Ниже приведены инструкции по добавлению контактов в список "Мои контакты Smartsheet".
Список контактов в Smartsheet позволяет назначать задачи и предоставлять доступ клиентам, коллегам и поставщикам. В Smartsheet существует два вида списков контактов: список учётной записи, которым управляет системный администратор, и личный список контактов — "Мои контакты Smartsheet". Список "Мои контакты Smartsheet" позволяет предоставлять доступ любым пользователям, в том числе за пределами вашей организации.
Video MP4
Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet"
Контакты в Smartsheet упрощают и ускоряют совместную работу. Например, они используются при отправке электронной почты, предоставлении доступа к таблицам и назначении задач в Smartsheet.
Один из инструментов управления контактами — список «Мои контакты Smartsheet». Их можно сравнить с облачным каталогом задач Smartsheet, в котором можно хранить адреса электронной почты коллег.
Чтобы открыть список "Мои контакты Smartsheet", на Панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
Кому доступны ваши контакты Smartsheet
"Мои контакты Smartsheet" — ваш личный список, который виден только вам. Однако если назначить задачу одному из контактов или предоставить ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям с доступом к той же таблице.
Перед началом работы: форматирование CSV-файла
Общее число контактов не ограничено, но одновременно можно импортировать не более 1000 контактов.
Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл. Затем добавьте в него столбцы Имя, Фамилия и Электронная почта. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.
Пример формата CSV-файла:
Имя Фамилия Email Address Maria Ivanova mariya.ivanova@smartsheet.com Vladimir Petrov vladimir.petrov@smartsheet.com Ivan Borisov ivan.borisov@smartsheet.com
Добавление контактов в список «Мои контакты Smartsheet»
Пакетный импорт контактов
- На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
- В форме Мои контакты Smartsheet выберите Импорт контактов.
- Выберите один из указанных ниже вариантов.
- Gmail
Имя пользователя и пароль к учётной записи электронной почты не сохраняются в Smartsheet. Они используются только для доступа к адресной книге.- В открывшемся окне для ввода учётных данных укажите данные учётной записи Google и нажмите кнопку Войти или перейдите к следующему шагу.
- Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
- Gmail
- .CSV (Outlook, Yahoo и т. д.)
- Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить.
- Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
- VCF (файл vCard)
- Выберите файл vCard, нажмите кнопку Продолжить, а затем — Импорт.
После пакетного импорта приложение Smartsheet добавит полученные контакты в список "Мои контакты Smartsheet".
Добавление контактов по отдельности
- На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
- Чтобы открыть форму Контакт, нажмите Добавить в форме Мои контакты Smartsheet
- Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите кнопку ОК.
После этого Smartsheet добавит новый контакт в ваш список контактов.
Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к объекту Smartsheet
Когда вы предоставляете доступ к объектам Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес может добавиться в список «Мои контакты Smartsheet» автоматически.
Чтобы связать имя с адресом, выполните одно из указанных ниже действий.
- Измените данные о контакте с помощью формы "Мои контакты Smartsheet".
- В форме Совместный доступ к таблице или Совместный доступ к отчёту добавьте контакт в список с помощью формы Выбрать контакты:
- В поле Пригласить соавторов нажмите значок Выбрать контакты.
- В форме Мои контакты Smartsheet выберите Добавить .
- Введите имя и адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК.
Изменение или удаление контактов
- На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
- В форме Мои контакты Smartsheet щёлкните правой кнопкой мыши контакт, который хотите удалить.
- Выберите один из указанных ниже вариантов.
- Изменить контакт: укажите имя или измените адрес электронной почты контакта.
- Удалить контакт: удалите контакт из списка.
Удаление или изменение контакта в списке не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах, а также не обновляет назначенные задачи. Сведения о том, как переназначить задачу, см. в статье Поиск и замена значений в таблице.
Экспорт контактов из списка "Мои контакты Smartsheet"
- На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
- В форме Мои контакты Smartsheet выберите Экспорт контактов >.csv.
Контакты из списка «Мои контакты Smartsheet» будут экспортированы в формате CSV в папку с загружаемыми файлами.
Советы и рекомендации по использованию контактов
О чем следует помнить при работе с контактами
- Управление контактами, которые отображаются при вводе данных в ячейку.
- Чтобы использовать данные из списка всех контактов Smartsheet, введите имя контакта в ячейке столбца Список контактов. Как только вы начнёте вводить имя, появится список предлагаемых вариантов.
В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц нельзя. - Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. В других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet.
Имя, используемое с вашей учётной записью Smartsheet, можно изменить в личных параметрах. Чтобы перейти к личным параметрам, выберите Учётная запись > Личные параметры - Администраторы групп в рамках планов "Бизнес" или "Корпоративный" могут объединить контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям.