Сводка таблицы

Сводка таблицы позволяет сэкономить время при отслеживании ключевых показателей, ускорить выполнение проектов и формирование отчётов по критически важным данным, благодаря чему вы сможете быстрее принимать более эффективные решения.

В ситуациях, когда работать с критически важными данные непосредственно в таблицах становится сложно, сводка таблицы позволяет единообразно и удобно систематизировать и отслеживать нужную информацию. С помощью элементов управления на правой панели вы можете настроить сводные поля таблицы, добавить текст, символы, изображения, ссылки и сложные формулы для обобщения содержащихся в таблице данных.

Краткое описание работы с помощью сводки таблицы

Сводка таблицы позволяет вносить описания, систематизировать данные и создавать отчёты на различных уровнях (уровень проекта, предприятия и сводные данные). Описание таблицы находится в сводке, которая отображается на панели справа, рядом с данными таблицы.

Изображение с примером сводки таблицы

Кому доступна эта возможность?

значок разрешений Добавлять поля сводки таблицы, менять их свойства, редактировать существующие незаблокированные и заблокированные поля могут владельцы и администраторы таблиц (при условии наличия у них лицензии). Редактировать существующие незаблокированные поля могут владельцы, администраторы и редакторы. Просматривать сводку таблицы могут все пользователи с правом доступа к таблице.
значок доступности планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».


Доступ к сводке таблицы

Щёлкните значок сводки Значок сводки таблицы на панели справа, чтобы развернуть панель сводки таблицы.

В полях сводки можно указывать различные сводные данные.

Создание поля сводки таблицы

В открытой сводке таблицы выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Добавить поле внизу сводки таблицы.
  2. Выберите тип поля с учетом информации, которая будет в нём отображаться. Доступные типы полей сводки приведены в таблице ниже.
  3. Введите имя поля, а затем нажмите кнопку ОК. В сводке таблицы появится новое пустое поле.
  4. Внесите требуемые изменения (вы можете добавить новые поля, изменить свойства, внести в поле данные) и нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов вверху таблицы.

Чтобы сохранить изменения в сводке таблицы, необходимо сохранить таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Сохранение и обновление таблиц.

Сводка таблицы готова! Вы можете в любой момент редактировать её структуру, свойства и форматирование полей, а также добавлять в них данные.

Типы полей сводки

Тип поля Описание
Текст или число Текстовые описания или числа (например, сводные сведения о проекте, общий бюджет)
Список контактов Отображение доступных вам контактных данных (например, менеджера проекта или контактного лица)
Дата Важная дата (например, день начала или завершения проекта)
Раскрывающийся список Выбор значения из настраиваемого раскрывающегося списка (например, название отдела, тип проекта, статус проекта)
Флажок Флажки в полях можно устанавливать и снимать.
Символы Наборы наглядных представлений (например, диаграммы выполнения, звезды, символы уровня сигнала)

У сводки таблицы могут быть следующие параметры:

  • до 200 полей (столбцы таблицы не учитываются);
  • имя поля может содержать до 50 символов;
  • значения полей соответствуют размеру ячеек;
  • раскрывающийся список может содержать до 500 вариантов.

Изменение формата, свойств поля, добавление ссылок и изображений в поле

Новые поля сводки могут содержать данные, гиперссылки, изображения и т. д. 

Чтобы изменить форматирование нового или существующего поля сводки, щёлкните значок меню рядом с заголовком поля сводки. Вы сможете внести изменения в формат или параметры поля (например, формат числа или валюты, блокировка).

изображение значка меню сводки таблицы
 

Эффективное использование сводки таблицы

С помощью сводки таблицы можно просматривать метрики проекта, добавлять к таблице пользовательские метаданные, улучшающие поиск, и выполнять другие действия.

Представление основных сведений о проекте с помощью формул или столбцов символов

Одно из применений сводки таблицы — представление состояния таблицы, например состояния проекта относительно его плана. Чтобы получить такое представление и обеспечить его автоматическое обновление, можно добавить формулу в поле сводки таблицы.

Для автоматического вычисления ключевой информации вставьте в поле сводки формулу, ссылающуюся на данные в сетке или другом поле сводки. Чтобы быстро создать формулу, можно выбрать ячейки и диапазоны ячеек в сетке с помощью перетаскивания. Во время создания формулы ячейки, на которые она ссылается, выделяются.

Элементы, на которые ссылается формула Синтаксис Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#, [Бюджет 2017]#)
Ячейки в сетке (в той же таблице) [Имя столбца]<номер строки> =SUM(Затраты1:Затраты3)
Ячейки в сетке (в другой таблице) {имя ссылки между таблицами} =COUNT({Запасы на складе Б})

Упрощение поиска за счёт классификации таблиц

Вы можете создавать в сводке таблицы поля с ключевыми значениями, по которым легко производить поиск. Вот некоторые примеры:

  • Укажите отдел, к которому относится таблица, с помощью поля типа «Раскрывающийся список» или «Текст или число».
  • Добавьте ключевые слова, по которым можно выполнять поиск, в поле типа «Текст или число». Пример: строительство, электрика, проектирование. 

Подробные сведения о функции поиска см. в разделе Поиск в Smartsheet.

Создание легенды, поясняющей назначение символов

Добавьте в сводку таблицы легенду, поясняющую значение каждого значка или символа в таблице.
Чтобы создать легенду, выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
  3. В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.

Легенда в сводке таблицы

Стандартизация сводок таблиц с помощью массового копирования

Обеспечьте согласованность метаданных и данных портфеля, скопировав структуру, формулы и другое содержимое сводки таблицы в несколько таблиц сразу (не более 20).

Кому доступна эта возможность

значок разрешений Массовое копирование структуры сводки таблицы могут выполнять владельцы и администраторы как исходной, так и конечных таблиц (имеющие лицензию). 
значок подходящих планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Копирование сводки таблицы

В сводке таблицы, содержащей поля, которые нужно скопировать, выполните указанные ниже действия. 

  1. В правой части сводки таблицы щёлкните значок меню Значок меню.
  2. Выберите команду Копировать сводку в другие таблицы.
  3. Выберите до 20 таблиц, в которые будет скопирована сводка. Вы можете скопировать либо только имена полей, либо поля вместе со значениями и формулами.

    Выбор таблиц для массового копирования
     
  4. Щёлкните Копировать.

Копирование сводки таблицы в другие таблицы необратимо (отменить его нельзя). Если массовое копирование может привести к перезаписыванию данных, перед началом этой операции вы получите запрос.

Вот и всё! Сводка таблицы скопирована.