Чтобы создать формулу с данными из нескольких таблиц, следуйте этим пошаговым инструкциям.
Узнайте о том, как легко и просто ссылаться в формулах на другие таблицы. Использование формул, охватывающих данные из нескольких таблиц, в Smartsheet обеспечивает гибкость, позволяя эффективно упорядочивать информацию, принимать обоснованные решения и действовать быстрее.
Video MP4
Формулы: ссылки на данные из других таблиц
В Smartsheet можно выполнять вычисления на основе данных, которые хранятся в другой таблице. Для этого используются межтабличные формулы. Например, функция VLOOKUP позволяет найти значение из таблицы подстановки, находящееся в другой таблице, к которой у вас есть доступ, а также создать формулу SUMIF, которая вычисляет сумму значений, хранящихся в другой таблице.
Для создания межтабличных формул, которые ссылаются на данные из других таблиц, рекомендуем сначала ознакомиться с основными правилами создания формул в Smartsheet. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Центра справки Создание и изменение формул в Smartsheet.
Необходимые разрешения
Ниже приведено подробное описание разрешений совместного доступа пользователей к исходным и конечным таблицам при работе с формулами на основе данных из нескольких таблиц. Сведения о разрешениях совместного доступа к таблицам см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
| Таблица с данными, на которые нужно ссылаться | Таблица, куда необходимо вставить формулу | |
|---|---|---|
| Владелец | Да | Да |
| Администратор | Да | Да |
| Редактор | Да | Да |
| Наблюдатель | Да | Нет |
Перед началом работы
При работе с межтабличными формулами необходимо учитывать некоторые особенности.
- Все данные в диапазоне, на который указывает ссылка, будут отображаться в конечной таблице, поэтому не следует ссылаться на данные, которые нежелательно передавать в открытый доступ.
- В каждой таблице может быть до 100 отдельных межтабличных ссылок.
- Всего в одну таблицу можно вставить входящие ссылки из других таблиц не больше чем на 100 000 ячеек.
- При создании ссылки на другую таблицу можно ссылаться на данные только в одной таблице. Чтобы ссылаться на данные из нескольких таблиц, необходимо создать несколько ссылок. Следуйте приведённым ниже инструкциям.
- Ссылки из других таблиц не поддерживаются в следующих функциях: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Ссылка из другой таблицы при работе с этими функциями приведёт к ошибке #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA в ячейке с формулой. Дополнительные сведения об этой и других ошибках, связанных с формулами, см. в статье Сообщения об ошибках в формулах.
Ссылка на данные из другой таблицы
Чтобы создать ссылку на данные из другой таблицы в формуле, выполните следующие действия:
- В нужной ячейке введите знак равенства (=), имя функции и левую скобку. Например, введите =VLOOKUP(
После ввода имени функции и левой скобки сверху или снизу от ячейки откроется карточка справки по формулам. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.
- В карточке справки щёлкните Сослаться на другую таблицу.
- В форме Сослаться на другую таблицу выберите нужную таблицу и укажите диапазон ячеек с данными, на которые необходимо сослаться.
ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время можно указать только непрерывный диапазон.
СОВЕТ. Чтобы сослаться на весь столбец, выберите его заголовок. Удаление и добавление строк учитывается автоматически. Чтобы сослаться на несколько столбцов, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая её, выберите первый и последний столбец диапазона. - Также можно указать имя ссылки (необязательно). (По умолчанию имя ссылки будет содержать имя таблицы и порядковый номер ссылки на эту таблицу.)
Вот и всё! Ссылка будет отображаться в формуле в фигурных скобках. Пример:
=COUNT({my_sheet1 Диапазон1})
Управление межтабличными ссылками
Просмотр, изменение и удаление ссылок с помощью Диспетчера табличных ссылок
По умолчанию открывается раздел Межтабличные ссылки, но на панели слева также доступен пункт Ссылки связи ячейки. Дополнительные сведения см. в статье Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных.
Ниже описаны функции, доступные в разделе Межтабличные ссылки.
|
Функция |
Действия |
|---|---|
|
Поиск |
Используйте поле в левом верхнем углу, чтобы найти ссылки по имени. |
|
Фильтр |
Щёлкните значок фильтра рядом со строкой поиска, чтобы отобразить активные, обрабатываемые, нерабочие, используемые или неиспользуемые ссылки. Активные ссылки актуальны, а обрабатываемые загружают обновления исходных данных. В случае удаления строк, столбцов или ячеек ссылки могут стать нерабочими. Их можно изменить, чтобы сослаться на актуальные данные, или удалить. При выборе пункта Не используются отображаются ссылки, которые не задействованы в формулах таблицы. Если вы не собираетесь их использовать, можете их удалить. Чтобы задействовать неиспользуемую ссылку, введите в ячейку формулу и укажите имя ссылки в фигурных скобках. |
|
Создать |
Чтобы создать ссылку, нажмите кнопку +Создать в правом верхнем углу. Созданную ссылку можно использовать в новых формулах. |
|
«Меню» > «Изменение ссылки» |
Если навести указатель на любую ссылку, справа отобразится значок меню |
|
«Меню» > «Дублировать ссылку» |
Чтобы создать копию ссылки, откройте меню и выберите Дублировать ссылку. Дублированная ссылка будет называться |
|
«Меню» > «Удалить ссылку» |
Чтобы удалить ссылку из таблицы, выберите Удалить ссылку. Если ссылка используется, формулы могут возвращать ошибку #INVALID REF. |
. Выберите Изменение ссылки, чтобы изменить её имя, диапазон ячеек или исходную таблицу. Если ссылка используется, она будет обновлена во всех формулах.Изменение ссылки в формуле
Ссылки можно менять в формулах, не открывая Диспетчер табличных ссылок.
Вносить изменения в ссылки могут только пользователи с уровнем доступа редактора или выше. Кроме того, необходимы разрешения уровня наблюдателя для таблицы с данными, на которые вы ссылаетесь.
- Выберите ячейку с формулой. Слева или справа от ячейки будет отображаться содержимое формулы.
- Щёлкните имя ссылки, которую необходимо изменить. Откроется форма Сослаться на другую таблицу.
В ней можно изменить имя ссылки, указать другую таблицу или диапазон ячеек. При изменении ссылки произойдёт автоматическое обновление всех её экземпляров в таблице.
Советы по работе со ссылками
Ниже приведены рекомендации по созданию и использованию ссылок на другие таблицы в формулах.
- После выбора таблицы в средстве выбора диапазона вы можете указать отдельную ячейку, диапазон или целые столбцы, ссылку на которые необходимо создать.
- Строки, добавленные ниже диапазона в ссылке, не будут добавляться в неё. Чтобы включить все строки, для ссылки следует выбирать столбцы.
- В одной формуле можно указывать несколько ссылок на другие таблицы.
- Чтобы использовать уже созданную ссылку, введите или скопируйте в новую формулу её имя в {фигурных скобках}.
- Ссылки уникальны в рамках таблицы, в которой они созданы, и не могут использоваться в других таблицах.
- При внесении изменений в формулу поместите курсор на имя ссылки, чтобы открыть карточку справки с командой «Изменить ссылку». Щёлкните её, чтобы открыть форму Сослаться на другую таблицу.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.