Столбцы

Столбцы в Smartsheet аналогичны столбцам в обычной таблице, однако обладают рядом дополнительных свойств, которые делают работу проще и расширяют возможности.

Столбцы в Smartsheet

Узнайте о столбцах разных типов, таких как основные, тестовые и числовые столбцы, списки контактов, даты, раскрывающиеся списки, флажки, символы, столбцы автонумерации и системные столбцы. Научитесь менять названия, внешний вид и порядок столбцов в таблице. Вы также узнаете, как показывать и скрывать столбцы, а также блокировать их от редактирования.

Справочник по типам столбцов

С помощью типов столбцов можно контролировать то, какие данные разрешено использовать в столбцах. Чтобы обеспечить согласованность вводимых данных, используйте определённые типы. В Smartsheet есть стандартные и настраиваемые столбцы.

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Лицензированные пользователи с разрешениями владельца или администратора могут добавлять и изменять столбцы. 
Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.


Стандартные столбцы

В каждой таблице есть основной столбец. Его наличие обязательно, и удалить его из таблицы нельзя. Значение в этом столбце часто служит главным дескриптором строки. Основной столбец всегда имеет тип Текст или число. Изменить тип невозможно. (Дополнительные сведения см. в статье Работа с основным столбцом: обзор и рекомендации.)

 В этих столбцах отображаются значки, уведомляющие об определённом содержимом или действиях для строк.

  • Столбец ВложенияСтолбец «Вложения». В каждой строке с вложением отображается значок «Вложения». Чтобы просмотреть вложения, щёлкните его.
  • Столбец КомментарииСтолбец «Комментарии». В каждой строке, содержащей комментарии, отображается значок «Комментарии». Чтобы просмотреть комментарии, щёлкните его.
  • Столбец Индикаторы действий со строкойСтолбец «Индикаторы действий со строкой». В этом столбце отображаются значки связанных со строкой напоминаний Напоминание, запросов изменения Запрос изменения, блокировок Блокировка и оповещений о превышении лимита выделенных ресурсовОповещение о превышении лимита выделенных ресурсов.

    
 ПРИМЕЧАНИЕ. Если со строкой связано несколько действий, в столбце отображается несколько значков.

Настраиваемые столбцы

Текст или число

Столбец этого типа может содержать текст, числовые значения или их сочетание. Это наилучший вариант для столбцов с комментариями, которые могут содержать длинные записи, или столбцов, предназначенных для ввода чисел, например столбца прогнозируемых расходов в таблице для отслеживания бюджета.

Чтобы применить формат валюты или процентов к столбцу типа «Текст или число», щёлкните заголовок столбца, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Формат валюты или Формат процентов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если значение начинается с нуля, за которым следует другая цифра или буква, приложение Smartsheet добавит апостроф перед значением и сохранит его как текст. Это позволяет сохранять и отображать начальные нули в значениях. Если нужно сохранить значение как число, чтобы его можно было использовать в вычислениях, дважды щёлкните ячейку и удалите апостроф и начальные нули.

Список контактов

Это наилучший вариант для таких столбцов, как «Назначено», «Владелец», «Кем одобрено» и т. п. В столбце такого типа можно назначать строки соавторам, которым предоставлен доступ к таблице, или контактам из списка контактов Smartsheet. Кроме того, этот столбец можно использовать для отправки напоминаний соавторам, а также для создания отчётов, в которых отображается список задач, назначенных определённому члену рабочей группы.

При использовании столбца такого типа в поле Значения можно указать до 50 предпочтительных контактов. В списке допускаются следующие значения: имя и адрес электронной почты контакта, только имя или только адрес электронной почты.

Свойства столбца со списком контактов

Если вы указали предпочитаемые контакты в столбце контактов, к ним можно быстро получить доступ, щёлкнув стрелку раскрывающегося списка в ячейке со списком контактов или в соответствующем поле формы Smartsheet. Вы также увидите контакты и адреса электронной почты, связанные с другими строками таблицы. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Поле формы Smartsheet, связанное со столбцом контактов, будет содержать только предпочитаемые контакты. Если они не указаны, при отправке формы необходимо будет вводить имя или адрес электронной почты контакта, а не выбирать его в списке. 

Вы можете добавить элемент в этот список вручную, введя новое имя или адрес электронной почты в ячейке. В процессе ввода будут предлагаться подходящие варианты из списка контактов Smartsheet, а также с экрана «Управление пользователями» (он доступен в планах для нескольких пользователей).

Добавление контакта

СОВЕТ. Если вы начали вводить имя или адрес и не видите списка предлагаемых вариантов, это означает, что контактов, соответствующих набранным символам, нет. Добавьте контакт в список, чтобы можно было выполнять отчёты и отправлять ему напоминания. Чтобы добавить контакт в список, а затем назначить его строке, щёлкните стрелку раскрывающегося списка  в ячейке и выберите пункт Добавить.

Чтобы удалить имена или адреса электронной почты из раскрывающегося списка предлагаемых вариантов, удалите их из остальных ячеек столбца и из формы «Изменить свойства столбца». Пользователи, которым предоставлен доступ к таблице, всегда включаются в список предлагаемых вариантов, когда вы вводите значение в столбце «Список контактов».

Дата

В ячейках такого столбца отображается значок календаря, щёлкнув который, соавторы могут выбрать определённую дату. Также можно вводить даты вручную или использовать для заполнения ячеек сочетания клавиш. Столбцы дат должны присутствовать в любой таблице. Они нужны для включения зависимостей и для отображения элементов в представлении календаря.

Даты отображаются в формате, настроенном в разделе Личные параметры вашей учётной записи Smartsheet.

Выбор даты в столбце дат

Раскрывающийся список (с одиночным выбором)

В таком столбце выводится список значений, из которых можно выбрать одно.

Выбор значения в раскрывающемся списке с одиночным выбором

При выборе этого типа столбца вы можете ввести значения, которые должны отображаться в списке. Чтобы начать ввод элемента списка с новой строки, нажмите клавишу ВВОД или RETURN.

Чтобы удалить элемент из раскрывающегося списка, выделите его и нажмите клавишу BACKSPACE или DELETE.

Дополнительные сведения о столбцах с раскрывающимися списками см. в статье Согласованный сбор данных с помощью столбцов с раскрывающимися списками.

Раскрывающийся список (с множественным выбором)

В таком столбце выводится список значений, из которых можно выбрать одно или несколько. При выборе этого типа столбца вы можете ввести значения, которые должны отображаться в списке. Чтобы начать ввод элемента списка с новой строки, нажмите клавишу ВВОД или RETURN.

Выбор значения в раскрывающемся списке с множественным выбором

Дополнительные сведения о столбцах с раскрывающимися списками см. в статье Согласованный сбор данных с помощью столбцов с раскрывающимися списками.

Флажок

В таком столбце содержатся флажки, которые можно установить или снять. Флажок появляется в ячейке только в том случае, если в другом поле этой строки введено значение.

Символы

Столбец символов содержит изображения. Столбец такого типа используется для описания состояния строки.


Добавить собственные (настраиваемые) символы в столбец невозможно.

Список всех доступных символов см. в статье Символы, доступные в столбце символов.

Автонумерация/система

В таких столбцах автоматически создаются значения для каждой строки таблицы, содержащей данные. Автонумерация может быть полезна, если вы хотите назначать идентификаторы строк, номера по каталогу, номера счетов или клиентов, не вводя их вручную. Системные столбцы могут содержать сведения о том, кто создал каждую строку или внёс последние изменения, а также время создания и последнего изменения каждой строки. 

Ячейки системных столбцов изначально пусты: их значения генерируются при первом сохранении таблицы с помощью команды Сохранить.

Дополнительные сведения см. в статьях Автонумерация строк и Системные столбцы.

Выбор подходящего типа столбца для данных

С помощью типов столбцов можно контролировать то, какие данные разрешено использовать в столбцах. Чтобы обеспечить согласованность вводимых данных, используйте определённые типы. Также можно добавить описание столбца, чтобы предоставить больше информации о нём.

Сведения о разных типах столбцов в Smartsheet см. в разделе Справочник по типам столбцов.

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Лицензированные пользователи с разрешениями владельца или администратора могут добавлять и изменять столбцы.

Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.


Редактирование столбца для изменения его типа

Чтобы изменить существующий тип столбца в окне Свойства столбца, щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца.


Окно «Изменить свойства столбца» с установленным флажком «Ограничить датами»

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Даже если свойство столбца задано, можно свободно вводить текст в ячейки (исключением являются системные столбцы, доступные только для чтения).
  • Если вы являетесь владельцем таблицы или пользователем с правами на её администрирование, вы можете запретить другим пользователям свободно добавлять текст. Для этого установите флажок Ограничить... при редактировании свойств столбца или при создании нового столбца. Дополнительные сведения см. в статье Контроль ввода данных и ограничение допустимых значений в столбцах.
  • Если столбец включён в параметрах проекта таблицы, в качестве его типа отображается значение Дата и время, Длительность или Предшественники. Изменить этот тип столбца невозможно.

Добавление описания столбца

Укажите важную информацию о столбце в подсказке для пользователей. Люди смогут увидеть ее, наведя указатель мыши на значок информации под заголовком столбца. Используйте описание столбца, например, чтобы указать, как вы хотите использовать конкретный столбец и данные какого типа он должен содержать.

Просмотр описания столбца

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Для добавления и редактирования описания столбца необходимы разрешения владельца таблицы или пользователя с правами на её администрирование.
  • Длина описания столбца не должна превышать 250 символов (это ограничение зависит от используемого языка и типа символов).
  • Описания столбцов видны только в таблицах, они недоступны для просмотра в отчётах и на панелях мониторинга.

Создание описания столбца

  1. Правой кнопкой мыши щёлкните заголовок столбца и выберите Добавить описание столбца.

    
 Откроется окно «Описание столбца».
    Добавить описание столбца 
  2. В форме введите описание столбца и нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить его.

Под заголовком столбца появится значок информации.

Вот и всё! Теперь любой пользователь, получивший доступ к этой таблице, сможет просмотреть описание столбца, наведя указатель мыши на значок информации.

Редактирование описания столбца

  1. Правой кнопкой мыши щёлкните заголовок столбца и выберите Изменить описание столбца.
  2. В окне «Описание столбца» внесите необходимые изменения и нажмите кнопку ОК.

    Согласованный сбор данных с помощью столбцов с раскрывающимися списками

    С помощью столбцов с раскрывающимися списками (с одиночным или множественным выбором) можно стандартизировать сбор важной информации.

    • Соавторы могут выбирать одно или несколько из возможных значений.
    • Вы можете легко отслеживать собранные значения и составлять отчёты на их основе.

    Кому доступна эта возможность?

    Значок необходимых разрешений Добавлять и изменять столбцы могут лицензированные пользователи с разрешениями владельца или администратора. Изменять значения раскрывающегося списка в ячейках в разблокированных строках и столбцах могут лицензированные пользователи с разрешениями на совместный доступ уровня редактора или выше.

    Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.

    Настройка столбца с раскрывающимся списком в таблице

    Чтобы создать столбец с раскрывающимся списком, выполните описанные ниже действия.

    1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Вставить столбец справа или Вставить столбец слева в зависимости от того, где нужно добавить столбец с раскрывающимся списком.

      
 Появится окно «Вставить столбец».

      Окно «Вставить столбец»
    2. В поле Имя введите имя столбца.
    3. Выберите тип столбца Раскрывающийся список (с одиночным выбором) или Раскрывающийся список (с множественным выбором).
    4. В области Значения введите значения, которые должны отображаться в списке. (Каждое значение вводится в отдельной строке. Чтобы начать ввод с новой строки, нажмите клавишу ВВОД или RETURN.)
    5. Чтобы пользователи не могли вводить произвольные значения, установите флажок Только значения из раскрывающегося списка.
    6. Нажмите кнопку ОК.

    ПРИМЕЧАНИЯ

    • Значения в раскрывающемся списке приводятся в том порядке, в котором они были введены при его создании.
    • Значения могут содержать буквы, цифры, знаки препинания и эмодзи.
    • Если в области «Значения» ввести гиперссылку, она отображается как обычный текст, но в раскрывающемся списке будет активной ссылкой, по которой можно перейти.
    • Адреса электронной почты, введённые в области «Значения», отображаются в раскрывающемся списке как обычный текст.


    
Вот и всё! В таблицу добавлен столбец с раскрывающимся списком с одиночным или множественным выбором. Теперь можно начинать сбор стандартных значений от соавторов.

    Изменение свойств столбца с раскрывающимся списком

    Чтобы добавить значения в раскрывающийся список или удалить их из него, следует изменить свойства столбца.

    Чтобы изменить свойства столбца, выполните описанные ниже действия.

    1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца.

      
 Появится окно «Изменить свойства столбца».

      Окно «Изменить свойства столбца»
    2. Измените значения в области Значения. 


      Чтобы удалить значение из раскрывающегося списка, выделите его и нажмите клавишу BACKSPACE или DELETE.

      ПРИМЕЧАНИЕ. Значения в поле формы с раскрывающимся списком (с одиночным или множественным выбором) необходимо изменять в окне Изменить свойства столбца.

    3. Нажмите кнопку Сохранить.

    Если вы хотите поменять тип столбца, имейте в виду следующее:

    • При замене столбца с раскрывающимся списком с одиночным выбором на столбец с множественным выбором или наоборот значения в области Значения в свойствах столбца сохраняются. Единственное различие в том, что в столбце с одиночным выбором можно выбрать только одно значение из раскрывающегося списка, а в столбце с множественным выбором — несколько.
    • После преобразования столбца с раскрывающимся списком в столбец другого типа ячейки, в которых было одно значение, будут содержать обычный текст, а ячейки, в которых было несколько значений, будут содержать текст, разбитый на строки.
    • При преобразовании столбца другого типа в столбец с раскрывающимся списком всё содержимое каждой ячейки будет добавлено как одно значение в область Значения в свойствах столбца.
    • При изменении столбца другого типа на столбец с одиночным или множественным выбором или наоборот необходимо обновить отчёты, содержащие этот столбец.

    Выбор подходящего типа столбца с раскрывающимся списком

    При выборе значений в столбцах с раскрывающимися списками эти столбцы отображаются немного по-разному в зависимости от типа.

    В столбце с одиночным выбором можно выбрать одно значение из раскрывающегося списка:

    Выбор значения в раскрывающемся списке с одиночным выбором
    
В столбце с множественным выбором можно выбрать одно или несколько значений из раскрывающегося списка, установив флажки рядом с ними:

    В ячейке отображаются все значения, выбранные в списке с множественным выбором.

    Выбор значения в раскрывающемся списке с множественным выбором
    
Чтобы удалить выбранные значения, дважды щёлкните ячейку, а затем щёлкните значок X рядом с удаляемым значением или снимите флажок рядом с ним в раскрывающемся списке.

    Советы и рекомендации по работе со столбцами с раскрывающимися списками

    При изменении ячеек в столбцах с раскрывающимися списками необходимо учитывать перечисленные ниже аспекты.

    • Если значения, которые можно вводить в столбце, не ограничены значениями из списка, в ячейку можно добавить произвольное текстовое значение. Для этого дважды щёлкните ячейку и введите текст. Произвольное значение будет добавлено в раскрывающийся список в ячейке, но не в область Значения в свойствах столбца. 
    • В столбцах с множественным выбором произвольные текстовые значения сохраняются в алфавитном порядке в конце раскрывающегося списка ячейки.
    • В столбце с множественным выбором можно выбрать любое количество значений (оно ограничено лишь максимальным количеством символов в ячейке).