Контакты

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Список контактов в Smartsheet позволяет назначать задачи и предоставлять доступ клиентам, коллегам и поставщикам. В Smartsheet существует два вида списков контактов: список учётной записи, которым управляет системный администратор, и личный список контактов — "Мои контакты Smartsheet". Список "Мои контакты Smartsheet" позволяет предоставлять доступ любым пользователям, в том числе за пределами вашей организации.

Ниже приведены инструкции по добавлению контактов в список "Мои контакты Smartsheet".

Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet"

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Контакты в Smartsheet упрощают и ускоряют совместную работу. Например, они используются при отправке электронной почты, предоставлении доступа к таблицам и назначении задач в Smartsheet.

Один из инструментов управления контактами — список «Мои контакты Smartsheet». Их можно сравнить с облачным каталогом задач Smartsheet, в котором можно хранить адреса электронной почты коллег.

Чтобы открыть список "Мои контакты Smartsheet", на Панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

Кому доступны ваши контакты Smartsheet

"Мои контакты Smartsheet" — ваш личный список, который виден только вам. Однако если назначить задачу одному из контактов или предоставить ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям с доступом к той же таблице.

Перед началом работы: форматирование CSV-файла

Общее число контактов не ограничено, но одновременно можно импортировать не более 1000 контактов.

Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл. Затем добавьте в него столбцы Имя, Фамилия и Электронная почта. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

Пример формата CSV-файла:

Имя Фамилия Email Address
Maria Ivanova mariya.ivanova@smartsheet.com
Vladimir Petrov vladimir.petrov@smartsheet.com
Ivan Borisov ivan.borisov@smartsheet.com

 


Добавление контактов в список «Мои контакты Smartsheet»

Пакетный импорт контактов

  1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Импорт контактов.
  3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
    • Gmail
      Имя пользователя и пароль к учётной записи электронной почты не сохраняются в Smartsheet. Они используются только для доступа к адресной книге.
      1. В открывшемся окне для ввода учётных данных укажите данные учётной записи Google и нажмите кнопку Войти или перейдите к следующему шагу.
      2. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
  • .CSV (Outlook, Yahoo и т. д.)
    1. Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить.
    2. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
  • VCF (файл vCard)
    • Выберите файл vCard, нажмите кнопку Продолжить, а затем — Импорт.

После пакетного импорта приложение Smartsheet добавит полученные контакты в список "Мои контакты Smartsheet".

Добавление контактов по отдельности

  1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. Чтобы открыть форму Контакт, нажмите Добавить в форме Мои контакты Smartsheet
  3. Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите кнопку ОК.

После этого Smartsheet добавит новый контакт в ваш список контактов.

Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к объекту Smartsheet

Когда вы предоставляете доступ к объектам Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес может добавиться в список «Мои контакты Smartsheet» автоматически. 

Чтобы связать имя с адресом, выполните одно из указанных ниже действий.

  • Измените данные о контакте с помощью формы "Мои контакты Smartsheet".
  • В форме Совместный доступ к таблице или Совместный доступ к отчёту добавьте контакт в список с помощью формы Выбрать контакты:
    1. В поле Пригласить соавторов нажмите значок Выбрать контакты.
    2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Добавить .
    3. Введите имя и адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК.

Изменение или удаление контактов

  1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме Мои контакты Smartsheet щёлкните правой кнопкой мыши контакт, который хотите удалить.
  3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
    • Изменить контакт: укажите имя или измените адрес электронной почты контакта.
    • Удалить контакт: удалите контакт из списка.

Удаление или изменение контакта в списке не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах, а также не обновляет назначенные задачи. Сведения о том, как переназначить задачу, см. в статье Поиск и замена значений в таблице.


Экспорт контактов из списка "Мои контакты Smartsheet"

  1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Экспорт контактов >.csv.

Контакты из списка «Мои контакты Smartsheet» будут экспортированы в формате CSV в папку с загружаемыми файлами.


Советы и рекомендации по использованию контактов

О чем следует помнить при работе с контактами

  • Управление контактами, которые отображаются при вводе данных в ячейку.
  • Чтобы использовать данные из списка всех контактов Smartsheet, введите имя контакта в ячейке столбца Список контактов. Как только вы начнёте вводить имя, появится список предлагаемых вариантов.
    В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц нельзя.
  • Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. В других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet. 
    Имя, используемое с вашей учётной записью Smartsheet, можно изменить в личных параметрах. Чтобы перейти к личным параметрам, выберите Учётная запись > Личные параметры
  • Администраторы групп в рамках планов "Бизнес" или "Корпоративный" могут объединить контакты в группы, чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям.