Контакты

С помощью списков контактов в Smartsheet вы можете легко назначать задачи и предоставлять доступ к таблицам своим клиентам, коллегам и поставщикам. В Smartsheet есть два вида списков контактов: список учётной записи, которым управляет системный администратор, и личный список контактов (он называется «Мои контакты Smartsheet»). Личный список контактов Smartsheet можно использовать для предоставления доступа кому угодно, включая соавторов и клиентов за пределами организации.

Чтобы добавить записи в свой личный список контактов Smartsheet, воспользуйтесь пошаговыми инструкциями.

Управление контактами в списке «Мои контакты Smartsheet»

Контакты в Smartsheet упрощают и ускоряют совместную работу. Например, они используются при отправке электронной почты, предоставлении доступа к таблицам и назначении задач в Smartsheet.

Один из инструментов управления контактами — список «Мои контакты Smartsheet». Чтобы просмотреть список «Мои контакты Smartsheet», щёлкните Учётная запись (значок вашего профиля в правом верхнем углу) > Мои контакты Smartsheet.

Содержание статьи:

Кому доступны ваши контакты Smartsheet

«Мои контакты Smartsheet» — это ваш личный список, и доступен он только вам. Однако если вы назначите задачу одному из контактов или предоставите ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям, у которых есть доступ к той же таблице.

Перед началом работы

Общее число контактов не ограничено. Однако в один приём можно импортировать только 1000 контактов.

Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл. Столбцы в CSV-файле должны называться First Name, Last Name и E-mail Address соответственно. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

Добавление контактов в список «Мои контакты Smartsheet»

Пакетный импорт контактов

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Нажмите кнопку Импорт контактов и выберите Gmail, CSV-файл (Outlook, Yahoo и т. д.) или VCF-файл (vCard).

    Выполните действие, соответствующее типу импортируемого контакта.

    Gmail
    Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт. 

    Может появиться запрос на ввод имени пользователя и пароля к учётной записи электронной почты. Указав эти данные, нажмите кнопку Вход. Имя пользователя и пароль к учётной записи электронной почты не сохраняются в Smartsheet. Они используются только для доступа к адресной книге.

    CSV-файл (Outlook, Yahoo и т. д.)
    Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.

    VCF-файл (vCard)
    Выберите файл vCard и нажмите кнопку Продолжить, а затем — кнопку Импорт.

Контакты будут добавлены в ваш список «Мои контакты Smartsheet».

Добавление контактов по отдельности

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме «Мои контакты Smartsheet» нажмите кнопку Добавить, чтобы открыть окно «Контакт».
  3. Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите кнопку ОК.

Новый контакт будет добавлен в список контактов.

Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к элементу Smartsheet

Когда вы предоставляете доступ к элементам в Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес может добавиться в ваш список «Мои контакты Smartsheet» автоматически. Чтобы связать имя с таким адресом, выполните инструкции по изменению контакта, описанные в этой статье.

- или -
Откройте текущий список контактов Smartsheet, щёлкнув значок соавтора возле поля Пригласить соавторов. Чтобы добавить контакт в список, щёлкните ссылку Добавить в левом нижнем углу окна.

Изменение или удаление контактов

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Щёлкните правой кнопкой мыши контакт, который нужно изменить или удалить, и выберите пункт Изменить контакт или Удалить контакт.

Примечание. Удаление или изменение контакта в списке контактов не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах или к обновлению назначенных задач. Сведения о том, как лишить соавтора возможности доступа к таблице, см. в статье Совместный доступ к таблицам.  Сведения о переназначении задач см. в статье Поиск и замена.

Экспорт контактов из списка «Мои контакты Smartsheet»

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Щёлкните Экспорт контактов > CSV-файл.

Контакты из вашего списка «Мои контакты Smartsheet» будут экспортированы в виде CSV-файла в папку на компьютере, в которую загружаются файлы.

Советы и рекомендации по использованию контактов

При работе с контактами помните о том, что сказано ниже.

  • В столбце со списком контактов могут быть видны не все контакты. Доступны будут только контакты, которые уже использовались в таблице, и имена соавторов, которым был предоставлен доступ к ней.
  • Чтобы использовать данные из всего списка контактов Smartsheet, начните вводить имя контакта в ячейке столбца со списком контактов, и система автоматически предложит подходящие результаты. В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц невозможно.
  • Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. Однако в других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet. (Вы можете изменить имя, используемое с вашей учётной записью Smartsheet, в личных параметрах. Щёлкните Учётная запись > Личные параметры.)
  • Администраторы групп в рамках многопользовательских планов могут объединять контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям. Дополнительные сведения см. в статье Управление группами.
  • В один приём можно импортировать не более 1000 контактов.