Автоматизированные рабочие процессы, в которых объединены различные сценарии и действия, позволяют ускорить совместную работу в группах. Вы можете автоматизировать повторяющиеся и выполняемые вручную задачи, такие как утверждения, обновления статуса и напоминания. В визуальном редакторе можно легко создавать рабочие процессы, управлять ими и вести совместную работу.
Автоматизированные рабочие процессы состоят из трёх компонентов: триггеров, условий и действий.
Блоки и пути: как устроен автоматизированный рабочий процесс
Создание автоматизированного рабочего процесса похоже на создание блок-схемы. Триггеры, условия и действия компонуются так, что каждый исходный блок связан с одним или несколькими последующими.
В конструкторе рабочих процессов выполните указанные ниже действия.
- Нажмите кнопку Добавить.
- Выберите, что вы хотите добавить (условие, условный путь или действие).
Схематически рабочий процесс можно представить так: изменение активирует рабочий процесс, и если строка соответствует заданным условиям, то выполняется указанное действие.
Подробные сведения о назначении элементов рабочего процесса см. в таблице ниже.
| Элемент | Назначение |
|---|---|
| Блок триггеров | Конкретная дата и время, определённая периодичность или действия в таблице, которые активируют автоматизированный рабочий процесс. |
| Блок условий | Служит для фильтрации строк, которые включаются в действия рабочего процесса, относящиеся к одному пути. |
| Блок действий | Тип автоматического действия (оповещение, утверждение, запрос и т. д.), которое должно быть выполнено в случае срабатывания триггера и удовлетворения условий. Подробные сведения о различных типах автоматических действий см. здесь. |
| Условный путь | Линия, соединяющая блоки и представляющая путь, по которому пойдёт рабочий процесс при выполнении определённых условий. В рабочем процессе может быть один путь от триггера до действия или несколько путей, которые выбираются в зависимости от предыдущих условий. |
Рекомендации по использованию автоматизированных рабочих процессов
При настройке рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.
- Введите имя рабочего процесса в левом верхнем углу конструктора рабочих процессов.
- Завершив настройку или сделав любые изменений, обязательно сохраните рабочий процесс (кнопка «Сохранить» в правом нижнем углу). В созданный рабочий процесс можно в любой момент внести дополнительные изменения.
Блоки триггеров: настройка условий выполнения рабочего процесса
При создании автоматического рабочего процесса можно задать условия, при которых он будет активироваться. Возможные триггеры:
- добавление или изменение строк;
- изменение строк;
- добавление строк (изменение существующих строк не приводит к активации);
- наступление определённой даты.
Чтобы рабочий процесс запускался только при внесении определённых изменений в выбранные поля, можно указать условия активации рядом с меткой Когда в блоке триггеров. Например, можно создать рабочий процесс, который запускается, только когда поле «Статус» элемента принимает значение «Завершено».
При настройке блока триггеров учитывайте указанные ниже особенности.
-
Если рабочий процесс активируется при изменении ячейки на любое значение, это относится и к случаю, когда ячейка становится пустой.
-
Действия, автоматически изменяющие таблицу, не могут активироваться входящими ссылками на ячейки или межтабличными формулами. Это относится к действиям Запросить утверждение, Переместить строки, Копировать строки, Заблокировать строки и Разблокировать строки. Например, если значение в ячейке «Статус» изменяется из-за изменения связанной ячейки в другой таблице, рабочий процесс, который блокирует строку при изменении статуса на «Завершено», не активируется.
Блоки условий: фильтрация данных, отправляемых автоматизированным рабочим процессом
Между блоком триггеров и блоками действий в автоматизированном рабочем процессе можно задать условия фильтрации строк, которые должны включаться в оповещение или действие. Кроме того, можно добавить условные пути, чтобы в зависимости от заданных условий рабочим процессом выполнялись разные автоматические действия.
Чтобы настроить логику блока условий, щёлкните И и выберите один из двух вариантов:
- должно выполняться только одно условие (ИЛИ);
- должны выполняться все условия (и).
Например, когда в таблицу посредством формы добавляется новое обращение в службу ИТ-поддержки, оповещения и запросы могут отправляться разным получателям в зависимости от отдела, приоритета и типа обращения.
Использование условий «И» и «ИЛИ» в одном условном пути
Чтобы использовать условия И и ИЛИ вместе, добавьте несколько блоков условий (например, один для условия «И» и ещё один для условия «ИЛИ») в одном условном пути.
В приведённом выше примере условия в блоке «Условия (2)» проверяются, только если выполнены условия в блоке «Условия (1)».
Что происходит, если условные пути перекрываются
Условные пути можно настроить так, что они будут перекрываться (то есть для разных условных путей заданы похожие или одинаковые условия). В таких ситуациях Smartsheet проверяет условия слева направо. В результате выполняются действия, связанные с первым слева путём, для которого соблюдены условия. Smartsheet не инициирует действия одновременно для всех путей, условия которых выполняются.
Допустим, есть автоматизированный рабочий процесс с двумя условными путями: «Условия (1)» и «Условия (2)».
- Условия (1) — первый слева путь. Условие заключается в том, что цена должна быть меньше или равна 100. При его выполнении оповещение отправляется непосредственно финансовому директору.
- Путь Условия (2) находится справа от условного пути А. Условие заключается в том, что цена должна находиться в пределах от 50 до 250. При его выполнении запрос утверждения отправляется ключевым заинтересованным лицам, указанным в поле «Контакт» таблицы.
Когда рабочий процесс активируется для строки с ценой 100 или меньше, выполняется действие для пути Условия (1), так как его условие соблюдается и это первый слева из перекрывающихся путей. Действие, заданное для пути Условия (2), выполняется только в том случае, если цена находится в пределах от 101 до 250.
Блоки действий: настройка выполняемых автоматически действий
С помощью блока действий можно выбрать операции, которые должны автоматически выполняться, когда активируется рабочий процесс. Возможные типы действий представлены в таблице ниже.
| Тип оповещения или действия | Ситуация |
|---|---|
| Оповещать пользователя |
Оповещение пользователей о важных изменениях в определённых полях Примечание. Вложения отправляются, только если они были изменены или добавлены в строку после настройки оповещения. |
| Установить напоминание | Оповещение пользователей (указанных в поле со списком контактов или введённых вручную) о наступлении, приближении или прошествии важных дат (указанных с помощью поля даты или вручную) |
| Запросить изменение | Получение информации от владельца просроченного рабочего элемента (дата выполнения которого прошла, но статус не имеет значения «Завершено») Автоматический запрос актуальной информации от исполнителя, назначенного рабочему элементу, как только меняется значение в определённом поле (например, когда статус строки меняется на «Выполняется», отправляется запрос на то, чтобы назначенный исполнитель обновил дату начала) |
| Настроить рабочий процесс утверждения | Получение согласия от ключевого заинтересованного лица по конкретной задаче Одобрение или отклонение элемента (например, утверждение или отклонение предложения по проекту со стороны директора и соответствующее изменение статуса) Одобрение элемента, который соответствует определённым критериям (например, одобрение финансового отдела, если стоимость элемента превышает определённую сумму) |
| Переместить или скопировать строки в другую таблицу | Перемещение или копирование в другую таблицу строки, помеченной как завершённой Автоматическое распределение поступающих рабочих элементов по разным таблицам на основе определённых признаков (например, перемещение задачи в таблицу отдела, назначенного ответственным за неё) |
| Заблокировать строки | Запрет на дальнейшие изменения после того, как элемент был одобрен или завершён Запрет на дальнейшие изменения после определённого момента |
| Разблокировать строки | Обеспечение согласованности процесса (предоставление возможности редактировать строки только после того, как будут выполнены предварительные этапы) |
Нужный тип действия выбирается при добавлении блока действий. Чтобы изменить выбранное действие, щёлкните значок меню в правом верхнем углу блока.
Чтобы настроить поля, отображаемые в оповещении или запросе, либо статус утверждения и название кнопки для запросов утверждения, в блоке триггеров автоматического рабочего процесса выберите Меню > Дополнительные параметры.
Выбор получателей
Настройте блок действий, чтобы оповещения и запросы приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и запросы можно отправлять:
пользователям из поля контактов для определённой строки (например, «Исполнитель»);
каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
пользователям, указанным вручную;
участникам канала в стороннем приложении, таком как Slack или Microsoft Teams.
Если вы настроили оповещение и указали себя как получателя, но не получили его после внесения изменений в таблицу, вам потребуется включить уведомления о вносимых вами изменениях. Дополнительные сведения об изменении параметров уведомлений и других параметров учётной записи см. в статье Настройка личных параметров.
Создание пользовательского сообщения
Для сообщений с оповещениями и запросами можно задавать собственные темы и текст, чтобы предоставлять получателям всю необходимую информацию для принятия соответствующих мер.
Сведения о том, как сделать пользовательские сообщения ещё эффективнее, см. в статье Динамическое добавление данных ячейки в тему и текст сообщений с оповещениями и запросами.