Контакты

Список контактов в Smartsheet позволяет назначать задачи и предоставлять доступ клиентам, коллегам и поставщикам. В Smartsheet существует два вида списков контактов: список учётной записи, которым управляет системный администратор, и личный список контактов — "Мои контакты Smartsheet". Список "Мои контакты Smartsheet" позволяет предоставлять доступ любым пользователям, в том числе за пределами вашей организации.

Ниже приведены инструкции по добавлению контактов в список "Мои контакты Smartsheet".

Управление контактами в списке «Мои контакты Smartsheet»

Контакты в Smartsheet упрощают и ускоряют совместную работу. Например, они используются при отправке электронной почты, предоставлении доступа к таблицам и назначении задач в Smartsheet.

Один из инструментов управления контактами — список «Мои контакты Smartsheet». Чтобы посмотреть его, щёлкните Учётная запись (значок вашего профиля в правом верхнем углу) > Мои контакты Smartsheet.

Кому доступны ваши контакты Smartsheet

«Мои контакты Smartsheet» — ваш личный список, доступный только вам. Однако если назначить задачу одному из контактов или предоставить ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям с доступом к той же таблице.

Перед началом работы Форматирование CSV-файла

Общее число контактов неограниченно. Однако в один приём можно импортировать не больше 1000 контактов.

Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл.Столбцы в CSV-файле должны называться First Name, Last Name и Email Address соответственно. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

Пример формата CSV-файла:

Name Email Address
Мария Иванова mariya.ivanova@smartsheet.com
Владимир Петров vladimir.petrov@smartsheet.com
Иван Борисов ivan.borisov@smartsheet.com

 


Добавление контактов в список «Мои контакты Smartsheet»

Массовый импорт контактов

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Щелкните раскрывающийся список Импорт контактов и выберите Gmail, CSV (Outlook, Yahoo и т. д.) или VCF (файл vCard).

    Выполните действие, соответствующее типу импортируемого контакта.

    Gmail
    Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.

    Может появиться запрос на ввод имени пользователя и пароля к учётной записи электронной почты. Укажите данные и нажмите кнопку Вход.

    Примечание. Имя пользователя и пароль к учётной записи электронной почты не сохраняются в Smartsheet.Они используются только для доступа к адресной книге.

    CSV (Outlook, Yahoo и т. д.)
    Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить. Выберите контакты, которые вы хотите импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.

    VCF (файл vCard)
    Выберите файл vCard, нажмите кнопку Продолжить, а затем — Импорт.

Контакты будут добавлены в список «Мои контакты Smartsheet».

Добавление контактов по отдельности

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме «Мои контакты Smartsheet» нажмите кнопку Добавить. Откроется окно «Контакт».
  3. Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите кнопку ОК.

Новый контакт будет добавлен в список.

Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к объекту Smartsheet

Когда вы предоставляете доступ к объектам Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес может добавиться в список «Мои контакты Smartsheet» автоматически. Чтобы связать имя с таким адресом, выполните инструкции по изменению контакта, описанные в этой статье.

-или-
Щёлкните значок соавтора возле поля Пригласить соавторов, чтобы открыть текущий список контактов Smartsheet. Чтобы добавить контакт, нажмите Добавить в левом нижнем углу окна.


Изменение или удаление контактов

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Щёлкните правой кнопкой мыши контакт, который нужно изменить или удалить, и выберите Изменить контакт или Удалить контакт.

Примечание. Удаление или изменение контакта в списке контактов не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах или к обновлению назначенных задач. Сведения о том, как лишить соавтора доступа к таблице, см. в статье Предоставление доступа к таблицам.Сведения о переназначении задач см. в статье Поиск и замена.


Экспорт контактов из списка «Мои контакты Smartsheet»

  1. Щёлкните Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

    Появится форма Мои контакты Smartsheet.
     
  2. Щёлкните Экспортировать контакты > .csv.

Контакты из списка «Мои контакты Smartsheet» будут экспортированы в формате CSV в папку с загружаемыми файлами.


Советы и рекомендации по использованию контактов

О чем следует помнить при работе с контактами

  • В столбце со списком контактов могут быть видны не все контакты. Доступны только (1) контакты, которые уже использовались в таблице, и (2) имена соавторов, которым был предоставлен доступ к ней.
  • Чтобы использовать данные из всего списка контактов Smartsheet, начните вводить имя в ячейке столбца со списком контактов, и система автоматически предложит подходящие результаты. В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц нельзя.
  • Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. В других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet. (Имя, используемое с вашей учётной записью Smartsheet, можно изменить в личных параметрах. Для этого щёлкните Учётная запись > Личные параметры.)
  • Администраторы групп в рамках многопользовательских планов могут объединять контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям. Дополнительные сведения см. в статье Управление группами.
  • В один приём можно импортировать не больше 1000 контактов.