Узнайте, как настроить Salesforce Connector.
Smartsheet для Salesforce Connector обеспечивает всем командам наглядное представление данных Salesforce с двухсторонней синхронизацией. Таким образом, пользователи могут автоматизировать важнейшие процессы, такие как передача проекта из отдела продаж в отдел обслуживания, анализ и прогнозирование канала продаж, выполнение массового обновления.
Соединители для Salesforce и Service Cloud: настройка администратором
Соединитель для Salesforce позволяет получать ценную аналитическую информацию на основе данных о продажах, упрощая совместную работу отделов. С его помощью можно автоматизировать и оптимизировать различные бизнес-процессы, включая передачу обязанностей от отдела продаж отделу обслуживания, анализ и прогнозирование канала продаж, расчёт и утверждение размера комиссионных, а также управление территориями.
С помощью соединителя для Service Cloud можно отслеживать и анализировать данные по обслуживанию, в том числе контролировать эскалацию обращений, взаимодействие с главными организациями и контактами, а также время закрытия обращений, чтобы обеспечивать соблюдение соглашений об уровне обслуживания.
В этой статье приведены сведения о последних версиях соединителей. Информацию об устаревшей интеграции Smartsheet Links с Salesforce см. в этом руководстве по настройке.
Вход в соединители
После приобретения соединителя Smartsheet для Salesforce или Service Cloud для входа в него и создания рабочих процессов синхронизации используется следующий URL-адрес:
https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce
Перед началом работы: требования
Для настройки соединителя необходимы по крайней мере следующие разрешения в приложении Salesforce или Service Cloud:
- активация API;
- просмотр настройки и конфигурации;
- просмотр всех данных.
Кроме того, в Smartsheet требуются следующие разрешения:
- для исходного соединения необходимо использовать учётную запись лицензированного пользователя;
- права системного администратора в Smartsheet (дополнительные сведения см. в статье Типы пользователей);
-ИЛИ- - права администратора соединителя (роль уровня учётной записи для соединителей; дополнительные сведения см. в разделе о типах разрешений в соединителе Smartsheet для Salesforce).
Кроме того, у вас должна быть роль системного администратора и профиль в Salesforce.
Настройкой соединителя должен заниматься администратор Salesforce.
Настройка соединения между Salesforce или Service Cloud и Smartsheet
- В веб-браузере откройте страницу входа в соединитель и нажмите кнопку Log In with Smartsheet (Войти с учётными данными Smartsheet).
- Когда вам будет предложено разрешить доступ к своей учётной записи Smartsheet, нажмите кнопку Разрешить.
- В левом верхнем углу страницы щёлкните значок меню и выберите пункт Account Admin (Администратор учётной записи).
- Щёлкните Register new Salesforce organization > Salesforce Organization (Зарегистрировать новую организацию Salesforce > Организация Salesforce).
Откроется страница входа в Salesforce.
- Войдите в свою учётную запись Salesforce или Service Cloud (если ещё не сделали этого) и нажмите Разрешить при появлении запроса.
Поздравляем! Вот и всё. Теперь вы находитесь на странице Account Admin (Администратор учётной записи), на которой есть всё необходимое для создания рабочих процессов синхронизации между Smartsheet и экземпляром Salesforce или Service Cloud, а также управления ими.
На странице Account Admin отображается название вашей организации Salesforce или Service Cloud.
Дополнительные сведения о создании рабочих процессов для синхронизации данных между Smartsheet и Salesforce или Service Cloud см. в справочной статье о создании рабочих процессов и управлении ими.
Управление доступом к соединителю и разрешениями для рабочих процессов
Допустимые действия в соединителе зависят от установленных ограничений и разрешений на доступ к элементам как в Smartsheet (разрешения на совместный доступ к таблицам), так и в Salesforce или Service Cloud (разрешения на чтение и запись объектов).
Учёт разрешений, предоставленных в приложениях
Соединитель учитывает разрешения, предоставленные пользователю как в Salesforce или Service Cloud, так и в Smartsheet. Эти права влияют на возможность чтения, записи, изменения и удаления данных соединителем.
Например, если у пользователя, создавшего рабочий процесс в соединителе, нет разрешения на изменение данных определённого объекта в приложении Salesforce или Service Cloud, рабочий процесс не сможет изменять данные этого объекта.
Управление доступом пользователей к соединителю
Управлять доступом пользователей к соединителю могут системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя. Чтобы только определённые пользователи могли создавать рабочие процессы и изменять их, системный администратора Smartsheet должен ограничить доступ к соединителю с помощью соответствующего параметра.
СОВЕТ. Пользователи соединителей могут изменять данные Smartsheet и Salesforce или Service Cloud посредством созданных ими рабочих процессов. Поэтому системным администраторам Smartsheet и администраторам соединителей может потребоваться разрешить доступ только тем пользователям организации, которые имеют достаточные практические навыки работы как с Smartsheet, так и с Salesforce или Service Cloud.
Чтобы ограничить доступ к соединителю, выполните указанные ниже действия.
- Войдите в соединитель (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce), используя свои учётные данные Smartsheet.
- В левом верхнем углу страницы щёлкните значок меню и выберите пункт User Management (Управление пользователями).
- Установите флажок Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce integration (Ограничить доступ пользователей к интеграции Smartsheet с Salesforce).
В список пользователей, которым разрешён доступ к соединителю, автоматически добавляются адреса электронной почты всех, кто ранее создавал рабочие процессы. Если необходимо, вы можете запретить им доступ к соединителю, удалив их адреса из списка.
- Добавьте в список адреса тех, кому нужно разрешить доступ к соединителю.
Запрет доступа пользователя к соединителю
Системный администратор Smartsheet или администратор соединителя также может удалить пользователя соединителя, щёлкнув значок удаления 
справа от данных его учётной записи.
После удаления из списка пользователь больше не сможет создавать рабочие процессы или изменять их.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если удалённый из списка доступа пользователь ранее создал рабочие процессы, они будут активны ещё 10 минут. После этого они автоматически отключатся.
Системный администратор Smartsheet может также управлять администраторами соединителя для Salesforce и пользователями Salesforce в приложении Smartsheet. Дополнительные сведения об управлении пользователями в приложении Smartsheet см. в статье Управление пользователями.
Типы разрешений в соединителе Smartsheet для Salesforce
С соединителем могут работать пользователи трёх типов.
- Системный администратор Smartsheet — управляет администраторами и пользователями соединителя из приложения Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями. Кроме того, системные администраторы могут ограничивать доступ к интеграции.
- Администратор соединителя для Salesforce — пользователь особого типа, предназначенного специально для интеграции. Может устанавливать соединение между организацией Salesforce и соединителем. Если системный администратор Smartsheet включил список ограничения доступа, администраторы соединителя для Salesforce также могут управлять доступом пользователей к соединителю. Сведения о списке ограничения доступа см. в разделе Управление доступом пользователей к соединителю.
- Пользователь соединителя для Salesforce — пользователь особого типа, предназначенного специально для интеграции. Может создавать рабочие процессы, синхронизирующие данные между Smartsheet и Salesforce.
Возможности по типам разрешений
В таблице ниже представлены возможности, доступные тому или иному типу пользователей соединителя.
| Системный администратор Smartsheet | Администратор соединителя для Salesforce | Пользователь соединителя для Salesforce | |
|---|---|---|---|
| Создание рабочих процессов в соединителе Smartsheet для Salesforce | Да * | Да * | Да |
| Изменение собственных рабочих процессов | Да * | Да * | Да |
| Отключение собственных рабочих процессов | Нет | Нет | Да |
| Просмотр рабочих процессов всех пользователей | Да | Да | Нет |
| Отключение рабочих процессов любых пользователей | Да | Да | Нет |
| Активация или запуск рабочих процессов любых пользователей | Нет | Нет | Нет |
| Назначение пользователя соединителя для Salesforce | Да | Да | Нет |
| Назначение администратора соединителя для Salesforce | Да | Нет | Нет |
| Включение ограничения доступа | Да | Да | Нет |
| Добавление пользователей в список ограничения доступа (после его включения) | Да | Да | Нет |
* Если список ограничения доступа отключен, системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут создавать и изменять собственные рабочие процессы. Если список включен, у них должна быть роль пользователя соединителя. Дополнительные сведения о списке ограничения доступа см. в разделе Управление доступом пользователей к соединителю.
Настройка частоты опроса
Предотвращение ошибок, связанных с ограничением частоты запросов
Администраторы могут настраивать частоту выполнения запросов через соединитель между Smartsheet и Salesforce или Service Cloud. Частота автоматического обновления информации в минуту в приложениях Salesforce и Service Cloud ограничена. При превышении этих пределов активные рабочие процессы будут возвращать ошибки и не будут синхронизировать данные, пока не произойдет следующее:
- ограничение в Salesforce будет снято
-ИЛИ- - интервал опроса будет увеличен, чтобы ограничение не нарушалось.
ПРИМЕЧАНИЕ. Рабочие процессы не будут прекращать попытки синхронизировать данные. Это значит, что после снятия ограничения в Salesforce или настройки частоты опроса ничего больше делать не нужно.
Получение уведомлений об ограничении частоты запросов из приложения Salesforce или Service Cloud
Сведения о том, как создавать пользовательские уведомления об использовании API в Salesforce или Service Cloud, см. в справочной документации по Salesforce. Эта функция позволяет администраторам приложения Salesforce или Service Cloud создавать уведомления, которые отправляются определённой группе пользователей, когда достигаются заданные ограничения на количество вызовов API.
Настройка частоты опроса
Чтобы изменить частоту опроса в соединителях, выполните указанные ниже действия.
- В левом верхнем углу страницы щёлкните значок меню и выберите пункт Account Admin (Администратор учётной записи).
- Справа от названия своей организации щёлкните ссылку Preferences (Параметры), чтобы открыть панель Polling Frequency (Частота опроса).
На этой панели можно задать интервал в секундах для всех рабочих процессов в организации, чтобы избежать превышения ограничения на количество запросов.
Поля взаимосвязей и ограничение частоты запросов в Salesforce и Service Cloud
В объектах Salesforce и Service Cloud могут использоваться поля, связанные с другими объектами, такие как поля взаимосвязей поиска (например, поле «Название организации» в объекте «Организация») и поля полиморфных связей (например, поле «Что» события).
ВНИМАНИЕ! При сопоставлении таких полей в рабочем процессе соединитель должен проверять не только сам объект, но и все связанные с ним объекты. В результате число запросов возрастает в зависимости от количества объектов, связанных с сопоставленным полем. Чтобы избежать возможных ошибок, связанных с ограничением частоты запросов, можно уменьшить их частоту.
Создание и изменение рабочих процессов
После настройки соединителя ознакомьтесь со статьей о создании и изменении рабочих процессов, чтобы узнать, как происходит синхронизация двух систем.