe) puis le champ Salesforce par le biais duquel vous souhaitez effectuer le regroupement, ou indiquez la valeur de la colonne principale par le biais de laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement dans Add Custom Group (Ajouter un groupe personnalisé).

Lorsque vous définissez des groupes de lignes personnalisés en fonction de la colonne principale de votre feuille, vous pouvez utiliser une valeur existante dans votre colonne principale ou spécifier une nouvelle valeur pour créer un nouveau regroupement de lignes parent. 

Si votre groupe de lignes personnalisé n’est pas placé dans la hiérarchie actuelle, la nouvelle ligne parent apparaîtra en bas de votre feuille.

Remarques

• Si vous avez mis en correspondance votre champ d’ID d’enregistrement avec une colonne autre que la colonne principale de la feuille, vous ne pourrez pas générer de nouveaux enregistrements dans Salesforce à partir de Smartsheet en activant le regroupement des lignes. Toutefois, vous pourrez toujours créer de nouveaux enregistrements dans Salesforce et les synchroniser avec Smartsheet.
• Les problèmes n’ayant aucune valeur de regroupement dans Salesforce apparaissent sous une hiérarchie nommée Field ’[Group]’ not set (Champ ’[groupe]’ non défini).

Étape 6 : Enregistrez votre flux de travail

Dans le champ Update Summary (Récapitulatif des actualisations) sur la page Save (Enregistrer) est indiqué le nombre de champs mis à jour dans Salesforce et Smartsheet. Si le nombre dans Update Summary vous semble trop élevé ou trop faible, revenez en arrière pour ajouter ou supprimer des filtres.

1. Étiquetez votre flux de travail sous Workflow Name (Nom du flux de travail) lorsque le nombre dans Update Summary vous convient. Cela vous permettra par la suite de le repérer rapidement dans le tableau de bord du connecteur Salesforce.
2. Si vous désirez convertir de nouvelles lignes dans Smartsheet en éléments dans Salesforce, cochez la case à côté de Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Synchroniser les nouvelles lignes créées dans Smartsheet avec Salesforce).
3. Enfin, une fois tous vos réglages effectués, sélectionnez Save Workflow (Enregistrer le flux de travail).

Une fois que vous avez enregistré le flux de travail, vous ne pouvez plus modifier aucune des valeurs de la page Settings (Paramètres), comme la direction du flux de travail, la feuille synchronisée ou l’objet Salesforce inclus dans ce flux de travail.

Après avoir enregistré votre flux de travail, vous êtes dirigé vers le tableau de bord et votre flux de travail s’exécute et met à jour automatiquement les enregistrements en fonction des paramètres de configuration de votre flux de travail. Une synchronisation bidirectionnelle continue de s’exécuter automatiquement, sauf si elle est désactivée ou supprimée. Pour mettre à jour une configuration de synchronisation unidirectionnelle, vous devez exécuter le flux de travail manuellement.

Modifier les flux de travail

Vous pouvez toujours modifier le flux de travail que vous avez créé. Les administrateurs Salesforce dans Smartsheet peuvent désactiver ou supprimer les flux de travail de l’organisation, mais ne peuvent pas les modifier.

Pour modifier le flux de travail, sélectionnez l’icône d’engrenage à gauche du nom du flux de travail et sélectionnez l’une des options suivantes : 

• Edit Workflow (Modifier le flux de travail) : retourner dans l’assistant du flux de travail pour apporter des modifications au flux de travail (vous ne pouvez pas modifier la direction du flux de travail, la feuille synchronisée ou l’objet Salesforce inclus).
• Rename Workflow (Renommer le flux de travail) : changer le nom du flux de travail.
• Disable/Enable Workflow (Activer/Désactiver le flux de travail) : arrêter ou lancer l’automatisation du flux de travail.
• Delete Workflow (Supprimer le flux de travail) : supprimer entièrement le flux de travail (vous ne pouvez pas récupérer les flux de travail supprimés).

Filtré par le connecteur — non synchronisé

Imaginons qu’une ligne de feuille ne se synchronise plus avec Salesforce, soit en raison des conditions de filtre dans le flux de travail, soit parce que l’enregistrement n’existe plus dans Salesforce. Dans ce cas, la ligne est automatiquement déplacée vers la section Filtered out by Connector—not synced (Filtré par le connecteur — non synchronisé) de votre feuille.

Même si une ligne n’est plus synchronisée, elle peut contenir des données de colonne, des pièces jointes ou des commentaires essentiels. Pour cette raison, Smartsheet ne supprime pas de lignes de votre feuille. Elle crée plutôt cette section Filtered out by Connector—not synced pour conserver les informations filtrées par le connecteur. 

Vous ne pouvez pas désactiver cette fonctionnalité, car elle vous protège contre les pertes de données dues à des modifications accidentelles du flux de travail ou autres. Si vous avez la certitude de ne pas avoir besoin des éléments répertoriés sous la ligne Filtered out by Connector—not synced, vous pouvez supprimer ces lignes de votre feuille. Les lignes en question ne sont pas renvoyées dans la feuille tant qu’elles ne répondent pas aux critères de filtrage définis dans le flux de travail du connecteur.

Si vous déplacez une ligne sous Filtered out by Connector—not synced et que celle-ci se met à nouveau à correspondre aux critères de filtre, elle est à nouveau automatiquement synchronisée et déplacée de la section Filtered out by Connector—not synced vers la section appropriée de votre feuille (en fonction des regroupements de lignes, etc.).