Change Management

Функция глобальных обновлений (Global Updates) в Smartsheet Control Center предназначена для корпоративных пользователей и позволяет легко редактировать шаблоны проектов, автоматически применяя изменения к имеющимся и будущим проектам. 

Во время работы над проектом вам может потребоваться дополнительная информация. Например, вы можете добавить столбец "Под угрозой", чтобы пользователи отмечали в нём задачи с горящими сроками. С помощью глобальных обновлений можно внести такое изменение и распространить его на весь портфель проектов.

В этой статье описаны доступные виды глобальных обновлений и рассказано, как создавать и тестировать глобальные обновления в портфеле Control Center.

Виды глобальных обновлений

Перед тем как создать и провести глобальное обновление, изучите подтипы и возможности этой функции. С помощью глобальных обновлений можно выполнить перечисленные ниже действия.

• Добавить новый столбец.  Добавление нового столбца в таблицы и шаблоны проекта.
• Изменить существующий столбец.  Изменение существующего столбца в таблицах и шаблонах проекта.
• Добавить данные профиля. Добавление новых строк данных профиля в раздел сводки одного или нескольких шаблонов проекта.
• Найти и заменить.  Поиск и замена значений в проекте и шаблонах.
• Обновить отчёты.  Изменение подготовленных отчётов проекта и шаблонов отчётов.
• Обновить панели мониторинга.  Изменение подготовленных панелей мониторинга проекта и шаблонов панелей мониторинга.

Глобальные обновления не применяются к виджетам для названия, связанным с элементами Smartsheet. Для внесения этого изменения необходимо отдельно отредактировать панель мониторинга.

Создание глобального обновления

Начало работы и выбор обновления

1. Чтобы войти в систему, выберите Control Center на панели запуска приложений Smartsheet или откройте страницу https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Щёлкните по значку меню и выберите название нужной программы.
   
3. В левом верхнем углу нажмите кнопку Manage Program (Управление программой). 
4. Выберите Global Updates (Глобальные обновления), а затем нажмите кнопку New Update (Создать обновление).
5. Выберите обновление. После выбора обновления знак плюс изменится на галочку.
   
   
6. Нажмите Next (Далее) и введите параметры обновления.
7. В правом нижнем углу нажмите кнопку Create & Run (Создать и запустить).

Тестирование и проверка изменений

Тестирование является необходимым этапом. 

Нажмите кнопку Create & Run (Создать и запустить), чтобы протестировать и проверить обновление на активных проектах и таблицах.  При тестировании создаётся временная копия проекта, позволяющая проверить изменения перед их фиксацией.

1. На странице тестирования глобального обновления выберите проект и нажмите внизу кнопку Apply Test (Применить тестовые правки).
   
   
   Когда правки будут применены, значение в столбце "Статус" на странице тестирования поменяется с New (Новое) на Success (Успех).
   
   СОВЕТ. Наведите указатель мыши на сообщение об успешном тестировании, чтобы просмотреть сводку обновления.
   
   
2. Нажмите кнопку Open Test (Открыть тест), чтобы изучить тестовую таблицу, отчёт или панель мониторинга и убедиться, что обновления выполняются должным образом.
   ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить обновление и закрыть тест, нажмите кнопку Close (Закрыть), внесите изменения и запустите тест снова. Дополнительные сведения см. в разделе Edit a Global Update ("Изменение глобального обновления").
   СОВЕТ. Чтобы дополнительно протестировать обновление в других проектах, нажмите кнопку Close (Закрыть) и вернитесь на страницу Update Summary (Сводка обновления). Нажмите кнопку Test Update (Протестировать обновление) и выберите проект, который хотите протестировать. Это действие можно повторить любое количество раз, пока вы не будете полностью уверены в том, что правки можно сохранить.
3. Если изменения сработали правильно, закройте тест и вернитесь на страницу Test Global Update (Тестирование глобального обновления).
4. Нажмите кнопку Confirm (Подтвердить), чтобы перейти на страницу Update Summary (Сводка обновления).

Подтверждение результатов и применение изменений

На этом этапе у вас будет последняя возможность перепроверить и подтвердить подготовленные изменения, а также выбрать, к каким проектам их применить.

1. Просмотрите сведения на странице Update Summary (Сводка обновления) и убедитесь, что ваши обновления настроены правильно.
2. Нажмите кнопку Apply Update (Применить обновления).
3. На странице Apply Update, где предлагается применить обновления, выберите проекты, которые хотите обновить.
   ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите обновить свои шаблоны, установите флажок Apply update to the base project template(s) (Применить обновление к базовым шаблонам проекта).
4. Нажмите кнопку Apply (Применить). Когда появится уведомление о том, что отменить изменения будет невозможно, нажмите кнопку Yes (Да), чтобы завершить обновление.

Глобальные обновления останутся на странице Global Updates (Глобальные обновления). Вы можете запускать их в любое время. Для этого выберите нужное обновление и запустите его, как описано выше.  

Изменение существующего глобального обновления

Чтобы изменить существующее глобальное обновление, выполните следующие действия.

1. Чтобы войти в систему, выберите Control Center на панели запуска приложений Smartsheet или откройте страницу https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Щёлкните по значку меню и выберите название нужной программы.
   
3. В левом верхнем углу нажмите кнопку Manage Program (Управление программой). 
4. Выберите Global Updates (Глобальные обновления), а затем нажмите кнопку New Update (Создать обновление).
5. Найдите глобальное обновление, которое хотите изменить, затем наведите указатель мыши на значок с тремя точками (слева от названия обновления) и выберите команду Edit (Изменить).
6. Внесите изменения, а затем выберите команду Update & Run (Обновить и запустить), чтобы протестировать и проверить их. Дополнительные сведения см. в разделе Test and Validate Your Changes ("Тестирование и проверка изменений").

Ответы на типичные вопросы о Global Updates и Smartsheet Control Center приведены в статье Smartsheet Control Center: вопросы и ответы. 

Используйте глобальные обновления, если в шаблон панели мониторинга внесены следующие правки:

• Изменение цветов или фирменной символики на панели мониторинга
• Изменения в виджетах панели мониторинга
• Изменение расположения виджетов
• Добавление или удаление виджетов

Глобальные обновления не применяются к виджетам для названия, связанным с элементами Smartsheet. Для внесения этого изменения необходимо отдельно отредактировать панель мониторинга.

Использование глобальных обновлений: панели мониторинга

После каждого глобального обновления вся панель мониторинга генерируется заново вместе со ссылками на отчёты и таблицы в виджетах. Отменить внесённые правки нельзя, поэтому сначала обновите один проект и проверьте результаты, прежде чем применять обновление к остальным проектам.

Обновление шаблона панели мониторинга

В Smartsheet перейдите в исходную папку макета и внесите изменения непосредственно в шаблон панели мониторинга. 

Вы можете:

• изменить существующие виджеты;
• добавить новые виджеты;
• удалить существующие виджеты;
• изменить расположение виджетов.

Создание глобального обновления в Control Center

1. В Control Center выберите нужную программу.
2. Вверху экрана нажмите Manage Program (Управление программой) и выберите Global Updates (Глобальные обновления).
3. Нажмите New Update (Создать обновление) и выберите Update Dashboards (Обновить панели мониторинга).
4. Следуйте инструкциям в мастере обновления панелей мониторинга.
   Присваивайте обновлениям названия, отражающие их суть, например "Перемещение виджета для бюджета".
5. Внизу экрана выберите Create & Run (Создать и применить). Чтобы сохранить обновление, не применяя его, нажмите Close (Закрыть).

Применение глобального обновления

Когда вы применяете обновление, Control Center проверяет каждый проект на наличие панели мониторинга, соответствующей вашему шаблону, по идентификатору или имени. Control Center также отображает проекты, в которых нет соответствующей панели мониторинга (не удалось найти совпадение или панель мониторинга не была включена в проект при его создании). Вы можете добавить отредактированную панель мониторинга в эти проекты при выполнении обновления.

1. Проверьте выбранные панели мониторинга.
   
   Проекты, выбранные для обновления, сортируются следующим образом:
   • Dashboards matched to current template ID (Панели мониторинга, соответствующие текущему идентификатору шаблона). Это проекты с панелями мониторинга, созданными на основе шаблона из исходной папки макета.
   • Dashboards matched to current template name (Панели мониторинга, соответствующие текущему названию шаблона). Это проекты с панелями мониторинга, название которых совпадает с названием шаблона из исходной папки макета. 
   • No matching dashboards found (Соответствующие панели мониторинга не найдены). Нажмите Choose Dashboard (Выбрать панель мониторинга), чтобы вручную выбрать панель мониторинга для обновления или добавить её к проекту.
      
2. Нажмите Apply (Применить), чтобы обновить все панели мониторинга в проектах.
    
3. Проверьте результаты. Значки предупреждения указывают на панели мониторинга, при обновлении которых возникли проблемы. Наведите курсор на значок предупреждения, чтобы просмотреть подробные сведения.
   
   

Глобальные обновления для панелей мониторинга в настоящее время не обновляют виджеты со сводкой по таблице.

Эффективное применение глобальных обновлений для панелей мониторинга

Вносите изменения непосредственно в шаблон панели мониторинга. В этом случае панель мониторинга будет соответствовать проектам, даже если вы её переименуете. Панели мониторинга в проекте являются прямыми дочерними объектами шаблона в исходной папке макета. Control Center легко идентифицирует их как таковые и автоматически вносит изменения.

Устранение неполадок при обновлении виджетов на панели мониторинга

Виджеты извлекают данные из таблиц и отчётов. Лучший способ избежать проблем — следить, чтобы источники данных для виджетов были согласованы и содержали актуальную информацию. Если после обновления виджет на панели мониторинга проекта работает неправильно, проверьте следующее:

Глобальные обновления: рекомендации для панелей мониторинга

При создании шаблонов панелей мониторинга для использования с Control Center важно структурировать исходные данные таким образом, чтобы избежать потенциальных проблем с глобальными обновлениями.

В основном столбце не должно быть повторяющихся и пустых значений

Данные из основного столбца используются для определения первой и последней строки в диапазоне виджета для диаграммы или метрики, даже если вы не включили этот столбец в диапазон данных. Избегайте использования основного столбца в диапазонах данных виджетов.

Если обнаружены повторяющиеся или пустые значения, то при выполнении глобального обновления виджет перестанет работать.

Для структурирования исходных данных используйте один из следующих вариантов:

1. Чтобы избежать повторяющихся значений, используйте схему именования строк. Например, называйте строки в основном столбце порядковыми номерами (1, 2, 3 и т. д.). Таким образом можно избежать повторяющихся значений в основном столбце.
2. Добавьте иерархию, чтобы контролировать повторяющиеся значения. Это удобно, если основной столбец должен использоваться для диапазонов данных в виджетах. См. пример ниже.
   
   

В этом примере основной столбец содержит повторяющиеся значения (Very High, High и т. д.). Использование иерархии позволяет избежать проблем, связанных с дублированием значений при выполнении глобальных обновлений. Это связано с тем, что поиск по основному столбцу возвращает родительскую и дочернюю строки.

При использовании этого способа у вас по-прежнему могут быть повторяющиеся значения, если имеются две или более родительских строк с одинаковыми именами, а также дочерние строки с одинаковыми именами, связанные с этими родительскими строками.

В отчётах, используемых для шаблонов, должны быть образцы данных

Если для шаблонов панелей мониторинга используется отчёт в виджете для диаграммы, а результаты для построения диаграммы отсутствуют, то при подготовке проектов сопоставление не будет выполнено правильно. Убедитесь, что в шаблоне отчёта есть хотя бы одна точка данных.

Таблицы шаблона должны ссылаться на ячейки, которые содержат или содержали данные

Если ячейки, на которые ссылается таблица шаблона, всегда были пустыми, могут возникать ошибки, связанные с отсутствием данных. Чтобы избежать этого, убедитесь, что в таблицах шаблона есть история ячеек. Для этого щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Просмотр истории ячейки.

Функция глобального обновления отчётов в Smartsheet Control Center позволяет редактировать шаблоны отчётов и применять эти изменения ко всем существующим проектам. 

Используйте глобальные обновления, если в шаблон отчёта внесены следующие правки:

• удалены или добавлены новые столбцы;
• изменён порядок или ширина столбцов;
• изменена настройка скрытия или отображения столбца;
• изменены критерии отчёта;
• изменён порядок сортировки в столбце;
• добавлены или удалены таблицы в отчёте.

Как обновить шаблон отчёта

1. Добавьте новый шаблон отчёта в исходную папку макета.
2. Измените параметры исходного шаблона в макете, чтобы Control Center распознал новый отчёт.
3. Создайте глобальное обновление Update Reports (Обновление отчётов) и выберите новый шаблон отчёта на экране Basic Information (Основная информация).
4. На экране Test Global Update (Тестирование глобального обновления) в столбце Report Name (Имя отчёта) нажмите Choose Report (Выбрать отчёт).
5. На боковой панели Select a report to update (Выберите отчёт для обновления) нажмите переключатель Add new report (Добавить новый отчёт).

С помощью глобальных обновлений также можно обновить отчёт, если вы изменили имя или тип столбца либо добавили новый столбец в одну из таблиц, на основе которых строится отчёт. 

Использование глобальных обновлений: отчёты

Внимание! После каждого глобального обновления весь отчёт генерируется заново. Отменить внесённые правки нельзя, поэтому сначала обновите один проект и проверьте результаты, прежде чем применять обновление к остальным проектам.

Обновление шаблона отчёта

В Smartsheet перейдите в исходную папку макета и внесите изменения непосредственно в шаблон отчёта.

Можно выполнить следующие действия:

• добавить или удалить столбцы;
• скрыть или отобразить столбцы;
• изменить порядок столбцов;
• изменить критерии;
• изменить порядок сортировки;
• изменить перечень таблиц, включённых в отчёт.

Создание глобального обновления в Control Center

1. В Control Center выберите нужную программу.
2. Вверху экрана нажмите Manage Program (Управление программой) и выберите Global Updates (Глобальные обновления).
3. Нажмите New Update (Создать обновление) и выберите Update Reports (Обновить отчёты).
4. Следуйте инструкциям в мастере изменения отчётов.
   Называйте обновление в соответствии с выполняемым действием, например "Изменение ширины столбца бюджета". Не активируйте переключатель Update report sources (Обновить источники отчёта), если вы не изменяли таблицы в составе отчёта.
5. Внизу экрана нажмите Create & Run (Создать и применить). (Выберите Close (Закрыть), чтобы сохранить обновление, не применяя его.)

Применение глобального обновления

Когда вы применяете обновление, Control Center проверяет каждый проект на наличие отчёта, который соответствует вашему шаблону, по идентификатору или имени. Control Center также отображает проекты, в которых нет соответствующего отчёта (не удалось найти совпадение или отчёт не был включён при создании проекта). Вы можете добавить отредактированный отчёт в эти проекты при выполнении обновления.   

1. Проверьте выбранные отчёты.
   
   
   
   Проекты, выбранные для обновления, сортируются следующим образом:
   • Reports matched to current template ID (Отчёты, соответствующие текущему идентификатору шаблона). Это проекты с отчётами, созданными на основе шаблона из исходной папки макета.
   • Reports matched to current template name (Отчёты, соответствующие текущему названию шаблона). Это проекты с отчётами, название которых совпадает с названием шаблона из исходной папки макета. 
   • No matching reports found (Соответствующие отчёты не найдены). Это проекты, в которых нет таких отчётов. Нажмите ссылку Choose Report (Выбрать отчёт), чтобы вручную выбрать отчёт для обновления или добавления в проект. 
      
2. Проверьте статус Source Mapping (Сопоставление с источником) для каждого отчёта.
   
   Если переключатель Update report sources (Обновить источники отчётов) активирован, статус сопоставления с источником показывает, сколько таблиц, входящих в область действия шаблона отчёта, соответствует таблицам в проекте. Область действия настраивается в Построителе отчётов.
    
   • Серый: таблицы, входящие в отчёт, не будут изменены.
   • Зелёный: найдены соответствия для всех таблиц в области действия.
   • Жёлтый: найдено соответствие как минимум для одной таблицы из области действия.  
   • Красный: не найдено соответствие ни для одной таблицы из области действия.  
   
   
   
   Необязательно: нажмите маркер статуса, чтобы просмотреть сведения о сопоставлении с источником для каждого отчёта. Для отчётов с неполным совпадением нажмите Remap sheets (Повторно сопоставить таблицы), чтобы сопоставить отчёт с правильными таблицами. 
    
3. Нажмите Apply (Применить), чтобы обновить все отчёты в проектах.

Эффективное использование глобальных обновлений для отчётов

Если нужно отредактировать отчёт, вносите изменения непосредственно в шаблон отчёта. Это самый надёжный способ обеспечить соответствие отчёта проектам, даже если он будет переименован. Отчёты в проекте являются прямыми дочерними объектами шаблона отчёта в исходной папке макета. Control Center легко идентифицирует их как таковые и автоматически вносит изменения.

Дополнительные сведения о шаблонах и исходной папке макета см. в статье Smartsheet Control Center: обзор исходной папки макета.