Приглашайте пользователей и управляйте ими

Пригласить пользователей в организацию

Вы можете добавлять пользователей на уровне организации, чтобы предоставить им доступ ко всем Brandfolder компании Smartsheet, руководствам Brandguide, Коллекция, Рабочим пространствам и Порталам. 

1. Параметры выбрать > "Управление пользователями». 
2. В поле Отправить новые приглашения введите адреса электронной почты добавляемых пользователей (разделите их запятыми). 
3. При необходимости добавьте личное сообщение. 
4. Выбрать разрешения пользователя для приглашения. 
5. Нажмите Отправить. 

Приглашайте пользователей к руководствам, Рабочим пространствам и Порталам Brandguide

На странице управления пользователями на уровне организации используйте меню слева, чтобы найти конкретное руководство Brandguide, Рабочее пространство или Портал. Затем пригласите пользователей, выполнив те же действия, что и выше. 

Приглашение пользователей на Brandfolder компании Smartsheet, Коллекция или подколлекцию

Вы можете добавить пользователей на уровне Brandfolder компании Smartsheet, чтобы предоставить им доступ к этому конкретному Brandfolder компании Smartsheet и связанным с ним Коллекция. Вы также можете добавлять пользователей на коллекция. Эти пользователи могут просматривать активы только на Коллекция, на котором они находятся. Они не смогут получить доступ к Brandfolder компании Smartsheet, на котором размещён Коллекция (если их не пригласили на уровне Brandfolder компании Smartsheet). 

Разрешения пользователей меняются в каскадном порядке. Приглашение пользователей на уровень Brandfolder компании Smartsheet предоставит им доступ ко всему Brandfolder компании Smartsheet и его Коллекция. Пользователи, приглашённые в коллекция Индивидуального, могут просматривать только Коллекция Индивидуального. 

1. Рядом с настройками находится выбрать Пользователи.
2. В поле Пригласить пользователей введите адреса электронной почты добавляемых пользователей (разделите их запятыми). 
3. При необходимости добавьте личное сообщение.
4. В раскрывающемся списке ресурсов выбрать остальные Brandfolder компании Smartsheet, Коллекция, Порталы или Brandgduides вашей организации, к которым вы хотите предоставить доступ. 
5. Выбрать разрешения пользователя для приглашения.
6. Нажмите Отправить. 

Поиск и устранение неполадок

• При первой отправке приглашений необходимо указать полный адрес электронной почты пользователя.
• Несколько адресов электронной почты необходимо разделять запятой. 
• Если пользователь уже добавлен в систему и входит в вашу организацию, вы можете начать вводить его адрес электронной почты, который будет подставляться автоматически. 
• Используйте клавиши со стрелками, чтобы найти нужного пользователя и ввести выбрать. Вы также можете нажать на его адрес электронной почты в списке, чтобы выбрать его. 
• После того как вы выбрать уже существующего пользователя для приглашения, наведите указатель мыши на его имя, чтобы показать весь его адрес электронной почты.
• Чтобы удалить сообщение из списка приглашений, пользователи могут выбрать значок x рядом со своим именем или пробелом.

Пользователи, ожидающие приглашения и запросы на доступ, не будут отображаться на раскрывающийся список существующих пользователей.

Повторно используемая ссылка для приглашения

Если вы хотите создать ссылку на гиперссылку в электронном письме или иметь возможность распространять её повсеместно, чтобы приглашать пользователей на ваш Brandfolder компании Smartsheet или Коллекция, создайте ссылку для приглашения, которую можно будет использовать повторно. 

1. Введите звёздочку* в поле приглашения для соответствующих ресурсов.
2.  Выбрать разрешения пользователя, которые предоставляет ссылка.
3.  Выбрать Отправка приглашений.
4. Выбрать кнопку «скопировать ссылку на приглашение», чтобы получить ссылку, которую можно распространить среди других пользователей.

Brandfolder Image

Срок действия приглашений для многократного использования истекает через 30 дней. 

You can manage users at the Organization, Brandfolder, and Collection levels.

Organization-level user management

At the organization level, navigate to Settings > Manage Users. There are a few essential capabilities:

1. Invitations must come from the organization-level user management modal to give a user access at the Organization level. When you invite users at the Organization level, their permissions will automatically cascade down to all Brandfolders and Collections within your organization. 
2. Account owners can download a CSV that lists all users associated with their Organization. This CSV is below the invitations area next to # [Your Organization's Name] Users. 
3. If you want to remove a user from all resources across the organization, you must do so at the organization level. Once you locate the user at one of the resource levels, select All under the Remove All column. 

Brandfolder Image

4. SSO Presets are managed at the Organization level through the Default Permission Level drop-down in the top right-hand corner. 

• The Default Permission Level drop-down grants access to users. This means that if a Guest is selected in the drop-down, then if any user logs in through SAML, they automatically have access to that specific resource as a Guest. 
• Be sure to navigate to the Brandfolder or Collection level where you want to set the Default Permissions; otherwise, users have default permissions at the Organization level.

Brandfolder-level user management

The day-to-day management of individual users is done at the Brandfolder level. At the Brandfolder level, select Users in the top right corner. 

On the left-hand side of the User Management page, there is an all-encompassing list of your resources, including  Brandfolders, Collections, Brandguides, Portals, and Workspaces.

Запрос доступа

At the top of the page, there is an area for Access Requests. 

To approve requests, select the check box next to the user's email, select their permission level from the dropdown, and select Grant access. 

To deny requests, select the red button to the right of their email address. 

Plan limits

Below access requests, there is an area for Plan Limits. This is an overview of the number of Administrators and Collaborators in your plan and the number of seats in use. 

Within each Administrator and Collaborator box, there is the option Set limits. Selecting Set limits opens a new modal window where you can change the limits set on each Brandfolder, Portal, and Brandguide. 

When setting limits, consider the following:

1. Must exceed current usage error message. This appears when you input a limit smaller than currently used. For example, if a Brandfolder uses three collaborators, you can’t adjust the limit to two collaborators. 
2. Выделенное количество меньше текущего ограничения. This shows up when the sum of all Brandfolder limits is lower than the organization’s limit. If you have 20 Admins, you must allocate them. You can’t assign only 15 of them. 
3. Выделенное количество превышает текущее ограничение. This message displays when the sum of all Brandfolder limits exceeds the Organization’s plan limit. 

When user limits are set for an organization, Brandfolder counts total seats, not total unique users. For example, if the same user has admin-level permissions on two separate brandfolders in your organization, they occupy two admin seats. 

Управление пользователями

Within User Management, there is an area that lists all of the users associated with a particular resource. Here, you can make the following adjustments to the user:

1. Adjust their permission level by selecting a new level of access from the dropdown. 
2. Remove from this Brandfolder (Collection, Workspace, Brandguide, Portal) will remove the individual user's access to the selected resource.
3. Remove from all will remove access to the current resource and its nested resources. This includes Collections that are nested under Brandfolders. 
4. Посмотреть данные аналитики пользователя This brings you to a new page where you can see the user's Asset Views, Asset Downloads, Asset Shares, and Activity.