Использование и редактирование отчётов на Resource Management

Фильтры утверждения в отчётах

Используйте фильтры на основе утверждений для просмотра записей о времени, одобренных определённым пользователем или имеющим определённый статус. Например, отчёт "Время и оплата", сгруппированный по участнику команды и отфильтрованный по статусу утверждения, можно использовать, чтобы просмотреть неотправленные часы каждого сотрудника организации.

• Одобрено пользователем. В настройках этого фильтра отображаются имена администраторов ресурсов и руководителей проектов, утверждающих значения времени. Вы сможете просмотреть значения времени, которые одобрили определённые пользователи.
• Статус утверждения. Выберите, какие значения времени отобразить в отчёте: утверждённые, ожидающие утверждения неотправленные.

Вы также можете группировать данные отчётов по статусу утверждения и пользователю, выполнившему утверждение.

If your organization has a Business or Enterprise Smartsheet plan and uses Smartsheet authentication, then you can further analyze and share the data from your reports in Smartsheet by creating advanced reports. 

Данные отчёта можно экспортировать двумя способами: с помощью меню "Экспорт" или с помощью функции "Запросить исходные данные".

Использование меню "Экспорт"

1. Создайте нужный отчёт.
2. В правом верхнем углу отчёта выберите Экспорт. 
3. Выберите формат файла. 

Использование электронной почты

Ссылки на CSV-файлы, отправленные по электронной почте, не подпадают под ограничение размера отчётов Resource Management, поэтому они могут использоваться для экспорта больших наборов данных, которые необходимо проанализировать в других инструментах.

Функция "Запросить исходные данные" недоступна для отчётов об использовании. 

1. Создайте нужный отчёт.
2. Рядом с кнопкой "Выполнить отчёт" выберите Запросить исходные данные.

Когда CSV-файл будет готов, вы получите уведомление со ссылкой на CSV-файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Resource Management. Время формирования отчёта зависит от объёма отчёта и нагрузки системы. Для этого может потребоваться до 24 часов.

Выбор Экспортировать отчет с исходными данными предоставляет вам отчет, содержащий все атрибуты, связанные с людьми, проектами и заданиями. Выбор Экспортировать этот отчет в CSV предоставляет вам CSV с теми же данными, которые отображаются в Управлении ресурсами.

Когда вы экспортируете CSV сводного отчета, порядок столбцов может измениться, и любые примененные фильтры также отобразятся в CSV.

Расширенные отчёты

Если в вашей организации используется план Smartsheet для бизнеса или предприятия и используется проверка подлинности Smartsheet, вы можете дополнительно анализировать и делиться данными из ваших отчетов в Smartsheet, создавая расширенные отчеты. Расширенные отчеты позволяют вам сохранять ваши данные в экосистеме Smartsheet для проведения углубленного анализа и манипуляции данными. С вашими данными отчетности в Smartsheet вы можете использовать Bridge, Data Shuttle, Data Mesh и другие расширенные возможности Smartsheet.

Если у вас есть бизнес- или корпоративный план Smartsheet и вы используете аутентификацию Smartsheet, то вы можете создать расширенные отчеты для дальнейшего анализа и обмена данными в Smartsheet. Вы также можете использовать Приложение Pivot с вашими данными, как только они окажутся в Smartsheet.

Сначала создайте отчёт, а затем экспортируйте данные в виде CSV-файла.

Экспорт данных

1. С открытым отчетом, в правом верхнем углу выберите Экспорт > Экспортировать исходные данные в CSV.
2. Скачайте файл из Управления ресурсами и сохраните его в доступном месте.

Отчеты, которые стоит рассмотреть для использования в сводных таблицах

Ниже перечислены несколько вариантов отчётов, которые дадут вам полезную информацию при создании сводной таблицы с полученными данными.

Обзор бюджетов клиентов и проектов

• Просмотр: Бюджет > Суммы
• Временной интервал: Последние и следующие 90 дней
• Сначала группировать по: Клиент
• Затем группировать по: Проект
• Показать: Тип проекта > Подтвержденный

Использование оплачиваемых ресурсов в прошлом месяце

• Просмотр: Время и оплата > Суммы и часы
• Временной интервал: Прошлый месяц
• Сначала группировать по: Вид деятельности
• Затем группировать по: Участник команды
• Показать: Тип проекта > Подтвержденный

Использование — это процентная доля от общего числа часов, затраченных на оплачиваемую работу.

1. Вычислите общее количество доступных часов, общее количество рабочих дней за прошлый месяц, умноженное на количество часов в рабочем дне каждого человека. 
2. Вычислите общее количество часов к оплате. 
3. Вычислите процент.

Отчёт о бюджете отдельного проекта

• Просмотр: Время и оплата
• Временной интервал: Настраиваемый диапазон дат
  • Дата начала: Первый день проекта
  • Дата окончания: Последний день проекта
• Сначала группировать по: Этап
• Затем группировать по: Участник команды
• Показать:
  • Проект: Название проекта
  • Клиент: Имя клиента

Вы можете использовать настраиваемые поля для людей или проектов.

• Люди: Добавьте свойства, включая навыки, сертификаты, менеджеров и организационную структуру

• Проекты: Добавьте критерии, специфичные для бизнеса, чтобы указать такие свойства, как редактор портфеля, приоритет проекта, вероятность закрытия, бизнес-единица, идентификаторы проектов и расположение

Вы можете добавить несколько настраиваемых полей к проектам и людям и использовать их в качестве фильтров на расписании, странице портфеля проектов или отчетах.

При интеграции управления ресурсами с другими бизнес-инструментами или системами используйте те же теги или идентификаторы, что и для настраиваемых полей.

Создать настраиваемое поле

1. Откройте Параметры учётной записи.
   1. В управлении ресурсами в Smartsheet выберите меню «шашлык» в правом верхнем углу, затем выберите Параметры.
   2. В автономном управлении ресурсами выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. Слева выберите Настраиваемые поля проектов или Настраиваемые поля людей.
3. Выберите Добавить и введите следующую информацию:
   • Имя поля: Отображаемое имя настраиваемого поля и его фильтры
   • Описание поля: Инструкции для этого настраиваемого поля (необязательно)
   • Тип поля: Выберите Текстовое поле, Раскрывающееся меню или Меню с множественным выбором. Раскрывающееся меню и меню с множественным выбором позволяют указать параметры, которые будут отображаться.
   • Значение по умолчанию: Значение, которое будет автоматически подставляться в это поле для новых проектов или людей. Выберите Применить значение по умолчанию к существующим пользователям/проектам, чтобы это значение заполнило существующие назначения.
   • Как используется это поле?: Определите, хотите ли вы, чтобы это значение:
     • отображаться на странице проекта или на личной странице;
     • Доступно в качестве параметра фильтра по всей учётной записи и параметра отображения в представлении людей на расписании.
     • Только редактируется администраторами (только для настраиваемых полей пользователей) 

4. Нажмите Сохранить, чтобы создать настраиваемое поле. 

   Новое поле отобразится для всех проектов или пользователей и будет иметь значение по умолчанию (если применимо). 

Обновить настраиваемое поле

Вы можете обновить настраиваемое поле в любое время. Выберите настраиваемое поле, внесите изменения и сохраните их. Обновление отобразится во всех проектах и пользователях, использующих это поле.

Однако, если вы удалите настраиваемое поле, проект или пользователь сохранит это значение в своих настройках. Соответствующий критерий будет отображаться в настройках фильтрации графика и отчётов до тех пор, пока хотя бы один проект или пользователь имеет значение, прикреплённое к своим настройкам.

При необходимости администраторы ресурсов и редакторы портфелей могут изменять настраиваемые поля в параметрах проекта или профиля.

Фильтровать по настраиваемым полям 

Вы можете использовать настраиваемое поле в качестве фильтра в отчетах, чтобы показать конкретные элементы в наборе данных. 

Например, вы можете отфильтровать приоритетные проекты или проекты, принадлежащие определённому редактору портфеля. Вы также можете применить оба фильтра, чтобы показать только приоритетные проекты, принадлежащие этому редактору портфеля. 

Фильтры доступны только в сгруппированных данных.

Только пользователи с действительным именем входа в Resource Management и соответствующим уровнем разрешений могут просматривать отчёты с совместным доступом.

1. В правом верхнем углу отчёта выберите "Предоставить доступ". 
2. Скопируйте URL-адрес из всплывающего окна и вставьте его в сообщение для участников рабочей группы.Участники смогут перейти к отчёту по этой ссылке.

Чтобы удалить отчёт, наведите указатель мыши на его имя и нажмите значок удаления.

Расширенный отчёт

If your organization has a Business or Enterprise Smartsheet plan and uses Smartsheet authentication, then you can further analyze and share the data from your reports in Smartsheet by creating advanced reports. You must also be either a licensed user (Legacy Collaborator Model) or a Member (User Subscription Model) in Smartsheet.

You can share the associated Smartsheet sheets, reports, dashboards, or workspaces with the necessary collaborators, including users on your Smartsheet plan who do not have a Resource Management license.