USM Content
Функция Слияния пользователей позволяет системным администраторам в планах «Корпоративный» и «Премьер» объединять пользователей, чтобы исключить дублирование записей и объединить два профиля пользователя в один. Это полезно для организаций, которые имеют несколько адресов электронной почты на одного сотрудника.
В этом разделе мы рассмотрим рекомендации по эффективному использованию функции Слияния пользователей, в том числе способы навигации и доступа к функции Слияния пользователей, а также способы правильной структуры и загрузки CSV-файлов для объединения нескольких пользователей Smartsheet одновременно.
Объединение профилей с помощью объединения пользователей
LCM Content
Используйте объединение пользователей, чтобы решать следующие задачи:
- Объединение двух профилей пользователя в рамках вашего плана, принадлежащих одному человеку. Один из этих профилей мог быть создан в связи со сменой адреса электронной почты или домена.
Изменение основного адреса электронной почты пользователя в рамках вашего плана, если он ещё не был привязан.
Если для одного из введённых электронных адресов уже существует профиль пользователя Smartsheet, этот профиль пользователя необходимо добавить в ваш план, чтобы объединения пользователей стало возможным.
- Обновление доменов электронной почты пользователей в вашем плане. Обновление домена может быть результатом слияния, поглощения, реорганизации, ребрендинга или консолидации.
Перед началом работы
Проверьте все домены
Объединение пользователей требует проверить все домены электронной почты, связанные с адресами, которые вы хотите объединить.
Узнайте, как выполнить проверку домена.
При объединении пользователей ни одна из объединяемых учётных записей не должна принадлежать системному администратору, выполняющему эту операцию. Объединение, затрагивающее учётную запись системного администратора, должен выполнять другой системный администратор.
Профиль пользователя может уже существовать или входить в другой план. Чтобы объединить такого пользователя, пригласите его присоединиться к вашему плану и попросите принять приглашение. После этого он будет отображаться в качестве активного участника. Если вы получите сообщение об ошибке, в котором утверждается, что пользователь уже является участником другого плана, обратитесь к системному администратору этого плана, чтобы удалить пользователя, прежде чем добавлять его в ваш план.
Удалите роли премиум-приложений
Если один из профилей, которые вы хотите объединить, имеет активированные роли в премиум-приложениях, удалите такие права пользователя перед объединением. Вы можете заново назначить роли в премиум-приложениях после объединения профилей.
Удалите пользователей из групп в другом плане
Если один из профилей является участником группы вне текущего плана, перед объединением необходимо запросить удаление его из этих групп. Обратитесь в службу поддержки, чтобы выполнить это действие.
Кроме того, можно запросить повторное добавление этих профилей после объединения.
Скачивание и настройка шаблона для объединения пользователей
- Войдите в Центр администрирования с использованием ваших текущих учётных данных Smartsheet.
- Выберите значок Menu (Меню) в левом верхнем углу и перейдите в раздел Users and Groups (Пользователи и группы) > User Roles and Reports (Роли пользователей и отчёты).
Выберите More Actions (Другие действия) > Merge Users (Объединить пользователей).
Brandfolder Image
Выберите Download (Скачать), чтобы скачать файл шаблона, который вы хотите использовать для объединения пользователей.
Brandfolder Image
- Внесите следующие данные в скачанный шаблон:
- В поле Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) введите адреса электронной почты соответствующих профилей для объединения и закрытия.
- В столбце Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа) укажите основные адреса профилей, которые вы хотите оставить.
- Сохраните готовый файл в формате CSV и не удаляйте его.
Убедитесь, что адреса электронной почты в каждой паре принадлежат одному человеку.
После объединения основным адресом электронной почты сохранённого профиля станет значение в столбце Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа). Адрес в столбце Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) останется дополнительным адресом электронной почты профиля.
В одном файле можно указать до 500 пар обновляемых адресов. Чтобы обновить адреса электронной почты большего количества пользователей, загрузите дополнительные файлы объединения.
Предпросмотр и выполнение объединения
- Войдите в Центр администрирования с использованием ваших текущих учётных данных Smartsheet.
- Выберите значок Menu (Меню) в левом верхнем углу и перейдите в раздел Users and Groups (Пользователи и группы) > User Roles and Reports (Роли пользователей и отчёты).
- Выберите More Actions (Другие действия) > Merge Users... (Объединить пользователей...).
- Загрузите обновлённый файл и выберите Preview Merge (Предпросмотр объединения).
Опция Preview Merge (Предпросмотр объединения) проверяет адреса электронной почты на наличие таких проблем, как недействительные адреса, дублирующиеся записи, неподтверждённые домены и так далее. Записи, которые не имеют значка Ready for Merge (Готово к слиянию), не применяются, а в столбце Recommendation (Рекомендация) будет предложено исправление, которое можно применить.
- Когда всё будет готово, выберите Apply Merge (Начать объединение). Сообщение с подтверждением покажет, что процесс объединения пользователей выполняется.
- Когда процесс объединения пользователей будет завершён, все затронутые пользователи получат на электронную почту уведомление об изменениях. Вы также получите электронное письмо со ссылкой на отчёт о результатах объединения пользователей, который включает следующее:
- Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа): объединённый адрес электронной почты.
- Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа): сохранённый адрес электронной почты.
- Result (Результат): показатель, было ли объединение успешным для данного пользователя.
- Metrics to display (Отображаемые метрики): количество ролей, элементов во владении, элементов с предоставленным доступом, и членств в группах для сохранённого профиля.
Элементы, которые затрагивает объединение пользователей
Smartsheet использует следующую логику:
- Если у пользователя есть лицензированная и нелицензированная учётные записи, Smartsheet закроет нелицензированную учётную запись.
- Smartsheet переносит все элементы из нелицензированной учётной записи в лицензированную учётную запись.
- Если у пользователя есть две лицензированные учётные записи, Smartsheet сохранит более старую и закроет более новую.
По завершении процесса Smartsheet перенесёт из закрытого профиля в сохранённый профиль следующие элементы:
- Все таблицы, отчёты, рабочие пространства и панели мониторинга, к которым у пользователя есть доступ
- Все группы во владении пользователя
- Участие в группах
- Роли
- Дополнительные электронные адреса
- Данные профиля
В ходе объединения пользователей система переместит элементы из рабочего пространства в папку Transferred From (Перенесено от).
Что нужно знать
Smartsheet предложит пользователям, не имеющим учётной записи Smartsheet, создать её, если они получат что-либо из следующего:
- Приглашение редактировать или просматривать элемент Smartsheet
- Уведомление от автоматизированного рабочего процесса или других триггеров
Чтобы не потерять рабочие процессы соединителя и токены API при объединении учётных записей, убедитесь в следующем:
- Учётная запись, которую вы хотите сохранить, имеет лицензию.
- Учётная запись, которую вы хотите закрыть, не имеет лицензии.
Элементы, которые не включены в объединение пользователей
- Автоматизированные рабочие процессы
- Контакты
- Соединители
- Избранное
- Токены API*
* Токены API необходимы для работы интегрированных инструментов и премиум-приложений, таких как Control Center и приложение Calendar. Чтобы пользоваться этими приложениями, пользователю может понадобиться выполнить для них аутентификацию повторно.
Отмена объединения пользователей
Чтобы отменить объединение пользователей, выделите соответствующие строки в файле для объединения и обратитесь в службу поддержки Smartsheet. Не забудьте приложить файл объединения пользователей к запросу в службу поддержки.
Служба поддержки Smartsheet свяжется с вами, чтобы подтвердить запрос перед внесением изменений. Отменить объединение пользователей можно, только если оно было выполнено в течение последних семи дней.
Отмена позволяет частично восстановить исходное состояние профиля пользователя до объединения. Восстановить можно только объединённые элементы. Пользователям может потребоваться заново пройти аутентификацию в премиум-приложениях, настроить автоматизированные рабочие процессы или выполнить другие действия.
Рекомендации по объединению пользователей (интеграция каталогов, SCIM)
Инструмент для объединения пользователей может не работать в следующих ситуациях:
- Если оба адреса, Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) и Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа), управляются внешним каталогом. В этом случае объединение не будет выполнено, а в сообщении об ошибке будет указано, что объединить адреса электронной почты, принадлежащие пользователям вашей службы каталогов, невозможно.
- Если Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) — это пользователь, управляемый каталогом, а Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа) — пользователь Smartsheet (вы не управляете профилем пользователя с помощью интеграции со службой каталогов или SCIM). В данном случае объединение не будет выполнено, а в сообщении об ошибке будет указано, что для объединения адресов электронной почты пользователя в службе каталогов с существующей учётной записью Smartsheet нужно указать в поле Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) текущий основной адрес Smartsheet, а в качестве адреса Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа) — адрес электронной почты в службе каталогов.
Если Current Login Email Address (Текущий адрес электронной почты для входа) принадлежит пользователю Smartsheet (вы не управляете профилем пользователя с помощью интеграции со службой каталогов или SCIM), а Replacement Login Email Address (Замещающий адрес электронной почты для входа) — пользователю каталога, объединение можно продолжить.
USM Content
Используйте объединение пользователей, чтобы объединить две учётные записи Smartsheet, принадлежащие одному пользователю, в одну. При объединении учётных записей на странице Seat types and true-up (Типы мест и корректировка) Smartsheet передаёт таблицы, отчёты, панели мониторинга, рабочие пространства и права совместного доступа из учётной записи, которую вы закрываете, в учётную запись, которую вы сохраняете.
Используйте объединение пользователей для следующих задач:
- Объединение дубликатов учётных записей, созданных при регистрации с использованием как личного, так и корпоративного адреса электронной почты.
- Приведение в порядок учётных записей после переноса доменов (например, ребрендинга или изменений по инициативе ИТ-отдела).
- Преобразование учётной записи подрядчика в учётную запись сотрудника.
- Включение пользователей в основной каталог после поглощения.
- Обновление основного адреса электронной почты пользователя, если новый адрес ещё не связан с учётной записью, не входящей в ваш план.
Перед началом работы
Перед объединением убедитесь в следующем:
- Обе учётные записи относятся к одной организации или одному плану.
- Ни одна из объединяемых учётных записей не является вашей. Если нужно объединить вашу учётную запись, попросите другого системного администратора сделать это.
- Все роли премиум-приложения, включая Control Center и приложение Calendar, удалены из обеих учётных записей. По завершении объединения назначьте роли заново.
- Проверены домены электронной почты, связанные с обеими учётными записями, в разделе параметрах безопасности.
Объединение двух учётных записей пользователей
- Войдите в Центр администрирования и нажмите значок Menu (Меню), чтобы открыть панель слева.
Перейдите в раздел Users and Groups (Пользователи и группы) > Seat Types and True-up (Типы мест и корректировка).
Откроется страница Seat Types and True-up (Типы мест и корректировка).
Выберите More actions (Другие действия) > Merge users (Объединить пользователей).
Brandfolder Image
В поле Current user account (Текущая учётная запись) найдите и выберите учётную запись, которую хотите закрыть.
Brandfolder Image
В разделе Replacement user account (Замещающая учётная запись пользователя) найдите и выберите учётную запись, которую хотите сохранить. По умолчанию Smartsheet сохраняет замещающую учётную запись в качестве основной и закрывает текущую. Чтобы сохранить текущую учётную запись в качестве основной, выберите Keep current as primary (Использовать текущую в качестве основной).
Brandfolder Image
Выберите Merge (Объединить), чтобы просмотреть сводку результатов для элементов, совместного доступа, групп, дополнительных адресов электронной почты и высвобожденных мест.
Для закрываемой учётной записи объединение необратимо. Самостоятельно отменить объединение нельзя. Подробнее: Отмена объединения.
Нажмите Confirm (Подтвердить), чтобы завершить объединение.
Brandfolder Image
После подтверждения Smartsheet деактивирует закрытую учётную запись и переместит её элементы в учётную запись, которую вы оставили. Обе учётные записи получат уведомление по электронной почте. Smartsheet добавит запись в журнал аудита организации. Если объединение не удаётся, Smartsheet отобразит сообщение об ошибке и не внесёт изменений ни в одну из учётных записей.
Объединение нескольких учётных записей в рамках одного сеанса
Чтобы объединить более одной пары учётных записей, добавьте каждую пару текущей и заменяющей учётных записей, прежде чем нажать Merge (Объединить). Когда вы просматриваете сводку последствий, Smartsheet показывает отдельную карточку для каждой пары. Если в одной паре возникла проблема, удалите её, а остальные объедините, не начиная весь процесс заново.
Что нужно учитывать
Что переносится в основную учётную запись
При объединении двух учётных записей основная учётная запись сохраняет свои удостоверения и получает от закрываемой учётной записи следующие сведения:
- Таблицы, отчёты, панели мониторинга и рабочие пространства
- Группы, которыми владеет закрытая учётная запись
- Роли
- Дополнительные электронные адреса
- Данные профиля
Что не переносится
Следующие элементы не перемещаются в основную учётную запись. Запланируйте повторную аутентификацию или переназначение по отдельности после объединения.
- Автоматизированные рабочие процессы
- Соединители и токены API (используются для интеграций и для премиум-приложений, таких как Control Center и приложение Calendar)
- Контакты
- Избранное
- Участие в группах
Основная учётная запись не наследует от закрытой членство в группах автоматически. Если закрытая учётная запись входила в какие-либо группы, после объединения добавьте в них основную учётную запись вручную.
Тип места и выставление счетов
В объединённой учётной записи сохранится место более высокого уровня. Если в закрытой учётной записи было платное рабочее место, в сводке последствий это место будет отображаться как восстановленное.
Отмена объединения
Самостоятельно отменить объединение нельзя. Чтобы отменить объединение, обратитесь в службу поддержки Smartsheet.
Объединение пользователей и интеграция со службой каталогов (SCIM)
Объединение пользователей может не работать в следующих ситуациях:
- Если обе учётные записи управляются вашей службой каталогов, объединение не будет выполнено. В Smartsheet отобразится сообщение о том, что нельзя объединять адреса электронной почты, принадлежащие пользователям в службе каталогов.
- Если текущая учётная запись управляется вашей службой каталогов, а замещающая учётная запись является стандартной учётной записью Smartsheet, объединение не происходит. Smartsheet отобразит сообщение с предложением указать текущую учётную запись в качестве адреса Smartsheet, а замещающую учётную запись — в качестве адреса службы каталогов.
Если текущая учётная запись является стандартной учётной записью Smartsheet, а замещающая учётная запись управляется вашей службой каталогов, объединение можно продолжить.