Gilt für
- Pro
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Inhaber
- Administrator
- Bearbeiter
Automatisierte Workflows anzeigen und verwalten
Während sich Ihre Arbeitsprozesse entwickeln, müssen Sie möglicherweise automatisierte Workflows anpassen, übertragen, deaktivieren, löschen oder sich davon ab- oder anmelden.
Auf Ihre gespeicherten Workflows zugreifen:
Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierungen> Workflows verwalten aus.Sie können in der oberen rechten Ecke des Workflow-Managers Folgendes tun:
- Nach Status filtern: „Alle“, „Aktiv“, „Inaktiv“, „Ausführung nicht möglich“
- Sortieren nach: „Name“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“, „Zuletzt ausgeführt“
Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind.
Workflows verwalten
- Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierungen> Workflows verwalten aus.
- Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Mehr
-Symbol aus. In der folgenden Tabelle finden Sie, was Sie hier tun können.
| Diesen Befehl verwenden | Funktion | Tipps und Hinweise |
|---|---|---|
| Deaktivieren | Vorübergehendes Deaktivieren der Regel | Verwenden Sie diesen Befehl, um die Regel in Zukunft zu verwenden. |
| Jetzt ausführen … | So führen Sie den Workflow manuell aus: | Mit diesem Befehl können Sie den Workflow jederzeit manuell für das gesamte Blatt oder eine Teilmenge von Zeilen ausführen. |
Jetzt testen … | Testen des Workflows | Verwenden Sie diesen Befehl, um Ihren Workflow an einer Testzeile zu testen, oder verwenden Sie ihn, um eine Vorschau des Aussehens von Benachrichtigungen anzuzeigen, indem Sie sie an Sie selbst senden. |
| Bearbeiten | Die Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern | Verwenden Sie diese Option, um die Warnmeldung zu bearbeiten. |
| Duplizieren | Eine Kopie der Regel erstellen | Verwenden Sie diesen Befehl, um denselben Workflow-Typ für einen anderen Zweck zu erstellen. Dadurch können Sie schneller einen anderen Workflow erstellen. |
| Abonnieren oder Abbestellen | Beenden des Erhalts der Warnung | Sie können sich direkt vom Erhalt des Alarms oder der Aktion, die Sie erhalten, abmelden, indem Sie in der E-Mail-Nachricht im Abschnitt Sie möchten diese E-Mails nicht erhalten? die Option Abbestellen auswählen. Um sich anzumelden, greifen Sie auf das Workflow-Menü zu und wählen Sie Abonnieren aus, wenn Sie Alarme oder automatisierte Aktionen erhalten möchten. |
| Löschen | Regel komplett löschen | Sie können dies nicht rückgängig machen. |
| Workflow-Eigenschaften | Workflow-Eigenschaften | Hier sehen Sie die Workflow-ID, Details zur Workflow-Erstellung und wer sich davon abgemeldet hat. |
Workflow-Probleme und -Benachrichtigungen
Sie erhalten möglicherweise E-Mail-Benachrichtigungen, falls in Ihrem Workflow Probleme auftreten.Befolgen Sie die Anweisungen aus der E-Mail, um Probleme zu lösen.
Einen Workflow duplizieren
Wählen Sie im Workflow-Menü Duplizieren aus. Sie können nun den Workflow bearbeiten und an mögliche neue Szenarien anpassen.
Zu beachten
- Speichern Sie diese in einem neuen Feld oder benutzen Sie neue Werte für bestätigte oder abgelehnte Anforderungen. Falls Sie diese nicht ändern, kann es passieren, dass durch Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow möglicherweise Genehmigungsanforderungen im duplizierten Workflow ausgeführt werden.
- Überprüfen Sie auch Ihre Abonnentenliste, um zu gewährleisten, dass alle richtigen Personen Benachrichtigungen erhalten.
Workflow-Eigenschaften überprüfen
Öffnen Sie das Dialogfeld Workflow-Eigenschaften, um die folgenden Informationen zu überprüfen:
- Workflow-ID: 16-stelliger Wert, der Ihrem Workflow zugewiesen wurde und den Sie für Interaktionen mit dem Smartsheet-Support verwenden können
- Erstellt von: Benutzer, der den Workflow erstellt hat
- Personen, die sich vom Workflow abgemeldet haben: Gesamtzahl und Liste der Benutzer, die sich vom Workflow abgemeldet haben