Platztypen (im alten Modell als „Benutzertypen“ bezeichnet) legen fest, welche Aktionen jede Person in Smartsheet ausführen kann. In diesem Artikel wird erläutert, was die einzelnen Platztypen bedeuten, welche Möglichkeiten sie bieten und wie sich die Administratorrollen in dieses Gesamtbild einfügen.
USM Content
Mitglieder
Mitglieder sind kostenpflichtige Benutzer*innen mit vollem Zugriff auf Smartsheet. Ein Mitglied kann:
- Sheets, Berichte, Dashboards und Arbeitsbereiche erstellen, bearbeiten und löschen
- Elemente für andere freigeben
- Automatisierungen erstellen und verwalten
Mitglieder werden auf die Gesamtzahl der kostenpflichtigen Plätze Ihres Plans angerechnet.
Vorläufige Mitglieder
Ein vorläufiges Mitglied erhält denselben uneingeschränkten Zugang wie ein Mitglied, jedoch kostenlos und nur bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Smartsheet weist diesen Platztyp automatisch zu, wenn Benutzer*innen ohne kostenpflichtigen Mitgliedsplatz ihre erste qualifizierende Aktion im Rahmen des Plans durchführen. Weitere Informationen zu qualifizierenden Aktionen finden Sie unter Smartsheet-Benutzermodell und vorläufige Mitgliedschaft.
Wie es am Ende des Abrechnungszeitraums weitergeht, hängt davon ab, wie ein*e Systemadmin die Einstellung für vorläufige Mitglieder in Admin Center konfiguriert hat:
- Standard – Herabstufen: Jedes vorläufige Mitglied, das nicht manuell auf ein kostenpflichtiges Mitglied hochgestuft wurde, wird automatisch auf einen kostenlosen Platztyp (Mitwirkender oder Gast) herabgestuft und verliert den Zugriff auf Funktionen, für die ein höherer Platztyp erforderlich ist. Wenn der vorherige Zugriff wiederhergestellt werden muss, muss ein*e Systemadmin die Person manuell hochstufen.
- Optional – automatisches Hochstufen: Systemadmins können die Einstellung ändern, um alle vorläufigen Mitglieder am Ende des Abrechnungszeitraums automatisch in kostenpflichtige Mitglieder umzuwandeln. Wenn keine Mitgliedsplätze verfügbar sind, werden die Kosten für zusätzliche Plätze auf der nächsten automatischen Abrechnung oder Rechnung ausgewiesen.
Systemadmins können ein vorläufiges Mitglied auch jederzeit vor dem Ende des Abrechnungszeitraums auf der Seite Platztypen und Ausgleich herabstufen. Beachten Sie, dass das Herabstufen von aktiven Benutzer*innen deren Arbeit unterbrechen kann.
Interne Benutzer*innen können direkt in Smartsheet ein Platz-Upgrade anfordern. Ausstehende Anforderungen werden auf der Seite Platztypen und Ausgleich unter dem Filter Platzanforderungen angezeigt.
Anweisungen zum Überprüfen der Nutzung und Ändern von Platztypen finden Sie unter Platztypen verwalten. Informationen dazu, wie mit vorläufigen Mitgliedern am Ende des Abrechnungszeitraums verfahren wird, finden Sie unter Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder.
Mitwirkende
Mitwirkende sind Benutzer*innen mit kostenlosem Plan, die Inhalte anzeigen können, die für sie freigegeben wurden. Mit Kommentiererberechtigungen können Mitwirkende auch kommentieren und Anlagen hinzufügen oder löschen. Mitwirkende können:
- Sheets, Berichte und Dashboards anzeigen, die für sie freigegeben wurden
- Elemente kommentieren und Anlagen hinzufügen oder löschen (wenn sie mit Kommentiererberechtigungen freigegeben wurden)
- Anlagen von Elementen herunterladen, die sie anzeigen können
- Sheetaktivitäten verfolgen (Benachrichtigungen erhalten, wenn sie von einem Bearbeiter oder Admin eingerichtet wurden)
Mitwirkende können keine Elemente erstellen, Inhalte bearbeiten oder Elemente für andere freigeben.
Mitwirkende sind in Pro-, Business- und Enterprise-Plänen kostenlos.
Gäste
Gäste sind kostenfreie externe Benutzer*innen, also Personen, deren E-Mail-Domäne nicht mit der Domäne Ihrer Organisation übereinstimmt. Ein Gast kann nur auf Elemente zugreifen, die direkt für diesen Gast freigegeben wurden.
Gäste sind in Business- und Enterprise-Plänen kostenlos.
Was Gäste mit einem freigegebenen Element tatsächlich tun können
Der Platztyp „Gast“ bestimmt, dass es sich in Ihrem Plan um ein*e externe*n und kostenfreie*n Benutzer*in handelt. Was diese Person tatsächlich in einem bestimmten Sheet, Bericht oder Dashboard tun kann, hängt von der Freigabeberechtigungsstufe ab, die ihr bei der Freigabe des Elements zugewiesen wird.
So sieht das in der Praxis aus:
- Mit Betrachterberechtigung freigegeben: Der Gast kann das Element öffnen und alles darin sehen, aber das Sheet ist für ihn schreibgeschützt. Der Gast kann Anhänge herunterladen, aber er kann keine Zellen bearbeiten, keine Kommentare hinterlassen und er kann Inhalte nur anzeigen.
- Mit Kommentiererberechtigung freigegeben: Der Gast kann das Element anzeigen und Kommentare in Zeilen hinterlassen. Dies ist hilfreich für Feedbackschleifen mit externen Stakeholder*innen, die sich einbringen müssen, ohne die Daten zu verändern.
- Mit Bearbeiterberechtigung freigegeben: Der Gast kann das Element entsprechend der jeweils erteilten Bearbeiterberechtigung anzeigen und bearbeiten (Bearbeiter – kann freigeben oder Bearbeiter – kann nicht freigeben). Der Gast kann Änderungen an entsperrten Zeilen und Spalten vornehmen, Aktualisierungsanforderungen einreichen und mit Automatisierungen interagieren, die für ihn bestimmt sind, kann aber weiterhin keine neuen Smartsheet-Elemente erstellen oder Inhaber*in von Elementen im Plan sein.
Ein Gast kann keine Smartsheet-Elemente erstellen.
Der Platztyp „Gast“ ist in Pro-Plänen nicht verfügbar. In einem Pro-Plan werden externe Benutzer*innen wie interne Benutzer*innen behandelt. Daher gelten für alle Personen, für die ein Element in einem Pro-Plan freigegeben wurde, die Regeln für Mitglieder oder Mitwirkende. Die Bezeichnung „Gast“ gibt es nicht.
Eine vollständige Tabelle dazu, was mit den jeweiligen Berechtigungsstufen auf Zeilen- und Spaltenebene möglich ist, finden Sie unter Berechtigungsstufen für Sheets, Berichte oder Arbeitsbereiche.
Interne und externe Benutzer*innen
Ob eine Person intern oder extern ist, bestimmt, welche Platztypen für sie verfügbar sind, insbesondere für Gäste.
- Interne Benutzer*innen haben eine E-Mail-Adresse, die mit den registrierten Domänen Ihrer Organisation in Smartsheet übereinstimmt.
- Externe Benutzer*innen haben eine E-Mail-Adresse, die nicht mit den Domänen Ihrer Organisation übereinstimmt.
Diese Unterscheidung ist vor allem für den Benutzertyp Gast wichtig, der nur für externe Benutzer*innen verfügbar ist. Wenn ein Element für interne Benutzer*innen freigegeben wird, behandelt Smartsheet sie je nach ihrem aktuellen Platztyp als „Mitglied“, „vorläufiges Mitglied“ oder „Mitwirkenden“ und nicht als „Gast“ – unabhängig davon, welche Freigabeberechtigung ihnen erteilt wurde.
Systemadmins können auf der Seite Platztypen und Ausgleich in Admin Center überprüfen, welche Benutzer*innen intern bzw. extern sind. Auf dieser Seite werden externe Benutzer*innen mit einem Globus-Symbol gekennzeichnet.
Planbenutzer*innen vs. Organisationsmitglieder
Platztyp und Organisationsmitgliedschaft sind zwei unabhängige Klassifizierungen auf der Seite Platztypen und Ausgleich. Der Platztyp bestimmt, was Benutzer*innen in Smartsheet tun können. Die Organisationsmitgliedschaft bestimmt, ob Systemadmins das Profil dieser Person und ihre Einstellungen auf Organisationsebene direkt in Admin Center verwalten.
Die Organisationsmitgliedschaft ist unabhängig vom oben beschriebenen internen bzw. externen Status. Ein*e Planbenutzer*in kann dieselbe E-Mail-Domäne wie Ihre Organisation haben, ohne Organisationsmitglied zu sein, und externe Benutzer*innen können entweder Planbenutzer*innen oder Organisationsmitglieder sein.
Bezeichnung | Bedeutung |
|---|---|
Planbenutzer*in | Die Person hat einen Platz in Ihrem Plan und kann auf für sie freigegebene Elemente zugreifen, aber kein*e Systemadmin hat sie direkt in Admin Center zu Ihrer Organisation hinzugefügt. Smartsheet weist diesen Status automatisch zu, wenn Benutzer*innen einen Platz durch die Freigabe eines Elements und nicht durch direktes Hinzufügen erhalten. Für Planbenutzer*innen wird auf der Seite Platztypen und Ausgleich unter Benutzerstatus Keine angezeigt. |
Organisationsmitglied (keine Bezeichnung) | Die Person wurde von einem*einer Systemadmin direkt über Admin Center, via automatisiertes Benutzer-Provisioning oder über eine Directory-Integration zu Ihrer Organisation hinzugefügt. Organisationsmitglieder weisen den Benutzerstatus Aktiv auf. |
Das Profil und die Organisationsmitgliedschaft von Planbenutzer*innen werden außerhalb von Admin Center verwaltet. Daher sind einige Aktionen auf Organisationsebene für sie auf der Seite Platztypen und Ausgleich nicht verfügbar. Sie können dennoch ihren Platztyp verwalten, z. B. indem Sie sie auf „Mitglied“ hochstufen oder auf „Mitwirkender“ oder „Gast“ herabstufen.
Systemadmins können Planbenutzer*innen nicht direkt über Admin Center zur Organisation hinzufügen. Wenn der Status eines Benutzers bzw. einer Benutzerin („Planbenutzer“ oder „Extern“) nicht Ihren Erwartungen entspricht (z. B. wenn ein*e Benutzer*in aus einer externen Domäne, der*die eigentlich als „Gast“ angezeigt werden sollte, stattdessen als „Planbenutzer“ angezeigt wird), wenden Sie sich bitte an den Smartsheet-Support, um zu prüfen, ob ein Problem mit der Domänenkonfiguration vorliegt.
Definitionen aller Benutzerstatus-Werte, einschließlich Keine, finden Sie unter Übersicht über die Deaktivierung und Reaktivierung von Benutzer*innen.
Funktionen der Platztypen auf einen Blick
| Funktion | Mitglied | Vorläufiges Mitglied | Mitwirkender | Gast |
|---|---|---|---|---|
| Sheets, Berichte und Dashboards erstellen | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Inhalte bearbeiten | Ja | Ja | Nein | Hängt von der Elementberechtigung ab |
| Kommentieren | Ja | Ja | Mit Kommentiererberechtigungen | Hängt von der Elementberechtigung ab |
| Elemente für andere freigeben | Ja | Ja | Mit Kommentiererberechtigungen | Hängt von der Elementberechtigung ab |
| Freigegebene Elemente anzeigen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Anlagen herunterladen | Ja | Ja | Ja | Hängt von der Elementberechtigung ab |
| Automatisierungen erstellen | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Kostenpflichtiger Platz | Ja | Kostenlos (bis zum Ende des Abrechnungszeitraums) | Kostenlos | Kostenlos |
Platztypen ändern
Systemadmins verwalten Änderungen an Platztypen in Admin Center auf der Seite Platztypen und Ausgleich. Auf dieser Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Mitwirkende auf Gast oder Mitglied hochstufen
- Mitglieder oder vorläufige Mitglieder auf Mitwirkende oder Gäste herunterstufen
- Benutzerzugriff vollständig entfernen
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Platztypen verwalten.
Informationen zum Deaktivieren von Benutzer*innen, wodurch deren Zugriff ausgesetzt wird, ohne ihre Konten zu entfernen, finden Sie unter Benutzer*innen deaktivieren oder reaktivieren.
Um zu sehen, wie die Platztypen derzeit in Ihrem Plan zugewiesen sind, laden Sie den Platztypenbericht aus Admin Center herunter. Diesem können Sie den Platztyp, die E-Mail-Adresse und den Status der einzelnen Benutzer*innen (intern oder extern) entnehmen.
Kein Systemadmin?
Wenn Sie einen Mitgliedsplatz benötigen, suchen Sie nach dem Banner, das auf Sheets und anderen Elementen in Smartsheet angezeigt wird. Wählen Sie den Link Mitgliedsplatz anfordern aus und reichen Sie das ausgefüllte Formular ein.
Ihr Systemadmin prüft dann die Anforderung und entscheidet, ob Ihr Platztyp hochgestuft wird. Je nachdem, wie die Abläufe in Ihrer Organisation eingerichtet sind, wird die Anfrage entweder direkt über Smartsheet bearbeitet oder an einen externen Prozess weitergeleitet, der von Ihrem*Ihrer Systemadmin verwaltet wird.
Admin-Benutzerrollen
Administratorrollen sind unabhängig von den Platztypen. Es handelt sich um zusätzliche Verantwortlichkeiten auf Planebene, die über den bestehenden Platztyp von Benutzer*innen hinaus vergeben werden. Nicht alle Administratorrollen haben dieselben Platztypanforderungen.
| Rolle | Aufgaben |
|---|---|
| Systemadmin | Verwaltet Benutzer*innen, Einstellungen auf Kontoebene, Sicherheitsrichtlinien und Platzzuweisungen im gesamten Plan |
| Plan-Asset-Admin | Verwaltet Zugriffsanforderungen für Elemente, die keine*n aktive*n Inhaber*in oder Admin mehr haben |
| Gruppenadmin | Erstellt und verwaltet Benutzergruppen in Smartsheet-Kontaktlisten |
Für die Rollen „Plan-Asset-Admin“ und „Gruppenadmin“ ist ein Mitgliedsplatz erforderlich. Das bedeutet, dass Mitwirkende oder Gäste keine dieser Rollen innehaben können. Für die Rolle „Systemadmin“ ist kein Platztyp erforderlich.
Benötigen Sie weitere Informationen zu Gruppenadmins? Anweisungen zum Erstellen und Verwalten von Gruppen finden Sie unter Smartsheet-Gruppen verwalten.
Zusätzliche Benutzerrollen
Einige Pläne umfassen spezielle Benutzerrollen für erweiterte Funktionen. Dabei handelt es sich nicht um Platztypen, sondern um Rollen, die auf dem bestehenden Platztyp von Benutzer*innen aufbauen.
Ressourcen-Betrachter: verfolgen die projektübergreifende Ressourcenzuweisung in Legacy Resource Management. Erfordert eine Lizenz im Rahmen eines Business- oder Enterprise-Plans. Weitere Informationen zu Ressourcen-Betrachtern.
Neue Pläne, die Smartsheet Resource Management verwenden, enthalten keine solche Rolle.
Connector-Benutzer: Wenn Ihr Unternehmen einen Smartsheet-Connector (wie Salesforce oder Jira) verwendet, finden Sie weitere Informationen zur Funktion dieser Rollen unter Connector-Benutzertypen.
LCM Content
Im Legacy-Modell hängt es von zwei Faktoren ab, was eine Person in Smartsheet tun kann: Verfügt sie über eine Lizenz? Welche Freigabeberechtigungen wurden ihr für einzelne Elemente erteilt? Der Benutzertyp (lizenziert oder unlizenziert) gibt lediglich an, ob eine Lizenz vorhanden ist.
Benutzertypen
| Benutzertyp | Beschreibung |
|---|---|
| Lizenzierte Benutzer*innen | Ein*e kostenpflichtige*r Benutzer*in (intern oder extern) mit vollem Zugriff zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Smartsheet-Elementen. |
| Unlizenzierte Benutzer*innen | Benutzer*innen ohne Lizenz, die an freigegebenen Elementen mitarbeiten, aber keine neuen Smartsheet-Elemente erstellen können. Je nach erteilter Freigabeberechtigung fallen unlizenzierte Benutzer*innen in eine der folgenden Kategorien:
Unlizenzierte Benutzer*innen können auch interne Benutzer*innen sein, für die Elemente mit Admin- oder Bearbeiterberechtigung freigegeben wurden, oder externe Benutzer*innen, für die Elemente mit Adminberechtigung freigegeben wurden. In diesem Fall können diese Benutzer*innen gemäß ihrer Freigabeberechtigung Aktionen innerhalb dieses Elements ausführen, aber sie können weiterhin keine neuen Smartsheet-Elemente erstellen oder Inhaberberechtigungen für Elemente im Plan haben. |
Benutzertypen und Benutzerrollen sind zwei separate (aber verwandte) Konzepte. Der Benutzertyp gibt an, ob Benutzer*innen über eine Lizenz verfügen. Die Rolle gibt an, welche Verantwortlichkeiten sie auf Planebene haben. Eine Person kann unlizenzierte*r Benutzer*in sein und dennoch Admin-Freigabeberechtigungen auf Elementebene haben. Bei dieser Freigabeberechtigung handelt es sich aber um eine Rolle für dieses Element und nicht um eine Änderung des Benutzertyps.
Wie Lizenzierung und Freigabeberechtigungen zusammenwirken
Da das bisherige Modell sowohl Lizenzen als auch Freigabeberechtigungen nutzt, um festzulegen, welche Möglichkeiten jemand hat, betrachten Sie beide am besten als zwei separate Ebenen:
- Lizenz → Bestimmt, ob jemand ein*e kostenpflichtige*r Benutzer*in ist und Smartsheet-Elemente erstellen kann
- Freigabeberechtigung → Bestimmt, was Benutzer*innen mit einem bestimmten freigegebenen Element tun können (Inhaber, Admin, Bearbeiter, Kommentierer oder Betrachter)
- Benutzertyp → Das Ergebnis davon, ob sie eine Lizenz haben
Unlizenzierte Benutzer*innen mit Admin-Freigabeberechtigung für ein Sheet können die Freigabe für dieses Element verwalten, aber sie können weiterhin keine neuen Sheets erstellen oder Inhaber*in von Smartsheet-Elementen sein. Die Freigabeberechtigung gilt auf Elementebene; der Benutzertyp gilt auf Planebene.
Eine vollständige Aufschlüsselung der einzelnen Freigabeberechtigungsstufen finden Sie unter Freigabeberechtigungen für Sheets, Berichte oder Arbeitsbereiche.
Interne und externe Benutzer*innen
Ob jemand intern oder extern ist, hängt von seiner*ihrer E-Mail-Domäne ab.
- Interne Benutzer*innen haben E-Mail-Adressen, die mit den registrierten Domänen Ihrer Organisation übereinstimmen.
- Externe Benutzer*innen haben eine E-Mail-Adresse, die nicht mit den Domänen Ihrer Organisation übereinstimmt.
Diese Unterscheidung ist wichtig, da einige Benutzertypen (wie Gast) nur für externe Benutzer*innen gelten.
Administratorrollen
Administratorrollen sind Aufgaben auf Planebene, die von den Benutzertypen unabhängig sind. Ein*e Benutzer*in kann eine Administratorrolle innehaben, unabhängig davon, ob er*sie über eine Lizenz verfügt; für die Rolle „Systemadmin“ ist jedoch eine Lizenz erforderlich.
| Administratorrolle | Aufgaben |
|---|---|
| Systemadmin | Verwaltet Benutzer*innen, Einstellungen auf Kontoebene, Sicherheitsrichtlinien und Lizenzen im gesamten Plan. Benötigt eine Lizenz. |
| Plan-Asset-Admin | Verwaltet Zugriffsanforderungen für Elemente, die keine*n aktive*n Inhaber*in oder Admin mehr haben |
| Gruppenadmin | Erstellt und verwaltet Benutzergruppen in Smartsheet-Kontaktlisten |
Systemadmins verwalten Lizenzen über die Seite Benutzerrollen und Berichte in Admin Center.
Kostenlose Benutzertypen
Benutzer*innen mit kostenlosem Plan sind unlizenzierte Benutzer*innen. Sie können an Elementen zusammenarbeiten, die für sie freigegeben wurden, ohne eine kostenpflichtige Lizenz zu nutzen. Die zwei Benutzertypen mit kostenlosem Plan sind:
Mitwirkende: Benutzer*innen mit schreibgeschütztem Zugriff. Mit Kommentiererberechtigungen können Mitwirkende auch kommentieren und Anlagen hinzufügen oder löschen.
- Gäste: Externe Benutzer*innen mit Bearbeiter- oder Kommentiererzugriff.
Je nach Freigabeberechtigung für ein bestimmtes Element kann ein*e unlizenzierte*r Benutzer*in wie Betrachter, Bearbeiter oder sogar Admins auf Elementebene agieren, der Benutzertyp „unlizenzierter Benutzer“ bleibt dabei unverändert.
Funktionen der Benutzertypen auf einen Blick
| Funktion | Lizenzierte Benutzer*innen | Unlizenzierte Benutzer*innen |
|---|---|---|
| Sheets, Berichte und Dashboards erstellen | Ja | Nein |
| Inhalte in freigegebenen Elementen bearbeiten | Ja | Hängt von der Freigabeberechtigung ab |
| Freigegebene Elemente kommentieren | Ja | Hängt von der Freigabeberechtigung ab |
| Elemente für andere freigeben | Ja | Hängt von der Freigabeberechtigung ab |
| Freigegebene Elemente anzeigen | Ja | Hängt von der Freigabeberechtigung ab |
| Kostenpflichtiger Zugriff | Ja | Kostenlos |
Was unlizenzierte Benutzer*innen mit einem bestimmten Element tun können, hängt ausschließlich von ihrer Freigabeberechtigungsstufe für dieses Element ab, nicht von ihrem Benutzertyp. Eine vollständige Aufschlüsselung finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen und Aufgaben.
Erweiterte Funktionen und Premium-App-Rollen
Einige Pläne umfassen den Zugriff auf erweiterte Funktionen und Premium-Apps, darunter Funktionen wie Pivot, DataMesh, Calendar App und Data Shuttle. Der Zugriff darauf wird durch eine separate Benutzerrolle gesteuert, nicht allein durch den Benutzertyp oder die Lizenz.
Wenn Ihr Plan diese Funktionen umfasst, weist ein*e Systemadmin in Admin Center bestimmten Benutzer*innen die entsprechende Rolle zu. Eine Lizenz gewährt nicht automatisch Zugriff auf Premium-Apps.
Weitere Informationen zu bestimmten Premium-Apps finden Sie im Abschnitt Premium-Funktionen des Hilfecenters.