Genehmigungen einrichten

Sie können Genehmigungen für Zeit, Ausgaben oder beide Optionen aktivieren. 

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Resource Management

Berechtigungen:

RM-Admins

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Genehmigungs-Workflow aktivieren

RM-Admins können Genehmigungen für Zeit- und Ausgabeneinträge für ihre Organisation einrichten. 

  1. Legen Sie in den Profileinstellungen der Person fest, wer Zeit und/oder Ausgaben genehmigt. 

  2. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen und navigieren Sie zum Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow).

Hier können Sie Folgendes tun:

  • Den Genehmigungs-Workflow für Zeiten und Kosten aktivieren

  • Einträge nach Genehmigung sperren

    Sie müssen diese Einstellung aktivieren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen keine zusätzliche Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen können. Wenn diese Einstellung nicht aktiviert ist, können Benutzer*innen keine genehmigten Zeiten oder Ausgaben bearbeiten, aber sie können zusätzliche Zeiten oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen.

  • Projektinhaber*innen erlauben, die Zeiten und Ausgaben für Projekte zu genehmigen, deren Inhaber*innen sie sind
    • Bezieht Projektinhaber*innen automatisch als Genehmiger*innen für Personen ein, die ihren Projekten zugewiesen sind.
    • Projektinhaber*innen können nur Zeit oder Ausgaben für ihre eigenen Projekte einsehen und genehmigen.
  • E-Mail-Benachrichtigungen für Zeit- und Ausgabengenehmigungen einrichten
    • Sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an die Genehmiger*innen, wenn Zeit oder Ausgaben eingereicht werden.
    • Sendet eine Benachrichtigung und Notizen an die einreichende Person, wenn Zeit oder Ausgaben genehmigt oder abgelehnt werden.

Diese Einstellung ist getrennt von Aktivitätsbenachrichtigungen.

  • Genehmiger*innen erlauben, eingereichte Zeit- und Ausgabeneinträge zu entsperren
    • Wenn diese Option deaktiviert ist, können nur RM-Admins die Zeit entsperren.
lock approved timesheets

Projektbasierte Genehmigungen

Wenn die Einstellung können Genehmigungen für ihre Projekte vornehmen (Können Genehmigungen für ihre Projekte vornehmen) für Projektinhaber*innen aktiviert ist, können Projektinhaber nur Zeit- und Ausgabeneinträge in ihren eigenen Projekten genehmigen. 

Team-, Abteilungs- oder andere Manager*innen können immer noch im Profil einer Person als Genehmiger*in festgelegt sein, um einspringen und Freistellungszeiten genehmigen zu können. Vorhandene Genehmiger*innen bleiben bestehen, wenn Project owners can approve time (Projektinhaber können Zeit für ihre Projekte genehmigen) für ihre Projekte aktiviert ist.

Wie Genehmigungen die angefallenen Stunden und Beträge prüfen

Durch die Aktivierung von Genehmigungen für Zeiteinträge werden genehmigte Stunden nur zu Kontoeinstellungen > Angefallene Stunden und Beträge hinzugefügt. 

Wenn Sie nur genehmigte Stunden erfassen, beschränkt Resource Management die Berechnungen für angefallene Projektstunden auf die genehmigte Zeit und wendet für Berichte einen Standardfilter für den Genehmigungsstatus an. Standardmäßig werden nur genehmigte Stunden als angefallen angezeigt. 

Wenn Sie den Filter für den Genehmigungsstatus ändern, können Sie Berichte nach nicht genehmigten Stunden filtern.

So wirken sich Genehmigungen auf angefallene Ausgaben aus

Durch die Aktivierung von Genehmigungen für Ausgaben werden genehmigte Ausgaben nur zu Kontoeinstellungen > Angefallene Ausgaben hinzugefügt. 

Wenn Sie nur genehmigte Ausgaben erfassen, begrenzt Resource Management die angefallenen Projektausgaben nur auf genehmigte Ausgaben.

Vergangene Zeit und Ausgaben gesammelt genehmigen

  1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
    1. Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
    2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Genehmigungs-Workflow und wählen Sie Massengenehmigung ausführen aus.
  3. Wählen Sie Speichern und fortfahren aus.
  4. Wählen Sie auf der Seite „Massengenehmigung ausführen“ die Optionen aus, die Sie verwenden möchten. Sie können alle Zeit- und Ausgabeneinträge oder beide bis einschließlich einem von Ihnen ausgewählten Datum genehmigen. Sie können auch festlegen, dass alle genehmigten Zeit- oder Ausgabeneinträge gesperrt werden, sodass Benutzer*innen keine zusätzlichen Ausgaben oder Zeiteinträge hinzufügen können. 
  5. Wählen Sie Alle genehmigen aus.

Überprüfen Sie Ihre Auswahl. Sie können die Massengenehmigung nicht rückgängig machen.