Управление ресурсами

Раздел управления ресурсами обеспечивает визуальный контроль деятельности команды без необходимости вводить данные и выполнять прочие рутинные действия, которые обычно используются в инструментах управления ресурсами.

Вы будете в режиме реального времени получать информацию из таблиц проекта, которые использует ваша команда, а также сможете просматривать подробные сведения о распределении сотрудников по проектам. Все необходимые данные отображаются на простой панели мониторинга со сведениями о доступности участников команды.

Чтобы настроить управление ресурсами с помощью таблицы проекта, следуйте пошаговым инструкциям.

Отслеживание распределения ресурсов в представлении ресурсов проекта

Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.

Содержание статьи

Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.

Перед началом работы

Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение.

Системный администратор Smartsheet также должен выполнить указанные ниже действия.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна в планах для одного пользователя. (Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)


Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта

  1. В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта Значок представления ресурсов проекта (под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
  2. В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
  3. Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.



СОВЕТ: чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно также щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .

Просмотр ресурсов в нескольких таблицах

Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить описанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
  2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
  3. Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.

    ПРИМЕЧАНИЕ: если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.

Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из них другим пользователям.

Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт

Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
  2. В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
    • Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта .
    • Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта . Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.

Создание настраиваемого представления ресурсов

Чтобы создать более релевантный набор данных, воспользуйтесь настраиваемым представлением ресурсов.

  1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
  2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
  3. Выберите нужный фильтр.
    • Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых назначены указанным ресурсам.
    • Фильтр По проекту формирует список ресурсов, которым назначены задачи в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
    • Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
  4. Нажмите кнопку ОК.

См. сведения о выделении ресурсов.

Управление ресурсами и их распределение

С помощью инструментов управления ресурсами можно отслеживать и анализировать загруженность сотрудников по всем проектам, над которыми они работают, чтобы упорядочивать рабочую нагрузку и принимать оптимальные решения на её счёт.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этой статье рассматривается включение управления ресурсами на уровне таблицы. Если вам нужно включить эти функции на уровне учётной записи, см. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.

В данном документе описываются общие принципы управления ресурсами (ниже приведён список ссылок на другие справочные статьи).

  • Настройте ресурсы и наблюдателей ресурсов в учётной записи с помощью управления пользователями (только для системных администраторов).
  • Включите управление ресурсами в параметрах зависимостей таблицы проекта.
  • Используйте проектные и межпроектные представления ресурсов, добиваясь предельной наглядности их распределения.
  • В процессе назначения задач другим пользователям вашей учётной записи Smartsheet будет предупреждать вас о превышении нагрузки для ресурса. Вы можете управлять процентным значением распределения ресурсов на отдельную задачу, чтобы сотрудники могли работать над несколькими задачами одновременно.
  • Пользователи, назначенные наблюдателями ресурсов, также имеют доступ к представлениям ресурсов, с помощью которых могут видеть, как участники рабочей группы Smartsheet распределены по задачам в таблице или даже по задачам во всех таблицах проектов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта возможность недоступна для планов, рассчитанных на одного пользователя. (Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)


Настройка пользователей учётной записи в качестве ресурсов

Управление ресурсами позволяет отслеживать только тех пользователей, которые добавлены в учётную запись. Сюда входят пользователи с лицензиями и без них, приглашённые и активные. В окне «Управление пользователями» системный администратор может просматривать и добавлять пользователей, а также управлять ими, чтобы в учётную запись были добавлены нужные люди.

СОВЕТ. Отправляя приглашение пользователю, которому не нужно будет создавать таблицы, снимите флажок «Лицензированный пользователь». Этот человек получит приглашение в учётную запись в качестве бесплатного участника и не будет учитываться в общем числе пользователей.

Настройка наблюдателей ресурсов

Увидеть распределение ресурсов по всем проектам может пользователь, назначенный наблюдателем ресурсов. Каждый системный администратор может установить эту роль в разделе Учётная запись > Управление пользователями. (Обратите внимание: наблюдателем ресурсов может быть только лицензированный пользователь.)

Если вы хотите наблюдать за ресурсами, обратитесь к системному администратору Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.


Включение управления ресурсами для принятия решений о рабочих нагрузках

Включить управление ресурсами в таблице таким образом, чтобы наблюдатели ресурсов могли отслеживать рабочую нагрузку и принимать решения по ней, могут владельцы таблицы и участники рабочей группы в той же учётной записи, имеющие доступ к таблице с правами администратора.

Чтобы включить управление ресурсами в существующей таблице проекта, выполните указанные ниже действия.

  1. Чтобы можно было назначать ресурсам задачи, убедитесь в том, что таблица содержит столбец «Список контактов». (Дополнительную информацию см. в статье Назначение задачи пользователям.)
  2. Чтобы назначить для каждой задачи участников рабочей группы, введите контакты в столбец «Список контактов».
  3. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком любого столбца и выберите команду Изменить параметры проекта. Убедитесь в том, что флажок «Зависимости включены» установлен.
  4. Перейдите на вкладку Управление ресурсами.

    Появится форма Управление ресурсами.

    Форма «Управление ресурсами»
     
  5. Установите флажок Управление ресурсами включено и назначьте столбец «Назначенный ресурс», выбрав столбец «Список контактов» из раскрывающегося списка.
  6. Нажмите кнопку ОК.

Задачи, назначенные участникам рабочей группы в данной таблице, появятся в представлениях ресурсов. Инструкции, советы и рекомендации см. в статье Назначение задачи пользователям.

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Родительские задачи, назначенные ресурсам, не будут включены в представления ресурсов, поскольку родительские задачи суммируют дочерние. Дополнительную информацию на эту тему см. в статьях Иерархия: отступы и выступы строк и Функция сводки в родительских строках.
  • В столбце «Список контактов», используемом для управления ресурсами, нельзя использовать формулы. Однако вы можете ссылаться на поля управления ресурсами в формулах, которые находятся в полях, не используемых для управления ресурсами.

Отслеживание и распределение ресурсов

Наблюдатели ресурсов могут открывать межпроектные представления ресурсов с вкладки «Домашняя» на левой панели, а представления для конкретных проектов — из таблиц проектов.

Просмотр представлений ресурсов с вкладки «Домашняя» (меню навигации)

  1. Щёлкните значок меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
  2. Щёлкните Представления ресурсов.
  3. Выберите представление ресурсов, которое нужно открыть.

После этого вы сможете:

  • увидеть красный значок для ресурсов с избыточным распределением и красные полосы для дней с избыточным распределением;
  • развернуть каждый ресурс и увидеть все проекты, которые ему назначены;
  • щёлкнуть проект, чтобы открыть его и решить проблемы с нагрузкой;
  • щёлкнуть «Изменить», чтобы просмотреть ресурсы по проекту, пользователю или группе;
  • сохранить новое пользовательское представление с выбранными людьми или проектами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет доступа к таблице проекта, которому назначен ресурс, вместо названия проекта вы увидите «Другое».

Просмотр представлений ресурсов из таблицы проекта

Чтобы открыть представление ресурсов проекта для таблицы, переключитесь на представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов Значок представления ресурсов проекта в правом верхнем углу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите значок Представление ресурсов, попросите системного администратора Smartsheet сделать вас наблюдателем ресурсов.

Красный значок оповещения об избыточном распределении Значок избыточного распределения послужит сигналом того, что в проекте участвуют люди со слишком высокой нагрузкой. Наблюдатель ресурсов может щёлкнуть значок оповещения об избыточном распределении, чтобы открыть представление ресурсов проекта, где указаны все таблицы, в которых ресурсам назначены задачи проекта.

Окно представления ресурсов проекта

СОВЕТ. Если у ресурса избыточное распределение, нажмите его имя, чтобы просмотреть его занятость в проекте. Чтобы открыть таблицу, к которой у вас есть доступ, щёлкните её имя. Если у пользователя избыточное распределение, подумайте о переназначении некоторых из его задач другим ресурсам или о корректировке распределения ресурса для задачи.

Распределение ресурсов

Под распределением понимается процентная доля времени, которую ресурс должен посвящать определённой задаче каждый день. По умолчанию при назначении задачи ресурсу в Smartsheet предполагается, что на неё потребуется 100 % рабочего дня распределённого ресурса, но вы можете изменить эту процентную долю, введя новое значение в ячейке.

Если ресурсу назначено несколько задач в один день с суммарным распределением свыше 100 %, приложение Smartsheet показывает красный значок оповещения об избыточном распределении в столбце «Индикаторы действий со строкой». Наведите указатель мыши на значок, чтобы увидеть подробности, а затем перейдите к представлению ресурсов.

Наведите указатель мыши на значок избыточного распределения

Укажите столбец «% выделения» в параметрах проекта, если нужно задать процентное значение занятости меньше 100 %, чтобы ресурсы могли работать над несколькими задачами в течение дня. Ресурсы, назначенные каждой задаче, будут распределены с указанным процентом занятости.

Чтобы разделить занятость ресурса на две и более задач, вам нужно будет создать столбец «% выделения».

  1. Вставьте в проект столбец типа «Текст или число». Назовите его так, чтобы было понятно, что он будет использоваться как столбец «% выделения».
  2. В свойствах столбца задайте процентный формат (%). Подробную информацию см в статье Параметры форматирования.
  3. Выберите Изменить параметры проекта > Управление ресурсами, а затем выберите новый столбец в качестве столбца «% выделения». Чтобы изменить параметры проекта, можно щёлкнуть заголовок любого столбца правой кнопкой мыши и выбрать в меню пункт Изменить параметры проекта.
  4. Измените распределение для пересекающихся задач. Например, задайте распределение 50 % для двух параллельных задач.

Параллельные задачи

ПРИМЕЧАНИЕ. Если дата окончания задачи находится в прошлом, значок оповещения об избыточном распределении не появляется в соответствующих строках, но отображается в представлениях ресурсов.

СОВЕТ. Если задача назначается нескольким контактам, процент распределения для неё будет применяться ко всем назначенным ресурсам. Если нужно назначить ресурсам одну и ту же задачу, но с разным распределением, можно указать её в нескольких строках таблицы и назначить эти копии разным лицам. Дополнительные сведения см. в статье Вставка и удаление строк или задач.