Asignar personas con un flujo de trabajo automatizado

Siga estos pasos para asignar personas en un flujo de trabajo automatizado:

1. Vaya a Automation (Automatización) > Create from template... (Crear a partir de la plantilla...).
2. En la sección Sheet Change (Cambio de hoja), seleccione Assign someone when specified criteria are met (Asignar a una persona cuando se cumplan los criterios especificados)> Use Template (Usar plantilla).
3. Ingrese un nombre para su flujo de trabajo. 
4. Configure qué desencadena el flujo de trabajo. 
5. Seleccione la columna de contactos donde desea agregar el contacto existente o nuevo (definido como dirección de correo electrónico). Utilice una columna de contacto de selección simple o múltiple.
6. Seleccione Save (Guardar).
   
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Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios.

Tenga en cuenta lo siguiente al asignar personas:

• Si una celda de una columna de múltiples contactos ya tiene texto que no es de contacto (por ejemplo, Not Applicable (No aplicable) o cualquier otro texto que no sea un contacto o una dirección de correo electrónico) y desactivó la opción Overwriting (Sobrescribir), la acción Assign people (Asignar personas) no agregará un contacto a la celda.
• Solo puede agregar 20 contactos por celda. Si un flujo de trabajo agrega constantemente contactos a una celda existente, esa celda puede alcanzar el límite e invalidar el flujo de trabajo.
• Solo puede agregar contactos a las columnas de contactos. 
• Con la acción Assign people (Asignar personas), solo puede agregar direcciones de correo electrónico o contactos existentes que contengan direcciones de correo electrónico. Actualmente, la acción no admite la adición de grupos, contactos “Creados por” o “Modificados por”.
• Asignar personas es una acción final. Agregar o editar condiciones o acciones no es una opción después de haber asignado personas.
• Las acciones Update Cell (Actualizar celda) necesitan tiempo para actualizar la hoja, especialmente si hay varios flujos de trabajo. 

Para evitar la creación de bucles infinitos, Smartsheet no inicia la acción Asignar personas cuando la celda del desencadenador incluye fórmulas entre hojas o está vinculada a otras celdas. Para solucionar este problema, use automatizaciones basadas en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.

¿Por qué recibo un mensaje de error de mi flujo de trabajo?

Puede recibir un mensaje de error en su flujo de trabajo debido a uno de los siguientes problemas:

• La columna Contacto de la acción Asignar personas se elimina o cambia a una columna que no es de contactos.
• La columna Contacto de la acción Asignar personas cambia de contactos múltiples a contactos únicos Y usted seleccionó varios contactos para asignarlos.
• La columna Contacto de la acción Asignar personas más la cantidad de contactos que se agregarán durante la ejecución supera la cantidad máxima de contactos (20).
• La columna de la acción Asignar personas ya no tiene capacidad de escritura (por ejemplo, es una fórmula de columna).