Sie können ein detailliertes Audit-Protokoll mit allen Änderungen im Zusammenhang mit Zeit- und Ausgabengenehmigungen herunterladen.
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Ihre Organisation muss möglicherweise die Genehmigungsaufzeichnungen prüfen, um einen konformen Genehmigungsprozess nachzuweisen.
Im Gegensatz zu Berichten, die nur den aktuellen Genehmigungsstatus für jeden Zeiteintrag darstellen, erfasst das Audit-Protokoll jedes Änderungsereignis für Genehmigungen (Einreichung, Ablehnung, Genehmigung usw.), die entsprechenden Kommentare zur Ablehnung oder Genehmigung sowie Daten und Benutzer, die die Änderungen vornehmen. Das Protokoll ist nützlich, um Prozesse im Zusammenhang mit der Compliance zu unterstützen.
Zu Beginn jedes Monats generiert Resource Management eine CSV-Datei mit einem Audit-Protokoll für den Vormonat. Frühere Monate können jederzeit heruntergeladen werden.
Audit-Protokolle für den aktuellen Monat können erst im folgenden Monat erstellt werden.
Audit-Protokolle für Genehmigungen herunterladen
- Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
- Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
- Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
- Scrollen Sie in den Kontoeinstellungen nach unten zum Genehmigungs-Workflow und wählen Sie dann Audit-Protokolle öffnen aus.
- Wählen Sie im neuen Fenster den Monat und das Jahr für die Zeit- und Ausgabeneinträge aus, die Sie prüfen möchten.
- Das Audit-Protokoll wird bearbeitet. Sobald es verfügbar ist, wird ein Download-Link in der Liste der letzten Anforderungen angezeigt. Ein Link zur Datei wird auch an die E-Mail des anfordernden Benutzers gesendet.
- Wählen Sie Herunterladen aus, um auf die Audit-Protokolldatei zuzugreifen.
Der Zeitraum gilt für die Daten, an denen die Zeiteinträge aufgezeichnet wurden – nicht für die Daten, an denen sie eingereicht oder genehmigt wurden. Zeit und Ausgaben können viel später genehmigt oder abgelehnt werden als im Monat, in dem sie eingereicht wurden. Audit-Protokolldateien für einen bestimmten Monat können daher abweichen, wenn Einträge nach dem Herunterladen des Protokolls genehmigt wurden. Es ist empfehlenswert, für Audits neue Audit-Protokolle anzufordern und herunterzuladen, um die neuesten Änderungen zu erfassen.
Audit-Protokolle für Genehmigungen verstehen
Audit-Protokolle für Genehmigungen enthalten Aufzeichnungen von Zeit- und/oder Ausgabeneinträgen (je nachdem, was erfasst wird) sowie den Änderungsverlauf des Genehmigungsstatus für diese Einträge. Dies bedeutet, dass derselbe Zeit- oder Ausgabeneintrag im Audit-Protokoll wahrscheinlich mehrere Zeilen umfasst – eine für jede Änderung des Genehmigungsstatus für diesen Eintrag.
Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Zeiteintrag zur Genehmigung einreicht, der abgelehnt, geändert, erneut eingereicht und anschließend genehmigt wird, gibt es eine Zeile für jede dieser Änderungen des Genehmigungsstatus (Änderung von „ausstehend“ zu „abgelehnt“ zurück zu „ausstehend“ und schließlich zu „genehmigt“).
Das Audit-Protokoll enthält mehrere Spalten, die die verschiedenen Eigenschaften des Zeit- oder Ausgabeneintrags sowie die Benutzer beschreiben, die Änderungen an dem Eintrag vornehmen. Im Folgenden wird beschrieben, wofür die einzelnen Spalten im Audit-Protokoll stehen.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Aktion | Zeigt, ob der Eintrag erstellt oder aktualisiert wurde |
| approvable_id | Eindeutige ID für den spezifischen Zeit- oder Ausgabeneintrag |
| approvable_date | Datum des Zeit- oder Ausgabeneintrags |
| approval_id | Eindeutige ID für den Genehmigungseintrag |
| approved_at | Uhrzeit und Datum der Genehmigung des Eintrags |
| approved_by_email | E-Mail des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat |
| approved_by_id | Benutzer-ID des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat |
| approved_by_name | Name des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat |
| client_name | Kunde für das Projekt für den Zeit- oder Ausgabeneintrag |
| Kommentar | Die vom Genehmiger bereitgestellten Ablehnungs- oder Genehmigungshinweise (falls vorhanden) |
| Erstellungsdatum | Uhrzeit und Datum der ursprünglichen Erstellung des Eintrags |
| current_user_email | E-Mail des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile generiert wurde |
| current_user_id | Benutzer-ID des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile generiert wurde |
| current_user_name | Name des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile im Audit-Protokoll generiert wurde |
| expense_item_amount | Ausgabenbetrag |
| expense_item_category | Kategorie (falls vorhanden) des aufgezeichneten Ausgabeneintrags |
| expense_item_notes | Notizen zur Ausgabe (falls vorhanden) |
| organization_id | ID der aktuellen Organisation |
| phase_name | Phase (falls vorhanden) für den Zeit- oder Ausgabeneintrag |
| project_name | Name des Projekts für den Zeit- oder Ausgabeneintrag |
| Status | Genehmigungsstatus zu diesem Zeitpunkt |
| submitted_at | Zeitpunkt und Datum der Einreichung des Eintrags zur Genehmigung |
| submitted_by_email | E-Mail des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat) |
| submitted_by_id | Benutzer-ID des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat) |
| submitted_by_name | Name des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat) |
| time_entry_category | Kategorie (falls vorhanden) des aufgezeichneten Zeiteintrags |
| time_entry_difference | Positive oder negative Differenz zwischen der eingegebenen und der geplanten Zeit |
| time_entry_incurred_hours | Eingegebener Zeitbetrag |
| time_entry_notes | Notizen zum Zeiteintrag (falls vorhanden) |
| time_entry_scheduled_hours | Geplante Stunden, die mit dem Zeiteintrag verknüpft sind (falls vorhanden) |
| updated_at | Datum und Uhrzeit der Aktualisierung des Eintrags |
| approvable_user_id | Benutzer-ID, die mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| approvable_user_name | Name des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| approvable_user_email | E-Mail des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| approvable_user_employee_number | Mitarbeiternummer des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| approvable_user_discipline | Disziplin des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| approvable_user_role | Rolle des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist |
| assignable_id | ID des Projekts für den Zeit- oder Ausgabeneintrag |
| parent_id | ID des Projekts, wenn die Zuweisung für eine Phase galt |