Generador de documentos: Generar documentos a partir de datos de filas

Requisitos previos

1. Prepare su hoja.
2. Cree un PDF que se pueda completar.
3. Asigne filas de su hoja al PDF que se puede completar. 

Una vez que haya creado la asignación, podrá usarla en cualquier momento para generar documentos personalizados. 

Utilice filtros para buscar filas que estén listas para generar documentos. Consulte “Crear un filtro para mostrar u ocultar datos” para obtener más información.

Generar documentos

1. Seleccione las filas con las que desea generar documentos. Cada fila es un solo documento.
2. Haga clic con el botón derecho del mouse en una fila resaltada y, luego, seleccione Generar documentos… Se abre la ventana del generador de documentos en la misma pestaña del navegador. Las asignaciones guardadas aparecen a la derecha. 

3. Arrastre la columna Nombre de archivo al campo Nombre del documento de salida en la parte superior de la pantalla. 

   Si deja este campo en blanco, sus documentos heredarán el nombre de la plantilla en formato PDF, lo que dificulta su distinción. 

4. En cualquiera de las asignaciones guardadas, seleccione la lista desplegable Generar.
   • Si genera sus documentos a partir de una hoja, puede seleccionar Descargar o Adjuntar a filas.
   • Si genera a partir de un informe, seleccione Descargar. 
5. Revise sus documentos para asegurarse de que los datos aparezcan como se esperaba. Es posible que deba editar la asignación si los datos no se completan correctamente. Seleccione el ícono del lápiz junto a la asignación para revisarla y editarla según sea necesario.

Generar nombres de archivo personalizados para sus documentos

Cuando genera muchos documentos sin usar nombres de archivo personalizados, distinguirlos puede ser un desafío, en especial si se separan de la hoja. Por ejemplo, el nombre del archivo PDF que se genera se establece con el nombre del documento cargado, no con el de la asignación. Para evitar confusiones, puede usar fórmulas de columna y generar un nombre de archivo único para cada documento.

1. Cree una columna para el nombre de archivo y, a continuación, utilice una fórmula de columna en dicha columna. Por ejemplo, utilice una columna de número de cuenta más una columna de apellido para generar el nombre de archivo de la siguiente manera:

   = [columna 1] + [columna 2]

2. En la pantalla de asignación, arrastre el nombre de archivo al campo Nombre del documento de salida.

Generar documentos con Control Center o Guardar como nuevo

Generador de documentos y Control Center

Sus soluciones de generador de documentos pueden formar parte de sus planes de acción en Control Center. Los proyectos que se aprovisionan a través de Control Center mantienen las asignaciones de su plantilla, pero se redireccionan a los elementos. Esto también está disponible a través de actualizaciones globales mejoradas.

Generador de documentos y Guardar como nuevo

Cuando utiliza Guardar como nuevo en un recurso que incluye un documento generado, se copia la asignación, pero se la redirige al nuevo elemento. Las automatizaciones siguen siendo funcionales, sin necesidad de realizar ediciones manuales. 

Consejos para la generación de documentos

A continuación, ofrecemos algunos consejos para optimizar y mejorar la eficiencia del proceso.

• Utilice un formulario para capturar sus datos: Cree un formulario para la entrada de datos a fin de asegurarse de que los datos de su hoja se capturen correctamente en todo momento.
• Cree nombres de archivo personalizados para cada documento: De forma predeterminada, Smartsheet utiliza el nombre del PDF al momento de crear un nombre de archivo para cada documento que genera. Si tiene muchos documentos, puede ser difícil distinguirlos. Puede crear una fórmula para personalizar esos nombres de archivo y hacerlos más significativos.
• Personalice el correo electrónico que se envía cuando dirige un elemento de DocuSign para firmar: Puede personalizar los campos de asunto y mensaje para que sus destinatarios identifiquen con mayor facilidad el mensaje.
• Marque las filas que están listas para la creación de documentos: Después de definir el indicador, puede filtrar las filas que están listas y generar documentos solo para ellas. Vaya un paso más allá y utilice flujos de trabajo de automatización para marcar las filas y generar sus documentos. 

Información adicional

• Los propietarios, administradores y editores pueden adjuntar los documentos generados a las filas de la hoja. Los observadores pueden generar documentos y descargarlos en sus dispositivos.
• Si genera un nuevo documento para una fila a partir de la asignación exacta que usó anteriormente, el nuevo documento se carga como una nueva versión del archivo adjunto existente. Para obtener más información, consulte Mantenga actualizados los archivos adjuntos. 
• Puede generar documentos para hasta 100 filas a la vez.
• Si su documento tiene varios campos que utilizan los mismos datos, vincule los campos en el PDF y asigne la primera instancia. Los campos restantes se completan automáticamente cuando genera el documento. 
• Si es posible, no restrinja los tipos de datos en su PDF. Por ejemplo, los campos de texto permiten a las personas ingresar fechas en cualquier formato. Si restringe el campo y alguien ingresa sus datos en el formato incorrecto, los datos no se sincronizarán entre el PDF y Smartsheet.