Workflows mit Smartsheet Salesforce Connector erstellen

Smartsheet Salesforce Connector ist als Premium-Angebot erhältlich. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

Wenn Sie Smartsheet Salesforce Connector für Ihren Plan erworben haben, melden Sie sich an, um Workflows zwischen Smartsheet und Salesforce zu erstellen. 

Bei Smartsheet Salesforce Connector anmelden

Erste Schritte

Bevor Sie Ihren ersten Workflow zwischen einem Sheet in Smartsheet und Salesforce erstellen, muss zwischen beiden Anwendungen eine Verbindung hergestellt werden. Stellen Sie sicher, dass ein Administrator Ihres Kontos die anfängliche Verbindungseinrichtung durchgeführt hat.

Voraussetzungen

Um Workflows im Smartsheet Salesforce Connector zu erstellen, benötigen Sie folgende Berechtigungen:

• Sie müssen ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein.
• Ein Salesforce-Konto. Sie müssen sich mit den folgenden Berechtigungen bei der Salesforce-Anwendung anmelden können:
  • Einrichtung und Konfiguration anzeigen
  • API aktiviert Weitere Einzelheiten erhalten Sie vom Salesforce-Administrator Ihrer Organisation.
• Wenn Ihr Systemadministrator die Einstellung Restrict Users (Benutzer einschränken) in Salesforce Connector aktiviert, müssen Sie in Smartsheet auch die Rolle Salesforce Connector-Benutzer innehaben. Diese Rolle kann auf der Oberfläche von Smartsheet Admin Center oder Salesforce Connector zugewiesen werden.

Workflow erstellen

Sobald die Berechtigungen und die anfängliche Verbindung zu Ihrer Salesforce-Umgebung hergestellt wurden, können Benutzer Workflows erstellen, um Informationen zwischen Salesforce und Smartsheet zu synchronisieren.

Mit Smartsheet Salesforce Connector können Sie Informationen in eine einzige Richtung (von Salesforce zu Smartsheet oder von Smartsheet zu Salesforce) oder in beide Richtungen pushen, sodass Probleme direkt in beiden Anwendungen aktualisiert werden.

Sie können die Synchronisierung mit einem bestehenden Sheet durchführen oder ein neues Sheet erstellen, um ein Smartsheet-Projekt mittels Datensätzen in Salesforce zu starten. 

Sie müssen zwar nur mindestens Bearbeiter-Berechtigungen für das Zielsheet haben, wir empfehlen jedoch, mindestens über Administratorberechtigungen zu verfügen, da Sie dem Sheet während der Workflow-Erstellung möglicherweise neue Spalten hinzufügen müssen.

Schritt 1: Workflow-Assistenten starten

1. Melden Sie sich bei Smartsheet Salesforce Connector an.
2. Wählen Sie Add Workflow (Workflow hinzufügen) aus, um den Workflow-Assistenten zu starten.

Schritt 2: Einstellungen konfigurieren

1. Wählen Sie die gewünschte Richtung des Workflows aus. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. Dadurch wird festgelegt, ob der Workflow manuell oder automatisch ausgeführt wird.

Um Felder bidirektional oder die Synchronisierung zwischen Smartsheet und Salesforce automatisch zu machen, wählen Sie Keep issues automatically updated in both Smartsheet and Salesforce (Vorgänge in Smartsheet und Salesforce automatisch aktualisieren) aus. Bei dieser Einstellung können Sie später entscheiden, ob Sie ein bestimmtes Feld bidirektional oder nur unidirektional synchronisieren möchten.

In Smartsheet können Sie Spalten mit automatischer Nummerierung, Systemspalten oder Spalten, die Formeln enthalten, nicht automatisch mithilfe von Salesforce Connector zuordnen. Wenn Sie Werte aus diesen Spalten mit Salesforce synchronisieren möchten, richten Sie eine unidirektionale Verbindung ein und starten Sie die Synchronisierung manuell.

2. Wählen Sie das Sheet, mit dem Sie Salesforce-Daten synchronisieren möchten oder Create a new sheet … (Neues Sheet erstellen …) aus. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern.
    

   Pro Sheet kann immer nur ein einzelner Connector-Workflow erstellt werden.

3. Wählen Sie die Salesforce-Objekte aus, die mit dem Sheet synchronisiert werden sollen. Sobald Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie dies nicht mehr ändern. 

4. Wählen Sie Continue (Weiter) aus.

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Schritt 3: Felder zuordnen

Smartsheet ordnet Salesforce-Felder Spalten zu. Welche Salesforce-Felder Sie auswählen können, hängt von den Feldern ab, die Sie für den Workflow im Salesforce-Objekt ausgewählt haben. Wenn Sie die Feldzuordnung konfigurieren, können Sie entscheiden, wie die Daten fließen sollen.

Richten Sie die Zuordnungen auf dieser Seite ein, entfernen oder fügen Sie nach Bedarf Salesforce-Felder und Smartsheet-Spalten hinzu und wählen Sie „Continue“ (Weiter) aus, wenn Sie fertig sind.

Zu beachtende Punkte

• Geben Sie beim Zuordnen von Salesforce-Feldern immer eine Smartsheet-Spalte an. Die Smartsheet-Spalte darf nicht leer gelassen werden.
• Je nach den Berechtigungen Ihres Salesforce-Kontos werden Ihnen möglicherweise nur bestimmte Salesforce-Felder angezeigt.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Spalten „Record ID“ (Datensatz-ID) und „Error“ (Fehler) angeben, da beide automatisch zu Ihrer Feldzuordnung hinzugefügt werden und nur von Salesforce zu Smartsheet übertragen werden können. Smartsheet erstellt neue Spalten für die Datensatz-ID und Fehler, wenn Sie ein vorhandenes Sheet verwenden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese bereits vorhandenen Spalten zuzuordnen.
• Denken Sie immer daran, dass die Datensatz-ID die Schlüsselkennung für Vorgänge in Salesforce ist. Sie sollten sie an der primären Spalte im Sheet ausrichten, um die korrekte Erstellung der übergeordneten Zeilen und der Hierarchie zu gewährleisten. Wenn Sie eine dieser Spalten in Smartsheet entfernen, wird der Workflow unterbrochen. Dies führt zu einem Fehler bei der nächsten Datensynchronisierung.
• Denken Sie daran, dass das zu verknüpfende Feld den Spaltentyp beeinflusst, wenn Sie sich in Smartsheet während der Zuordnung für eine neue Spalte entscheiden. Ein Salesforce-Datum wird beispielsweise an einer Smartsheet-Datumsspalte ausgerichtet und der Typ wird in Klammern angezeigt.

Schritt 4: Optionale Filter

Das Erstellen von Filtern ist eine optionale, aber hilfreiche Möglichkeit, die zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisierten Daten zu steuern. Wenn Sie Ihre Daten nicht filtern möchten, wählen Sie auf den Seiten Salesforce filters (Salesforce-Filter) und Sheet filters (Sheetfilter) die Option Continue (Weiter) aus und fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Sie können Filter entweder mit Salesforce-Filtern oder mit Sheetfiltern definieren. Wenn Sie überlegen, welche Art von Filter Sie verwenden sollen, berücksichtigen Sie, ob Sie nur versuchen, bestimmte Informationen aus Salesforce in Smartsheet zu importieren (wenn Sie z. B. stets Vorgänge anzeigen möchten, die wiederum alle Datensätze anzeigen, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft sind, wäre dies ein guter Grund für die Verwendung von Salesforce-Filtern) oder ob Sie nur bestimmte Zeilen von Smartsheet mit Salesforce synchronisieren möchten (z. B. nur Zeilen, bei denen ein Kontrollkästchen in einer bestimmten Spalte aktiviert ist, was ein guter Grund für die Verwendung von Sheetfiltern wäre). 

Salesforce-Filter

Sie können Salesforce-Filter definieren, indem Sie Add filter (Filter hinzufügen) sowie die Felder, nach denen Sie filtern möchten, auswählen, und Filterkriterien definieren. Alle hinzugefügten Filter haben eine UND-Beziehung. 

Sheetfilter

Definieren Sie Sheetfilter, indem Sie Add filter (Filter hinzufügen), die Smartsheet-Spalten, nach denen gefiltert werden soll, und die Filterkriterien auswählen. Alle hinzugefügten Filter haben eine UND-Beziehung.

Die verfügbaren Filterkriterien hängen von den Spalten in Ihrem Sheet ab. Wenn Sie Optionen filtern möchten, die nicht aufgeführt sind, fügen Sie zuerst die neue Spalte zum Sheet hinzu.

Schritt 5 (Optional): Zeilengruppen definieren

Optional können Sie Zeilengruppierungen für Ihre Salesforce-Datensätze nach Salesforce-Feldern (z. B. Stage (Phase)) oder primären Spaltenwerten in Ihrem Sheet definieren. Um eine Zeilengruppierung hinzuzufügen, wählen Sie Add group (Gruppe hinzufügen) und entweder das Salesforce-Feld aus, nach dem Sie gruppieren möchten, oder listen Sie unter Add Custom Group (Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen) den Wert der primären Spalte auf, nach dem Sie gruppieren möchten.

Wenn Sie benutzerdefinierte Zeilengruppen nach der primären Spalte Ihres Sheets definieren, können Sie einen vorhandenen Wert in Ihrer primären Spalte verwenden oder einen neuen Wert erstellen, um eine neue übergeordnete Zeilengruppierung zu erstellen. 

Wenn Ihre benutzerdefinierte Zeilengruppe nicht innerhalb der bestehenden Hierarchie platziert wird, wird die neue übergeordnete Zeile unten in Ihrem Sheet angezeigt.

Hinweise

• Wenn Sie das Feld für die Datensatz-ID einer anderen Spalte im Sheet als der primären Spalte zugeordnet haben, können Sie in Smartsheet keine neuen Datensätze mit aktivierter Zeilengruppierung für Salesforce generieren. Sie können jedoch weiterhin neue Datensätze in Salesforce initiieren und mit Smartsheet synchronisieren.
• Vorgänge, für die in Salesforce kein Gruppierungswert vorhanden ist, werden in einer Hierarchie mit dem Titel Field '[Group]' not set (Feld „[Gruppe]“ nicht festgelegt) angezeigt.

Schritt 6: Workflow speichern

Unter Update Summary (Aktualisierungszusammenfassung) auf der Seite Save (Speichern) wird die Anzahl der Felder angezeigt, die in Salesforce und Smartsheet aktualisiert werden sollen. Wenn die in „Update Summary“ angegebene Anzahl überraschend hoch oder niedrig ist, gehen Sie zurück und fügen Sie Filter nach Bedarf hinzu oder entfernen Sie sie.

1. Geben Sie Ihrem Workflow unter Workflow Name (Workflow-Name) einen Namen, sobald Sie mit der Anzahl in „Update Summary“ zufrieden sind. Dies hilft Ihnen, ihn später im Salesforce Connector-Dashboard schnell zu finden.
2. Wenn Sie neue Zeilen in Smartsheet in Jira-Elemente umwandeln möchten, aktivieren Sie das Kästchen neben Sync new rows created in Smartsheet to Salesforce (Neue in Smartsheet erstellte Zeilen mit Salesforce synchronisieren).
3. Wählen Sie abschließend nach all Ihren Anpassungen Save Workflow (Workflow speichern) aus.

Nachdem Sie den Workflow gespeichert haben, können Sie Werte auf der Seite Settings (Einstellungen) nicht mehr ändern, z. B. die Richtung des Workflows, das zu synchronisierende Sheet oder das in diesem Workflow enthaltene Salesforce-Objekt.

Nach dem Speichern des Workflows wird das Dashboard angezeigt. Ihr Workflow wird automatisch ausgeführt und aktualisiert Datensätze basierend auf Ihren Workflow-Konfigurationseinstellungen. Eine bidirektionale Synchronisierung läuft automatisch weiter, solange sie nicht deaktiviert oder gelöscht wird. Um die Einrichtung einer unidirektionalen Synchronisierung zu aktualisieren, müssen Sie den Workflow manuell ausführen.

Workflows bearbeiten

Sie können Ihren erstellten Workflow jederzeit bearbeiten. Smartsheet Salesforce-Verwalter können Organisations-Workflows deaktivieren oder löschen, aber nicht bearbeiten.

Um den Workflow zu bearbeiten, wählen Sie das Zahnradsymbol links neben dem Namen des Workflows und dann eine der folgenden Optionen aus:

• Edit Workflow (Workflow bearbeiten): Sie kehren zum Workflow-Assistenten zurück und können Änderungen am Workflow vornehmen (die Richtung des Workflows, das synchronisierte Sheet oder das enthaltene Salesforce-Objekt können nicht geändert werden).
• Rename Workflow (Workflow umbenennen): Ändern Sie den Namen des Workflows.
• Disable/Enable Workflow (Workflow aktivieren/deaktivieren): Beenden oder starten Sie die Workflow-Automatisierung.
• Delete Workflow (Workflow löschen): Löschen Sie den Workflow komplett (gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden).

Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert

Angenommen, eine Sheetzeile wird nicht mehr mit Salesforce synchronisiert, entweder aufgrund von Filterbedingungen im Workflow oder weil der Datensatz nicht mehr in Salesforce vorhanden ist. In diesem Fall wird die Zeile automatisch in den Bereich Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert Ihres Sheets verschoben.

Auch wenn eine Zeile nicht mehr synchronisiert wird, kann sie wichtige Spaltendaten, Anlagen oder Kommentare enthalten. Daher löscht Smartsheet keine Zeilen aus Ihrem Sheet. Stattdessen wird der Abschnitt Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert erstellt, um die vom Connector herausgefilterten Informationen zu speichern. 

Sie können die Funktion Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert nicht deaktivieren, da sie vor Datenverlust aufgrund von versehentlichen Workflow- oder anderen Änderungen schützt. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Elemente unterhalb der Zeile „Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert“ nicht benötigen, können Sie die Zeilen aus Ihrem Sheet löschen. Die betreffenden Zeilen werden erst dann in das Sheet zurückgegeben, wenn sie die im Connector-Workflow festgelegten Filterkriterien erfüllen.

Wenn Sie eine Zeile zu „Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert“ verschieben und diese wieder den Filterkriterien entspricht, wird sie automatisch wieder synchronisiert und aus dem Abschnitt Vom Connector herausgefiltert – nicht synchronisiert Ihres Sheets in den richtigen Sheetabschnitt verschoben (basierend auf Zeilengruppierungen usw.).