Generador de documentos: Generar documentos a partir de datos de filas

Requisitos previos

1. Prepare su hoja.
2. Cree un PDF que se pueda completar.
3. Asigne filas de su hoja a su PDF que se puede completar. 

Una vez que haya creado la asignación, puede usarla en cualquier momento para generar documentos personalizados. Aprenda a crear una asignación.

Utilice filtros para buscar filas que estén listas para generar documentos. Consulte “Crear un filtro para mostrar u ocultar datos” para obtener más información.

Generar documentos

1. Seleccione las filas con las que desea generar documentos. Cada fila es un solo documento.
2. Haga clic con el botón derecho del mouse en una fila resaltada y, luego, seleccione Generar documentos... Se abrirá la ventana del generador de documentos en la misma pestaña del navegador. Las asignaciones guardadas aparecen a la derecha. 

3. Arrastre la columna Nombre de archivo al campo Nombre del documento de salida en la parte superior de la pantalla. 

   Si deja este campo en blanco, sus documentos heredarán el nombre de la plantilla de PDF y será difícil distinguirlos. 

4. En cualquiera de las asignaciones guardadas, seleccione la lista desplegable Generar.
   • Si genera sus documentos a partir de una hoja, puede seleccionar Descargar o Adjuntar a filas.
   • Si genera a partir de un informe, seleccione Descargar. 
5. Revise sus documentos para asegurarse de que los datos aparezcan como se esperaba. Es posible que deba editar la asignación si los datos no se completan correctamente. Seleccione el ícono del lápiz junto a la asignación para revisarla y editarla según sea necesario.

Genere nombres de archivo personalizados para sus documentos

Cuando genera muchos documentos y no utiliza nombres de archivo personalizados, puede ser difícil distinguirlos, especialmente si se separan de la hoja. Por ejemplo, el nombre del PDF generado heredará el nombre del documento cargado, no el de la asignación. Para evitar confusiones, puede usar fórmulas de columna para generar un nombre de archivo único para cada documento.

1. Cree una columna para el nombre de archivo y, a continuación, utilice una fórmula de columna en dicha columna. Por ejemplo, utilice una columna de número de cuenta más una columna de apellido para generar el nombre de archivo de la siguiente manera:

   = [columna 1] + [columna 2]

2. En la pantalla de asignación, arrastre el nombre del archivo al campo Nombre del documento de salida.

Información adicional

• Los propietarios, los administradores y los editores pueden adjuntar documentos generados a las filas de la hoja. Los observadores pueden generar documentos y descargarlos en su dispositivo.
• Si genera un nuevo documento para una fila con la misma asignación que se utilizó anteriormente, dicho documento se cargará como una nueva versión del adjunto existente. Para obtener más información, consulte “Mantener actualizados los archivos adjuntos siempre” para obtener información sobre la versión del adjunto. 
• Puede generar documentos para hasta 100 filas a la vez.
• Si su documento tiene varios campos que utilizan los mismos datos, vincule los campos en el PDF y asigne la primera instancia. Los campos restantes se completarán automáticamente cuando genere el documento. 
• Si es posible, no restrinja los tipos de datos en su PDF. Por ejemplo, los campos de texto permiten a las personas ingresar fechas en cualquier formato. Si restringe el campo y alguien ingresa sus datos en el formato incorrecto, los datos no se sincronizarán entre el PDF y Smartsheet.