Формулы, охватывающие несколько таблиц

Узнайте о том, как легко и просто ссылаться в формулах на другие таблицы. Использование формул, охватывающих данные из нескольких таблиц, в Smartsheet обеспечивает гибкость, позволяя эффективно упорядочивать информацию, принимать обоснованные решения и действовать быстрее.

Чтобы создать формулу с данными из нескольких таблиц, следуйте этим пошаговым инструкциям.

Формулы: ссылки на данные из других таблиц

В Smartsheet можно выполнять вычисления на основе данных, которые хранятся в другой таблице. Для этого используются межтабличные формулы. Например, функция VLOOKUP позволяет найти значение из таблицы подстановки, находящееся в другой таблице, к которой у вас есть доступ, а также создать формулу SUMIF, которая вычисляет сумму значений, хранящихся в другой таблице.

Для создания межтабличных формул, которые ссылаются на данные из других таблиц, рекомендуем сначала ознакомиться с основными правилами создания формул в Smartsheet. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Центра справки Создание и изменение формул в Smartsheet.

Необходимые разрешения

Ниже приведено подробное описание разрешений совместного доступа пользователей к исходным и конечным таблицам при работе с формулами на основе данных из нескольких таблиц. Сведения о разрешениях совместного доступа к таблицам см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

  Таблица с данными, на которые нужно ссылаться Таблица, куда необходимо вставить формулу
Владелец Да Да
Администратор Да Да
Редактор Да Да
Наблюдатель Да Нет

Перед началом работы

При работе с межтабличными формулами необходимо учитывать некоторые особенности.

  • Все данные в диапазоне, на который указывает ссылка, будут отображаться в конечной таблице, поэтому не следует ссылаться на данные, которые нежелательно передавать в открытый доступ.
  • В каждой таблице может быть до 100 отдельных межтабличных ссылок.
  • Всего в одну таблицу можно вставить входящие ссылки из других таблиц не больше чем на 100 000 ячеек.
  • При создании ссылки на другую таблицу можно ссылаться на данные только в одной таблице. Чтобы ссылаться на данные из нескольких таблиц, необходимо создать несколько ссылок. Следуйте приведённым ниже инструкциям.
  • Ссылки из других таблиц не поддерживаются в следующих функциях: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Ссылка из другой таблицы при работе с этими функциями приведёт к ошибке #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA в ячейке с формулой. Дополнительные сведения об этой и других ошибках, связанных с формулами, см. в статье Сообщения об ошибках в формулах.

Ссылка на данные из другой таблицы

Чтобы создать ссылку на данные из другой таблицы в формуле, выполните следующие действия:

  1. В нужной ячейке введите знак равенства (=), имя функции и левую скобку. Например, введите =VLOOKUP(

    После ввода имени функции и левой скобки сверху или снизу от ячейки откроется карточка справки по формулам. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.
     
  2. В карточке справки щёлкните Сослаться на другую таблицу.

    карточка-справки
     
  3. В форме Сослаться на другую таблицу выберите нужную таблицу и укажите диапазон ячеек с данными, на которые необходимо сослаться.

    Сослаться на другую таблицу

    ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время можно указывать только непрерывный диапазон.
    СОВЕТ. Чтобы сослаться на весь столбец, выберите его заголовок. Удаление и добавление строк учитывается автоматически. Чтобы сослаться на несколько столбцов, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая её, выберите первый и последний столбец диапазона.
  4. Также можно указать имя ссылки (необязательно). (По умолчанию имя ссылки будет содержать имя таблицы и порядковый номер ссылки на эту таблицу.)

Вот и всё! Ссылка будет отображаться в формуле в фигурных скобках. Пример: 
=COUNT({моя_таблица1 Диапазон1}) 

 

Управление межтабличными ссылками

Просмотр, изменение и удаление ссылок с помощью Диспетчера табличных ссылок

С помощью Диспетчера табличных ссылок можно просматривать и менять межтабличные ссылки и ссылки связи ячейки. Чтобы открыть его, щёлкните любую ячейку правой кнопкой мыши и выберите Управлять ссылками…

Диспетчер табличных ссылок

По умолчанию открывается раздел Межтабличные ссылки, но на панели слева также доступен пункт Ссылки связи ячейки. Дополнительные сведения см. в статье Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных.

Ниже описаны функции, доступные в разделе Межтабличные ссылки.

Функция

Действия

Поиск

Используйте поле в левом верхнем углу, чтобы найти ссылки по имени.

СОВЕТ. Используйте для ссылок стандартные имена, например {}

Фильтр

Щёлкните значок фильтра рядом со строкой поиска, чтобы отобразить активные, обрабатываемые, нерабочие, используемые или неиспользуемые ссылки.

Активные ссылки актуальны, а обрабатываемые загружают обновления исходных данных. 

В случае удаления строк, столбцов или ячеек ссылки могут стать нерабочими. Их можно изменить, чтобы сослаться на актуальные данные, или удалить.

При выборе пункта Не используются отображаются ссылки, которые не задействованы в формулах таблицы. Если вы не собираетесь их использовать, можете их удалить. Чтобы задействовать неиспользуемую ссылку, введите в ячейку формулу и укажите имя ссылки в фигурных скобках.

Создать

Чтобы создать ссылку, нажмите кнопку +Создать в правом верхнем углу. Созданную ссылку можно использовать в новых формулах.

«Меню» > «Изменение ссылки»

Если навести указатель на любую ссылку, справа отобразится значок меню . Выберите Изменение ссылки, чтобы изменить её имя, диапазон ячеек или исходную таблицу. Если ссылка используется, она будет обновлена во всех формулах.

«Меню» > «Дублировать ссылку»

Чтобы создать копию ссылки, откройте меню и выберите Дублировать ссылку. Дублированная ссылка будет называться «— копия».

«Меню» > «Удалить ссылку»

Чтобы удалить ссылку из таблицы, выберите Удалить ссылку. Если ссылка используется, формулы могут возвращать ошибку #INVALID REF.

Изменение ссылки в формуле

Ссылки можно менять в формулах, не открывая Диспетчер табличных ссылок.

Вносить изменения в ссылки могут только пользователи с уровнем доступа редактора или выше. Кроме того, необходимы разрешения уровня наблюдателя для таблицы с данными, на которые вы ссылаетесь.

  1. Выберите ячейку с формулой. Слева или справа от ячейки будет отображаться содержимое формулы.

    содержимое-ссылки
     
  2. Щёлкните имя ссылки, которую необходимо изменить. Откроется форма Сослаться на другую таблицу.

В ней можно изменить имя ссылки, указать другую таблицу или диапазон ячеек. При изменении ссылки произойдёт автоматическое обновление всех её экземпляров в таблице.

Советы по работе со ссылками

Ниже приведены рекомендации по созданию и использованию ссылок на другие таблицы в формулах.

  • После выбора таблицы в средстве выбора диапазона вы можете указать отдельную ячейку, диапазон или целые столбцы, ссылку на которые необходимо создать.
  • Строки, добавленные ниже диапазона в ссылке, не будут добавляться в неё. Чтобы включить все строки, для ссылки следует выбирать столбцы.
  • В одной формуле можно указывать несколько ссылок на другие таблицы.
  • Чтобы использовать уже созданную ссылку, введите или скопируйте в новую формулу её имя в {фигурных скобках}.
  • Ссылки уникальны в рамках таблицы, в которой они созданы, и не могут использоваться в других таблицах.
  • При внесении изменений в формулу поместите курсор на имя ссылки, чтобы открыть карточку справки с командой «Изменить ссылку». Щёлкните её, чтобы открыть форму Сослаться на другую таблицу.

кнопка-редактировать-ссылку

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.