Подключите критически важные корпоративные системы к Smartsheet, чтобы ключевые данные были доступны сотрудникам в той среде, где выполняется работа.
Средство отправки данных Smartsheet позволяет автоматически импортировать данные из корпоративных программных систем, включая системы управления отношениями с клиентами, автоматизированные системы управления предприятием, базы данных и т. д., непосредственно в Smartsheet. Со Smartsheet можно интегрировать любую систему, поддерживающую экспорт данных в файл CSV, таблицу Excel или Google.
Объедините разрозненные данные в Smartsheet, чтобы стимулировать совместную работу, контролировать различные бизнес-системы в режиме реального времени и повысить эффективность.
Синхронизация Smartsheet и внешних систем с помощью средства отправки данных
Автоматически объединяйте или заменяйте данные из стороннего приложения, например Excel, в Smartsheet, не копируя и не вставляя ячейки вручную. Средство отправки данных работает с файлами Excel и практически с любыми системами CRM, ERP и LDAP, а также системами управления базами данных или проектами, в которых поддерживается экспорт в формат CSV.
Средство отправки данных позволяет выполнять следующие операции:
- обновлять существующие строки в Smartsheet и вставлять новые из других приложений, которые поддерживают экспорт файлов в формате CSV, а также в форматах Excel и Google Таблиц;
- заменять все строки существующей таблицы Smartsheet данными из последнего отправленного файла;
- планировать запуск рабочих процессов с частотой, необходимой для выполнения бизнес-задач.
Это платная надстройка премиум-класса. За дополнительной информацией о том, как получить премиум-приложения Smartsheet, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.
Кому доступна эта возможность?
Перед началом работы
Средство отправки данных может использовать данные из других систем, которые поддерживают экспорт в Google Таблицы, Excel или текстовые файлы со значениями, разделенными запятыми (CSV). Оно также способно использовать данные файлов из сервисов Google Диск, OneDrive и Box.
Для создания рабочего процесса для средства отправки данных информация, которую вы собираетесь синхронизировать, должна находиться в одном из следующих мест:
- файл (CSV или XLSX), вложенный в таблицу Smartsheet
-или- - файл (CSV, XLSX или таблица Google), хранящийся на Google Диске в учётной записи, к которой у вас есть доступ.
ПРИМЕЧАНИЕ. Средство отправки данных не поддерживает старое расширение файлов Excel (XLS).
Сведения о совместимости браузеров см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.
Подключение средства отправки данных к Smartsheet
Чтобы запустить приложение, откройте панель запуска.
Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.
Вот и всё! После входа в средство отправки данных вы увидите экран панели мониторинга с доступными рабочими процессами, созданными под вашей учётной записью.
Создание рабочего процесса средства отправки данных
Чтобы создать новый рабочий процесс, нажмите кнопку Создать в правом верхнем углу панели мониторинга средства отправки данных.
Присвоение имени рабочему процессу и настройка источника входных данных
- В поле Имя введите понятное название для рабочего процесса (чтобы потом вам было проще вспомнить, для чего он предназначен).
- Выберите одно из указанных ниже расположений источника.
- Вложение Smartsheet. Используйте этот вариант, если файл, с которым вы хотите установить связь, вложен в таблицу Smartsheet. К этому времени ваша учётная запись уже пройдёт проверку подлинности, поэтому вы сможете найти таблицу, в которую вложен этот файл, с помощью функции поиска или обзора. Укажите, какое вложение следует импортировать при каждом запуске рабочего процесса: самое последнее или вложение с определённым именем.
- Имя вложения. Средство отправки данных будет использовать только вложение, заданное в вашем рабочем процессе. Имя вложения чувствительно к регистру символов, и в таблице будет отыскиваться точное совпадение.
- Самое последнее. Для синхронизации будет использоваться самое последнее вложение с учётом расписания, заданного вами для рабочего процесса, или последнего ручного запуска рабочего процесса на панели мониторинга средства отправки данных.
- Google Диск. Выберите этот вариант, если файл, который нужно синхронизировать, хранится на Google Диске.
В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать на Google Диске файлы, связанные с вашей учётной записью, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе Google Диска файл (XLSX, CSV или таблицу Google), для которого собираетесь использовать средство отправки данных.
- OneDrive. Воспользуйтесь этим вариантом, если файл, который нужно синхронизировать, находится в хранилище Microsoft OneDrive.
В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать файлы, связанные с вашей учётной записью OneDrive, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе OneDrive файл (XLSX или CSV), для которого собираетесь использовать средство отправки данных. -
Box. Воспользуйтесь этим вариантом, если файл, который нужно синхронизировать, находится в хранилище Box.
В этом случае вам будет предложено разрешить smartsheetapps.com просматривать связанные с вашей учётной записью Box файлы, которые вы хотите использовать для средства отправки данных Smartsheet. Пройдя проверку подлинности, вы сможете с помощью функции поиска или обзора найти в синхронизированном разделе Box файл (XLSX или CSV), для которого собираетесь использовать средство отправки данных.
Вы можете отправлять как собственные файлы, так и файлы, совместный доступ к которым предоставлен вам с помощью Box.
- Вложение Smartsheet. Используйте этот вариант, если файл, с которым вы хотите установить связь, вложен в таблицу Smartsheet. К этому времени ваша учётная запись уже пройдёт проверку подлинности, поэтому вы сможете найти таблицу, в которую вложен этот файл, с помощью функции поиска или обзора. Укажите, какое вложение следует импортировать при каждом запуске рабочего процесса: самое последнее или вложение с определённым именем.
- С помощью переключателя Входной файл содержит заголовки столбцов? укажите, содержит ли источник данных заголовки.
Только для файлов Excel: укажите вкладку таблицы, содержащую данные, которые вы хотите объединить (первый лист в книге Excel — это вкладка 1).
- Нажмите Далее, чтобы перейти к следующему этапу рабочего процесса.
ПРИМЕЧАНИЕ. Когда для конкретного этапа настройки рабочего процесса будет введена вся необходимая информация, рядом с ним на левой панели появится зелёная «галочка».
Выбор целевой таблицы и режима добавления
На этом этапе рабочего процесса настраивается режим отправки результатов в Smartsheet.
- Выберите целевую таблицу, которую нужно обновить. (Если источником служат вложения Smartsheet, то в качестве целевой таблицы можно выбрать исходную или другую таблицу.)
- Задайте режим импорта данных в Smartsheet:
- Заменить. Все существующие данные будут удалены и заменены новыми.
ВНИМАНИЕ! В режиме замены удаляется весь добавленный контекст, включая связи ячеек.
- Объединить. Данные обновляются в соответствии с первичным ключом, при этом есть возможность вставить новые строки. В этом режиме нужно также указать, будут ли добавляться новые строки.
- Обновить раскрывающиеся списки. Значения раскрывающихся списков Smartsheet в свойствах столбцов заменяются значениями из файла Excel или CSV.
- Заменить. Все существующие данные будут удалены и заменены новыми.
Настройка фильтров для выбора импортируемых входных строк
На левой панели мастера рабочего процесса выберите Фильтры, чтобы задать критерии для импорта данных в Smartsheet (например, импортировать данные с состоянием «Выполняется»).
Используйте фильтры при работе с большими наборами данных, при импорте которых может быть превышено ограничение Smartsheet на максимальное число строк. Дополнительные сведения о максимальных размерах таблиц и импортируемых файлов см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.
- Для начала оставьте поле Логика фильтра пустым.
- Чтобы создать фильтр, нажмите кнопку Создать.
- Выберите в файле столбец, по которому будет выполняться фильтрация, оператор сравнения и значение.
СОВЕТ. При создании нескольких фильтров можно использовать поле Логика фильтра, чтобы объединить их с помощью дополнительных операторов AND и OR.
Пользуйтесь идентификаторами фильтров (число под знаком # в разделе «Входные фильтры»), чтобы установить отношения между фильтрами.
Применение скобок наряду с операторами AND и OR позволяет задать более сложную логику фильтра. Например, выражение (1 AND 2) OR 3 позволяет включить все данные, где (Отдел = "Обслуживание" AND Размер мини-приложения = "Большое") OR Отдел = "Маркетинг". В этом примере будут импортированы только большие мини-приложения для отдела обслуживания, а также все маркетинговые мини-приложения.
Сопоставление столбцов двух систем
На этом этапе рабочего процесса предварительно заполняются все столбцы Smartsheet, и вы можете выбрать требуемые входные столбцы из исходного файла. Вы также можете создать собственные выражения с константой или формулой для каждой строки, а не использовать данные из входного файла.
- Входной столбец. Чтобы вручную сопоставить столбец, щёлкните раскрывающийся список рядом с входным столбцом и с помощью прокрутки выберите правильное сопоставление для столбца Smartsheet, указанного справа.
ПРИМЕЧАНИЕ. Средство отправки данных автоматически сопоставит входные столбцы со столбцами Smartsheet, если их имена точно совпадают.
- Выражение. Чтобы задать формулу для целевой таблицы, можно создать выражение с соответствующими параметрами. Прокрутите до конца список доступных столбцов и выражений и щёлкните > Создать выражение. . Появится форма, в которой можно указать статическое значение.
СОВЕТ. Создайте в целевой таблице формулу без ссылок на другие строки, затем скопируйте её и вставьте в конструктор выражений.
ПРИМЕЧАНИЕ. Выражения можно создавать в разделе «Сопоставление» рабочего процесса. Их можно создавать или изменять в разделе «Выражения» (это последний этап рабочего процесса средства отправки данных).
Планирование рабочего процесса
Нажмите Расписание на левой панели, чтобы указать, как часто должен запускаться рабочий процесс.
Запускать при добавлении вложения. В качестве исходного файла используется вложение Smartsheet. Пока этот параметр включён, при добавлении вложения в исходную таблицу рабочий процесс будет оценивать его и запускаться, если оно соответствует критериям.
Параметр «Запускать при добавлении вложения» доступен, только если в качестве расположения источника выбрано вложение Smartsheet. Он не отображается, если выбран Google Диск.
Запускать по расписанию. Чтобы запускать рабочий процесс по расписанию, нажмите кнопку Создать. Выберите нужные значения в полях Дни недели, Время начала, Интервал повтора и Время окончания. Выбрав требуемые параметры, активируйте переключатель Запускать по расписанию.
ПРИМЕЧАНИЕ. В средстве отправки данных время указано по Гринвичу.
Просмотр всех выражений, используемых в сопоставлениях
На этом этапе рабочего процесса можно просмотреть все входные выражения, созданные в сопоставлениях целевых столбцов. На этом экране также можно создавать новые выражения и использовать их в текущих сопоставлениях.
Значения, начинающиеся со знака равенства, являются формулами.
Проверка и завершение настройки нового рабочего процесса
Настроив все этапы рабочего процесса (каждый из них должен быть помечен зелёной «галочкой» на левой панели), нажмите кнопку Закрыть в правом нижнем углу экрана. Это позволит сохранить новый рабочий процесс и поместить его на панель мониторинга средства отправки данных. Внесённые изменения теперь должны отражаться в соответствующей таблице.
По нажатию кнопки Далее рабочий процесс будет автоматически сохранён.
Изменение, ручной запуск и удаление рабочих процессов
Управлять рабочими процессами можно с основного экрана средства отправки данных.
- Редактировать рабочий процесс. Позволяет внести изменения в существующий рабочий процесс (например, изменить частоту его запуска в расписании).
ПРИМЕЧАНИЕ. Если при последнем запуске рабочего процесса возникла ошибка либо она есть в его конфигурации (исходная таблица была удалена), то раздел «Последний запуск» и значок «Редактировать» отображаются красным цветом.
- Выполнить рабочий процесс. С помощью этой команды можно запустить рабочий процесс вручную, чтобы проверить наличие новых изменений.
- Удалить рабочий процесс. Позволяет удалить рабочий процесс, который больше не нужен.
- Просмотреть сообщения журнала. Эта кнопка позволяет узнать, какие ошибки возникали и сколько строк было обновлено, добавлено или пропущено.
СОВЕТ. Также можно нажать кнопку Загрузить все журналы, чтобы загрузить на компьютер CSV-файл со всеми записями об операциях синхронизации, выполненных средством отправки данных для этого рабочего процесса.
Редактирование и добавление столбцов
По мере развития процесса вам может потребоваться внести изменения в структуру исходного файла. В этом случае следуйте приведённым ниже инструкциям, чтобы отразить эту структуру в целевой таблице.
- Временно отключите рабочий процесс.
- Измените исходный файл, указав в нём новые заголовки столбцов или добавив столбцы.
- Если используется файл Excel или CSV, отправьте новый исходный файл в соответствующее расположение.
- Измените целевую таблицу, указав в ней обновлённые заголовки столбцов или добавив столбцы.
- Откройте параметры рабочего процесса средства отправки данных (Источник > Расположение источника) и выберите другое расположение источника.
(Например, если источником является Google Диск, переключитесь на Smartsheet.)
- Затем верните первоначально выбранное расположение источника.
ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, вам придётся заново выбрать таблицу вложения или имя файла.
- Нажимайте кнопку Далее, пока не появится страница «Сопоставление». На ней можно заново сопоставить все входные столбцы и выражения.
ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, вам придётся сопоставлять заново все столбцы, а не только те, которые были добавлены или изменены.
Вот и всё! Теперь рабочий процесс можно активировать и запустить.
Советы и рекомендации
При работе со средством отправки данных учитывайте перечисленные ниже моменты.
- Ограничения Smartsheet применяются и к средству отправки данных. Дополнительные сведения о максимальных размерах таблиц и импортируемых файлов см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.
- Если вам нужно получить данные из источника, содержащего более 5000 строк, можно использовать фильтры и ограниченный набор сопоставлений столбцов (как описано выше) или создать несколько рабочих процессов, распределив данные по нескольким таблицам с помощью стандартной категории данных.
- Если рабочий процесс настроен так, чтобы запускаться при добавлении нового вложения, любой, кто добавит вложение, спровоцирует запуск рабочего процесса.