Средство отправки данных

Автоматически объединяйте или заменяйте данные из стороннего приложения, например Excel, в Smartsheet, не копируя и не вставляя ячейки вручную. Средство отправки данных работает с файлами Excel и практически с любыми системами CRM, ERP и LDAP, а также системами управления базами данных или проектами, в которых поддерживается экспорт в формат CSV.

Средство отправки данных позволяет выполнять следующие операции:

• обновлять существующие строки в Smartsheet и вставлять новые из других приложений, которые поддерживают экспорт файлов в формате CSV, а также в форматах Excel и Google Таблиц;
• заменять все строки существующей таблицы Smartsheet данными из последнего отправленного файла;
• планировать запуск рабочих процессов с частотой, необходимой для выполнения бизнес-задач.

Это платная надстройка премиум-класса. За дополнительной информацией о том, как получить премиум-приложения Smartsheet, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.

Кому доступна эта возможность?

Перед началом работы

Средство отправки данных может использовать данные из других систем, которые поддерживают экспорт в Google Таблицы, Excel или текстовые файлы со значениями, разделенными запятыми (CSV). Оно также способно использовать данные файлов из сервисов Google Диск, OneDrive и Box.

Для создания рабочего процесса для средства отправки данных информация, которую вы собираетесь синхронизировать, должна находиться в одном из следующих мест:

• файл (CSV или XLSX), вложенный в таблицу Smartsheet
  -или-
• файл (CSV, XLSX или таблица Google), хранящийся на Google Диске в учётной записи, к которой у вас есть доступ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Средство отправки данных не поддерживает старое расширение файлов Excel (XLS).

Сведения о совместимости браузеров см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.

Подключение средства отправки данных к Smartsheet

Чтобы запустить приложение, откройте панель запуска.

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

Вот и всё! После входа в средство отправки данных вы увидите экран панели мониторинга с доступными рабочими процессами, созданными под вашей учётной записью.

Создание рабочего процесса средства отправки данных

Чтобы создать новый рабочий процесс, нажмите кнопку Создать в правом верхнем углу панели мониторинга средства отправки данных.

Присвоение имени рабочему процессу и настройка источника входных данных

1. В поле Имя введите понятное название для рабочего процесса (чтобы потом вам было проще вспомнить, для чего он предназначен).
2. Выберите одно из указанных ниже расположений источника.
   • Вложение Smartsheet. Используйте этот вариант, если файл, с которым вы хотите установить связь, вложен в таблицу Smartsheet. К этому времени ваша учётная запись уже пройдёт проверку подлинности, поэтому вы сможете найти таблицу, в которую вложен этот файл, с помощью функции поиска или обзора. Укажите, какое вложение следует импортировать при каждом запуске рабочего процесса: самое последнее или вложение с определённым именем.
     • Имя вложения. Средство отправки данных будет использовать только вложение, заданное в вашем рабочем процессе. Имя вложения чувствительно к регистру символов, и в таблице будет отыскиваться точное совпадение.
     • Самое последнее. Для синхронизации будет использоваться самое последнее вложение с учётом расписания, заданного вами для рабочего процесса, или последнего ручного запуска рабочего процесса на панели мониторинга средства отправки данных.
        
   • Google Диск. Выберите этот вариант, если файл, который нужно синхронизировать, хранится на Google Диске.
     
     В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать на Google Диске файлы, связанные с вашей учётной записью, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе Google Диска файл (XLSX, CSV или таблицу Google), для которого собираетесь использовать средство отправки данных.
      
   • OneDrive. Воспользуйтесь этим вариантом, если файл, который нужно синхронизировать, находится в хранилище Microsoft OneDrive.
     
     В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать файлы, связанные с вашей учётной записью OneDrive, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе OneDrive файл (XLSX или CSV), для которого собираетесь использовать средство отправки данных.

   • Box. Воспользуйтесь этим вариантом, если файл, который нужно синхронизировать, находится в хранилище Box.

     В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать связанные с вашей учётной записью Box файлы, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе Box файл (XLSX или CSV), для которого собираетесь использовать средство отправки данных.

     Вы можете отправлять как собственные файлы, так и файлы, совместный доступ к которым предоставлен вам с помощью Box.
3. С помощью переключателя Входной файл содержит заголовки столбцов? укажите, содержит ли источник данных заголовки.
   
   Только для файлов Excel: укажите вкладку таблицы, содержащую данные, которые вы хотите объединить (первый лист в книге Excel — это вкладка 1).
    
4. Нажмите Далее, чтобы перейти к следующему этапу рабочего процесса.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Когда для конкретного этапа настройки рабочего процесса будет введена вся необходимая информация, рядом с ним на левой панели появится зелёная «галочка».

Выбор целевой таблицы и режима добавления

На этом этапе рабочего процесса настраивается режим отправки результатов в Smartsheet.

1. Выберите целевую таблицу, которую нужно обновить. (Если источником служат вложения Smartsheet, то в качестве целевой таблицы можно выбрать исходную или другую таблицу.)
2. Задайте режим импорта данных в Smartsheet:
   • Заменить. Все существующие данные будут удалены и заменены новыми.
     
     ВНИМАНИЕ! В режиме замены удаляется весь добавленный контекст, включая связи ячеек.
      
   • Объединить. Данные обновляются в соответствии с первичным ключом, при этом есть возможность вставить новые строки. В этом режиме нужно также указать, будут ли добавляться новые строки.
      
   • Обновить раскрывающиеся списки. Значения раскрывающихся списков Smartsheet в свойствах столбцов заменяются значениями из файла Excel или CSV.

Настройка фильтров для выбора импортируемых входных строк

На левой панели мастера рабочего процесса выберите Фильтры, чтобы задать критерии для импорта данных в Smartsheet (например, импортировать данные с состоянием «Выполняется»).

Используйте фильтры при работе с большими наборами данных, при импорте которых может быть превышено ограничение Smartsheet на максимальное число строк. Дополнительные сведения о максимальных размерах таблиц и импортируемых файлов см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.

1. Для начала оставьте поле Логика фильтра пустым.
2. Чтобы создать фильтр, нажмите кнопку Создать.
3. Выберите в файле столбец, по которому будет выполняться фильтрация, оператор сравнения и значение.
   
   СОВЕТ. При создании нескольких фильтров можно использовать поле Логика фильтра, чтобы объединить их с помощью дополнительных операторов AND и OR.
   
   Пользуйтесь идентификаторами фильтров (число под знаком # в разделе «Входные фильтры»), чтобы установить отношения между фильтрами.
   
   Применение скобок наряду с операторами AND и OR позволяет задать более сложную логику фильтра. Например, выражение (1 AND 2) OR 3 позволяет включить все данные, где (Отдел = "Обслуживание" AND Размер мини-приложения = "Большое") OR Отдел = "Маркетинг". В этом примере будут импортированы только большие мини-приложения для отдела обслуживания, а также все маркетинговые мини-приложения.

Сопоставление столбцов двух систем

На этом этапе рабочего процесса предварительно заполняются все столбцы Smartsheet, и вы можете выбрать требуемые входные столбцы из исходного файла. Вы также можете создать собственные выражения с константой или формулой для каждой строки, а не использовать данные из входного файла.

• Входной столбец. Чтобы вручную сопоставить столбец, щёлкните раскрывающийся список рядом с входным столбцом и с помощью прокрутки выберите правильное сопоставление для столбца Smartsheet, указанного справа.
  
  ПРИМЕЧАНИЕ. Средство отправки данных автоматически сопоставит входные столбцы со столбцами Smartsheet, если их имена точно совпадают.
   
• Выражение. Чтобы задать формулу для целевой таблицы, можно создать выражение с соответствующими параметрами. Прокрутите до конца список доступных столбцов и выражений и щёлкните > Создать выражение. . Появится форма, в которой можно указать статическое значение.
  
  СОВЕТ. Создайте в целевой таблице формулу без ссылок на другие строки, затем скопируйте её и вставьте в конструктор выражений.
  
  ПРИМЕЧАНИЕ. Выражения можно создавать в разделе «Сопоставление» рабочего процесса. Их можно создавать или изменять в разделе «Выражения» (это последний этап рабочего процесса средства отправки данных).

Планирование рабочего процесса

Нажмите Расписание на левой панели, чтобы указать, как часто должен запускаться рабочий процесс.

Запускать при добавлении вложения. В качестве исходного файла используется вложение Smartsheet. Пока этот параметр включён, при добавлении вложения в исходную таблицу рабочий процесс будет оценивать его и запускаться, если оно соответствует критериям.

Параметр «Запускать при добавлении вложения» доступен, только если в качестве расположения источника выбрано вложение Smartsheet. Он не отображается, если выбран Google Диск.

Запускать по расписанию. Чтобы запускать рабочий процесс по расписанию, нажмите кнопку Создать. Выберите нужные значения в полях Дни недели, Время начала, Интервал повтора и Время окончания. Выбрав требуемые параметры, активируйте переключатель Запускать по расписанию.

ПРИМЕЧАНИЕ. В средстве отправки данных время указано по Гринвичу.

Просмотр всех выражений, используемых в сопоставлениях

На этом этапе рабочего процесса можно просмотреть все входные выражения, созданные в сопоставлениях целевых столбцов. На этом экране также можно создавать новые выражения и использовать их в текущих сопоставлениях.

Значения, начинающиеся со знака равенства, являются формулами.

Проверка и завершение настройки нового рабочего процесса

Настроив все этапы рабочего процесса (каждый из них должен быть помечен зелёной «галочкой» на левой панели), нажмите кнопку Закрыть в правом нижнем углу экрана. Это позволит сохранить новый рабочий процесс и поместить его на панель мониторинга средства отправки данных. Внесённые изменения теперь должны отражаться в соответствующей таблице.

По нажатию кнопки Далее рабочий процесс будет автоматически сохранён.

Изменение, ручной запуск и удаление рабочих процессов

Управлять рабочими процессами можно с основного экрана средства отправки данных.
 

• Редактировать рабочий процесс. Позволяет внести изменения в существующий рабочий процесс (например, изменить частоту его запуска в расписании).
  
  ПРИМЕЧАНИЕ. Если при последнем запуске рабочего процесса возникла ошибка либо она есть в его конфигурации (исходная таблица была удалена), то раздел «Последний запуск» и значок «Редактировать» отображаются красным цветом.
  
  
   
• Выполнить рабочий процесс. С помощью этой команды можно запустить рабочий процесс вручную, чтобы проверить наличие новых изменений.
• Удалить рабочий процесс. Позволяет удалить рабочий процесс, который больше не нужен.
• Просмотреть сообщения журнала. Эта кнопка позволяет узнать, какие ошибки возникали и сколько строк было обновлено, добавлено или пропущено.
  
  СОВЕТ. Также можно нажать кнопку Загрузить все журналы, чтобы загрузить на компьютер CSV-файл со всеми записями об операциях синхронизации, выполненных средством отправки данных для этого рабочего процесса.

Редактирование и добавление столбцов

По мере развития процесса вам может потребоваться внести изменения в структуру исходного файла. В этом случае следуйте приведённым ниже инструкциям, чтобы отразить эту структуру в целевой таблице.

1. Временно отключите рабочий процесс.
2. Измените исходный файл, указав в нём новые заголовки столбцов или добавив столбцы.
3. Если используется файл Excel или CSV, отправьте новый исходный файл в соответствующее расположение. 
4. Измените целевую таблицу, указав в ней обновлённые заголовки столбцов или добавив столбцы.
5. Откройте параметры рабочего процесса средства отправки данных (Источник > Расположение источника) и выберите другое расположение источника.
   
   (Например, если источником является Google Диск, переключитесь на Smartsheet.)
    
6. Затем верните первоначально выбранное расположение источника.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, вам придётся заново выбрать таблицу вложения или имя файла.
    
7. Нажимайте кнопку Далее, пока не появится страница «Сопоставление». На ней можно заново сопоставить все входные столбцы и выражения.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, вам придётся сопоставлять заново все столбцы, а не только те, которые были добавлены или изменены.

Вот и всё! Теперь рабочий процесс можно активировать и запустить.

Советы и рекомендации

При работе со средством отправки данных учитывайте перечисленные ниже моменты.

• Ограничения Smartsheet применяются и к средству отправки данных. Дополнительные сведения о максимальных размерах таблиц и импортируемых файлов см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.
• Если вам нужно получить данные из источника, содержащего более 5000 строк, можно использовать фильтры и ограниченный набор сопоставлений столбцов (как описано выше) или создать несколько рабочих процессов, распределив данные по нескольким таблицам с помощью стандартной категории данных.
• Если рабочий процесс настроен так, чтобы запускаться при добавлении нового вложения, любой, кто добавит вложение, спровоцирует запуск рабочего процесса.