После сбора информации с помощью формы у вас появится множество вариантов управления собранной информацией и ее представления ключевым заинтересованным сторонам.
USM Content
Используйте формы, чтобы превратить сбор неструктурированных данных в структурированную аналитику. Когда вы создаете форму в Smartsheet, ответы поступают непосредственно в связанную таблицу. На листе можно упорядочивать, редактировать и настраивать автоматизацию, чтобы упорядочить входящие данные, запускать оповещения или обновления и оптимизировать рабочие процессы на основе отправки форм.
Автоматизированные рабочие процессы
Автоматизированные рабочие процессы могут заменить повторяющиеся ручные задачи гибкими автоматизированными рабочими процессами. Можно начать с шаблона или настроить собственный рабочий процесс на основе триггеров или изменений в таблице. Используйте автоматизацию, чтобы отправлять оповещения своей команде, настраивать напоминания о предстоящих сроках, запрашивать обновления или утверждения, перемещать строки или назначать задачу.
Узнайте больше о том , как настроить автоматизированные рабочие процессы.
Пример: запросите недостающую информацию после отправки формы.
Настройте форму таким образом, чтобы в ней был указан адрес электронной почты отправителя. Для этого необходимо подтвердить адрес электронной почты в качестве контактного лица в столбце «Контактное лицо» или добавить столбец «Создано системой» и обязать отправителей войти в систему для заполнения формы.
Настройте автоматизацию для отправки электронного письма этому контакту, если какие-либо столбцы пусты или вам нужна дополнительная информация.
Dynamic View
С помощью Dynamic View вы можете делиться важными данными, не раскрывая всю таблицу. Разрешите другим просматривать и редактировать определенные сведения, сохраняя при этом конфиденциальность остальной информации. Управляйте важнейшими бизнес-процессами с помощью поставщиков, смешанных внутренних и внешних команд или других организаций, не зная друг о друге.
Узнайте больше о том, как начать использовать Dynamic View.
Пример использования:
- Упростите сложные рабочие процессы. Настройте точку зрения каждого пользователя, чтобы показать только то, что актуально, и при этом обеспечить видимость состояний выполнения процесса.
- Управляйте сторонними поставщиками. Сохраняйте конфиденциальность и конфиденциальность данных поставщиков при работе с внешними партнерами.
- Управление запросами на поддержку. Используйте формы для сбора, отслеживания и управления запросами с помощью встроенных фильтров и обязательных полей.
Используйте динамический вид, чтобы поделиться оптимизированным и отфильтрованным представлением входной ведомости. Это позволит пользователям редактировать отправленные данные или просматривать свои запросы.
Отчёты
Создайте отчет по строкам, используя таблицу отправки форм в качестве источника данных. Работайте прямо из отчета, рассматривая таблицу как хранилище данных. Используйте отчет, чтобы отображать только нужные столбцы и легко группировать, агрегировать и сортировать отправленные формы, обеспечивая автоматическое отображение новых строк в правильном порядке.
Панели мониторинга
Превратите ответы на формы в аналитические данные в реальном времени с помощью информационных панелей. Встраивайте форму, визуализируйте данные в реальном времени и отслеживайте ключевые показатели. Создание панели управления поможет выявить тенденции и повысить узнаваемость информации между командами.
Узнайте больше о том, как настроить панели управления и поделиться ими.
Можно также создавать информационные панели с разными ссылками на одну и ту же форму, где каждая ссылка содержит строки запроса, управляющие условной логикой формы. Таким образом, вы можете создавать быстрые ссылки для различных типов запросов, которые обрабатываются централизованно.