Создавайте формы и предоставляйте к ним общий доступ для сбора любой информации и её хранения в упорядоченном виде в таблице. Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, запросы на покупку или заказы продуктов. После создания формы вы сможете предоставлять доступ к ней другим людям. После каждой отправки данных в форму они будут добавляться в начало или конец вашей таблицы в виде новой строки.
Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может использовать её для отправки информации в таблицу.
Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении. Подробные сведения об этом см. в следующих справочных статьях:
Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. (Дополнительные сведения о запросах изменения см. в этой статье.)
Содержание статьи
- Создание формы
- Распространение формы
- Дополнительные способы работы с формами и их распространения
- Изменение и удаление полей и других элементов в форме
- Добавление дополнительных элементов в форму
- Управление параметрами отображения и отправки формы
Кому доступна эта возможность?
ПРИМЕЧАНИЕ. Во время 30-дневного бесплатного пробного периода вы можете создавать, просматривать и тестировать формы, но не можете создавать для них общедоступный URL-адрес и код внедрения. Эти возможности доступны только лицензированным пользователям.
Создание формы
- Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
- В строке меню в верхней части окна Smartsheet выберите пункт Формы > Создать форму.
В редакторе форм вверху указано название формы, а ниже — имена всех её полей. По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.
Каждое поле функционирует в соответствии с типом соответствующего столбца. Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.
- Щёлкните элемент слева, и его свойства будут показаны справа, где вы можете изменить их.
- Завершив настройку формы, щёлкните Сохранить и просмотреть, чтобы сохранить изменения.
- После просмотра формы можно закрыть окно браузера, в котором она открыта.
- Щёлкните значок x в правом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к окну «Формы».
Имя созданной формы и её URL-адрес будут отображаться в окне «Формы». После того как форма будет опубликована, люди смогут отправлять данные в вашу таблицу. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку.
(Обратите внимание: URL-адрес доступен только для форм, принадлежащих лицензированным пользователям.)
Распространение формы
После создания формы вы можете сделать её доступной для других.
Ссылка или сообщение электронной почты
Чтобы получить URL-адрес для предоставления доступа другим людям, выполните описанные ниже действия.
- В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
- В окне Формы выполните одно из указанных ниже действий.
- В разделе URL-адрес скопируйте URL-адрес, а затем вставьте его в другую программу или отправьте в сообщении электронной почты.
-Или- - Щёлкните значок с конвертом справа от URL-адреса, чтобы отправить ссылку по электронной почте.
- В разделе URL-адрес скопируйте URL-адрес, а затем вставьте его в другую программу или отправьте в сообщении электронной почты.
В приложении Smartsheet невозможно настроить или сократить URL-адрес формы.
Код внедрения
Чтобы создать код внедрения и использовать его для внедрения формы в веб-страницу с помощью HTML, выполните описанные ниже действия.
- В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
- Щёлкните стрелку рядом со словом Дополнительно и выберите пункт Получить код внедрения.
Дополнительные способы работы с формами и их распространения
После базовой настройки формы можно настроить её детальнее. Для справки см. параметры, указанные в следующей таблице:
| Параметр | Действие |
|---|---|
| Создать форму (кнопка) | Привязка еще одной формы к таблице. Для одной таблицы можно создать несколько форм для сбора разной информации или отображения различных форматов для разных людей. |
| Предпросмотр | Предварительное отображение формы. ПРИМЕЧАНИЕ. Данные, отправленные из режима предпросмотра, будут отображаться в таблице как новые строки. |
| Изменить | Открытие формы для изменения в редакторе. |
| Дополнительно > Получить код внедрения | Получение кода внедрения, с помощью которого можно скопировать форму и вставить её на веб-сайте. Доступно только лицензированным пользователям (если вы не знаете, есть ли у вас лицензия, см. эту статью). |
| Дополнительно > Дублировать | Создание точной копии формы, но с другим URL-адресом. |
| Дополнительно > Свойства | Отображение состояния формы, числа отправленных записей, времени первой и последней отправки, адреса электронной почты создателя формы и даты её создания. |
| Дополнительно > Деактивировать | Отключение URL-адреса (при попытке открыть его выводится сообщение об ошибке). При этом адрес и сама форма сохраняются и могут быть использованы в будущем. |
| Дополнительно > Удалить | Удаление формы и её URL-адреса из Smartsheet. URL-адрес восстановить невозможно. Будьте осторожны, удаляя формы. |
Изменение и удаление полей и других элементов в форме
- В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
- Щёлкните Изменить в форме, которую нужно отредактировать.
Чтобы удалить элемент из формы, выберите его, а затем щёлкните Удалить из формы (значок x справа). Учтите, что столбец при этом не удаляется из таблицы. Вы всегда можете вернуть элемент с помощью раздела Добавить поле.
Чтобы изменить положение поля в форме, выберите его и перетащите вверх или вниз. При этом очередность столбцов в таблице не меняется.
Изменяя свойства элементов в правой части редактора форм, в левой части вы сможете наблюдать за изменениями базового макета, который будет отображаться в форме.
Чтобы посмотреть, как будет выглядеть форма, можно в любой момент нажать кнопку Сохранить и просмотреть в нижней части окна.
Ниже перечислены свойства, которые можно устанавливать для полей формы.
| Свойство | Действие |
|---|---|
| Метка | Укажите, что следует использовать в качестве имени поля формы: имя столбца или произвольную метку. |
| Поясняющий текст | Добавьте описание или инструкцию, которая будет отображаться под полем формы. |
| Тип отображения | Только для столбцов с флажками, раскрывающимся списком и символами. Это свойство позволяет указать, как они будут отображаться в форме. ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить тип и значения поля, нужно настроить соответствующий столбец в таблице. Т. е. эти свойства невозможно настроить в редакторе формы. Чтобы внести такие изменения, закройте редактор формы и измените свойства столбца в таблице. |
| Высота текстового поля | Укажите, сколько пустых строк должно содержать поле формы (одну или несколько). |
| Обязательное поле | Отправить форму, не заполнив все обязательные поля, невозможно. Если они останутся пустыми, отправитель получит сообщение об ошибке. |
| Скрытое поле | Скрытые поля не отображаются в форме, но видны в таблице. Используйте скрытое поле, если в столбце таблицы должно отображаться значение по умолчанию (заполняющему форму не нужно будет вводить его). Например, если есть поле «Отправитель», вы можете задать значение по умолчанию «форма» и сделать поле скрытым. Таким образом можно различать строки, которые были добавлены в таблицу вами и соавторами, и строки, отправленные через веб-форму. |
| Значение по умолчанию | Используйте, чтобы указать значение по умолчанию для поля. |
Системные и заблокированные столбцы нельзя включать в форму в качестве полей. Однако вы можете добавить в таблицу системные столбцы для автоматического отслеживания даты и времени отправки строк через форму.
Добавление дополнительных элементов в форму
- Щёлкните Добавить поле в нижней части формы.
Элементы можно разместить в любом месте под описанием формы, которое находится вверху. При перетаскивании элемента в левую часть формы появляется пунктирная линия, показывающая, где он будет вставлен.
- Чтобы настроить форму, можно использовать различные параметры.
- Добавьте поле Отправка файла, чтобы позволить отправителю добавлять в форму вложения (до 10 файлов размером не более 30 МБ каждый на одну отправку формы).
- Перетащите элемент из раздела Добавить разделитель разделов, чтобы создать структуру и упорядочить форму с помощью заголовков и горизонтальных разделителей.
Управление параметрами отображения и отправки формы
Чтобы настроить параметры отображения и отправки формы, откройте форму в редакторе и в нижней части его окна щёлкните Параметры формы.
Для выбора доступны указанные ниже параметры.
| Параметр | Действие |
|---|---|
| Параметры подтверждения | Укажите, что будет видеть пользователь после отправки формы. Можно отображать сообщение с подтверждением, перезагружать форму для повторной отправки или направлять пользователя на другой URL-адрес. (URL-адрес будет загружен на той же вкладке браузера. Если форма внедрена в веб-страницу, URL-адрес будет загружен в окне внедрения.) |
| Включить отправку сообщения с подтверждением | Установите флажок Отправить мне копию моих ответов внизу формы. Если отправитель формы установит его, он сможет ввести свой адрес электронной почты и автоматически получить на него подтверждение о принятии отправленной формы. В нём будут указаны отправленные данные. ПРИМЕЧАНИЕ. Если отправитель формы выбрал получение копии своих ответов, ему может потребоваться пройти проверку в невидимой службе reCAPTCHA для предотвращения автоматической отправки. СОВЕТ. Владелец и соавторы таблицы не могут получать по электронной почте подтверждение отправки формы, однако вы можете получать по электронной почте оповещения о поступлении новых записей. (Дополнительные сведения см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.) |
| Расположение новых записей | Выберите, где будут отображаться строки, вставленные с помощью формы: в самом верху таблицы или в нижней её части. (Нельзя вставлять строки под определённой родительской строкой или в другом месте.) |
| Стиль | Доступны три стиля:
|
| Кому доступно | Выберите, будет ли форма доступна для просмотра и отправки любому пользователю со ссылкой или только зарегистрированным пользователям Smartsheet. В последнем случае при переходе к форме по URL-адресу каждому пользователю будет предлагаться войти в Smartsheet (если он ещё этого не сделал), чтобы иметь возможность просмотреть и отправить форму. Если выбран параметр Включить отправку сообщения с подтверждением, то при установке флажка Отправить мне копию моих ответов будет автоматически подставляться адрес отправителя формы. |
| Включить проверку/ответ для дополнительной безопасности | Если этот параметр выбран, для предотвращения автоматической отправки используется невидимая служба reCAPTCHA (о чём сообщается в нижнем колонтитуле формы). Некоторым отправителям формы потребуется подтвердить, что они являются людьми, выбрав правильные картинки из предложенных. ПРИМЕЧАНИЕ. Невидимая служба reCAPTCHA заблокирована в Китае, поэтому у отправителей формы в этой стране могут возникнуть проблемы, если данный параметр включён или если они выбрали получение копии ответов. |
| Дополнительные параметры формы | Только для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер». Снимите этот флажок, чтобы убрать сообщение На основе Smartsheet в форме и на странице подтверждения. |
Если в таблице есть системный столбец Автор и отправлять форму могут только зарегистрированные пользователи Smartsheet, столбец будет содержать адреса электронной почты пользователей, отправивших форму. Если форма доступна по ссылке всем пользователям, в столбце Автор будет отображаться адрес [email protected] (Сведения о системных столбцах см. в этой статье.)