Ablade-Workflow in Data Shuttle erstellen

Die Grundlagen von Data Shuttle-Ablade-Workflows

Wenn Sie einen Ablade-Workflow verwenden, extrahiert dieser Daten aus einem Smartsheet-Sheet, konvertiert sie in eine Excel- oder CSV-Datei und leitet sie dann als Anlage an folgende Stellen weiter:

• Ein Smartsheet-Sheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Um Dateien aus Smartsheet oder Excel zu Google Drive zu übertragen, muss ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer Bearbeiterzugriff auf die Datei in Google Drive haben.

Die klassische Erweiterung für Excel-Dateien (.xls) wird von Data Shuttle nicht unterstützt.

Informationen zur Browser-Kompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.

Schritt 1: Neuen Ablade-Workflow erstellen

1. Rufen Sie datashuttle.smartsheet.com auf und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein, um sich anzumelden. Wenn Sie kein Data Shuttle-Konto haben, müssen Sie auf der Anmeldeseite eines erstellen.
2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Verbindungen aus.
3. Wählen Sie Workflow erstellen oder Workflow verwalten aus.
4. Wählen Sie in Data Shuttle in der linken Navigationsleiste die Option Offload Data aus.
5. Wählen Sie Weiter aus.

Vorhandenen Workflow kopieren

Sie können Zeit sparen, indem Sie einen bestehenden Workflow kopieren und bearbeiten, um einen neuen zu erstellen.

1. Wechseln Sie zum Tab, in dem sich der Workflow befindet.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf den Workflow. 
3. Wählen Sie Mehr aus. 
4. Wählen Sie Kopie erstellen aus.

Nachdem eine Kopie des Workflows erstellt wurde, können Sie diese bearbeiten.

Workflow bearbeiten:

1. Zeigen Sie mit der Maus auf die Zeile mit dem Workflow.
2. Wählen Sie Mehr aus. 
3. Wählen Sie Workflow bearbeiten aus.

Schritt 2: Quell-Sheet auswählen

• Wählen Sie im Tab Quelle das gewünschte Quell-Sheet und dann Weiter aus.

Schritt 3: Ziel auswählen 

Ihr Ziel ist der Ort, an den Ihre Daten gesendet werden. 

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Ziel verwenden, können Sie dasselbe oder ein anderes Sheet als das Quellsheet verwenden. Wenn Sie in eine externe App abladen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie angemeldet sind.
• Die Dateierweiterung wird von Data Shuttle während des Abladeprozesses entfernt. Benennen Sie die Datei um oder öffnen Sie sie in einer externen App. Speichern Sie sie anschließend, um die Erweiterung wieder hinzuzufügen.
• Die Ablade-Zieldatei und die Upload-Quelldatei dürfen niemals identisch sein. 

So wählen Sie ein Ziel aus

1. Wählen Sie im Tab Ziel den Zielort aus:
   • Smartsheet-Anlage: Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, dem die Datei angehängt werden soll.
   • Drittanbieter-App: Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, müssen Sie sich anmelden und den Ordner auswählen, in den die Abladedatei verschoben werden soll.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Name der exportierten Datei: Geben Sie Ihrer Abladedatei einen Namen.
   • Typ der exportierten Datei: Wählen Sie CSV oder Excel aus.
3. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Filter festlegen

Verwenden Sie Filter, um zu definieren, welche Daten das System von Smartsheet auf Ihre externe Ablage abladen soll. Beispielsweise können Sie einen Filter erstellen, um Zeilen mit dem Wert „In Bearbeitung“ in der Statusspalte abzuladen.

Sie können Filter auch verwenden, wenn Sie mit einem großen Datensatz arbeiten, von dem Sie nur eine Teilmenge der Daten freigeben müssen.

Bei Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass sie exakt mit den Informationen in Ihrer Datei übereinstimmen.

So wenden Sie Filter an

1. Wählen Sie im Tab Filter die Option Weiteren Filter hinzufügen aus.
2. Wählen Sie im Menü für die Filtererstellung eine Eingabespalte, einen Vergleichsoperator (z. B. ist gleich oder enthält) und den Wert aus.
3. Verbinden Sie dann im Feld Filterlogik die Filter mit den Operatoren AND oder OR. 
   • Verwenden Sie die Filter-IDs (die Zahlen neben den Filtern), um Beziehungen zwischen den Filtern zu definieren.
4. Wählen Sie Weiter aus.

Mindestens eine Zeile im Quellsheet muss die Filterkriterien erfüllen. Andernfalls generiert Data Shuttle keine CSV-Datei.

Komplexere Filterlogik definieren

Sie können mit Klammern und den Operatoren AND oder OR eine komplexere Filterlogik definieren. 

Beispiel: (1 AND 2) OR 3 kombiniert die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widget-Größe = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist.

In diesem Beispiel würden beim Abladen nur große Widgets für die Services-Abteilung enthalten sein, aber es würden alle Marketing-Widgets abgeladen werden.

Schritt 5: Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen 

Smartsheet-Spalten werden vorab ausgefüllt. Sie wählen die Spalten aus der Abladedatei aus.

So ordnen Sie eine Spalte manuell zu

1. Wählen Sie im Bereich Sheet-Spalte die Sheet-Spalten aus, die an die Spalten der Abladedatei angepasst werden sollen. 
2. Optional: Zeigen Sie mit der Maus auf eine Spalte des Sheets/der Abladedatei, um sie anzuordnen. Wählen Sie dann das Pfeilsymbol aus. Wenn Sie nicht alle Felder zuordnen möchten, zeigen Sie mit der Maus auf eine Spalte des Sheets/der Abladedatei. Wählen Sie dann  aus.
3. Sobald Sie die Felder zugeordnet haben, wählen Sie Weiter aus.

In diesem Schritt können Sie Spalten hinzufügen, umbenennen oder entfernen. Änderungen können sich auf abhängige Automatisierungen auswirken. Wenn aufgrund der Spaltenumbenennung ein Fehler auftritt, stellen Sie entweder den ursprünglichen Namen wieder her oder aktualisieren Sie die Automatisierung, um auf den neuen Namen zu verweisen.

Sie können nur Spalten entfernen, die Sie während dieser Workflow-Aktion für die Zuordnung hinzugefügt haben.

Wenn am ursprünglichen Sheet Änderungen vorgenommen wurden, aktualisieren Sie die Zuordnung über die Schaltfläche Aktualisieren. Dadurch werden jedoch Ihre manuellen Änderungen überschrieben. Überprüfen Sie deshalb, ob Ihre Spalten korrekt zugeordnet sind.

Schritt 6: Workflow planen

Planen Sie die automatische Ausführung Ihres Workflows oder führen Sie ihn manuell aus.
 

Data Shuttle verwendet GMT, nicht die Zeitzoneneinstellungen in Ihrer Smartsheet-App.

So wird der Workflow automatisch ausgeführt

1. Aktivieren Sie im Tab Ausführungsoptionen die Umschaltfläche für Zeitplanmäßig ausführen. 
2. Um den Zeitplan einzurichten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Wochentage: Die Tage, an denen der Workflow ausgeführt werden soll 
   • Startzeit: Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung gestartet werden soll
   • Ausführungshäufigkeit: Die Frequenz des Workflow-Zeitplans (z. B. alle 15 Minuten)
   • Endzeit: Die Uhrzeit, zu der die Workflow-Ausführung beendet werden soll
3. Sobald Sie den Zeitplan eingerichtet haben, wählen Sie Weiter aus. 

Am besten sollten mindestens 6 Stunden zwischen geplanten Ausführungen liegen. Häufigere Ausführungen können:

• eine sehr große Anzahl an Schreibvorgängen in deren Cloud-Quelle erzeugen.
• mehrere Versionen erstellen, die schwer voneinander zu unterscheiden sind.
• Fehler auslösen, wenn der Workflow versucht, auf verwendete Dateien zuzugreifen.

Manuell ausführen

Wenn Sie keinen Zeitplan für den Workflow einrichten, können Sie ihn jederzeit ausführen.

So führen Sie den Workflow manuell aus: 

• Navigieren Sie zum Workflow und wählen Sie Ausführen aus.

Schritt 7: Ihren neuen Workflow veröffentlichen

Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie dann Veröffentlichen aus. Nun können Sie auf Ihren Workflow zugreifen, wann immer Sie ihn ausführen, bearbeiten oder löschen möchten.