Управление ресурсами

Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.

Содержание статьи

• Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта
• Просмотр ресурсов в нескольких таблицах
• Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт
• Создание настраиваемого представления ресурсов

Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.

Перед началом работы

Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение.

Системный администратор Smartsheet также должен выполнить указанные ниже действия.

• Назначить вас наблюдателем ресурсов в учётной записи.
• Добавить в учётную запись всех пользователей, которых требуется отслеживать (в том числе не имеющих лицензии). Дополнительную информацию см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна в планах для одного пользователя. (Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта

1. В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта (под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
2. В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
3. Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.

СОВЕТ: чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно также щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .

Просмотр ресурсов в нескольких таблицах

Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить описанные ниже действия.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ: если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.

Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из них другим пользователям.

Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт

Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
   • Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта .
   • Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта . Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.

Создание настраиваемого представления ресурсов

Чтобы создать более релевантный набор данных, воспользуйтесь настраиваемым представлением ресурсов.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите нужный фильтр.
   • Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых назначены указанным ресурсам.
   • Фильтр По проекту формирует список ресурсов, которым назначены задачи в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
   • Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
4. Нажмите кнопку ОК.

С помощью инструментов управления ресурсами можно отслеживать и анализировать загруженность сотрудников по всем проектам, над которыми они работают, чтобы упорядочивать рабочую нагрузку и принимать оптимальные решения на её счёт.

ПРИМЕЧАНИЕ. В этой статье рассматривается включение управления ресурсами на уровне таблицы. Если вам нужно включить эти функции на уровне учётной записи, см. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.

В данном документе описываются общие принципы управления ресурсами (ниже приведён список ссылок на другие справочные статьи).

• Настройте ресурсы и наблюдателей ресурсов в учётной записи с помощью управления пользователями (только для системных администраторов).
• Включите управление ресурсами в параметрах зависимостей таблицы проекта.
• Используйте проектные и межпроектные представления ресурсов, добиваясь предельной наглядности их распределения.
• В процессе назначения задач другим пользователям вашей учётной записи Smartsheet будет предупреждать вас о превышении нагрузки для ресурса. Вы можете управлять процентным значением распределения ресурсов на отдельную задачу, чтобы сотрудники могли работать над несколькими задачами одновременно.
• Пользователи, назначенные наблюдателями ресурсов, также имеют доступ к представлениям ресурсов, с помощью которых могут видеть, как участники рабочей группы Smartsheet распределены по задачам в таблице или даже по задачам во всех таблицах проектов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта возможность недоступна для планов, рассчитанных на одного пользователя. (Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Настройка пользователей учётной записи в качестве ресурсов

Управление ресурсами позволяет отслеживать только тех пользователей, которые добавлены в учётную запись. Сюда входят пользователи с лицензиями и без них, приглашённые и активные. В окне «Управление пользователями» системный администратор может просматривать и добавлять пользователей, а также управлять ими, чтобы в учётную запись были добавлены нужные люди.

СОВЕТ. Отправляя приглашение пользователю, которому не нужно будет создавать таблицы, снимите флажок «Лицензированный пользователь». Этот человек получит приглашение в учётную запись в качестве бесплатного участника и не будет учитываться в общем числе пользователей.

Настройка наблюдателей ресурсов

Увидеть распределение ресурсов по всем проектам может пользователь, назначенный наблюдателем ресурсов. Каждый системный администратор может установить эту роль в разделе Учётная запись > Управление пользователями. (Обратите внимание: наблюдателем ресурсов может быть только лицензированный пользователь.)

Если вы хотите наблюдать за ресурсами, обратитесь к системному администратору Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.

Включение управления ресурсами для принятия решений о рабочих нагрузках

Включить управление ресурсами в таблице таким образом, чтобы наблюдатели ресурсов могли отслеживать рабочую нагрузку и принимать решения по ней, могут владельцы таблицы и участники рабочей группы в той же учётной записи, имеющие доступ к таблице с правами администратора.

Чтобы включить управление ресурсами в существующей таблице проекта, выполните указанные ниже действия.

1. Чтобы можно было назначать ресурсам задачи, убедитесь в том, что таблица содержит столбец «Список контактов». (Дополнительную информацию см. в статье Назначение задачи пользователям.)
2. Чтобы назначить для каждой задачи участников рабочей группы, введите контакты в столбец «Список контактов».
3. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком любого столбца и выберите команду Изменить параметры проекта. Убедитесь в том, что флажок «Зависимости включены» установлен.
   
4. Перейдите на вкладку Управление ресурсами.
   
   Появится форма Управление ресурсами.
   
   
    
5. Установите флажок Управление ресурсами включено и назначьте столбец «Назначенный ресурс», выбрав столбец «Список контактов» из раскрывающегося списка.
6. Нажмите кнопку ОК.

Задачи, назначенные участникам рабочей группы в данной таблице, появятся в представлениях ресурсов. Инструкции, советы и рекомендации см. в статье Назначение задачи пользователям.

ПРИМЕЧАНИЯ

• Родительские задачи, назначенные ресурсам, не будут включены в представления ресурсов, поскольку родительские задачи суммируют дочерние. Дополнительную информацию на эту тему см. в статьях Иерархия: отступы и выступы строк и Функция сводки в родительских строках.
• В столбце «Список контактов», используемом для управления ресурсами, нельзя использовать формулы. Однако вы можете ссылаться на поля управления ресурсами в формулах, которые находятся в полях, не используемых для управления ресурсами.

Отслеживание и распределение ресурсов

Наблюдатели ресурсов могут открывать межпроектные представления ресурсов с вкладки «Домашняя» на левой панели, а представления для конкретных проектов — из таблиц проектов.

Просмотр представлений ресурсов с вкладки «Домашняя» (меню навигации)

1. Щёлкните значок меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. Щёлкните Представления ресурсов.
3. Выберите представление ресурсов, которое нужно открыть.

После этого вы сможете:

• увидеть красный значок для ресурсов с избыточным распределением и красные полосы для дней с избыточным распределением;
• развернуть каждый ресурс и увидеть все проекты, которые ему назначены;
• щёлкнуть проект, чтобы открыть его и решить проблемы с нагрузкой;
• щёлкнуть «Изменить», чтобы просмотреть ресурсы по проекту, пользователю или группе;
• сохранить новое пользовательское представление с выбранными людьми или проектами.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет доступа к таблице проекта, которому назначен ресурс, вместо названия проекта вы увидите «Другое».

Просмотр представлений ресурсов из таблицы проекта

Чтобы открыть представление ресурсов проекта для таблицы, переключитесь на представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов  в правом верхнем углу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не видите значок Представление ресурсов, попросите системного администратора Smartsheet сделать вас наблюдателем ресурсов.

Красный значок оповещения об избыточном распределении  послужит сигналом того, что в проекте участвуют люди со слишком высокой нагрузкой. Наблюдатель ресурсов может щёлкнуть значок оповещения об избыточном распределении, чтобы открыть представление ресурсов проекта, где указаны все таблицы, в которых ресурсам назначены задачи проекта.

СОВЕТ. Если у ресурса избыточное распределение, нажмите его имя, чтобы просмотреть его занятость в проекте. Чтобы открыть таблицу, к которой у вас есть доступ, щёлкните её имя. Если у пользователя избыточное распределение, подумайте о переназначении некоторых из его задач другим ресурсам или о корректировке распределения ресурса для задачи.

Распределение ресурсов

Под распределением понимается процентная доля времени, которую ресурс должен посвящать определённой задаче каждый день. По умолчанию при назначении задачи ресурсу в Smartsheet предполагается, что на неё потребуется 100 % рабочего дня распределённого ресурса, но вы можете изменить эту процентную долю, введя новое значение в ячейке.

Если ресурсу назначено несколько задач в один день с суммарным распределением свыше 100 %, приложение Smartsheet показывает красный значок оповещения об избыточном распределении в столбце «Индикаторы действий со строкой». Наведите указатель мыши на значок, чтобы увидеть подробности, а затем перейдите к представлению ресурсов.

Укажите столбец «% выделения» в параметрах проекта, если нужно задать процентное значение занятости меньше 100 %, чтобы ресурсы могли работать над несколькими задачами в течение дня. Ресурсы, назначенные каждой задаче, будут распределены с указанным процентом занятости.

Чтобы разделить занятость ресурса на две и более задач, вам нужно будет создать столбец «% выделения».

1. Вставьте в проект столбец типа «Текст или число». Назовите его так, чтобы было понятно, что он будет использоваться как столбец «% выделения».
2. В свойствах столбца задайте процентный формат (%). Подробную информацию см в статье Параметры форматирования.
3. Выберите Изменить параметры проекта > Управление ресурсами, а затем выберите новый столбец в качестве столбца «% выделения». Чтобы изменить параметры проекта, можно щёлкнуть заголовок любого столбца правой кнопкой мыши и выбрать в меню пункт Изменить параметры проекта.
4. Измените распределение для пересекающихся задач. Например, задайте распределение 50 % для двух параллельных задач.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если дата окончания задачи находится в прошлом, значок оповещения об избыточном распределении не появляется в соответствующих строках, но отображается в представлениях ресурсов.

СОВЕТ. Если задача назначается нескольким контактам, процент распределения для неё будет применяться ко всем назначенным ресурсам. Если нужно назначить ресурсам одну и ту же задачу, но с разным распределением, можно указать её в нескольких строках таблицы и назначить эти копии разным лицам. Дополнительные сведения см. в статье Вставка и удаление строк или задач.