Группы

Группы в Smartsheet позволяют легко и быстро управлять доступом к таблицам и рабочим пространствам. Вы можете добавлять в группы новых сотрудников и участников по мере необходимости, а также удалять тех пользователей, которым после ухода из организации больше не нужен доступ к вашим данным.

Воспользуйтесь этими пошаговыми инструкциями по созданию групп в Smartsheet.

Управление группами контактов Smartsheet и их использование

Управление группами позволяет администраторам групп объединять контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям.

Создавать группы и управлять ими могут пользователи с правами администратора групп многопользовательского плана («Бизнес» или «Корпоративный»). После создания группы любой пользователь многопользовательского плана может предоставлять совместный доступ к информации и отправлять её всей группе.

Необходимые разрешения

Для получения разрешений администратора группы необходим статус лицензированного пользователя. Дополнительные сведения о предоставлении прав администратора группы см. в статье Управление пользователями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Системные администраторы в рамках плана «Корпоративный» могут установить ограничения, согласно которым добавлять в группы можно будет только пользователей из учётной записи организации. Дополнительные сведения см. в справочной статье Контроль безопасности.

Создание группы

  1. Щёлкните Учётная запись > Администратор учётной записи > Управление группами (или нажмите здесь).

    Появится форма Управление группами со списком всех имеющихся групп.
     
  2. Нажмите кнопку Создать группу, чтобы открыть форму Новая группа.
  3. Введите название (например, «Отдел продаж») и описание группы.
  4. Щёлкните Создать.

    Появится форма со списком всех действующих участников группы. По умолчанию отображается только ваш адрес электронной почты.
     
  5. Чтобы добавить участников, нажмите кнопку Добавить в группу.
  6. Начните вводить имя или адрес электронной почты контакта в список контактов Smartsheet, и система автоматически предложит подходящие результаты в раскрывающемся списке.

    Добавлять можно любые контакты, даже если они не входят в ваш многопользовательский план или не являются пользователями Smartsheet.

    В форме Добавить в группу появится список контактов, выбранных на предыдущем этапе. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы завершить добавление пользователей в группу.

    Пользователи, добавленные в группу
     
    СОВЕТ. Чтобы добавить в группу сразу много пользователей из CSV- или XLSX-файла, откройте документ в Блокноте или Excel, скопируйте контакты и вставьте их в форму Добавить в группу. Если вы используете Excel, электронные адреса должны быть указаны в одном столбце.
  7. Щёлкните Сохранить.

Дополнительные сведения о работе с контактами Smartsheet, которые можно добавить в группу, см. в статье Создание новых контактов.

Управление существующей группой

Управлять группой может её владелец или любой системный администратор учётной записи.

  1. Щёлкните Учётная запись > Администратор учётной записи > Управление группами (или нажмите здесь), чтобы отобразить список групп, созданных их администраторами.
  2. Чтобы внести изменения, щёлкните стрелку раскрывающегося списка слева от названия группы.

Возможные действия описаны ниже.

Изменить группу: отображается список текущих участников группы. После выбора команды доступны перечисленные ниже возможности.

  • Добавление членов в группу: нажмите кнопку Добавить в группу, чтобы выбрать контакты из списка контактов Smartsheet для включения в группу. Выбранные контакты будут также добавлены во все доступные группе таблицы.
  • Удаление членов из группы: щёлкните имена членов группы, которых нужно удалить, и выберите команду Удалить из группы. Удаляемый из группы пользователь теряет доступ ко всем доступным группе таблицам.
  • Изменение названия и описания группы: щёлкните ссылку Изменить рядом с названием группы.

Только для системных администраторов: загрузить отчёт о доступе к таблицам группы (CSV): на компьютер загружается файл со списком таблиц, к которым выбранной группе предоставлен доступ. В нём также указываются имя владельца таблицы, уровень разрешений группы в отношении таблицы и дата последнего изменения таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Возможность доступна только системным администраторам. Дополнительные сведения о типах пользователей в Smartsheet см. в статье Типы пользователей на уровне учётной записи для многопользовательских планов.

Передать владение группой: передача владения группой другому администратору группы в многопользовательской учётной записи.

Удалить группу: удаление группы из списка. При этом группа лишается доступа ко всем предоставленным ей таблицам, а её участники удаляются из списков рассылок. Это действие нельзя отменить.

Предоставление доступа и отправка информации группе

После настройки группы в Smartsheet пользователи многопользовательских планов могут отправлять участникам информацию и предоставлять им доступ к элементам по названию группы.

Как отправить участникам группы информацию по электронной почте

Вы можете отправлять электронные письма всем участникам группы (дополнительные сведения см. в статье Предоставление доступа к данным таблицы по электронной почте).

Для этого начните вводить название группы в поле Кому и выберите предложенный вариант в раскрывающемся списке.

Как предоставить участникам группы доступ к элементу Smartsheet

Чтобы предоставить доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

  1. В правом верхнем углу окна Smartsheet нажмите кнопку Предоставить доступ.
  2. В форме «Совместный доступ к таблице» найдите поле Пригласить соавторов и укажите название группы (или щёлкните Выбрать контакты  и выберите название группы в списке контактов).

    Выберите уровень разрешений совместного доступа. Он будет действовать для всех участников группы.

    Предоставление доступа к таблице, название группы обведено

Когда группа получит доступ к таблице, её название появится в списке соавторов. Его можно посмотреть в любой момент, нажав кнопку Предоставить доступ в правом верхнем углу окна Smartsheet.

Предоставляя группе доступ к элементам Smartsheet, учитывайте приведённые ниже особенности.

  • Если пользователь получает доступ к таблице как участник группы, для него нельзя запретить доступ отдельно.
  • Любой пользователь того же плана Smartsheet, что и группа, может щёлкнуть её название и выбрать команду Просмотреть членов группы, чтобы отобразить имена и электронные адреса участников. Пользователи других планов могут посмотреть только название группы, если они не входят в состав внешней группы.
    Примечание. Пользователи, не работающие в организации, не смогут поделиться таблицей с группой: стрелка раскрывающегося списка не отобразится. 
  • Если вы отправите таблицу или строку группе, в состав которой входите сами, соответствующее сообщение по электронной почте получат все участники этой группы, кроме вас. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне в нижней части окна.
  • Если доступ к таблице предоставляется соавтору и как члену группы, и как отдельному пользователю, его учётной записи присваивается более высокий уровень разрешений из двух. Например, если группе пользователя А предоставляется доступ к таблице с правами редактора, а затем тот же пользователь получает доступ к этой таблице по адресу электронной почты с правами администратора, он сможет работать с этой таблицей как администратор, в то время как остальные члены группы будут работать с ней как редакторы.
  • Если вы не хотите предоставлять доступ всей группе, нажмите на стрелку раскрывающегося списка рядом с названием группы и выберите Развернуть . Вместо названия группы отобразятся электронные адреса её участников. Удалите пользователей, которым не хотите предоставлять доступ. После этого доступ к таблице будет только у выбранных вами людей, а не всех участников группы. Изменение состава группы не повлияет на доступ к таблице.