Формулы, охватывающие несколько таблиц

В Smartsheet можно выполнять вычисления на основе данных, которые хранятся в другой таблице. Для этого используются межтабличные формулы. Например, функция VLOOKUP позволяет найти значение из таблицы подстановки, находящееся в другой таблице, к которой у вас есть доступ, а также создать формулу SUMIF, которая вычисляет сумму значений, хранящихся в другой таблице.

Для создания межтабличных формул, которые ссылаются на данные из других таблиц, рекомендуем сначала ознакомиться с основными правилами создания формул в Smartsheet. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Центра справки Создание и изменение формул в Smartsheet.

Необходимые разрешения

Ниже приведено подробное описание разрешений совместного доступа пользователей к исходным и конечным таблицам при работе с формулами на основе данных из нескольких таблиц. Сведения о разрешениях совместного доступа к таблицам см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

	Таблица с данными, на которые нужно ссылаться	Таблица, куда необходимо вставить формулу
Владелец	Да	Да
Администратор	Да	Да
Редактор	Да	Да
Наблюдатель	Да	Нет

Перед началом работы

При работе с межтабличными формулами необходимо учитывать некоторые особенности.

• Все данные в диапазоне, на который указывает ссылка, будут отображаться в конечной таблице, поэтому не следует ссылаться на данные, которые нежелательно передавать в открытый доступ.
• В каждой таблице может быть до 100 отдельных межтабличных ссылок.
• Всего в одну таблицу можно вставить входящие ссылки из других таблиц не больше чем на 100 000 ячеек.
• При создании ссылки на другую таблицу можно ссылаться на данные только в одной таблице. Чтобы ссылаться на данные из нескольких таблиц, необходимо создать несколько ссылок. Следуйте приведённым ниже инструкциям.
• Ссылки из других таблиц не поддерживаются в следующих функциях: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Ссылка из другой таблицы при работе с этими функциями приведёт к ошибке #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA в ячейке с формулой. Дополнительные сведения об этой и других ошибках, связанных с формулами, см. в статье Сообщения об ошибках в формулах.

---

Ссылка на данные из другой таблицы

Чтобы создать ссылку на данные из другой таблицы в формуле, выполните следующие действия:

1. В нужной ячейке введите знак равенства (=), имя функции и левую скобку. Например, введите =VLOOKUP(
   
   После ввода имени функции и левой скобки сверху или снизу от ячейки откроется карточка справки по формулам. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.
    
2. В карточке справки щёлкните Сослаться на другую таблицу.
   
   
    
3. В форме Сослаться на другую таблицу выберите нужную таблицу и укажите диапазон ячеек с данными, на которые необходимо сослаться.
   
   
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время можно указывать только непрерывный диапазон.
   СОВЕТ. Чтобы сослаться на весь столбец, выберите его заголовок. Удаление и добавление строк учитывается автоматически. Чтобы сослаться на несколько столбцов, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая её, выберите первый и последний столбец диапазона.
4. Также можно указать имя ссылки (необязательно). (По умолчанию имя ссылки будет содержать имя таблицы и порядковый номер ссылки на эту таблицу.)

Вот и всё! Ссылка будет отображаться в формуле в фигурных скобках. Пример: 
=COUNT({моя_таблица1 Диапазон1}) 

 

Управление межтабличными ссылками

Просмотр, изменение и удаление ссылок с помощью Диспетчера табличных ссылок

С помощью Диспетчера табличных ссылок можно просматривать и менять межтабличные ссылки и ссылки связи ячейки. Чтобы открыть его, щёлкните любую ячейку правой кнопкой мыши и выберите Управлять ссылками…

По умолчанию открывается раздел Межтабличные ссылки, но на панели слева также доступен пункт Ссылки связи ячейки. Дополнительные сведения см. в статье Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных.

Ниже описаны функции, доступные в разделе Межтабличные ссылки.

Изменение ссылки в формуле

Ссылки можно менять в формулах, не открывая Диспетчер табличных ссылок.

Вносить изменения в ссылки могут только пользователи с уровнем доступа редактора или выше. Кроме того, необходимы разрешения уровня наблюдателя для таблицы с данными, на которые вы ссылаетесь.

1. Выберите ячейку с формулой. Слева или справа от ячейки будет отображаться содержимое формулы.
   
   
    
2. Щёлкните имя ссылки, которую необходимо изменить. Откроется форма Сослаться на другую таблицу.

В ней можно изменить имя ссылки, указать другую таблицу или диапазон ячеек. При изменении ссылки произойдёт автоматическое обновление всех её экземпляров в таблице.

Советы по работе со ссылками

Ниже приведены рекомендации по созданию и использованию ссылок на другие таблицы в формулах.

• После выбора таблицы в средстве выбора диапазона вы можете указать отдельную ячейку, диапазон или целые столбцы, ссылку на которые необходимо создать.
• Строки, добавленные ниже диапазона в ссылке, не будут добавляться в неё. Чтобы включить все строки, для ссылки следует выбирать столбцы.
• В одной формуле можно указывать несколько ссылок на другие таблицы.
• Чтобы использовать уже созданную ссылку, введите или скопируйте в новую формулу её имя в {фигурных скобках}.
• Ссылки уникальны в рамках таблицы, в которой они созданы, и не могут использоваться в других таблицах.
• При внесении изменений в формулу поместите курсор на имя ссылки, чтобы открыть карточку справки с командой «Изменить ссылку». Щёлкните её, чтобы открыть форму Сослаться на другую таблицу.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.