Представление карточек

Представление карточек — один из четырех способов просмотра таблиц в Smartsheet. В этом режиме участники рабочих групп могут просматривать проекты и вместе работать над ними с использованием карточек, поддерживающих перетаскивание и помогающих организовать процесс и расставить приоритеты. Представление карточек является частью гибкого процесса управления проектами, но также обеспечивает для рабочих групп наглядный способ общения и взаимодействия в Smartsheet.  

Поскольку главное предназначение представления карточек — это систематизация и расстановка приоритетов, в нем используются столбцы с раскрывающимися списками, символами и списками контактов с возможностью множественного выбора. На основе этих элементов создаются полосы, в которые можно перетягивать карточки.

Представление карточек

Представление карточек разработано по принципам гибкой методики управления проектами. Благодаря ему рабочее пространство отдельных пользователей и рабочих групп выглядит наглядно. Карточки содержат информацию из строк таблицы и группируются в зависимости от значений в раскрывающихся списках в столбцах. Карточки можно настроить таким образом, чтобы в них отображались разные поля, а упорядочивать их можно перетаскиванием.

Чтобы настроить таблицу в представлении карточек, воспользуйтесь этими пошаговыми инструкциями. 

Представление карточек: создание, редактирование карточек и предоставление к ним доступа

В представлении карточек задачи или элементы рабочего процесса в рамках проекта представлены карточками. В значениях полей на карточках приводятся сведения о задаче. На карточке может быть до 10 полей: заголовок и еще 9 дополнительных.

  1. Заголовок карточки всегда содержит значение поля основного столбца таблицы.
  2. В полях на карточке приводятся сведения о задаче.
  3. Если задача содержит вложения и обсуждения, на карточке имеются соответствующие значки.
  4. Если для задачи установлены напоминания, на ее карточке имеется значок напоминания.
 

Создание карточки

Чтобы добавить в проект новую задачу или элемент (карточку), выполните указанные ниже действия.
  1. В столбце, в который нужно добавить карточку, выполните одно из указанных ниже действий.

    В конце списка карточек щелкните элемент Добавить карточку.



    -или-

    Щелкните карточку в столбце правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить выше или Вставить ниже.

    На экране появится форма изменения, в которую нужно ввести значения. 
     
  2. Введите данные в форму изменения и нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ. Новые карточки всегда добавляются в конец списка задач, даже если в представлении карточек вы выбрали команду Вставить выше или Вставить ниже. Это означает, что при переходе в представление сетки новая задача будет находиться в конце списка.
 

Изменение карточки

Добавление данных в карточку

  1. Чтобы изменить данные или добавить их в карточку, дважды щелкните ее; откроется форма изменения.
  2. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку ОК.

Чтобы вставить изображение, очистить поле или добавить гиперссылку, щелкните стрелку рядом с названием поля, которое требуется изменить.


 

Изменение цвета полоски карточки

Изменить цвет полоски по внешнему краю карточки можно двумя способами: вручную или автоматически с помощью правила условного форматирования.

Чтобы изменить цвет вручную, выполните указанные ниже действия.
  1. Щелкните край карточки правой кнопкой мыши.
  2. Выберите цвет.

Если у вас есть разрешения уровня администратора или владельца в отношении таблицы, вы можете изменить цвет с помощью условного форматирования: для этого нажмите кнопку Условное форматирование  на левой панели инструментов и создайте соответствующее правило. 

Дополнительные сведения об условном форматировании см. в статье Условное форматирование

ПРИМЕЧАНИЯ.
  • Правила условного форматирования имеют приоритет над параметрами форматирования, задаваемыми вручную.
  • Цвет карточки не меняется при переходе между представлениями карточек, сетки, Гантта и календаря. 
 

Предоставление доступа к карточке по электронной почте и отправка запросов изменения

Чтобы предоставить доступ к содержимому карточки другим пользователям или отправить запрос на изменение данных, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Отправить или Отправить запрос изменения. В результате откроется соответствующая форма.

По умолчанию отправляется информация из всех доступных столбцов таблицы (включая вложения и обсуждения). Это означает, что отправляются не только сведения из полей, отображаемых на карточке. Чтобы исключить те или иные столбцы, нажмите кнопку Изменить и снимите флажки для столбцов, которые не хотите отправлять. Дополнительные сведения см. в статьях Отправка таблиц и строк по электронной почте и Использование запросов изменения.
 
 

Работа с полями в представлении карточек

На карточках приводятся данные, введенные в поля (в виде сетки эти значения содержатся в ячейках таблицы). На каждой карточке всегда есть заголовок: он всегда является значением основного столбца.
 

Изменение полей, отображаемых на карточках (необходимы разрешения администратора)

Отображение и скрытие полей

На карточке может быть до 10 полей: заголовок и еще 9 дополнительных. Если у вас есть разрешения администратора на доступ к таблице, вы можете изменить набор отображаемых полей.
  1. Нажмите кнопку Поля в правом верхнем углу окна Smartsheet.
  2. Установите или снимите флажки для названий полей.

ПРИМЕЧАНИЕ. В представлении сетки на листе можно создавать наглядные иерархии, настраивая родительские и дочерние строки с помощью отступов. Чтобы отобразить родительский элемент задачи на карточке в представлении карточек, выберите поле (Заголовок родительского элемента).
 

Добавление нового поля

  1. Нажмите кнопку Поля в правом верхнем углу окна Smartsheet.
  2. Щелкните Добавить.
Когда в представлении карточек добавляется новое поле, в представлении сетки появляется новый столбец с таким же названием. Например, если добавить в представлении карточек поле-флажок под названием «Готово», в представлении сетки появится правый крайний столбец типа «Флажок» с именем «Готово».
 

Изменение свойств существующего поля

Чтобы изменить свойства существующего поля (например, тип метки), необходимо перейти в представление сетки (с помощью соответствующей кнопки на левой панели инструментов) и внести изменения в свойства соответствующего столбца. Дополнительные сведения см. в статье Вставка, удаление и переименование столбцов.

Ознакомьтесь с советами и рекомендациями по работе в представлении карточек.

Использование представления карточек для визуализации проекта

С помощью представления карточек можно организовать задачи, рабочие элементы или идеи в группы для более удобной и эффективной работы. Чтобы переместить элемент из одной группы в другую (например, из группы Список задач в группу Выполнено или от одного назначенного пользователя другому), можно перетащить карточку в другую полосу.

Представление карточек можно адаптировать к разным методологиям управления проектами (включая Agile). Если вы знакомы с методологиями Scrum и Kanban, то заметите, что представление карточек в Smartsheet во многом похоже на панели Scrum и Kanban.

 Перейти к видеодемонстрации: представление карточек

NOTE: В настоящее время печатать из представления карточек можно только отдельные карточки.


Работа с представлением карточек

Переключитесь на представление карточек, нажав кнопку Представление карточек на панели инструментов слева.

Для переключения между компактным представлением (отображается только название карточки) и полным используйте кнопки в правом верхнем углу окна Smartsheet.

Развернуть/свернуть все

Настройка представления карточек

Представление карточек доступно для любой таблицы, если она включает хотя бы один столбец с раскрывающимся списком или списком контактов. Значения раскрывающегося списка отображаются в верхней части представления карточек (в виде полос). Дополнительную информацию о типах столбцов см. в статье Типы столбцов Центра справки.

Чтобы создать представление карточек на основе шаблона, откройте вкладку Домашняя и выберите в меню Создать пункт Таблица Kanban.

ПРИМЕЧАНИЕ. Представление карточек можно также использовать для работы с данными, импортированными из Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project или Trello.

В представлении карточек работа ведётся с полосами и карточками. Дополнительную информацию о работе с карточками см. в разделе Представление карточек: создание, изменение и совместная работа с карточками.


  1. Полосы. Это метки в верхней части представления карточек, определяющие полосы. В представлении карточек может отображаться не более 50 полос.
  2. Карточки. Это задачи или рабочие элементы, отображаемые на полосах (в представлении сетки каждая карточка отображается как отдельная строка).
  3. Поля. Это элементы, которые отображаются на карточках. Чтобы просмотреть имя поля, связанного со значением, наведите указатель мыши на значение.

    Наведите курсор мыши на значение в карточке

Работа с полосами представления карточек

Smartsheet предоставляет гибкие возможности настройки представления карточек, чтобы вы могли упорядочить карточки в соответствии со своими предпочтениями.

Разверните список Просмотр по в правом верхнем углу окна Smartsheet и выберите нужный вариант группировки. Например, в показанном ниже проекте можно переключиться на группировку по назначенному пользователю.
 

Просмотр по

Параметр Просмотр по действует только для вас. Иначе говоря, выбранное вами значение параметра Просмотр по не влияет на других пользователей таблицы. Любой пользователь с доступом к таблице может выбрать другое значение параметра Просмотр по по своему усмотрению.

В представлении карточек полоса эквивалентна значению столбца с раскрывающимся списком, столбца контактов или столбца символов в представлении сетки; таким образом, каждое доступное значение параметра Просмотр по соответствует столбцу с раскрывающимся списком в вашей таблице.

ПРИМЕЧАНИЕ. При отображении полос, для которых в некоторых карточках нет записей в полях, эти карточки помещаются в полосу Без категории. Вы можете перетащить эти карточки в соответствующие полосы или оставить их в полосе «Без категории», если сортировать их не требуется. (Карточки также перемещаются в полосу Без категории, если число полос превышает 50 - максимум, который может быть отображён.)

Отображение или скрытие полосы

Если таблица содержит несколько полос, может потребоваться скрыть или отобразить их, чтобы было удобнее работать с отдельными группами карточек. Для этого выполните указанные ниже действия.

  • Чтобы скрыть полосу (например, полосу Без категории ), наведите указатель мыши на правый её край и нажмите стрелку «Свернуть полосу»:

     Стрелка «Свернуть полосу»
     
  • Чтобы отобразить скрытую полосу, наведите курсор мыши на конец имени столбца и нажмите стрелку «Развернуть полосу»: 

    Стрелка «Развернуть полосу»

Изменение порядка полос

Изменить порядок полос в представлении карточек проще всего перетаскиванием.  (Для изменения порядка полос нужны разрешения на доступ к таблице уровня владельца или администратора, в противном случае вы не сможете перетаскивать полосы.) Имейте в виду, что при перетаскивании полосы также изменяется порядок значений в связанном с ней столбце с раскрывающимся списком.

Добавление полосы

Чтобы добавить полосу, нажмите кнопку Добавить полосу (справа от крайней правой полосы) и введите название новой полосы.

Кнопка «Добавить полосу»

В зависимости от значения параметра Просмотр по вы можете выбрать название полосы в раскрывающемся списке или использовать значение контакта.

  • Раскрывающийся список. Если вы добавляете полосу при просмотре столбца с раскрывающимся списком, название новой полосы также добавляется в этот список как одно из значений. Например, если вы добавляете полосу, а для параметра Просмотр по  установлено значение Статус, новая полоса будет добавлена как элемент раскрывающегося списка столбца «Статус» в представлении сетки и представлении Ганта.
  • Список контактов. Если вы добавляете полосу при просмотре столбца контактов (например, столбца «Назначено»), вы можете ввести название новой полосы и выбрать контакт из доступных.

    Полоса «Имя контакта»

    Дополнительную информацию о доступных контактах см. в статье Назначение задачи пользователям.

Изменение названия полосы 

Чтобы переименовать полосу, дважды щёлкните её название и введите новое. Нажмите клавишу ВВОД для подтверждения изменений. В зависимости от значения параметра Просмотр по  вы можете выбрать название полосы в раскрывающемся спииске или использовать значение контакта.

  • Раскрывающийся список. Если изменить название полосы при просмотре столбца с раскрывающимся списком, исходное значение в списке также будет изменено. Имеющиеся в полосе карточки будут обновлены в соответствии с новым названием полосы.
  • Список контактов. Если вы изменяете название полосы при просмотре столбца со списком контактов, вы можете указать в качестве названия имя одного из доступных контаков.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Полосы символов нельзя переименовать или переупорядочить.

    При вводе названия под полем ввода будет развёрнут список доступных контактов. Когда нужный контакт будет подсвечен, нажмите клавишу ВВОД, чтобы подтвердить использование имени контакта в качестве названия полосы.

    Полоса «Имя контакта»

    Дополнительную информацию о доступных контактах см. в статье Назначение задачи пользователям

Слияние полос контактов

Если в качестве значения параметра Просмотр по выбрать столбец контактов, может оказаться, что несколько полос с карточками должны быть назначены одному пользователю. Например, у вас может быть несколько полос «Салли Смарт» (если Салли назначены карточки с разными адресами эл. почты) или полоса Салли и другая полоса Салли Смарт. У вас будет несколько полос, поскольку имя и адрес электронной почты контакта должны соответствовать друг другу, в противном случае они рассматриваются как разные люди с отдельными полосами.

Вы можете объединить полосы, изменив их названия так, чтобы контакты точно им соответствовали, т.е. имели такое же имя контакта и адрес электронной почты.

Две полосы «Салли»

Когда двум полосам назначается имя одного контакта (то же имя и тот же адрес электронной почты), появляется окно с предложением подтвердить объединение полос. Нажмите кнопку Объединить, чтобы объединить полосы, или Отмена, чтобы отменить изменение названия полосы и оставить полосы раздельными.

Объединенная полоса «Салли»

Просмотр избыточного распределения ресурсов

Если включено управление ресурсами, вы можете просмотреть информацию об избыточном распределении ресурсов. Чтобы перетащить карточки с избыточным  распределением в другие полосы и переназначить их другим пользователям, используйте столбец «Просмотр по контакту». Дополнительные сведения о функции управления ресурсами см. в разделе Управление ресурсами и их распределение

Ресурсы с избыточным распределением обозначаются красным силуэтом в левом нижнем углу карточки. 

Управление ресурсами

Визуализация статуса задачи с помощью полос символов

Для быстрого перемещения карточек в соответствующие категории можно использовать просмотр полос по символам. Например, вы можете переместить карточки из красных в жёлтые для изменения статуса задачи.

Полосы символов

При просмотре полос по символам имейте в виду сказанное ниже.

  • Текст отображается справа от визуального символа.
  • Символы флага и звезды нельзя просмотреть как полосы.
  • Порядок символов на полосе определяется порядком их появления при выборе символов в ячейке в представлении сетки, при этом верхний символ в средстве выбора соответствует крайней левой полосе.

Перемещение карточек

Чтобы переместить карточку, перетащите её в пределах полосы или между полосами.

Перемещение карточки вверх или вниз в пределах полосы не влияет на её содержимое. При перемещении карточки из одной полосы в другую значение поля обновляется в соответствии со значением в полосе, в которую перемещается карточка. Например, если переместить карточку из полосы с названием Сводка клиента в полосу Ожидание продажи (см. рис. выше), значение поля Состояние изменится со «Сводка клиента» на «Ожидание продажи» (вы увидите это изменение, если откроете карточку для редактирования или переключитесь в представление сетки).


Упорядочение карточек с помощью подзадач

Вы можете определить отношения между задачами и создать подзадачи для родительской задачи. Подзадачи в представлении карточек можно определять как в представлении сетки, так и непосредственно в представлении карточек.

  • Представление сетки — когда строки отображаются с отступом в сравнении с родительской строкой для создания иерархического отношения. Дополнительные сведения об иерархии см. в статье Отступы и выступы строк.
  • Представление карточек — при добавлении в качестве подзадачи непосредственно к другой карточке. Нажмите значок меню карточки <фото>, чтобы развернуть карточку, и выберите команду «Добавить подзадачу», чтобы создать подзадачу для этой карточки. (Созданные таким способом подзадачи также отображаются как дочерние строки задачи в представлении сетки.)
    Подзадачи

Фильтрация подзадач по уровням

С помощью первого раскрывающегося списка в правом верхнем углу окна Smartsheet можно быстро фильтровать карточки подзадач по их отношениям с другими карточками.

Фильтр по подзадачам
  

ПРИМЕЧАНИЕ. Для новых таблиц по умолчанию устанавливается фильтр Уровень 1


Публикация из представления карточек

Любой пользователь, имеющий разрешения владельца или администратора таблицы, может использовать функцию публикации Smartsheet для предоставления совместного доступа к таблице по её уникальному URL-адресу.

Представление карточек можно сделать для публикуемой таблицы представлением по умолчанию. Для этого  выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите вкладку «Публикация» в нижней части окна Smartsheet.
  2. Щёлкните переключатель под параметром Только для чтения - полная или Изменение любым пользователем, чтобы установить значение «ВКЛ».

    Будет 
    создана ссылка для совместного доступа.
     
  3. Нажмите ссылку Получить ссылку, чтобы отобразить форму Ссылки для публикации, и настройте параметры ссылки.
  4. В форме Ссылки для публикации в разделе Параметры публикации выберите пункт Карточка в списке Представление по умолчанию.

    Публикация формы


     

Дополнительные сведения о публикации формы таблицы для совместного доступа к ней см. в статье Публикация таблиц и отчётов Центра справки.
 


Разрешения совместного доступа и представление карточек

Возможности работы с представлением карточек зависят от вашего уровня разрешений на совместный доступ к таблице. Сведения о действиях, которые можно выполнять в представлении карточек, см. в таблице ниже. Более общую информацию об уровнях разрешений совместного доступа в Smartsheet см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
 

 НаблюдательРедакторАдминистраторВладелец
Изменение порядка или названий полос  XX
Выбор полей, отображаемых на карточке  XX
Изменение содержимого карточки, добавление вложения или обсуждения, установка напоминания XXX
Изменение цветной полосы карточки XXX
Изменение порядка карточек в полосе и перемещение карточек между полосами XXX
Использование меню Просмотр по для просмотра другого набора полосXXXX
Включение или выключение фильтраXXXX
Назначение названия фильтру для его сохранения XXX

 


Советы по эффективному использованию представления карточек

Ниже опииисаны некоторые приёмы более эффективной работы с представлением карточек.

Используйте сочетания клавиш для быстрой навигации

Сочетание клавишОписание
Клавиши со стрелкамиВыбрать карточку
ПробелРазвернуть или свернуть карточку
ВВОДОткрыть форму изменения строки
SHIFT + ВВОДДобавить карточку (введите название и нажмите клавишу ВВОД ещё раз, чтобы добавить карточку)

Создание контрольного списка подзадач

Вы можете создать в родительской карточке контрольный список из подзадач, которые можно отметить как завершённые или незавершённые. Процент завершённых подзадач отображается в нижней части родительской карточки.


Контрольный список подзадач

Щёлкните значок «Параметры» в правом верхнем углу окна Smartsheet, чтобы открыть параметры представления карточек, а затем обозначьте существующий столбец флажков (или создайте столбец флажков из формы) как поле контрольного списка подзадач. 

параметры-подзадача-контрольный список


Видеодемонстрация: представление карточек

Пошаговые инструкции по использованию представления карточек см. в приведённом ниже видеоруководстве:

Если у вас нет доступа к YouTube, щёлкните здесь, чтобы посмотреть видео.