Группы

Группы в Smartsheet позволяют легко и быстро управлять доступом к таблицам и рабочим пространствам. Вы можете добавлять в группы новых сотрудников и участников по мере необходимости, а также удалять тех пользователей, которым после ухода из организации больше не нужен доступ к вашим данным.

Воспользуйтесь этими пошаговыми инструкциями по созданию групп в Smartsheet.

Управление группами (только для планов «Для рабочих групп» и «Корпоративный»)

 Перейти к видеодемонстрации «Группы в Smartsheet»

Управление группами позволяет администраторам групп объединять контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям. Если создавать группы и управлять ими могут только администраторы групп, то предоставлять доступ и отправлять информацию этим группам могут все пользователи многопользовательских планов («Для рабочих групп» и «Корпоративный»). Дополнительные сведения о назначении администраторов групп см. в статье об управлении пользователями.

Создание группы

  1. Последовательно выберите пункты Учетная запись > Администратор учетной записи > Управление группами (или щелкните здесь). Появится форма Управление группами со списком всех имеющихся групп.

  2. Нажмите кнопку Создать группу, чтобы открыть форму Новая группа.


  3. Назовите группу (например, «Отдел продаж») и, если хотите, добавьте ее описание. Закончив, нажмите кнопку Создать.

  4. Появится форма со списком всех действующих членов группы. По умолчанию отображается только ваш адрес электронной почты. Нажмите кнопку Добавить в группу, чтобы добавить в группу новых членов.

  5. Начните вводить имя или адрес электронной почты контакта в список контактов Smartsheet, и система автоматически предложит подходящие результаты в раскрывающемся списке. Можно также щелкнуть значок соавтора , чтобы открыть список контактов Smartsheet, и отметить контакты для добавления в группу. Закончив, нажмите кнопку Сохранить. Добавлять можно любые контакты, даже если они не входят в ваш многопользовательский план или не являются пользователями Smartsheet.

    СОВЕТ. Щелкните ссылку Добавить новый в нижней части формы, чтобы создать новые контакты и добавить их в группу.

  6. В форме Добавить в группу появится список контактов, выбранных на предыдущем этапе. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы завершить добавление пользователей в группу.

 

Управление существующей группой

Управлять группой может ее владелец или любой системный администратор учетной записи. Последовательно выберите пункты Учетная запись > Администратор учетной записи > Управление группами (или щелкните здесь), чтобы отобразить список групп, уже созданных рабочей группой. Щелкните стрелку раскрывающегося меню слева от интересующей вас группы, чтобы открыть список параметров управления.
  • Изменить группу: отображается список действующих членов группы.

    • Добавление членов в группу: нажмите кнопку Добавить в группу, чтобы выбрать контакты из списка контактов Smartsheet для включения в группу. Выбранные контакты будут также добавлены во все доступные группе таблицы.
    • Удаление членов из группы: щелкните имена членов группы, которых нужно удалить, и выберите команду Удалить из группы. Удаляемый из группы пользователь теряет доступ ко всем доступным группе таблицам.
    • Изменить название и описание группы: щелкните ссылку Изменить рядом с названием группы.

  • Загрузить отчет о доступе к таблице: на компьютер загружается файл Excel (XLS) со списком названий таблиц, к которым выбранной группе предоставлен доступ. В файле Excel также указывается имя владельца таблицы, уровень разрешений группы в отношении таблицы и дата последнего изменения таблицы.

  • Передача владения группой: передача владения группой другому администратору группы в многопользовательской учетной записи.

  • Удалить группу: удаление группы из списка. При этом группа удаляется также из всех таблиц, к которым ей предоставлен доступ, и списков получателей связанных с ними сообщений электронной почты. Данное действие нельзя отменить, поэтому будьте внимательны.
 

Предоставление доступа и отправка информации группе

Как пользователь плана «Для рабочих групп» и «Корпоративный», вы можете предоставлять доступ к таблицам и отчетам, а также отправлять таблицы, отчеты и строки по электронной почте группам, созданным вашим администратором групп.

Начните вводить название группы в поле Кому: и система автоматически предложит подходящие результаты в раскрывающемся списке. Также можно щелкнуть значок соавтора справа от поля Кому: и выбрать название группы из списка контактов Smartsheet. 



Щелкните стрелку раскрывающегося списка  рядом с названием группы, чтобы просмотреть членов группы и развернуть список. При выборе параметра Развернуть вместо названия группы отображаются адреса электронной почты ее членов, что позволяет при необходимости удалять отдельных членов группы. Если доступ к таблице предоставляется, когда группа развернута, он считается предоставленным отдельным пользователям, поэтому добавление пользователей в группу или их удаление из группы не влияет на права доступа к этой таблице.


ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы отправите таблицу или строку группе, в которую входите сами, соответствующее сообщение по электронной почте получат все участники этой группы, кроме вас. Чтобы получить копию сообщения, установите флажок Отправить копию мне в нижней части окна.

При предоставлении доступа к таблице группе система предложит выбрать уровень разрешений совместного доступа. Выбранный уровень применяется ко всем членам группы.

ПРИМЕЧАНИЕ.Если доступ к таблице предоставляется соавтору и как члену группы, и как отдельному пользователю, его учетной записи присваивается более высокий уровень разрешений из двух. Например, если группе пользователя А предоставляется доступ к таблице с правами редактора, а затем тот же пользователь получает доступ к этой таблице по адресу электронной почты с правами администратора, он сможет работать с этой таблицей как администратор, в то время как остальные члены группы будут работать с ней как редакторы.

Когда группе предоставляется совместный доступ к таблице, название этой группы отображается в списке при открытии вкладки Совместный доступ в нижней части таблицы. Любой пользователь той же учетной записи с планом «Для рабочих групп» или «Корпоративный», в которую входит группа, может щелкнуть стрелку раскрывающегося меню рядом с именем группы и выбрать параметр Просмотреть членов группы, чтобы отобразить имена и адреса электронной почты участников группы. Пользователи, не связанные с учетной записью группы, будут видеть только название группы.

Если пользователь получает доступ к таблице как участник группы, он не сможет запретить для себя доступ, не удалив всю группу.  
 
Учебную демонстрацию и общие сведения о группах в Smartsheet см. в приведенном ниже видео.

Если у вас нет доступа к YouTube, щелкните здесь, чтобы посмотреть видео.
К началу