Сводные отчёты по таблицам

Сводные отчёты по таблицам позволяют легко обобщать сводные данные из одной или нескольких таблиц для просмотра сведений на уровне всего портфеля.

Сводная информация подбирается в зависимости от критериев отчёта. Вы можете быстро группировать данные или с помощью функций рассчитывать итоговые результаты по столбцам отчёта.

Сводные отчёты по таблицам можно добавить на панель мониторинга или представить на диаграмме, чтобы заинтересованные лица могли отслеживать прогресс в режиме реального времени.

Создать сводный отчёт по таблицам

Доступно для:

Планы:

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

To create a portfolio view, you need:

  1. Исходные таблицы The information in each sheet summary is the information you can pull into the report. 
  2. Сводный отчёт по таблицам 

Создать сводный отчёт по таблицам

  1. On the left Menu bar, select Create (plus icon).
  2. Создать отчёт
  3. Type a name for your report and select Sheet Summary Report.
  4. Нажмите ОК.

Your new report opens and you can start editing it!

Define what you want to see in the report

On the report toolbar, you can use the tools described in the table below to define what and how you want to see it in the report.

Use this tabДействие

Исходные таблицы

Specify which sheets and summaries will be pulled into this report.

If you select a workspace, you pull all the sheets in that workspace, and the report updates when sheets are added and removed from the workspace. If you select a folder, you pull only the sheets inside the folder, and the report doesn’t update automatically when the contents of the folder change.

Отображаемые столбцы

Select the summary fields or system columns for this report.

Условия фильтра

Define parameters for summary information displayed in the report.

Группа

Объединение данных в группы с упорядочением строк по логическим категориям или классам.

Сводные данные

Extract key information from your report, such as the Count of completed projects.

Сортировка

Define how summary information is sorted in the report.

Your first step will always be to select your source sheets. Then, select what columns you want to display.

Create sheet summary report

After that, you can use the Filter Criteria, Group, Summarize, and Sort tools to organize the information how you want to see it. 

Edit custom sheet summary fields from the report 

You can edit the fields in your portfolio view report right in the report; you do not need to go back to the summary field in the underlying sheet to make changes.  

  1. Select Moreon the left side cell of the row you want to modify.
  2. Нажмите Изменить. The Sheet Summary form will open if the source sheet has custom fields. Otherwise, you will see the message This sheet has no custom summary fields defined.
  3. Enter your changes and select Save.
Create sheet summary report

Необходимо учитывать изложенные ниже моменты.

  • Make sure all your field names are consistent across sheets. 
  • Use the same field type across all summary fields used to collect the same data type. For example, if you are aggregating budget information, ensure all columns in all included sheets have budget formatted as currency. If you have different field types, for example, currency and numeric, you will get a column for each field type.

Sheet Summary Report is not available for Premium Apps. For example, you cannot use a Sheet Summary type of Report as a source for your Dynamic View.

Calculate key project metrics with sheet summary formulas

Доступно для:

Планы:

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Разрешения:

  • Владелец
  • Администратор
  • Редактор

Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

You can use sheet summary to move critical metrics and summarize data from the sheet, allowing filtering and sorting in one place for easy access. Learn how to create a sheet summary in Define your work with sheet summary.

Create a sheet summary formula

In your sheet summary: Type the equals sign (=) and the desired function in a sheet summary field. (Note that you can’t enter formulas in checkbox fields.)

  • Use the table below for examples of referencing other sheet summary fields in your sheet summary formulas.
  • To see a complete list of functions, see functions.
Sheet summary formula example

Sheet summary formula references

Use this table to reference other fields as you build sheet summary formulas.

When you referenceUse this syntaxExample formula
Other summary fields (same sheet)Имя поля=SUM([Budget 2024]#, [Budget 2025]#)
Cells in the sheet[Column name]=SUM(Expenses1:Expenses3)
Cells from another sheetДобавлена перекрёстная ссылка на таблицу=COUNT({Warehouse B Inventory})

Sheet summary field references ([Field Name]#) for formulas can be used both within Sheet Summary Fields and Sheet Cells. For more information, see Formula basics.

 

Предоставьте контекст символам с помощью сводной легенды таблицы

Доступно для:

Планы:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Разрешения:

  • Owner
  • Admin

Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

Символы в Smartsheet предлагают быстрый способ визуализировать информацию, но их значение может варьироваться в зависимости от контекста вашей таблицы.

Добавление сводной таблицы легенды предоставляет справочник для каждого символа, что упрощает правильное понимание данных и поддержание согласованности.

Создать легенду сводной таблицы

  1. Выберите иконку Сводка на правой панели.
  2. Чтобы создать сводную легенду, выберите + Новое поле. Назовите ваше поле и выберите Текст/Число в качестве типа. Новое поле появляется в сводной таблице.
  3. Введите сводку для вашей легенды символов в текстовом поле.
  4. Выберите + Новое поле. Назовите поле и выберите тип Символы... В разделе Визуальный символ выберите символ, который вы хотите описать. Symbols sheet summary field properties
  5. Выберите ОК. Поле символа появляется в Сводной таблице.
  6. В поле символа, которое вы только что создали, выберите символ для отображения. 
Summary sheet legend

Заблокируйте эти поля, чтобы предотвратить их изменение редакторами. Чтобы заблокировать поле, выберите значок меню Kebab menu icon справа от поля и выберите Заблокировать поле.

  1. Повторите шаги 4 и 5 для каждого символа, который вы хотите описать.

    Symbols legend in sheet summary