Замена рутинных действий гибкими автоматизированными рабочими процессами позволяет ускорить совместную работу в группах.
- Отправляйте важные оповещения об изменениях и напоминания о приближении сроков выполнения.
- Запрашивайте обновления и утверждения.
- Блокируйте и разблокируйте строки, перемещайте их из одной таблицы в другую.
- Назначайте пользователям задачи и фиксируйте даты наступления вех.
- Объединяйте сценарии и действия для достижения целей минимальными усилиями.
Для совместной работы над рабочими процессами в визуальном редакторе не нужно знание кода.
Автоматизированные рабочие процессы состоят из трёх компонентов: триггеров, условий и действий.
Блоки и пути: как устроен автоматизированный рабочий процесс
Создание автоматизированного рабочего процесса похоже на построение блок-схемы. Триггеры, условия и действия компонуются так, что каждый исходный блок связан с одним или несколькими последующими.
В конструкторе рабочих процессов выполните указанные ниже действия.
- Нажмите кнопку Добавить
. - Укажите, что вы хотите добавить (условие, условный путь или действие).
Схематически рабочий процесс можно представить так: изменение активирует рабочий процесс, и если строка соответствует заданным условиям, то выполняется указанное действие.
Подробные сведения о назначении элементов рабочего процесса см. в таблице ниже.
| Элемент | Назначение |
|---|---|
| Блок триггеров | Конкретная дата и время, определённая периодичность или действия в таблице, которые активируют автоматизированный рабочий процесс. |
| Блок условий | Служит для фильтрации строк, которые включаются в действия рабочего процесса, относящиеся к одному пути. |
| Блок действий | Тип автоматического действия (оповещение, утверждение, запрос и т. д.), которое должно быть выполнено в случае срабатывания триггера и удовлетворения условий. Подробные сведения о различных типах автоматических действий см. здесь. |
| Условный путь | Линия, соединяющая блоки и представляющая путь, по которому пойдёт рабочий процесс при выполнении определённых условий. В рабочем процессе может быть один путь от триггера до действия или несколько путей, которые выбираются в зависимости от предыдущих условий. |
Рекомендации по использованию автоматизированных рабочих процессов
При настройке рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.
- Введите название рабочего процесса в левом верхнем углу конструктора рабочих процессов.
- После настройки или изменения рабочего процесса обязательно сохраните его (нажмите кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу). В созданный рабочий процесс можно в любой момент внести дополнительные изменения.
- Для таблицы можно создать до 150 рабочих процессов.
- В рабочем процессе может быть до 100 блоков. В их число входят блоки триггеров, условий и действий.
- В рабочем процессе может быть до 30 блоков действий.
- В блоках условий может быть до 20 условных утверждений (20 строк на блок).
- Ссылки на вложения, указанные в электронных письмах об автоматизированных рабочих процессах, действуют 14 дней.