Формулы, охватывающие несколько таблиц

Узнайте о том, как легко и просто ссылаться в формулах на другие таблицы. Использование формул, охватывающих данные из нескольких таблиц, в Smartsheet обеспечивает гибкость, позволяя эффективно упорядочивать информацию, принимать обоснованные решения и действовать быстрее.

Чтобы создать формулу с данными из нескольких таблиц, следуйте этим пошаговым инструкциям.

Формулы: ссылки на данные из других таблиц

Вычисления на основе данных, которые хранятся в другой таблице. Например, функция VLOOKUP позволяет найти значение из таблицы подстановки, находящееся в другой таблице, к которой у вас есть доступ, а также создать формулу SUMIF, которая позволяет вычислять сумму значений, хранящихся в другой таблице.

Для создания формул, которые ссылаются на данные из других таблиц, рекомендуем сначала ознакомиться с основными правилами создания формул в Smartsheet. Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Центра справки Создание и изменение формул в Smartsheet.

Необходимые разрешения

Ниже приведено подробное описание разрешений совместного доступа пользователей к исходным и конечным таблицам при работе с формулами на основе данных из нескольких таблиц. Сведения о разрешениях совместного доступа к таблицам см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

  Таблица с данными, на которые нужно ссылаться Таблица, куда необходимо вставить формулу
Владелец Да Да
Администратор Да Да
Редактор Да Да
Наблюдатель Да Нет

 

Перед началом работы

При работе с межтабличными формулами необходимо учитывать следующие особенности.

  • Все данные в диапазоне, на который указывает ссылка, будут отображаться в конечной таблице, поэтому не следует ссылаться на данные, которые нежелательно передавать в открытый доступ.
  • Каждая таблица может содержать до 100 отдельных межтабличных ссылок.
  • Всего в одну таблицу можно вставить входящие ссылки из других таблиц не больше чем на 100 000 ячеек.
  • При создании ссылки на другую таблицу можно ссылаться на данные только в одной таблице. Чтобы ссылаться на данные из нескольких таблиц, необходимо создать несколько ссылок. Следуйте приведённым ниже инструкциям.
  • Ссылки из других таблиц не поддерживаются в следующих функциях: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Ссылка из другой таблицы при работе с этими функциями приведёт к ошибке #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA в ячейке с формулой. Дополнительные сведения об этой и других ошибках, связанных с формулами, см. в статье Сообщения об ошибках в формулах.

 

Ссылка на данные из другой таблицы

Чтобы создать ссылку на данные из другой таблицы в формуле, выполните следующие действия:

  1. В нужной ячейке введите знак равенства (=), имя функции и левую скобку. Например, введите: =VLOOKUP(

    После ввода имени функции и левой скобки сверху или снизу от ячейки откроется карточка справки по формулам. (Дополнительные сведения о создании формул см. в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.)
     
  2. В карточке справки выберите Ссылка на другую таблицу.

    карточка-справки
     
  3. В форме «Ссылка на другую таблицу» выберите нужную таблицу и укажите диапазон ячеек с данными, на которые необходимо сослаться.

    имя-ссылка

    ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время можно указывать только непрерывный диапазон.
     
  4. Также можно указать имя ссылки (необязательно). (По умолчанию имя ссылки будет содержать имя таблицы и порядковый номер ссылки на эту таблицу.) 

 
Вот и всё! Ссылка будет отображаться в формуле в фигурных скобках. Пример: 
=COUNT({my_sheet1 Диапазон1}) 

Изменение ссылки

В ссылке можно изменить имя, диапазон ячеек и исходную таблицу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вносить изменения в ссылки могут только пользователи с уровнем доступа редактора или выше. Кроме того, необходимы разрешения уровня наблюдателя для таблицы с данными, на которые вы ссылаетесь.

  1. Выберите ячейку с формулой. Слева или справа от ячейки будет отображаться содержимое формулы.

    содержимое-ссылки
     
  2. Щёлкните имя ссылки, которую необходимо изменить. Откроется форма «Ссылка на другую таблицу».

В этой форме можно изменить имя ссылки, указать другую таблицу или диапазон ячеек. При изменении ссылки произойдёт автоматическое обновление всех её экземпляров в таблице.

Удаление межтабличной ссылки

Чтобы удалить ссылку без возможности восстановления, сделайте следующее:

  1. Перейдите в исходную таблицу.
  2. Выберите одну из ячеек в ссылке (справа от значения ячейки будет отображаться значок с серой стрелкой).

    Откроется подсказка с именем конечной таблицы.
     
  3. Наведите указатель мыши на подсказку и выберите Удалить.

ВНИМАНИЕ! Удаление ссылки приведёт к её удалению из всех формул в конечной таблице. При удалении ссылки необходимо убедиться, что она не используется в других критически важных формулах конечной таблицы.

Советы по работе со ссылками

Ниже приведены рекомендации по созданию и использованию ссылок на другие таблицы в формулах.

  • После выбора таблицы в средстве выбора диапазона вы можете указать отдельную ячейку, диапазон или целые столбцы, ссылку на которые необходимо создать.
  • Строки, добавленные ниже диапазона в ссылке, не будут добавляться в неё. Чтобы включить все строки, для ссылки следует выбирать столбцы.
  • В одной формуле можно указывать несколько ссылок на другие таблицы.
  • Чтобы использовать уже созданную ссылку, введите или скопируйте её имя (вместе с фигурными скобками) в новую формулу.
  • Ссылки уникальны в рамках таблицы, в которой они созданы, и не могут использоваться в других таблицах.
  • При внесении изменений в формулу поместите курсор на имя ссылки, чтобы открыть карточку справки с командой «Изменить ссылку». Щёлкните её, чтобы открыть форму выбора таблицы.

    кнопка-изменить-ссылку