Отслеживание и просмотр действий в таблице

В Smartsheet предусмотрены различные функции, с помощью которых можно визуально отслеживать изменения в таблице.

  • Включите выделение изменений, чтобы быстро увидеть, какие ячейки таблицы изменились с момента вашего последнего посещения.  
  • Чтобы просмотреть предыдущие версии содержимого, откройте историю ячейки.
  • Чтобы узнать, кто и когда внёс те или иные изменения в таблицы, отчёты и панели мониторинга, просмотрите журнал действий.

Чтобы включить выделение изменений, следуйте пошаговым инструкциям.

Выделение изменений, внесённых в таблицу

С помощью инструмента Выделение изменений можно быстро находить и проверять изменения, внесённые в таблицу:

  1. Откройте таблицу и щёлкните значок Выделение изменений Кнопка «Выделение изменений» на панели инструментов.

    Откроется окно Выделение изменений.

    Окно «Выделение изменений»

  2. Щёлкните ползунок, чтобы включить выделение изменений.

  3. В разделе Выделить изменения за последние: выберите необходимый период. 

  4. Щёлкните инструмент Цвет фона кнопка-выделения-фона-изменений, чтобы задать цвет выделения.

    После обнаружения изменений цвет фона соответствующих ячеек изменится на тот, который вы выбрали.

  5. Щёлкните значок X в правом верхнем углу окна, чтобы закрыть его и сохранить параметры.

Внешний вид таблицы при включённой функции «Выделение изменений»

Если кто-либо добавил комментарий либо добавил или изменил вложение за указанный период, значок в соответствующей строке будет выделен.

выделение-изменений

Чтобы просмотреть сведения об изменении, включая время его внесения и адрес электронной почты человека, который его внёс, щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Просмотр истории.

СОВЕТ. Чтобы получать по электронной почте оповещения о внесении изменений в таблицу, можно настроить уведомления. Дополнительные сведения см. в статье Уведомления.

Ознакомьтесь с пошаговыми инструкциями для просмотра истории ячейки.

Просмотр истории ячейки

Любой человек, которому предоставлен доступ к таблице, может просмотреть историю ячейки, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав пункт  Просмотр истории. Появится форма Просмотр истории.


В этой форме содержатся все предыдущие значения ячейки, а также данные об авторах и времени внесения изменений. Если в ячейке содержалось изображение, оно не будет отображаться в истории. Вместо этого вы увидите запись Изображение:, за которой следует замещающий текст.

СОВЕТ. Вставьте системный столбец Изменено (дата) и (или) Автор изменений , чтобы в каждой строке таблицы отображалось время ее последнего изменения и имя соавтора, который его внес.

Учебную демонстрацию отслеживания изменений в таблице см. в приведенном ниже видеоролике.
 

Если у вас нет доступа к YouTube, щелкните здесь, чтобы посмотреть видео.

К началу  

Чтобы просмотреть журнал действий, воспользуйтесь пошаговыми инструкциями (это относится только к планам «Бизнес» и «Корпоративный»).

Отслеживание истории изменений с помощью журнала действий

Журнал действий позволяет оперативно узнавать о действиях в таблице и об их авторах, а также о том, кто последним просматривал панель мониторинга. Таким образом, вы получаете возможность проверять историю изменений и удалений различных элементов таблицы и получаете полную картину всех действий, осуществляемых вашими соавторами в таблице. Вы также сможете узнать, кто просматривал отчёт или панель мониторинга и вносил в них общие изменения.

Содержание статьи:

ПРИМЕЧАНИЕ. Это функция доступна только пользователям, подписанным на план «Бизнес» или на определённый тип плана «Корпоративный». Дополнительные сведения о планах и расценках (в т. ч. функции, доступные в каждом плане) см. на странице Расценки.

Значок воспроизведения Перейти к видеодемонстрации: журнал действий

Действия, регистрируемые в журнале действий

В журнале действий регистрируются следующие сведения о стандартных действиях:

  • данные о том, кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
  • информация о том, кому был предоставлен или запрещён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
  • только для таблиц: типы внесённых изменений и подробные сведения об изменениях (например: Светлана Светлая удалила строку 4);
  • имя автора изменения;
  • дата и время изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Изменения, внесённые в ячейки и строки в отчёте, отображаются в журналах действий исходных таблиц, а не в журнале действий отчёта.

Кто может просматривать журнал действий

Возможность просматривать журнал действий зависит от уровня разрешений на совместный доступ. Момент, начиная с которого вы можете просмотреть отслеживаемые действия, зависит от того, когда вы в последний раз получили разрешение на доступ к таблице.

ПРИМЕЧАНИЕ. К панелям мониторинга не применяется уровень разрешений редактора. Журнал действий для панели мониторинга могут просматривать только владелец и администраторы.

Уровень разрешений совместного доступа Может просматривать журнал действий Может экспортировать журнал действий Видит отслеживаемые действия, начиная с этого момента
Владелец* Да Да Создание элемента
Администратор (с лицензией)** Да Да Просмотр и экспорт с момента последнего предоставления доступа к этому элементу
Администратор (без лицензии) Нет Нет -
Редактор (с лицензией)** Да Нет  Просмотр (без возможности экспорта) с момента последнего предоставления доступа к этому элементу
Редактор (без лицензии) Нет Нет -
Наблюдатель (с лицензией или без неё) Нет Нет -

* После передачи прав владения таблицей новый владелец увидит все записи журнала действий, начиная с момента её создания.

** Пользователь, получивший права администратора (с лицензией) или редактора (с лицензией), будет видеть записи журнала действий с момента первого предоставления ему доступа к таблице. Подробные сведения об уровнях разрешений на доступ к таблицам см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.


Просмотр записей журнала действий

Журнал действий содержит записи о различных действиях соавторов в таблицах.

Чтобы просмотреть журнал действий, сделайте следующее:

  1. В строке меню выберите пункт Файл.
  2. Выберите Просмотреть журнал действий, чтобы открыть окно просмотра журнала действий. 

В окне просмотра журнала действий отображаются различные действия с таблицей, включая сведения о том, кто и когда удалил строки, и о том, когда тот или иной пользователь просматривал таблицу). 

Вы можете отфильтровать журнал, чтобы просмотреть только нужные записи.

Фильтрация записей журнала действий

Используйте фильтры журнала действий, чтобы просматривать только те записи, которые вам нужны. С помощью фильтров можно отображать действия за определённый период или определённого типа, а также записи, касающиеся конкретного пользователя, который совершал действия в таблице.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы закрываете журнал действий, фильтры автоматически сбрасываются. Фильтры журнала действий невозможно сохранить или сделать доступными для соавторов.

Чтобы применить фильтры к журналу действий, сделайте следующее: 

  1. Откройте журнал действий и в левом верхнем углу окна выберите Фильтры, чтобы развернуть список фильтров. 
  2. Выберите один из следующих вариантов:
    • Действие. Это тип действия, например удаление строки.
    • Соавторы. Это имена тех, кто выполнил действия.
    • Диапазон дат. Это даты, за которые нужно просмотреть действия.
  3. Нажмите Применить.

Чтобы сбросить фильтры, нажмите Очистить фильтры (рядом с кнопкой Применить).

ПРИМЕЧАНИЕ. Для некоторых действий невозможно определить имя пользователя Smartsheet. Например, если пользователь, не вошедший в Smartsheet, загрузил вложение из строки, которую получил по электронной почте, Smartsheet может отследить и зарегистрировать это действие, но в записи журнала в качестве имени пользователя будет указан адрес электронной почты download@smartsheet.com.


Экспорт журнала действий

Вы можете загрузить журнал действий для определённого элемента, чтобы сохранить запись о действиях в таблице. Чтобы экспортировать журнал действий, сделайте следующее:

  1. Откройте элемент.
  2. Выберите пункт Файл > Просмотреть журнал действий.
  3. В нижней части окна журнала действий нажмите Загрузить.

    Smartsheet отправит на указанный вами в системе адрес электронной почты сообщение со ссылкой.
     
  4. Проверьте папку входящих сообщений и перейдите по полученной ссылке, чтобы загрузить журнал действий.

Журнал действий будет сохранён на вашем компьютере в CSV-файле.


Интерпретация сведений, зарегистрированных в журнале действий

Некоторые записи в журнале действий описывают общую суть изменения, но не содержат подробностей.  Ниже приведены примеры зарегистрированных действий и пояснения к ним.

«Представление карточек: порядок карточек изменён» и «Представление карточек: порядок карточек неявно изменён»

Запись Представление карточек: порядок карточек изменён означает, что вы вручную перетащили одну или несколько карточек, например, в другую строку или в другое положение в той же строке.

Запись Представление карточек: порядок карточек неявно изменён означает, что карточки были перемещены другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку на другую позицию или в другую строку, другие карты также будут перемещены неявным образом. Кроме того, карточки могут быть неявно переупорядочены, когда вы вносите изменения в представлении сетки или на диаграмме Ганта (например, при назначении задач другому пользователю или при изменении варианта из раскрывающегося списка для определённой строки).

 


Демонстрационный видеоролик

Пошаговые инструкции по использованию журнала действий см. в этом видеоруководстве:

Если у вас нет доступа к YouTube, щёлкните здесь, чтобы посмотреть видео.