Автоматизация

Автоматизированные рабочие процессы, в которых объединены различные сценарии и действия, позволяют ускорить совместную работу в группах. Вы можете автоматизировать повторяющиеся и выполняемые вручную задачи, такие как утверждения, обновления статуса и напоминания. В визуальном редакторе можно легко создавать рабочие процессы, управлять ими и вести совместную работу.

Автоматизированные рабочие процессы состоят из трёх компонентов: триггеров, условий и действий.

Блоки и пути: как устроен автоматизированный рабочий процесс

Создание автоматизированного рабочего процесса похоже на создание блок-схемы. Триггеры, условия и действия компонуются так, что каждый исходный блок связан с одним или несколькими последующими.

В конструкторе рабочих процессов выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Добавитькнопка «Добавить»  
  2. Выберите, что вы хотите добавить (условие, условный путь или действие). 

Схематически рабочий процесс можно представить так: изменение активирует рабочий процесс, и если строка соответствует заданным условиям, то выполняется указанное действие.

Подробные сведения о назначении элементов рабочего процесса см. в таблице ниже.

ЭлементНазначение
Блок триггеровКонкретная дата и время, определённая периодичность или действия в таблице, которые активируют автоматизированный рабочий процесс. 
Блок условийСлужит для фильтрации строк, которые включаются в действия рабочего процесса, относящиеся к одному пути.
Блок действийТип автоматического действия (оповещение, утверждение, запрос и т. д.), которое должно быть выполнено в случае срабатывания триггера и удовлетворения условий. Подробные сведения о различных типах автоматических действий см. здесь.
Условный путьЛиния, соединяющая блоки и представляющая путь, по которому пойдёт рабочий процесс при выполнении определённых условий. В рабочем процессе может быть один путь от триггера до действия или несколько путей, которые выбираются в зависимости от предыдущих условий.

Рекомендации по использованию автоматизированных рабочих процессов

При настройке рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.

  • Введите имя рабочего процесса в левом верхнем углу конструктора рабочих процессов.
  • Завершив настройку или сделав любые изменений, обязательно сохраните рабочий процесс (кнопка «Сохранить» в правом нижнем углу). В созданный рабочий процесс можно в любой момент внести дополнительные изменения.

Блоки триггеров: настройка условий выполнения рабочего процесса

При создании автоматического рабочего процесса можно задать условия, при которых он будет активироваться. Возможные триггеры:

  • добавление или изменение строк;
  • изменение строк;
  • добавление строк (изменение существующих строк не приводит к активации);
  • наступление определённой даты.

    Блок триггеров

Чтобы рабочий процесс запускался только при внесении определённых изменений в выбранные поля, можно указать условия активации рядом с меткой Когда в блоке триггеров. Например, можно создать рабочий процесс, который запускается, только когда поле «Статус» элемента принимает значение «Завершено».

При настройке блока триггеров учитывайте указанные ниже особенности.

  • Если рабочий процесс активируется при изменении ячейки на любое значение, это относится и к случаю, когда ячейка становится пустой.

  • Действия, автоматически изменяющие таблицу, не могут активироваться входящими ссылками на ячейки или межтабличными формулами. Это относится к действиям Запросить утверждение, Переместить строки, Копировать строки, Заблокировать строки и Разблокировать строки. Например, если значение в ячейке «Статус» изменяется из-за изменения связанной ячейки в другой таблице, рабочий процесс, который блокирует строку при изменении статуса на «Завершено», не активируется.

Блоки условий: фильтрация данных, отправляемых автоматизированным рабочим процессом

Между блоком триггеров и блоками действий в автоматизированном рабочем процессе можно задать условия фильтрации строк, которые должны включаться в оповещение или действие. Кроме того, можно добавить условные пути, чтобы в зависимости от заданных условий рабочим процессом выполнялись разные автоматические действия. 

Чтобы настроить логику блока условий, щёлкните И и выберите один из двух вариантов:

  • должно выполняться только одно условие (ИЛИ);
  • должны выполняться все условия (и).

щёлкните «и»

Например, когда в таблицу посредством формы добавляется новое обращение в службу ИТ-поддержки, оповещения и запросы могут отправляться разным получателям в зависимости от отдела, приоритета и типа обращения.

Использование условий «И» и «ИЛИ» в одном условном пути

Чтобы использовать условия И и ИЛИ вместе, добавьте несколько блоков условий (например, один для условия «И» и ещё один для условия «ИЛИ») в одном условном пути.

смешанная логика

В приведённом выше примере условия в блоке «Условия (2)» проверяются, только если выполнены условия в блоке «Условия (1)».  


Что происходит, если условные пути перекрываются

Условные пути можно настроить так, что они будут перекрываться (то есть для разных условных путей заданы похожие или одинаковые условия). В таких ситуациях Smartsheet проверяет условия слева направо. В результате выполняются действия, связанные с первым слева путём, для которого соблюдены условия. Smartsheet не инициирует действия одновременно для всех путей, условия которых выполняются. 

Допустим, есть автоматизированный рабочий процесс с двумя условными путями: «Условия (1)» и «Условия (2)».

Перекрывающаяся логика

  • Условия (1) — первый слева путь. Условие заключается в том, что цена должна быть меньше или равна 100. При его выполнении оповещение отправляется непосредственно финансовому директору.
  • Путь Условия (2) находится справа от условного пути А. Условие заключается в том, что цена должна находиться в пределах от 50 до 250. При его выполнении запрос утверждения отправляется ключевым заинтересованным лицам, указанным в поле «Контакт» таблицы.

Когда рабочий процесс активируется для строки с ценой 100 или меньше, выполняется действие для пути Условия (1), так как его условие соблюдается и это первый слева из перекрывающихся путей. Действие, заданное для пути Условия (2), выполняется только в том случае, если цена находится в пределах от 101 до 250.
 

Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий

С помощью блока действий можно выбрать операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс. Возможные типы действий представлены в таблице ниже.

Тип оповещения или действияСитуация
Оповещать пользователя

Оповещение пользователей о важных изменениях в определённых полях

 Оповещение пользователя о назначении ему новой задачи

 Оповещение о том, что поле приняло определённое значение (например, поле с раскрывающимся списком «Статус» приняло значение «Заблокировано»)

Примечание. Вложения отправляются, только если они были изменены или добавлены в строку после настройки оповещения.

Установить напоминаниеОповещение пользователей (указанных в поле со списком контактов или введённых вручную) о наступлении, приближении или прошествии важных дат (указанных с помощью поля даты или вручную)
Запросить изменениеПолучение информации от владельца просроченного рабочего элемента (дата выполнения которого прошла, но статус не имеет значения «Завершено»)

 Автоматический запрос актуальной информации от исполнителя, назначенного рабочему элементу, как только меняется значение в определённом поле (например, когда статус строки меняется на «Выполняется», отправляется запрос на то, чтобы назначенный исполнитель обновил дату начала)
Настроить рабочий процесс утвержденияПолучение согласия от ключевого заинтересованного лица по конкретной задаче

 Одобрение или отклонение элемента (например, утверждение или отклонение предложения по проекту со стороны директора и соответствующее изменение статуса)

 Одобрение элемента, который соответствует определённым критериям (например, одобрение финансового отдела, если стоимость элемента превышает определённую сумму)
Переместить или скопировать строки в другую таблицуПеремещение или копирование в другую таблицу строки, помеченной как завершённой

 Автоматическое распределение поступающих рабочих элементов по разным таблицам на основе определённых признаков (например, перемещение задачи в таблицу отдела, назначенного ответственным за неё)
Заблокировать строкиЗапрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён

 Запрет на дальнейшие изменения после определённого момента
Разблокировать строкиОбеспечение согласованности процесса (предоставление возможности редактировать строки только после того, как будут выполнены предварительные этапы)

Нужный тип действия выбирается при добавлении блока действий. Чтобы изменить выбранное действие, щёлкните значок меню в правом верхнем углу блока.

Чтобы настроить поля, отображаемые в оповещении или запросе, либо статус утверждения и название кнопки для запросов утверждения, в блоке триггеров автоматического рабочего процесса выберите Меню > Дополнительные параметры.

Дополнительные параметры

Выбор получателей

Настройте блок действий, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:

пользователям из поля контактов для определённой строки (например, «Исполнитель»);

каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;

пользователям, указанным вручную;

участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.

Если вы настроили оповещение и указали себя как получателя, но не получили его после внесения изменений в таблицу, вам потребуется включить уведомления о вносимых вами изменениях. Дополнительные сведения об изменении параметров уведомлений и других параметров учётной записи см. в статье Настройка личных параметров.

Создание пользовательского сообщения

Для сообщений с оповещениями и запросами можно задавать собственные темы и текст, чтобы предоставлять получателям всю необходимую информацию для принятия соответствующих мер.

Сведения о том, как сделать пользовательские сообщения ещё эффективнее, см. в статье Динамическое добавление данных ячейки в тему и текст сообщений с оповещениями и запросами.