Работа с расписанием в Resource Management

Использование графика

На графике вы можете сделать следующее:

• просматривать назначения на проекты;
• просматривать и обновлять статус проектов;
• просматривать график по дням, неделям или месяцам;
• при необходимости корректировать распределение сотрудников на проекте, выявляя свободные часы и перегрузки;
• выполнять поиск участников команды, навыков и ролей для новых проектов;
• назначать сотрудников на проекты;
• сортировать сотрудников по роли или доступности;
• просматривать график по пользователям (в режиме "Участник команды" или "По умолчанию") или проектам;
• Переключаться между представлениями, используя меню фильтра в левом верхнем углу графика. 
• Увеличивать и уменьшать масштаб, выбирая представление дня, недели или месяца в левом верхнем углу.
• Прокручивать расписание по месяцам, используя клавиши курсора на клавиатуре.

Представление "Пользователи"

Brandfolder Image

В представлении "Пользователи" в левом столбце отображаются сотрудники, а в расписании проекта показаны проекты, назначенные им.

Доступность отображается в виде светло-серого блока. Если сотрудник перегружен, на графике появятся красные предупреждения. Серые вертикальные полосы указывают на выходные и праздники. Используйте тепловую карту распределения ресурсов, чтобы выявить сотрудников, чья нагрузка превышена.

Назначения отображаются в табелях учёта рабочего времени каждого пользователя. При изменении назначения на графике соответствующие табели учета рабочего времени отражают это изменение.

Представление "Проекты"

Brandfolder Image

В представлении проектов проекты отображаются в левом столбце. В расписании проекта отображается длительность проекта.

Наведите указатель мыши на проект, чтобы быстро просмотреть сведения о нём. Выберите проект и щёлкните Показать подробности или Скрыть подробности.

Представление ресурсов

В представлении ресурсов выбранный параметр группировки (дисциплина или роль) отображается в левом столбце, а загрузка и использование сотрудников показаны в расписании проекта с разбивкой по месяцам.

• Синие ячейки означают, что рабочая группа загружена нормально или может взять на себя новую работу. 
• В красных ячейках выделены рабочие группы, перегруженные задачами. 
  • Светло-красный цвет означает, что загрузка группы превышает 100 %, но составляет менее 150 %. 
  • Тёмно-красный цвет указывает на то, что загрузка группы превышает 150 %. Щёлкните любую ячейку, чтобы перейти к тепловой карте распределения ресурсов и обновить назначения.

Подробнее о представлении ресурсов. 

Отмена или повтор действия

Изменения, внесённых в график во время активного сеанса работы в браузере, можно отменить или повторить. Вы можете отменить или повторить до 100 типичных изменений графика, таких как создание, удаление или изменение назначений.

При обновлении страницы, фильтрации содержимого или переключении между представлениями "Пользователи" и "Проект" история отмены очищается.

Нельзя отменить перечисленные ниже действия: 

• Удаление пересекающихся назначений
• разделение назначения;
• повтор назначения;
• перенос проекта или этапа;
• изменение типа проекта.

Чтобы отменить или повторить изменение графика, выполните указанные ниже действия.

• Выберите Отменить/Повторить на панели расписания проекта. С помощью этой же функции можно отменить или повторить несколько действий.
• Чтобы отменить действие, нажмите клавиши CTRL + Z (на ПК) или Command + Z (на Mac). Чтобы повторить действие, нажмите CTRL + Y (на ПК) или Command + Y (на Mac).

Как выглядит график 

На графике отображаются все задачи по проектам вашей организации.

На графике фиксируется изначальный план (то, как проекты должны выполняться); затем расписание изменяется по мере изменения планов проекта (в зависимости от того, как они реализуются на самом деле). График можно просматривать в режиме дней, недель и месяцев либо настраивать представление необходимым вам образом.

Назначения в проектах имеют цветовую кодировку:

• синий — подтверждённые проекты;
• серый — предварительные проекты;
• фиолетовый — внутренние проекты;
• Orange: отпуск, больничный или другие личные события (настраиваются в настройках учетной записи)

График можно использовать для отслеживания доступности и превышения загрузки сотрудников, а при необходимости — для корректировки выделения отдельных ресурсов. Изучайте доступность сотрудников, навыков и ролей, чтобы определять, когда начинать новые проекты.

Расписание и страницы проекта работают вместе. Когда вы меняете одно из них, другое обновляется в режиме реального времени, отражая последствия изменения.

В прошлом доступность, перераспределение и карта распределения отображались только в течение 60 дней.

Brandfolder Image

Просмотры расписания

В расписании представлены три вида:

• Загрузка
• Люди
• Проект или диаграмма Ганта

Загрузка

У каждого сотрудника есть заранее определённая доступность, рассчитанная на стопроцентную загрузку. На графике пропускная способность показана в виде светло-серых столбцов с недостаточной пропускной способностью и красных столбцов избыточной мощности.

• Светло-серые полоски показывают доступность сотрудника и количество часов, необходимое для того, чтобы довести его загрузку до ста процентов (что бы ни подразумевалось под полной загрузкой).
• Красные полоски — это процент часов, превышающих полную нагрузку выбранного пользователя или заполнителя.

Влияние дат начала и окончания на нагрузку

У пользователей нет доступных часов до первого рабочего дня и после последнего рабочего дня. Например, если последний рабочий день сотрудника (т. е. 31 декабря 2020 г.) уже прошёл, проекты, на которые сотрудник назначен после этой даты, не будут отображаться ни в табеле рабочего времени, ни в отчёте "Время и оплата".

Если удалить последний рабочий день, сотрудник снова станет доступен для новых или обновлённых назначений, но это изменение не будет автоматически применяться к существующим назначениям.

Чтобы восстановить существующие назначения для пользователя, используя график, измените формат распределения сотрудника: выберите другой формат вместо "ч/день", "%" или "всего часов". Рекомендуемые часы будут отображаться в табелях учёта рабочего времени и в вашем отчёте "Время и оплата".

Представление Ганта

Чтобы просмотреть расписания всех проектов в виде диаграммы Ганта, перейдите в представление проектов, а затем используйте функцию динамического масштабирования (горизонтальный ползунок в левой верхней части экрана). В этом представлении проекты упорядочены последовательно по датам начала и окончания. В нижней части экрана находятся проекты с недавно прошедшими датами окончания.

Сравнение подтверждённого времени с запланированным временем

Обновления заданий в расписании отражаются в табелях учета рабочего времени, однако подтвержденное время (из табелей учета рабочего времени) не меняет расписание. Это позволяет сравнивать фактически затраченное время (из табелей учёта рабочего времени) с планом (графиком).

Поскольку график представляет собой общий план, на него не влияют назначения или часы, которые ваша команда отслеживает нерегулярно (например, больничные или дополнительные проекты, на выполнение которых сотрудник не был назначен изначально).

Когда вы назначаете работу или изменяете назначения, соответствующая страница проекта и страницы людей автоматически отражают изменения.

Распределение часов: фиксированное или гибкое

Распределение назначений может представлять собой процентное значение времени, количество часов в день или общее количество часов. Вы можете использовать фиксированное или гибкое распределение часов.

Гибкое распределение часов

• Процентное значение: Часы назначаются равномерно в виде процента от доступных часов (например, Алексею назначается 30% от его времени на проект А)
• Количество часов в день: Назначается фиксированное количество часов в день независимо от доступности пользователя (например, Алексею назначено 4 часа в день на проект А)

Гибкое распределение часов позволяет корректировать назначения при изменении продолжительности проекта. Например, при изменении назначения пользователя с 50 % в течение 6 недель на 10 недель будет необходимо, чтобы он работал над проектом дольше.

Фиксированное распределение часов

• Всего: Назначается фиксированное количество часов, распределяемых пропорционально доступности пользователя на протяжении всего срока назначения (например, Алексею назначено 20 часов на проекте А)

При фиксированном общем количестве часов число назначаемых часов не зависит от длительности назначения. Например, сотрудник, назначенный на работу в течение 100 часов над проектом на 3 недели, по-прежнему будет назначен на 100 часов, если проект будет продлён до 6 недель.

Вы можете переключаться между типами распределения или изменять план при необходимости. Любые изменения в графике автоматически обновляют страницу проекта и предлагаемые временные записи для пользователя. 

Добавление назначений, участников проекта и этапов

Создайте назначение на графике пользователей

1. В верхней навигации выберите График.
2. В левом боковом меню выберите Пользователи.
3. Найдите человека, которого хотите назначить на проект. Щёлкните нужную строку на графике и выберите Новое назначение. 
4. Выберите тип проекта или тип отпуска, на который хотите назначить пользователя. 

Элемент появляется на графике. 

Создайте назначение на графике проекта

1. В верхней навигации выберите График.
2. В левом боковом меню выберите Проекты.
3. В представлении проекта щёлкните нужную строку проекта и выберите Добавить участника команды. 
4. Выберите участника команды, которого хотите назначить на проект. 

Элемент появляется на графике. 

Настройте детали фазы 

Вы можете использовать фазы, чтобы адаптировать ваши проекты. 

• Чтобы изменить даты начала или окончания, воспользуйтесь слайдерами в строке проекта. 
• Щёлкните этап, чтобы добавить участников или задать даты начала и окончания во всплывающем календаре.
• Щёлкните участника, чтобы изменить распределение его времени (например, 20 %, 10 часов в день или 50 часов в общей сложности).

Вы можете управлять рабочими назначениями в графике. Когда вы редактируете назначение, страница проектов и предварительно заполненные временные записи на личных страницах обновляются автоматически.

Редактировать назначение

1. Выберите панель назначения. 
2. Измените даты, обновите описание или внесите другие изменения.

Повтор назначений

Вам может понадобиться назначать одну и ту же задачу много раз. Когда вы повторяете назначение, управление ресурсами сохраняет временные рамки и распределение во всех экземплярах серии.

Repeat an assignment

1. На графике выберите назначение, которое вы хотите повторить.
2. Выберите Повторить из всплывающего меню. 
3. Укажите, как часто вы хотите повторять назначение (каждую неделю, каждые две недели и т. д.) и количество раз.
4. Выберите Обновить , а затем выберите Подтвердить.

Удаление повторяющихся назначений

1. На графике выберите назначение, которое вы хотите удалить.
2. Выберите Снять назначение из всплывающего меню, а затем выберите соответствующий вариант:
   1. Только это назначение
   2. Это и будущие назначения 
   3. Вся серия 

Переназначение работ

1. Щёлкните назначение, а затем нажмите Переназначить.
2. Просмотрите ресурсы в вашей организации, которые соответствуют характеристикам назначенного человека, а затем выберите человека, временное место или местоположение, на которое вы хотите переназначить работу.

Уберите фильтры, чтобы увидеть больше ресурсов в вашей организации.

Удалить пересекающиеся назначения

Удаление пересекающихся назначений можно использовать при изменении назначения пользователя с нескольких проектов на один. 

Отменить это изменение нельзя.

1. Выберите назначение, которое нужно сохранить.
2. В разделе Распределение выберите значение (например, 8 ч/д).
3. Выберите Удалить пересекающиеся назначения.
4. Выберите Подтвердить.

При удалении пересекающихся назначений на проект все часы, выделенные на удалённые задачи, возвращаются в бюджет проекта.

Вы также можете удалить кого-то из назначений проекта, пока он в отпуске. Выберите отпуск на шаге 1. 

Разделение назначений

Вы можете разделить назначение на сегменты, чтобы решить проблемы с доступностью или графиком. 

Например, вы назначили Джо 4 часа в день на проект в течение 3 недель. По мере уточнения плана вы хотите назначить разные часы каждую неделю (6 часов на первую неделю, 2 часа на вторую и 4 часа на третью). Вам нужно разделить проект на сегменты, а затем вы можете настроить часы для каждого сегмента. 

1. Щёлкните назначение приблизительно в том месте, где должно происходить разделение.
2. В разделе Распределение выберите значение (например, 40%), затем выберите Разделить между дата X и дата Y>.
3. Выберите Подтвердить.
4. После того как вы разделите назначение, измените распределение в каждом разделе по мере необходимости. Вы также можете переместить полоску назначения на другие даты.