Управление ресурсами

Раздел управления ресурсами обеспечивает визуальный контроль деятельности команды без необходимости вводить данные и выполнять прочие рутинные действия, которые обычно используются в инструментах управления ресурсами.

Вы будете в режиме реального времени получать информацию из таблиц проекта, которые использует ваша команда, а также сможете просматривать подробные сведения о распределении сотрудников по проектам. Все необходимые данные отображаются на простой панели мониторинга со сведениями о доступности участников команды.

Управление ресурсами

Получайте сведения о занятости сотрудников в режиме реального времени для каждого пользователя и проекта.

Чтобы настроить управление ресурсами с помощью таблицы проекта, следуйте пошаговым инструкциям.

См. сведения о выделении ресурсов.

Управление ресурсами и их распределение

С помощью средств управления ресурсами можно отслеживать и анализировать распределение пользователей по всем проектам, над которыми они работают, чтобы упорядочить рабочую нагрузку и принимать оптимальные решения на её счёт.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этой статье рассматривается включение управления ресурсами на уровне таблицы. Если вам нужно включить эти функции на уровне учётной записи, см. статью Глобальные параметры учётной записи.

В данном документе содержится общее описание принципов управления ресурсами (ниже приведён список ссылок на справочные статьи).

  • Настройка ресурсов и наблюдателей ресурсов в учётной записи с помощью Управления пользователями (только для системных администраторов).
  • Включить управление ресурсами можно в параметрах зависимостей таблицы проекта.
  • Используйте проектные и межпроектные представления ресурсов, добиваясь предельной наглядности касательно распределения ресурсов.
  • В процессе назначения задач другим пользователям вашей учётной записи Smartsheet будет предупреждать вас о превышении нагрузки для ресурса. Вы можете управлять процентным значением распределения ресурсов на отдельную задачу, чтобы сотрудники могли работать над несколькими задачами одновременно.
  • Пользователи, назначенные наблюдателями, также имеют доступ к представлениям ресурсов, с помощью которых могут видеть, как члены рабочей группы Smartsheet распределены по задачам в таблице или даже по задачам во всех таблицах проектов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна в планах для одного пользователя. (Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.) 


Настройка пользователей учётной записи в качестве ресурсов

Управление ресурсами позволяет отслеживать только тех пользователей, которые добавлены к учётной записи. Сюда входят пользователи с лицензиями и без, приглашённые и активные. В окне управления пользователями системный администратор может просматривать и добавлять пользователей, а также управлять ими, чтобы к учётной записи были добавлены нужные люди. 

СОВЕТ. Отправляя приглашения пользователю, которому не нужно будет создавать таблицы, снимите флажок «Пользователь с лицензией». Это лицо получит приглашение в учётную запись в качестве свободного участника и не будет учитываться в общем числе пользователей.

Настройка наблюдателей ресурсов

Увидеть распределение пользователей по проектам может пользователь, назначенный наблюдателем ресурсов. Каждый системный администратор может установить это в пункте Учётная запись > Управление пользователями. (Обратите внимание, что наблюдателем ресурсов может быть только пользователь с лицензией.)

Если вы хотите наблюдать за ресурсами, обратитесь к системному администратору Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.


Включение управления ресурсами для принятия решений о рабочей нагрузке

Включить управление ресурсами в таблице таким образом, чтоб наблюдатели ресурсов могли отслеживать рабочую нагрузку и принимать решения по ней, могут владельцы таблиц и члены рабочей группы той же учётной записи, имеющие доступ к таблице с правами администратора.

Чтобы включить управление ресурсами в существующей таблице проекта, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Чтобы назначать ресурсам задачи, убедитесь, что таблица содержит столбец «Список контактов». (Дополнительную информацию см. в статье Назначение задачи пользователям.)
  2. Чтобы назначить для каждой задачи членов рабочей группы, введите контакты в столбец «Список контактов». 
  3. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком любого столбца и выберите команду Изменить параметры проекта. Убедитесь, что флажок «Зависимости включены» установлен.
  4. Перейдите на вкладку Управление ресурсами.

    Появится форма Управление ресурсами.

    форма управления ресурсами
     
  5. Установите флажок Управление ресурсами включено и назначьте столбец «Назначенный ресурс», выбирая столбец «Список контактов» из раскрывающегося списка.
  6. Нажмите кнопку ОК.

Задачи, назначенные членам рабочей группы в данной таблице, появятся в представлениях ресурсов. Инструкции, советы и рекомендации см. в статье Назначение задачи пользователям.

ПРИМЕЧАНИЯ.

  • Родительские задачи, назначенные ресурсам, не будут включены в представления ресурсов, поскольку родительские задачи суммируют дочерние. Дополнительную информацию на эту тему см. в статьях Иерархия: отступы и выступы строк и Функция сводки в родительских строках.
  • В столбцы, используемые для управления ресурсами, нельзя добавлять формулы, поскольку в них уже выполнены подсчёты.

Отслеживание и распределение ресурсов 

Наблюдатели ресурсов видят представления ресурсов между проектами с начальной вкладки, а представления конкретных проектов — внутри проектных таблиц.

Просмотр представлений ресурсов из начальной вкладки

В левой панели начальной вкладки нажмите Представления ресурсов > Все пользователи. После вы сможете сделать следующее:

  • увидеть красный значок на людях с избыточным распределением и красные полосы на днях с избыточным распределением;
  • развернуть каждый ресурс и увидеть все проекты, которые ему назначены;
  • щёлкнуть проект, чтобы открыть его и решить проблемы с занятостью;
  • сохранить новое представление для пользовательского представления выбора людей или проектов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет доступа к таблице проекта, к которому назначен ресурс, вместо названия проекта вы увидите «Другое».

Просмотр представлений ресурсов из таблицы проекта

Чтобы открыть представления ресурсов в таблице, переключитесь на представление Ганнта и нажмите значок Представление ресурсовЗначок представления ресурсов проекта в правом верхнем углу представления Ганнта.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите значок Представление ресурсов, обратитесь к системному администратору, чтобы стать наблюдателем ресурсов.

Красный значок оповещения об избыточном распределенииЗначок избыточного распределения послужит сигналом, что в проекте участвует избыточное количество людей. Наблюдатель ресурсов может щёлкнуть значок оповещения об избыточном распределении, чтобы открыть представление ресурсов проекта, где указаны все таблицы, в которых назначены задачи ресурсам вашего проекта.

окно представления ресурсов проекта

СОВЕТ. Если у ресурса избыточное распределение, нажмите его имя, чтобы просмотреть его занятость в проекте. Чтобы открыть таблицу, к которой у вас есть доступ, щёлкните её имя. Если у пользователя превышена нагрузка, подумайте о переназначении некоторых из его задач другим ресурсам или о настройке распределения задачи.

Распределение ресурсов

Под распределением понимается процентная доля времени, которую ресурс должен посвящать определённой задаче каждый день. По умолчанию при назначении задачи ресурсу в Smartsheet предполагается, что на неё потребуется 100% рабочего дня выделенного ресурса, но вы можете задать эту процентную долю, введя новое значение в ячейку. 

Если ресурсу назначено несколько задач в один день с суммарным распределением свыше 100%, приложение Smartsheet показывает красный значок оповещения об избыточном распределении в столбце «Индикаторы действий со строкой». Наведите указатель мыши на значок, чтобы увидеть подробности, затем перейдите к представлению ресурсов.

наведите указатель мыши на значок избыточного распределения

Укажите столбец «Выделено %» в параметрах проекта, если нужно указать процентное значение занятости, меньшее 100%, чтобы ресурсы могли работать над несколькими задачами в течение дня. Ресурсы, назначенные для каждой задачи, будут распределены с указанным процентом занятости.

Чтобы разделить занятость ресурса на две и более задач, вам нужно будет создать столбец «Выделено %»:

  1. Вставьте в проект текстовый/числовой столбец. Вам нужно будет назвать его так, чтобы было понятно, что он будет использоваться как столбец «Выделено %».
  2. В свойствах столбца задайте формат процента (%). Подробную информацию см в статье Параметры форматирования.
  3. Перейдите к Изменить параметры проекта > Управление ресурсами и выберите новый столбец как столбец «Выделено %». Чтобы изменить параметры проекта, дваждый щёлкните заголовок любого столбца и выберите в меню Изменить параметры проекта.
  4. Измените распределение пересекающихся задач: например, задайте распределение 50% для двух параллельных задач.

параллельные задачи

ПРИМЕЧАНИЕ. Если дата окончания задачи находится в прошлом, значок оповещения об избыточном распределении не появляется в соответствующих строках, но отображается в представлениях ресурсов.

СОВЕТ. Если задача назначается нескольким контактам, процент распределения для задачи будет применяться ко всем назначенным ресурсам. Если нужно назначить ресурсам одну и ту же задачу, но с разным распределением, можно перечислить эту задачу в нескольких строках таблицы и назначить копии задачи разным лицам. Дополнительные сведения см. в статье Вставка и удаление строк или задач.